DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief)

DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Documentair Informatieplan
Projectarchief Variabel Onderhoud
Contract Dienst Noord-Holland
Periode 2012-2015
VER
Cluster
V
A
T
msterdam
Rijkswaterstaat
Ministerie' van Verkeer en Waterstaat
Pagina 1 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Colofon
Uitgegeven door
Rijkswaterstaat West Noord-Nederland
Afdeling PPO
Postbus 3119
2001 DC Haarlem
Opgesteld door
Informatie
Telefoon
Joost van Daalen
Datum
Status
Versie
26-9-2013
Concept
7.0
Vastgesteld door
Datum vastgesteld
H. Bourquiba
06-12506765
Functie
Naam
Projectmanager
Cluster Amsterdam
A.A.W. Heijst
Manager Projectbeheersing
Cluster Amsterdam
H. Bourguiba
Uitvoeringscoördinator
DIM
B.F.J.H. Meyer
Projectondersteuner
Cluster Amsterdam
Coby van Doorn
Documentalist
Cluster Amsterdam
Joost van Daalen
Paraaf +
datum
Opmerkingen
(eventueel verwijzen naar brief met opmerkingen)
Pagina 2 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Inhoud
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
Inleiding 5
Voorwoord informatieplan 5
Beschrijving van het project 5
Koepelorganisatie 6
Looptijd contract 6
Doelstellingen contract 6
Scope 6
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
Organisatie document- en archiefbeheer 8
Noodzaak inrichten van een projectarchief 8
Nut goede projectdocumentatie en archivering 8
Relevante documenten 8
Verantwoordelijkheid voor ‘eigen’ papieren archief 8
Verantwoordelijkheid voor het fysiek(analoog) schaduwarchief 8
Verantwoordelijkheid Projectmanager. 9
Verantwoordelijkheid Manager projectbeheersing. 9
Verantwoordelijkheid Projectmedewerkers. 9
Verantwoordelijkheid Projectdocumentalist 10
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
Kwaliteitsbewaking 11
Goede beveiliging van papieren documenten. 11
Hoe te handelen bij verzoeken van derden. 11
Het project gebruik maakt van audits. 11
Calamiteitenplan 12
Privacywetgeving en de VIR 12
Taken medewerkers bij de kwaliteitsbewaking 13
De projectmanager 13
De manager projectbeheersing 13
De projectdocumentalist 13
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
Inrichting Document- en Archiefbeheer 15
Algemeen 15
Schaduwarchief 16
Uitzondering op de archivering 16
SharePoint 16
Niet-Archiefwaardig. 16
Archiefwaardig 16
Archiefbescheiden 17
Registratie 18
Vernietigen 19
Toegankelijkheid 19
Ordeningsmodel 20
Mappenstructuur 20
Versie- Status- en Revisiebeheer 21
Metadata (Naamgeving documenten) 21
Autorisatie 22
Overdracht 22
Pagina 3 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
5
5.1
5.2
5.3
5.4
Digitaal werken 23
Scanproces 23
Document Management Systeem 23
Substitutie van digitale bestanden 23
Keuze voor bepaalde bestandsformaten 24
6
Checklist 25
Bijlage
A
Digitaal documentenstroomschema 26
Bijlage
B
Analoog documentenstroomschema 27
Bijlage
28
C
Digitale mappenstructuur, boomstructuur Dienstenschijf G.
Bijlage
D
Ordeningsstructuur, volgens IPM-model 29
Bijlage
E
Metadata per archiefstuk 30
Bijlage
F
Toegang tot de documenten 31
Pagina 4 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
1
Inleiding
1.1
Voorwoord informatieplan
Dit Documentair Informatieplan (DIP) is opgesteld door het Cluster
Amsterdam van de afdeling Programma’s Projecten en Onderhoud (PPO)
van de regionale dienst West Noord-Nederland (WNN) van Rijkswaterstaat.
Door het toepassen van het DIP bereikt het Cluster Amsterdam de volgende
doelen:
1. Het projectarchief voldoet aan de kwaliteitseisen die vanwege de
regelgeving en de bedrijfsvoering aan het projectarchief worden
gesteld.
2. De inrichting en het beheer van het projectarchief is inzichtelijk.
3. Het is inzichtelijk hoe na voltooiing van een project, of projectfase
het projectarchief wordt opgeslagen en overgedragen, zie hiervoor
ook het stappenplan in bijlage 2.
Sinds 1 februari 2010 zijn Kaders en Richtlijnen Projectarchivering (K&R PA)
voor (nieuwe) projecten van toepassing. Uitgangspunt hierbij is dat
Projectorganisaties zelf verantwoordelijk zijn voor de inrichting en het
beheer van projectarchieven.
Dit informatieplan is opgesteld in samenwerking met de afdeling DIM.
1.2
Beschrijving van het project
Het Variabel Onderhoud Contract is een gezamenlijk raamcontract van vijf
diensten: Noord-Holland, Utrecht, Zeeland, Noord-Brabant en Limburg, en
bestaande uit 7 Percelen (deelprojecten) t.w. Regio Noord: Noord-HollandNoord, Noord-Holland-Zuid en Utrecht, en Regio Zuid: Zeeland, NoordBrabant-West, Noord-Brabant-Oost en Limburg. Het betreft hier het
voorbereiden en uitvoeren van variabel onderhoud aan verhardingen,
kunstwerken, geleiderail en te specificeren activiteiten in de percelen.
1.1.
Deelproject Regio Noord
De Combinatie VOC heeft bij de aanbesteding twee percelen aangenomen,
te weten Zeeland en Noord-Holland. De laatste is daarbij onderverdeeld in
Noord-Holland-Noord (aanbesteed aan KWS Infra bv en Gebr Van Kessel
Wegenbouw BV) en Noord-Holland-Zuid aan (MNO Vervat BV). In NoordHolland is ook sprake van de zogenoemde Specials. Dit zijn aparte
projecten binnen het VOC . Specials worden apart aanbesteed aan 1 van de
Opdrachtnemers van de 7 percelen.
Pagina 5 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
1.3
Koepelorganisatie
Om een eenduidig projectmanagement te hanteren is een Koepel
organisatie opgezet die werkzaam is voor beide percelen. Vanuit de Koepel,
die gevestigd is in Vianen worden de processen beheerst. Ook de uitwerking
van de Werkpakketvoorstellen gebeurt centraal vanuit de Koepel. De
realisatie van het werk wordt vanuit de Vestiging Diemen en Roosendaal
gestuurd. De verbindende factor tussen de Koepel en de Vestiging is het
Projectteam. Gevormd door de sleutelfunctionarissen uit beiden. De
landelijke structuur blijkt uit de bijlage OBS structuur VOC. In verband met
de diverse per regio verschillende bijkomende deelprojecten wordt de
uitvoering per regio gecentraliseerd. Deze deelprojecten heten Specials. Die
van het projectteam voor Noord-Holland is in een aparte bijlage
meegeleverd.
1.4
Looptijd contract
De looptijd van het contract is 2012, 2013 met een optie tot verlenging
van 2 x 1 jaar.
Het Projectteam Cluster Amsterdam dat zich bezig houdt met het VOCproject vertegenwoordigt de Opdrachtgever en bestaat uit 14 medewerkers.
1.5
Doelstellingen contract
De doelstellingen van het projectteam als opdrachtgever (OG) zijn :
•Handhaven functionaliteiten
•Bereiken en behouden goedwerkende staat
•Minimale verkeershinder / maximale doorstroming
•Publieksgericht handelen
•Duurzaamheid
•Behoud Ecologische waarden
De doelstellingen van de opdrachtnemer (ON) zijn :
•Veilig werken
•Voldoen aan de gestelde eisen in het Contract en het EMVI document
•Realiseren van het Werk binnen de vastgestelde planning en mijlpalen
•Ontzorgen van OG bij het realiseren van zijn doelstellingen (EMVI)
•Behalen van een positief rendement
1.6
Scope
De scope omvat hel op orde brengen van hel integrale systeem door middel
van de volgende werkzaamheden.
• Contractopname. Op basis van de meerjarenplanning van OG
worden door ON de objecten geïnspecteerd en geïnventariseerd. ON
verwerkt de gegevens Uit tot een Werkpakketvoorstel.
Pagina 6 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
•
•
•
Levensduur Verlengend onderhoud (LVO). Hel laten voldoen van een
object aan het kwaliteitsniveau tot het moment van Groot
Onderhoud Groot (Variabel) Onderhoud (G(V)O), Het verwijderen en
opnieuw aanbrengen van een object.
Verbeteren en kleinschalige aanpassingen. Het laten voldoen van
een (aantal) functie(s) een object.
Onderhoud Kunstwerken Het onderzoeken en herstellen van
schades.
Om de doelstellingen en de scope te realiseren zet de ON een deskundig
Projectteam in, dat ervaring heeft met onderhoudsmanagement, met de
voor dit project relevante werkprocessen en met de benodigde
(verkeers)technische oplossingen. Deze ervaringen zijn opgedaan in diverse
LVO, GO en Meerjarige variabele onderhoudscontracten.
Pagina 7 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
2
Organisatie document- en archiefbeheer
2.1
Noodzaak inrichten van een projectarchief
Overheidsorganen hebben een wettelijke verplichting tot het in goede,
geordende en toegankelijke staat bewaren van hun archiefbescheiden.
Projectarchieven zijn hiervan niet uitgezonderd. De archieven worden
gebruikt voor bedrijfsvoering en voor het afleggen van verantwoording aan
de samenleving.
2.2
Nut goede projectdocumentatie en archivering
Het nut van goede projectdocumentatie en archivering is dat te allen tijde,
voor alle projectmedewerkers, duidelijk is wat de stand van zaken is in het
project. Daarvoor moet de juiste informatie op het juiste moment
beschikbaar zijn. Op grond van de in het projectarchief bewaarde stukken
moet de projectorganisatie de rechten en plichten duidelijk kunnen maken.
Ook kunnen er met behulp van het projectarchief inlichtingen worden
verschaft aan de omgeving van het project (zowel binnen als buiten de
organisatie).
2.3
Relevante documenten
Dit zijn hoofdzakelijk de contractdocumenten uit de IPM-rollen.
2.4
Verantwoordelijkheid voor ‘eigen’ papieren archief
Er wordt binnen projecten ook nog een eigen papieren archief bijgehouden,
deze wordt beheerd door de projectdocumentalist in de documentenkamer.
2.5
Verantwoordelijkheid voor het fysiek(analoog) schaduwarchief
Op verzoek van het projectteam wordt er ook een tweede zogeheten
“schaduw”archief bijgehouden in de projectenkamer. De projectenkamer
wordt, zodra beschikbaar, door het projectteam gebruikt voor
vergaderingen. Daarbij heeft het projectteam de wens aangegeven om de
archiefstukken tijdens de vergaderingen sneller te kunnen pakken om daar
desgewenst aantekeningen op te maken.
Dit is echter geen vervanging van het centraal archief van het project in de
documentenkamer. Alle archiefwaardige documenten van het centraal
archief moeten uiteindelijk overgedragen worden aan DIM. Het tijdig en
correct opslaan en beheren van door hem / haar opgestelde of ontvangen
documenten in het schaduwarchief is de verantwoordelijkheid van de
documentalist zelf. De projectmedewerkers zijn op de hoogte gebracht van
de bezwaren van de vorming van een schaduwarchief. Namelijk niet tijdig
Pagina 8 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
bij het projectarchief aangemelde nieuwe documenten danwel in het
schaduwarchief aangebrachte aantekeningen die van belang zijn, worden
door RWS geacht niet te bestaan, dit is ook onderdeel van de
verantwoordelijkheid van de projectteamleden zelf.
Tabel waarin de taken die betrekking hebben op het archiveringsproces.
Tabel 1: Taken in het archiveringsproces
Projectmanager
Dhr. A.A.W. Heijst
Verantwoordelijk voor het gehele
archiveringsproces van het project.
Manager projectbeheersing
Dhr. H. Bourquiba
Faciliteert en bewaakt de kwaliteit van
het documentbeheer van het project.
Projectmedewerkers
Verantwoordelijk voor het tijdig melden
danwel ter beschikking stellen aan het
projectarchief de door hem/haar
opgestelde en/of ontvangen
documenten.
Projectdocumentalist
Dhr. J. van Daalen
Beheert het fysiek (analoog)e en digitale
projectarchief.
Hieronder volgt een beschrijving van deze tabel.
2.6
Verantwoordelijkheid Projectmanager.
Binnen het project is de projectmanager verantwoordelijk voor het
archiveringsproces van het project in zijn geheel en daarmee dus ook voor
het tijdig, juist en volledig aanleveren van de documenten bij DIM. De
manager projectbeheersing ondersteunt de projectmanager hierin door
middel van het faciliteren en bewaken van de kwaliteit van het
documentbeheer van het project. Dit betreft het verzorgen van personele
capaciteit, begeleiden van de medewerkers en toezicht op een juist gebruik.
2.7
Verantwoordelijkheid Manager projectbeheersing.
De manager projectbeheersing (MPb) is verantwoordelijk voor het
faciliteren van het proces van documentbeheer en projectarchivering
conform de richtlijnen (KenR PA).
2.8
Verantwoordelijkheid Projectmedewerkers.
De projectmedewerkers plaatsen hun documenten na ontvangst digitaal op
in de map documentenkamer in de Dienst (G:)-map. Zij zijn ook
verantwoordelijk voor het tijdig melden danwel aanleveren van documenten
die hij vanuit zijn / haar functie binnen de projectorganisatie aanmaakt,
verstuurt of ontvangt.
De projectteamleden behoren daarbij aan te geven dat het om
vertrouwelijke stukken gaat.
Pagina 9 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
De richtlijnen voor documentregistratie zijn weergegeven in bijlage 3 en
zijn verwoord in paragraaf 4.10 (pag. 19) van dit Informatieplan. Hij geeft
voldoende aan, zodanig dat de projectdocumentalist over voldoende
informatie beschikt om het document in het archief te plaatsen.
De projectmedewerkers zijn ook verantwoordelijk voor de authenticiteit van
de digitale bestanden, zij zijn op de hoogte van de gevaren die bestaan
door de keuze voor het gebruik maken van de netwerkschijf (Dienst G:).
Iedere projectmedewerker is verantwoordelijk voor het tijdig ophalen van
de eigen documenten bij de printer. Vanaf 29 augustus 2013 is op de RWSlocatie in Haarlem ook het follow me-printsysteem in gebruik gesteld,
waardoor prints nooit meer onbeheerd bij de printer blijven liggen.
2.9
Verantwoordelijkheid Projectdocumentalist
1. Het scannen, registreren en archiveren van inkomende- en uitgaande
post.
2. Het plaatsen van documenten in de digitale mappen. Dit betreft
zowel de binnenkomende project stukken als de uitgaande
projectstukken.
3. Het plaatsen van fysiek (analoog)e archiefwaardige documenten in
de dossiers/ordners.
4. Het toevoegen en verwijderen van gebruikers van het digitale archief
op verzoek van de manager projectbeheersing.
5. Het geven van instructie aan nieuwe en ervaren gebruikers.
6. Het doorzetten van niet zelf op te lossen storingen naar de helpdesk
ICT.
7. Het bewaken van de naamgeving van documenten en het benoemen
van de metadata aan gebruikers en/of Manager Projectbeheersing.
8. De controle van de aangeboden documenten op het juiste aantal
bijlagen en de juiste (digitale) map.
9. De distributie van kopieën van documenten conform document.
10. Het opstellen van het proces verbaal van overdracht en dossierlijst.
11. Het melden van incidenten aan de Manager Projectbeheersing.
12. Het inzichtelijk houden van de archivering door dat het bijhouden in
de documenten, die weergegeven staan in hoofdstuk 4.2.
13. Het fysiek (analoog) zal beheerd worden door Joost van Daalen en
Coby van Doorn. Inzage in of kopiëren uit altijd in overleg met Joost
van Daalen en Coby van Doorn.
Pagina 10 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
3
Kwaliteitsbewaking
Het project waarborgt de kwaliteit van het projectarchief op de wijze zoals
hieronder omschreven is.
3.1
Goede beveiliging van papieren documenten.
Alle belangrijke papieren documenten (zoals ondertekende
overeenkomsten) worden opgeslagen in kasten die alleen toegankelijk zijn
via, en onder begeleiding van, de verantwoordelijke projectdocumentalist.
Vertrouwelijke stukken worden gearchiveerd in afsluitbare archiefkasten.
Tijdens diens afwezigheid heeft de projectondersteuner toegang tot deze
kast. Het is ook mogelijk om een originele ondertekende overeenkomst
direct naar het HID-archief te brengen en een kopie achter te houden voor
het eigen projectarchief.
RWS hanteert een ‘clean desk policy’. Dit houdt in dat papieren
documenten, die niet in een kluis zijn opgeslagen, buiten werktijd niet op
een bureau of een andere eenvoudig toegankelijke plaats mogen liggen,
maar moeten worden opgeborgen in een afgesloten kast of bureau.
3.2
Hoe te handelen bij verzoeken van derden.
Indien het project verzoeken krijgt van derden (bijvoorbeeld: Pers, Officier
van Justitie, KLPD) om inzage te geven in documenten, behoort de
projectmanager de standaard WOB-procedure (zie bijlage G) te starten.
WOB staat voor Wet Openbaarheid van Bestuur. De wet garandeert het
uitgangspunt van openbaarheid van overheidsinformatie en is van
toepassing op alle documenten die bij een bestuursorgaan aanwezig zijn en
betrekking hebben op een bestuurlijke aangelegenheid. Over verzoeken tot
het verstrekken van persoonsgegevens beslist de projectmanager na
overleg met de Privacy Coördinator van RWS over het toepassen van de
Wet Bescherming Persoonsgegevens.
3.3
Het project gebruik maakt van audits.
Een audit is een onafhankelijk onderzoek naar de kwaliteit van een bepaald
onderdeel of proces binnen het project. Een audit kan bijvoorbeeld gericht
zijn op de kwaliteit van het projectarchief. Een audit kan zowel intern als
extern zijn en kan in de loop van een projectfase uitgevoerd worden, maar
ook wanneer het projectresultaat bereikt is of wanneer de projectleiding
een volgende projectfase wil starten. Een speciaal soort audit is het Gate
Review. Dit is een procestoets met inhoudelijke accenten, die aangevraagd
wordt door de opdrachtgever en die verplicht is gesteld voor
aanlegprojecten boven de 35 miljoen euro. Bij een Gate Review wordt
onderzocht of de projectbeheersing van voldoende kwaliteit is om de
Pagina 11 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
formele besluitvorming te starten en het project over te laten gaan naar de
volgende fase. Dit wil zeggen dat een project in een compacte tijd en met
een gekwalificeerd reviewteam integraal wordt beoordeeld op de
beheersaspecten scope, tijd, geld, kwaliteit en organisatie. Het Gate Review
dient plaats te vinden na de aanvaarding van het werk van de aannemer
door de opdrachtgever, maar voordat de opleveringsbeslissing wordt
genomen en voordat het projectteam decharge heeft gekregen.
Als borging van het projectarchief wordt ook regelmatig geaudit door DIM.
Daarom is het zaak om bij de projectarchivering exact te opereren volgens
de afspraken, zoals deze zijn vastgesteld in het kader van dit documentair
informatieplan.
3.4
Calamiteitenplan
Het projectarchief VOC bevindt zich in gebouw Schoonevaert te Haarlem en
maakt gebruik van het calamiteitenplan die voor het gebouw geldt Er is
een bhv-organisatie actief die optreed bij een incident/calamiteit
(brand/ongeval/ontruiming) in afwachting van professionele hulpdiensten.
Papier
Het papieren archief wordt in overleg met het FCC overgeplaatst naar een
Rijksdienstlocatie, waarbij de informatie beveiligd en bereikbaar is in geval
van calamiteiten zoals brand of waterschade waarbij het archief beschadigd
wordt of gevaar loopt beschadigd te worden. Bij alle overige calamiteiten
wordt het FCC benaderd en worden vervolgstappen (waaronder bijv.
uitwijkmogelijkheden voor de projectmedewerkers) in overleg bepaald.
Digitaal
Er wordt dagelijks een standaard back-up gemaakt van het Exceldocument
dat gebruikt wordt om toegang te krijgen tot de mappenstructuur op de Gschijf. Na calamiteiten waarbij digitale informatie verloren is gegaan, wordt
teruggegrepen op de eerst beschikbare back-up. die door MS office
teruggevonden kan worden.
Er kan nog voor worden gekozen om in elk geval de belangrijkste
bestanden op een grotere usb-stick te archiveren en deze daarna in een af
te sluiten bureaulade te borgen.
3.5
Privacywetgeving en de VIR
Het project VOC voldoet aan het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijk
(VIR).
De projectlocatie is als volgt beveiligd:
1. Elke bezoeker dient zich bij de receptie te melden, te legitimeren en
wordt geregistreerd
Pagina 12 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
2. Project VOC bevindt zich in een aparte documentenkamer op een
verdieping in het gebouw, onbekende en onbegeleide personen
worden daardoor snel opgemerkt en aangesproken.
De projectorganisatie voldoet aan de privacywetgeving.
3.6
Taken medewerkers bij de kwaliteitsbewaking
Om een goede kwaliteit van het archief te bereiken is het belangrijk dat alle
betrokkenen van de projectorganisatie daar een bijdrage aan leveren.
De functie archiefbeheerder is bij Cluster Amsterdam niet aanwezig. Deze
taken vallen onder de Manager Projectbeheersing.
3.7
De projectmanager
1) De projectmanager plaatst het documentbeheer 2x per jaar op
de agenda van het clusteroverleg.
2) Aandachtspunten met de manager projectbeheersing periodiek
bespreken.
3.8
De manager projectbeheersing
1) Geeft werkinstructies aan de gebruikers van het
documentbeheersysteem.
2) Houdt toezicht op het juiste gebruik van het projectarchief.
3) Bewaakt de kwaliteit van het documenten- en archiefbeheer.
4) Heeft 2x per jaar overleg over het documentbeheer met
documentbeheerder.
5) Brengt rapportage van documentbeheerder in clusteroverleg.
6) Gaat jaarlijks na of op basis van risico’s of een audit noodzakelijk
is.
7) Meldt aan en bespreekt incidenten en calamiteiten met de DIM
Haarlem.
3.9
De projectdocumentalist
1. Rapporteert minimaal 1 maal per jaar over de kwaliteit aan de
Manager Projectbeheersing.
De rapportage bevat de volgende vaste onderwerpen:
a. Voortgang achterstallige archivering; aantallen verwerkt.
b. Voortgang archiefoverdracht.
c. Gemiddelden nieuw geregistreerde documenten.
d. Registratiegedrag.
Pagina 13 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
e. Kwaliteit metadata.
f. Overzicht daadwerkelijk gerealiseerde doelen t.o.v. planning
plan van aanpak.
g. Voortgang en de verbetervoorstellen.
2. Meldt de volgende incidenten en calamiteiten altijd per omgaande
aan de Manager Projectbeheersing en neemt beheersmaatregelen:
a. Ongeoorloofde vernietiging van archiefbescheiden.
b. Brand in de archiefruimte.
c. Waterschade aan archiefbescheiden.
d. Het zoek raken van archiefbescheiden.
3. Gebeurtenissen die gevolgen hebben voor de toegankelijkheid van
het archief.
Pagina 14 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
4
Inrichting Document- en Archiefbeheer
4.1
Algemeen
Het archief bestaat uit een fysiek (analoog) en digitaal gedeelte.
Het fysiek (analoog)e deel is leidend, omdat de substitutie (nog) niet
volledig rond is. Dit wacht op zowel de instemming vanuit het bestuur van
RWS als op de verdere ontwikkeling van SharePoint binnen de organisatie.
Het fysiek (analoog)e deel zal na afloop aan DIM overgedragen worden en
het digitale deel (nog) niet. In principe wordt er naar gestreefd beide delen
te laten overeenkomen.
Het fysiek (analoog)e archief bevindt zich in de Documentenkamer op de
eerste verdieping van de B-vleugel in het gebouw Schoonevaert te
Haarlem, kamer B1.65 en het digitale archief bevindt zich in het
Projectarchief VOC op de netwerkschijf (Dienst G:).
De ordeningsstructuur is gebaseerd op het IPM-model en is als bijlage F
toegevoegd aan dit documentair informatieplan.
De digitale mappenstructuur is daar op gebaseerd en is als bijlage E
toegevoegd.
In zowel het fysiek (analoog)e als het digitale archief worden de volgende
documenten bewaard:
1. Ongestructureerde informatie, zoals werkdocumenten, brieven,
rapporten, tekeningen, memo’s en e-mails;
2. Documenten die relevant zijn vanwege de bedrijfsvoering,
verantwoording, informatieverstrekking of historisch onderzoek;
3. Documenten waarvan de inhoud van het document personele,
juridische of financiële consequenties heeft;
4. Documenten die vanwege de archiefwet of vanwege de
beheersregeling V&W bewaard moeten worden;
5. Documenten die inzicht geven in het besluitvormingstraject;
6. Documenten die genoemd worden in de beschrijving van de
bedrijfsprocessen;
7. Tekeningen, beeldmateriaal en geluidsmateriaal die archiefwaardig
zijn.
De hoeveelheid gestructureerde en ongestructureerde informatie binnen het
project neemt in een snel tempo toe. Veel van deze informatie wordt
elektronisch gecreëerd, gebruikt, uitgewisseld, vermenigvuldigd,
gearchiveerd en beheerd. Informatie binnen het project kent zo steeds
meer (digitale) verschijningsvormen. Juist hierom is het ook van groot
belang om de analoge informatiestromen te beheren.
Pagina 15 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
4.2
Schaduwarchief
Op verzoek van het projectteam is er in fysiek (analoog)e vorm een
schaduw archief aanwezig in de speciaal daarvoor ingerichte
projectenkamer. Het schaduwarchief zal na afloop van het project niet aan
DIM overgedragen worden. De bedoeling is dat het contractteam hier gaat
vergaderen en de fysiek (analoog)e stukken onder hand bereik heeft,
vervolgens kunnen daar aantekeningen op worden gemaakt. Deze
projectenkamer is in de buurt van de werkvertrekken, alleen tot op heden
nog niet door de facilitaire dienst beschikbaar gesteld.
4.3
Uitzondering op de archivering
Het projectteam heeft ervoor gekozen om een aantal onderdelen buiten het
projectarchief te houden. Deze zullen niet aan DIM overgedragen worden.
Dat zijn de onderdelen die zich ook in het archief van de afdeling BIO
bewaard (in het digitale inkoopdossier) en in SAP ontsloten worden. Echter
bevinden de offertes en offerteaanvragen zich wel in het projectarchief.
4.4
SharePoint
Wij maken geen gebruik van SharePoint. In het najaar van 2013 zal RWS
breed een speciale projectgroep, gericht op de verdere ontwikkeling ervan,
ingesteld worden. Dat zal SharePoint 2013 zijn met meer mogelijkheden,
voor het VOC-project zal dit dus niet toegepast worden.
4.5
Niet-Archiefwaardig.
Documenten zijn volgens het project archiefwaardig, wanneer deze gaan
over het hoe, wanneer en waarom van het onderwerp.
De volgende documenttypen zijn niet-archiefwaardig :
1. uitnodigingen
2. boeken
3. tijdschriften
4. knipsels
5. adreswijzigingen
6. kopieën van documenten waarop geen aanvullende aantekeningen
staan
7. privé-emails
8. algemene bedrijfscommunicatie.
4.6
Archiefwaardig
Door tijdens de huidige projectfase al duidelijk aan te geven of een
document archiefwaardig is, is het tijdens de overdracht niet meer nodig
om alle documenten opnieuw te controleren op archiefwaardigheid.
Bij de registratie van het document wordt de BSD-code aangegeven en de
Pagina 16 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
archiefwaardige documenten krijgen ook een hyperlink in veld voor de
documentnaam. Bovendien krijgen de archiefwaardige documenten in de
kolom “Archiefwaardig” de aantekening “Ja”. Niet-archiefwaardige
documenten krijgen de aantekening “Nee” of geen aantekening.
Een document wordt als archiefwaardig gezien als het voldoet aan één of
meer van de volgende kenmerken:
1. Relevant (ook op een later tijdstip) vanwege bedrijfsvoering of
verantwoording
2. (Unieke) informatieverstrekking aan derden
3. Relevant voor historisch onderzoek
4. Tekeningen die inzicht geven in de ‘as built’ situatie
5. Relevant vanwege personele, juridische of financiële
consequenties
6. Relevant vanwege de functie in het bedrijfsproces
7. Door RWS ontvangen of opgemaakte documenten
Verder zijn de projectevaluatie en rapportage nacalculatie niet verplicht,
maar wel optioneel en gewenst.
Iedere projectmedewerker bepaalt in beginsel zelf of hij een werkdocument
wil opslaan. Het advies is om dit wel te doen, onder vermelding van de
documentstatus. ( bv concept of definitief).
Om te kunnen bepalen wanneer hij verplicht is om een document op te
slaan (conform wet en regelgeving op dit gebied) hanteert de
projectmedewerker de volgende regel als richtlijn:
1. Archiefwaardig zijn alle bescheiden die zijn ontvangen, doorgegeven
of verstuurd uit hoofde van de functie binnen de projectorganisatie.
2. Bevatten deze belangrijke gegevens om totstandkoming van beleid,
uiteindelijke beslissingen, standpunten, afspraken en toezeggingen
te kunnen reconstrueren en verantwoorden.
3. Deze bevatten belangrijke gegevens die de organisatie opnieuw kan
gebruiken voor dezelfde of andere werkprocessen.
4.7
Archiefbescheiden
Onder bescheiden worden hier alle mogelijke gegevensdragers verstaan
zoals brieven, email, foto’s, tekeningen, cd’s, dvd’s, spreadsheets,
PowerPoint presentaties enzovoort.
Bij twijfel raadpleegt de gebruiker de Manager Projectbeheersing. Samen
met de auteur bepaalt deze in welke mappen de documenten worden
gearchiveerd.
Pagina 17 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
4.8
Registratie
Voor zover nog nodig worden de analoog aangeleverde documenten
ingescand en voordat deze worden geregistreerd ingescand.
Fysieke documenten worden via de postkamer bij de projectondersteuner
aangeleverd.
Digitale documenten worden via de project mailboxen aangeleverd.
Deze worden door de documentalist digitaal gearchiveerd, op
archiefwaardigheid beoordeeld en door de documentalist alleen dan
geregistreerd.
De registratie wordt uitgevoerd door degene die de ontvangen post zowel
fysiek (analoog) als digitaal ontvangt. Dit is de documentalist. De registratie
vindt plaats in Excel. Als er sprake is van waarneming door afwezigheid van
de documentalist en er te registreren spoedstukken zijn ontvangen,
verzorgt de projectondersteuner de registratie.
De post wordt zowel digitaal als fysiek (analoog) voorzien van een
poststempel. Merendeels krijgen we alles digitaal binnen. Fysiek (analoog)e
documenten worden na registratie met het inboekstempel ingescand.
Digitale documenten worden in Adobe Professional voorzien van hetzelfde
inboekstempel en daarna uitgeprint.
Bij de
1.
2.
3.
registratie van de documenten wordt gelet op:
Of de documentnaam de inhoud correct weergeeft.
Of de verplichte velden juist zijn ingevuld.
Voor zover de documentnaam dat al niet weergeeft wordt er in het
opmerkingenveld uitgelegd bij welk proces of archiefdeel het
document thuishoort.
Het registratieproces ziet er als volgt uit:
1. Eventueel inscannen van analoog aangeleverde documenten. Zie
voor het scanproces paragraaf 5.1 in hoofdstuk 5 “Digitaal werken”.
2. Na ontvangst door de projectdocumentalist wordt het fysieke
document van het projectstempel voorzien. Digitale documenten
worden ingelezen door Adobe Acrobat Professional. Het “digitale”
registratiestempel wordt via het stempelicoontje op de werkbalk
“Opmerkingen en markeringen”, met het zwarte pijltje op ht
document geplaatst. In het stempel wordt vermeld: de
ontvangstdatum, het documentnummer bij ‘Boeknr’ en het
mapnummer bij ‘Dossiernr’. Documenten zijn via deze gegevens
toegankelijk in de registratiesheet.
3. Eenmaal door de projectdocumentalist ontvangen, wordt indien het
een fysiek (analoog) document betreft er een projectstempel op
geplaatst. Op een digitaal document wordt het document ingelezen
door Adobe Acrobat Professional en via het stempelicoontje op de
werkbalk “Opmerkingen en markeringen”, via het zwarte pijltje een
digitale versie ervan op het document geplaatst. Op het stempel
wordt vermeld: de ontvangstdatum, het documentnummer bij
Pagina 18 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
‘Boeknr’ en het mapnummer bij ‘Dossiernr’. Documenten zijn via
deze gegevens toegankelijk in de registratiesheet.
4. Het fysiek (analoog)e document wordt als uitgeprinte versie van het
digitale bestand in de betreffende map opgeslagen. Indien map niet
aanwezig wordt deze nieuw aangemaakt. Het digitale document
wordt na het registratieproces in de betreffende digitale projectmap
opgeslagen.
5. Registratie vindt in Excel plaats. De filenaam is:”Registratie VOC
NH.xls”. de naam van de map is:
G:\dnh\DWR_RI\Cluster_Amsterdam\Projecten\01.
VOC\Documentenkamer\Opzet Projectarchief\Registratie\
6. Op de eerstvolgende lege regel wordt de metadata ingevuld in de
betreffende kolom. Een overzicht van de gebruikte metadata staat
weergegeven in paragraaf 4.13 van dit Informatieplan.
7. In een aantal van de velden onder punt 6 zitten popupmenu’s met
keuzemogelijkheden. Het voordeel hiervan is dat typefouten
voorkomen worden. Tevens wordt de toegankelijkheid verbeterd.
Eventuele aanvullingen kunnen worden toegevoegd in het zachtgele
gedeelte naast de registratievelden. Deze inhoud is meteen zichtbaar
in het betreffende popupmenu.
8. In het veld voor de documentnaam wordt met de rechter muisknop
via de optie “Hyperlink” een link naar het digitale document worden
aangebracht.
9. Aangeven archiefwaardigheid kan in de kolom waar je dit kunt
aangeven in het registratiespreadsheet. Dit kun je via een
popupmenu aangeven door voor ‘ja’ of ‘nee’ te kiezen.
10. Nieuwe documenten, of wijzigingen daarin dienen aangeleverd te
worden bij Joost van Daalen en Coby van Doorn. Zij dragen zorg
voor aanpassing in het digitale archief.
4.9
Vernietigen
Voor het vernietigen van vertrouwelijke documenten wordt gebruik
gemaakt van de afsluitbare containers in de servicehoeken en nietvertrouwelijke documenten via de papierbakken op de kamers. Vanaf 28 en
29 augustus 2013 kan alleen nog via de Rijkspas geprint worden.
4.10
Toegankelijkheid
Om de toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie te borgen, maakt
het projectarchief gebruik van het schema van het IPM-model. Voordeel
daarbij is dat bij de latere overdracht gemakkelijker documenten zijn te
onderscheiden op bewaring- en vernietigingtermijnen. De bewaar- en
vernietigingscodes worden tijdens de registratie toegekend door de BSDcode aan te geven. Nadeel daarbij zijn dat de projectteamleden even zullen
moeten wennen aan deze wijze van plaatsen in het archief en door het
grote aantal subprojecten zal bij de stukherkenning extra behoren te
worden gelet op de naam van het subproject.
Pagina 19 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Voor het voorgeschreven ordeningsmodel is een uitdraai beschikbaar op
papier en staat in de projectmappen ook een clickable versie.
De projectteamleden vermelden in de door hun geschreven stukken
duidelijk om welk subproject het gaat.
Zie voor de toegang tot de documenten het proces in bijlage F.
4.11
Ordeningsmodel
Het project sluit aan op het ordeningsmodel van de Corperate Dienst, welke
is gebaseerd op het IPM-model. Hierbij is een uitzondering gemaakt voor de
IPM-rol Technisch Management. Deze is gebaseerd op de versie van Aanleg.
Een afwijking hierbij is het gedeelte welke betrekking heeft op de
bestanden van de toetscoördinator dhr. Pieter Schipper. In overleg met het
projectteam heeft hij zijn mappenstructuur geplaatst gekregen in IPM-rol 2
Contractmanagement.
De meeste bestanden worden ook in deze rol gearchiveerd, waarbij er
nauwlettend op zal worden toegezien dat de bestanden wel in de juiste IPMrol zullen blijven staan.
In IPM-rol 2 (Contractmanagement) is ook onderscheid gemaakt tussen de
documenten die onder de voorbereiding en de realisatie van het project
vallen.
4.12
Mappenstructuur
De mappenstructuur is als Bijlage C achterin dit informatieplan als aparte
bijlage opgenomen.
Alle relevante stukken voor dit project worden vanaf de startdatum van het
VOC-project 1-1-2012 digitaal opgeslagen. Vanaf 1-7-2012 is de
mappenstructuur gewijzigd. Dit zijn de locaties:
G:\dnh\DWR_RI\Cluster_Amsterdam\Projecten\01.
VOC\NHN/Ordeningsschema VOC NH Noord(CLICKABLE-VERSIE).html
G:\dnh\DWR_RI\Cluster_Amsterdam\Projecten\01. VOC\NHZ/
Ordeningsschema VOC NH Noord(CLICKABLE-VERSIE).html
G:\dnh\DWR_RI\Cluster_Amsterdam\Projecten\01. VOC\NHS\02. Kooimeer
2011 (Special 1)/ Ordeningsschema VOC RWS WNN (CLICKABLEVERSIE).html
Alle stukken van voor 1-7-2012 worden naar de nieuwe structuur
verplaatst. Dit geldt voor alle documenten die nu nog in de oude
mappenstructuur staan.
Pagina 20 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
4.13
Versie- Status- en Revisiebeheer
In principe dienen documenten voor het projectarchief in de juiste versie
aangeleverd te worden, maar de projectdocumentalist controleert dit en
neemt contact op met de afzender als het versienummer niet aansluit op
een vorige versie. Voor goed versiebeheer is een korte handreiking Versie-,
revisie- en statusbeheer opgesteld. Hiervoor verwijs ik naar de
internetpagina, onder het kopje ‘Documenten overig’ staat het bestand
‘Versie en statusbeheer’. Het bestand is op het intranet ook te vinden door
te navigeren via de hyperlink Kennis en expertise naar Bedrijfsvoering –
Facilitair en ict – Projectarchief – Inrichting. Hier blijkt uit welke schrijfwijze
gehanteerd behoord te worden.
4.14
Metadata (Naamgeving documenten)
Het gaat hier niet alleen om de naamgeving van documenten, maar om de
schrijfwijze van alle metadata. Zie de tool op de projectenpagina bij
inrichting.
Op de naamgeving van de documenten en de schrijfwijze van de gebruikte
metadata wordt nader ingegaan in bijlage E achterin dit informatieplan.
Voor een goede naamgeving verwijs ik naar het document ‘Conventies voor
namen voor documenten en dossiers’
Hiervoor verwijs ik ook naar de internetpagina, via “Kennis en Expertise”
onder het kopje “Documenten overig” staan de bestanden ‘Versie en
statusbeheer” en “namen voor documenten en dossiers”.
Formeel ziet de manager projectbeheersing toe op het naleven van de
richtlijnen bij de naamgeving. Hij wordt daarbij ondersteund door de
projectondersteuner en de projectdocumentalist.
Het VOC-project hanteert bij de registratie in een speciaal gemaakt
Excelspreadsheet de volgende te hanteren data bij het vastleggen van de
documenten. De velden die daarbij moeten worden ingevuld zijn:
1. Documentnr
2. Map
3. Locaties
4. Documentnaam
5. Auteur
6. Datum document
7. Datum ontvangst
8. Status
9. Kenmerk
10. Dossier
11. Subdossier
12. Registrator (de naam van degene die het document heeft
geregistreerd)
13. Registratiedatum
14. BSD-code
15. Archiefwaardig (Ja of Nee)
Pagina 21 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
4.15
Autorisatie
De projectmedewerkers hebben alle projectmedewerkers alleen leesrechten voor
de G-schijf. Zji hebben geen rechten om documenten te wijzigen en te
verwijderen. Zes personen vormen een uitzondering. Zij hebben zowel
schrijf- als leesrechten. Dit zijn:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
4.16
Manager Projectbeheersing Hassan Bourguiba
Toetscoördinator Pieter Schipper
Risicomanager Wilco.Eindhoven
Assistent-contractmanager Marlene de Brito Ramos
Projectondersteuner Coby van Doorn
Projectdocumentalist Joost van Daalen
Overdracht
De overdracht van het projectarchief naar het archief van dienst is geborgd,
doordat het geaudit zal worden op basis van het DIP. Dit komt pas aan de
orde na afloop van het project. Het project kan met DIM afspreken om ook
op eerdere momenten (delen van) het projectarchief over te dragen. Een
logisch moment voor overdracht is bijvoorbeeld na afloop van een
projectfase. Het Proces Verbaal van Overdracht1 begeleidt de overdracht
van documenten. DIM en het project vullen het Proces Verbaal van
Overdracht samen in. Het projectteam benoemt op het Proces Verbaal
eventuele omissies die bepalend zijn voor de (toekomstige) kwaliteit van
het projectarchief.
De volgende documenten moeten bij overdracht te worden ingeleverd :
1. Inventarislijst van het over te dragen projectarchief.
2. Er zal een bewerkingsplan moeten worden opgesteld, dat is een soort
afsprakenlijst over hoe het projectarchief bij de overdracht er
behoort uit te zien.
3. Een overdrachtsplan.
Om de overdracht te vergemakkelijken is op het intranet is een stappenplan
voor de overdracht te vinden via “Kennis en Expertise” onder het kopje
“Documenten overig” onder de filenaam ‘Stappenplan overdracht’.
Het bestand is op het intranet ook te vinden door te navigeren via de
hyperlink Kennis en expertise naar Bedrijfsvoering – Facilitair en ict –
Projectarchief – Inrichting.
1
Pagina 22 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
5
Digitaal werken
De projectarchivering wordt via de gemigreerde kantoorautomatisering
ondersteunt door ICT, doordat het digitale archief op de netwerkschijf
beheerd word. Er worden dagelijks backups gemaakt van het hele netwerk
en zodoende ook van het digitale projectarchief. De leesbaarheid van de
digitale documenten zal worden beperkt door de neiging dat er te lange
bestandsnamen gebruikt worden.
5.1
Scanproces
Het scanproces bestaat uit de volgende stappen (met de Canon
ImageFORMULA DR-5010C):
1. Scanner aanzetten met de powerknop linksonder op het frontpanel
2. Bovenklep met de papiergeleider naar voren halen.
3. Via de Startknop van Windows – Programma’s – Extra programma’s
– Adobe – Het programma Acrobat Personal openen.
4. Ga in Adobe Acrobat Personal naar het Bestandsmenu – PDF maken
(staat ook op de werkbalk) – Van scanner
5. In Acrobat Scannen hooguit naar behoefte bij de optie ‘Zijden’ ‘Beide
kanten’ verwisselen voor ‘Voorkanten’ De overige waarden staan al
voor ingevuld. Let er wel op dat bij ‘Uitvoer’ ‘PDF/a compatibel
maken’ staat aangevinkt. Hierdoor wordt het document
doorzoekbaar gemaakt, dat heet Optical Character Recognition
(OCR) en bevordert de toegankelijkheid van het document.
6. Leg het te scannen document in de invoerlade van de printer.
7. Click met de muis op de knop ‘Scannen.’
8. Selecteer in het volgende scherm ‘Gescand bestand opslaan als’ via
de optie ‘Deze computer’ de map waar je het bestand wilt hebben.
Dienst (G) – dnh – DWR / RI – Cluster Amsterdam – Projecten –
VOC – NHN / NHS / NHZ – IPM-rol – projectmap naar keuze
(eventueel in een van de submappen).
9. Bestandsnaam intypen volgens de aanwijzingen in de tabel
‘metadata per archiefstuk’ – ‘Meerdere pagina’s scannen of voltooid’.
10. Click met de muis op de <OK>-knop. Het scanprogramma begint nu
met het OCR-bewerkingsproces.
11. Werk evenrtueel de documenteigenschappen bij en click op de
<OK>-knop.
5.2
Document Management Systeem
Er wordt geen gebruik gemaakt van een DMS. Vanaf 2014 zal er een DMS
zijn in de vorm van de nieuwe SharePoint 2013.
5.3
Substitutie van digitale bestanden
Rijkswaterstaat heeft nog géén toestemming gekregen om fysieke documenten
definitief te vervangen door digitale documenten.
Pagina 23 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Dit betekent documenten, die archiefwaardig zijn, in fysieke vorm bewaard behoren
te blijven.
Rijkswaterstaat heeft nog géén toestemming gekregen om fysieke documenten
definitief te vervangen door digitale documenten.
Dit betekent dat documenten, die archiefwaardig zijn, in fysieke vorm bewaard
behoren te blijven.
5.4
Keuze voor bepaalde bestandsformaten
De keuze om bepaalde bestandsformaten te gebruiken heeft invloed op de
duurzaamheid van bestanden. Zo zijn bepaalde extensies bijvoorbeeld niet
duurzaam. Met het oog op de overdracht van het projectarchief naar het
archief van dienst zullen daarom in elk geval de archiefwaardige
documenten geconverteerd worden naar het pdf/a-bestandsformaat.
Hiervoor zal gebruik gemaakt worden van de Canon ImageFORMULA DR5010C en van Adobe Professional 8. De archiefwaardige documenten zullen
dan ook doorzoekbaar worden gemaakt en worden verkleind.
Pagina 24 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
6
Checklist
Deze checklist geeft een overzicht van alle onderwerpen waarover binnen
een project afspraken gemaakt kunnen worden om het document- en
archiefbeheer zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Afspraken
vastgelegd?
Onderwerp
Ja/Nee
Verantwoordelijkheden archiveringsproces
Ja/Nee
Beheer projectarchief (van zowel het digitale
als eventuele papieren archief)
Ja/Nee
Archiefstructuur (van zowel het digitale als
eventuele papieren archief)
Ja/Nee
Archiefwaardigheid van documenten
Ja/Nee
Geheimhoudingsverklaringen
Ja/Nee
Beveiliging van documenten (wie kan welke
documenten en mappen zien?)
Ja/Nee
Richtlijnen m.b.t. metadata, naamgeving
documenten en versiebeheer
Ja/Nee
Audits
Ja/Nee
Gebruik van bestandsformaten
Pagina 25 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Bijlage
A
Digitaal documentenstroomschema
Dit is het proces voor ingekomen digitale stukken bij het projectteam. Dit
geldt alleen voor de documenten die door ons zelf worden ontvangen.
Inkomend of
uitgaand?
Registratie
Registratie
Uitgaand
Bij CC e-mailadres
[email protected] of
[email protected]
vermelden
Ingekomen
Verzenden
Doorsturen naar
[email protected] of
[email protected]
Dossier
map
Correcte map uit kast
pakken en document
zippelen, evt.
gebruikmakend van
scheidingsstroken (zie
ook aanwezige Dymo
labelprinter)
Pagina 26 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Bijlage
B
Analoog documentenstroomschema
Dit is het proces voor ingekomen fysieke(analoge) stukken bij het
projectteam. Dit geldt alleen voor de documenten die door ons zelf worden
ontvangen.
Inkomend of
uitgaand?
Uitgaand
Kopie inleveren op de
Documentenkamer in
het daarvoor geldende
postbakje
Ingekomen
Kopie inleveren op de
Documentenkamer in het
daarvoor geldende
postbakje
Verzenden
Dossier
map
Dossiervormen
(zie ook aanwezige Dymo
labelprinter)
Pagina 27 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Bijlage
C
Digitale mappenstructuur, boomstructuur Dienstenschijf G.
Pagina 28 van 31
8...,jl.PM
....J 1. PM
-:;, :.
:.~ 1.1 Opdracht
Opdrilcht reaiisdUe
'=
re~tsdtie
.-:J
1.1.1 Pr )ectopdracht
je topdrilCht
tgang~rapportages
1.1.2 V
l/oo·tgang~raDDortages
...:JVGR1
~VGRI
i..,jVGR2
-J VGR 2
I, 1.3 G~tereviews
G~tereviews
....J
1,2 Project
~turlng en SóITlenwerNru;l
S<lmenwerNru;l
...J 1.2
Project~turlng
- :
~
) 1,2.1
l ,2. 1 (Deet)ptojectplannen
(Deenprojectplannen
...J N99 rinll Alkmaar West
..,:) 1.2.2 Bestwrlijl<.e
Bestuurlijke besluiten
-.J
=-~
.=.
.::. ...J 1.3 Kw"lleitsmanagement
Kw"llettsmanogement
~ 1.3.1 Interne kwa5teitsborging
kwaliteitsborging (lKB)
::J
:.J
1.3.2 PKP
1.3. 3 Toetsen-.audits
Toetsen-.audits
..j
1.3.3. I Ah~Ijl<.nÇjen
...J 1.3.3.1
AfwlMOen (A'W'R)
- ...J 1,3,3.2
1.3.3.2 Toetsing
-:;'...J
~ -J .3.3.3 Toetsplan
.-J• Buiten toetsplan
I=.
1=
~
W
I ,3.3.~ Toetspl"nning
1,3.3.4
:
:::Jj Proc
Proces.!lnalyse
e S<lnaly se
.-:J Vastgesteld
Vastge~eld
.-Î
...J Vervallen
1.3
1.3.3.5
3.5 Toetsverslagen
-.J
...J Concepten
....J
...J
Periode 1
1
...J
~ PeriodeZ
Periode 2
• 1.3,
I ,3,~4 PrO(Mbe~chrljvingen
Procesbe~chrljvingen
1.3.S ToeX2lcht reolst
reoist atie bouwstoffen
::=- :...J
1.4 Cepaciteitsm.:lNgement
CllpaciteitsmaNgement
= -J 1.4.' ProjectorganIsatie
"=
...J
.-Î
1. 'I'1.1.1
.1.1 Adressenbestand
....J
~
1. ... 1. 2 V<!Ik.!Intieplanning
1,4.1.4 Organogrammen
...J 1.4.1.4
-J
1-
~
1,'\,1,6 Capaclteltsnschatting
CaDilclteltsnschatting
1.5
I.S Integrale VeiligheId
1.5.1 NP
1.5,2
1.5.2 Ciiliimiteitenplan
Ciiliimiteitenplilli
...J
1.5.3 V&G
V&.G pi!!
. 1.5,4
I.S.4 Afspral<.en met hulpdiensten
2. CM
- 2A
ZA Cont.ractvoorbereitJing
ContractvoorbereitJing
lnkoopstr ategle
2, I Inkoopstrategie
2. 1.1 M.=.-l1scen
M.=.-11 scen
2.1.1
- 2. 2 Inkooppr(l(
InKooppr(l( es
2,2.1 In\<.oopp\an-Biografle
Inkoopp\an-Biografle
2.2.2 PRI-raming
PRI-rammg
E
2.3 Aaroestedingsf
Aaroesteding.sfase
ase
2.
2. J. I1 PublicatiePublicatie-AMd<ondiglng
A.ankondlgln 9
d
Inlichti1çen
2.3.2 Eerse Inlichtl1çen
2.3.3 Tweede Inlichtingen
b 2.3.'1 Inschrijvtn(J-Beoordeing
Inschrijvtnq-Beoordelng
b 2.3.5 Aenbesteding-Op::lr
Aenbesteding-Opd achtbnef
GunnJnÇj
dClZ.3,6
2.3.6 GIJ
Inlng
2.3.7 Alcatelbrlef ~rige
~rige inschrijvingen
S.
w VI ContrectbeheerSlng
2,'1.1
2,4.1 Concept Contract
l:!
l=::1
2.06, I Getekend COl"1tract
cmtract
13
-.=. Wer~tten
1= -~
Wer~tten
Duurzaamheid
Alea",lgegevens
Maatvoering Geo Area",lgegevens
2.4.2 Contr ectbeheerspl~
ectbeheerspl~
...l
~ 2.4.3 OverZJcht Contractwijzigingen
2 '1."\
4."\ Toe15en SCB
E
Ol Correspondentie
Correspondentie
Ol Intern
Intern
02 Extern
Extern
,-I
02 Does ON
Ol Annex III
02 Annex IV
03 Afgekeurd
04
0'1 VGR
;::J
05 Awr
~ DSAwr
-. werkplan werkpakket
werkpakJl.e/; opstellen
03 Does SC8
01 Risico
R~ico management
02
02, ToetsplMnlng
Proce~alyse
Proce~~lyse
-= vast9esteld
Vast Çjesteld
Vervallen
.;;J
~
~
03 Toetsverslagen
-
Suiten toel:splan
Buiten
Concepten
Periode II
Periode 2
2
05 Mails
TI
- T2
U
H
15
16
.. 17
T8
T9
TIO
-
URSCB
OS Evalu<llie
Evaluatie
04 Ontvangen post
Calarruteltenplan
Calamiteitenplan
DeelmélnaQementplan
Deelmanar;Jementplan KM
KM. Derden
o
Flora&Fauna
Florae.F.:luna
d Plan Vrijkomende
Vrijlo;omende Materl.'llen
pion
II&G plan
Werkplan duurzaamheid
duurza<lmOeld
werkplan M.3<ltvoering, Geo-eisen en Areaal~ege"ens
AreaalQegevens
~
I.::J
2.5 Richtlijnen
- 03 Contra<:tbeheerslng
Contractbeheersll"lg
Ol Correspondentie
t::I 0I
Û
Ol Intern
Intern
'-
02 Extern
Extern
0200C5 ON
ON
Ol Annex III
III
OZ
02 Annex IV
IV
• 03 AfQekeurd
AfQekeurd
041,'GR
OSAWR
OSAWR
Werkpla n werr.plJki<.et op, teIien
t eIien
roOocs SC8
SC8
8 -= 01
RiSICO
RISICO manallement
manallement
• I/erbeterslag 2012
2012
B
8
q
- 02 Toet~nnlng
Toetsplanning
ProcesönalyS-e
ProcesönalyS-e
Vàst9CSteld
Vastgesteld
Vervelien
Vervallen
..:J
~ 03 Toetsverslagen
Toetsverslagen
Buiten toets
toe.tsplan
plan
.~
~
Concepte."'l
Concepte."'l
I
Periode I
Periode 2
2
~
I
04 PV
P\I
05 Mails
MaUs
Tl
- T2
T2
T3
T3
Ti
T5
T5
T6
T6
T7
T7
T8
T8
T9
T9
'",
TlO
URSC8
URSCB
05
OS EvahJatie
Ev.wdtie
0"1
post
Dol Ontvan\len
Ontvanllen post
C!ll!lmit!lltenplan
C!ll!lmit!lltenplan
1_
8
Deelmdl'làgementplan K&L Derden
Flor ae.F aunó
dunö
-~ Plan Vrijkomende Materialen
V&G plan
werkplan dwrZdo;mheid
dwrzai;mheid
Werkplan r'lilàtvoelln'il, Geo-eiSen en Areaalgegevens
I?
E'
.5
3. TM
2
.::
3.1
3. I Ontwerp, effecten en techniek
3.1.1 Effecten
3,1.2
3, 1.2 Opstellen kostenr
kostenramingen
amingen
3.1.3
3,1.3 Ontwerpen en uitvoeren
_. .::J
....:J
3,1.4
3.1.4 Vedi9held
3.4 Areaal
3.ol,ol
3. ol, ol DI5K-RUPS-h)sten
DISK -RUPS-hJsten
E
E:
3,4,5 As-built
3.4.5
As-bullt
Rljks(}'enzen
RI~enzen
3.6 Oplever
Opleve
-=.
Nieuwe map
4. Or.,
or'"
4.11 Conditlonering
4.
ConditJonering
'1,1.0 RUimtelijke Ordernng
ordernng
'.:J
E
4,1,1 Vergunnlngenbeh"".:.-r
4.1 .1.1 VerguM ÇlennventMls.!ltle
gennventarls.!ltle
~ 4.1.1.2 AanvraQen
Aanvr*n verglJf'll')irlQen
verglJl')l)Î/'lQen
<I. 1.
1.2
".
2 1JI1voeren
~l.voeren bodemgerelat . onderzoeken
E
4.1. 2. I llJ(ht
kwalilteltsondel'2oek
4.1.2.1
luchtkwaUlteltsonderzoek
2.2 Akoestisch
Ak.oestisch onderzoe
4.1.,2.2
onderzoek
4.1
-
4.1.2.3 Bodemonderzoek
b' .:..:J
Flor &
&. Fauna
Fauna
t::J
~ 4.1.2.4
4.1.2.'1 Flora
WP
WPF&
F8-F
..::J
'1.1.2.5
4.1.2.5 Wate toets (niet geotechnisch)
:.:J
..::.:) ".1.
<1.1. 2.
2.6Ei InpasSII'lQ,
Il"lpds.sJng, vormgeving
~ 4.1.2.7 Archeologisch onderzoek
.::J
l:::
L:::
4.1.2.8
4.1. .8 Expl
ExoloSleven
Sleven onderzoek
onderzoek
.~ <1.1.3
4. 1. 3
....::J
& leid.ngen
abeJs &leldngen
<1.1.3.
".1.3. 1 K&l'ln\lenlerlS<!llte
Kl!t.I.·In... enteris-dlie
.:.:.J
.:.:J '1.1.3.2I/erlegglngspl<!lnnen
4.1.3.2I1erlegglngspl<!lnnen
....J
~ 4.1.3.3 OVK met beheerders
4.1. 3.4 5cMdeafhandeling
SCMdeafhandeling
4.1 ." lIastgoed
vastgoed &. l)'"ondverwervlng
l)"ondverwervlng
~ 4. 1.5 I,'
dstgoed &
&. l)'"ondverwerving
l)"ondverwerving
Vastgoed
:::, - 4.3
4,3 Publieks~rlici~lie
"3
Publieks~rli(i~lieen communicatie
4.3.IOverleQQen
4.3.IO...
erleQQen
4.3. 1.1 Voor! dr ëlaQvlak
1.3.
ëlëIgvlak
overleg
...:J. 4.3.2.1 Ambtelijk overleg
1=
--
<1,3.2
4.3.2 Communtcati plan
plan
4.3.3IncidentJ'Mnagement
4.3.3IncldentJ'Mnagement
4.3.4 Folders-flyers
4.3.58urgerbrleven
<I.3.58urgerbrleven
-
".3.6 Klachten-080a-lijn
4.3.7 lIerkéersmanagement
\ltllJrkéersmanagement
(~
r~
...:J
-
'_
.=
Verkeersmana~ment (\IMP)
4.3.7.1 Verkeersmana~ment
VMTP N9
1.3.7.2
4.3.7.2 Foseringsplon
i.3.6Stakeholdanalyse
".3.6Stakeholdanalyse
4.3, 9 Mobl~teJt
Planning
r=
5. PB
E
Ë
5.1
5,1~ln9
Plamlng
S.I.I
5.1 . I Projedplanning
5.3 Financieel beheer
Cl
5,3,1 Projectbegroting
5,3,2 Budgetoverzlcht
5.3,3 SAP overZichten
5,3,4 Prestatieverl<Ja Ingen
5.3,4
lngen
5. 3,5 Eincl.*ekeningen
5.4 Organisatie
=
5.4.1 Handreikingen
~ 5,4 .2
,2 On~amQr
ëlmmen
On~amQr ammen
5. 5 R.lsk
R.isk Dm~n~g6fTlent
"~
5,5. 1 Risicodossier
5.6 Scope en wi)ziginQen
• 5.7 Diverse verslagen
-
Ol lntemoverieg
02 PSU
03 Cantr
Contr actoverleg
öctoverleg
04 Projectovefleg
.=:.'
050mgevln9SOVerle'ij
05 Omgevln9soverle'ij
5,8 Documentbeheer
::
DJ
Ol CorrespOl'ldentle
Ol Intern
02 Extern
5,8.1 Archiefindeling
5.8.1
5,8.1
Archlefil'ldeling-Acce~s
Archlefil'ldeling-Acce~s
5.8.20Ileraachtsdocumenten
5,8.3 Beeldarchief en pre-sentaties
presentaties
5,8.4 Correspondentie
5.8.4
5,8.5 Afspr"ken mbt ~·bunt
5.8.5
~ 5,9 !CT ·onders-teunlng
'onder~eunlng
8
-- 6.00C
6.DOC
-:.
6.1 810 (Contract
en
-wijZiOlngen)
6,1.1 Contractbijlagen
6, I .2 AlcateJ~ief
..:) 6.1.3 Beeindigingsbnef
~ 6.'.4 EMVJ ~nelyse
6,1.5
6.1.5 Inkoopplan - Slografie
6.1.6 Marktanalyse
6,1.6
6.1.7
6,1.7 Mandaat aanvrMg
6, I .9 Nota van InllchtinQen
6,1.9
,nlichtlf1Çlen
6,2 ~ndleidingen
1:
81
6.3 Foto's uitvoering
A7GO
6,4 Kunstwerken
~
6,5 Certificaten
6.6 Venendbrieven
.:::J
~ Matlarchief
MÖllarchief
1-
2012
t:l Augustus
Juli
Juni
Mei
Startpagina_bestanden
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Bijlage
D
Ordeningsstructuur, volgens IPM-model
Pagina 29 van 31
1. Projectmanagement
Ordeningsstructuur projectarchieven Variabel Onderhouds Contract (VOC) West Nederland Noord (RWS WNN)
2. Contractmanagement
3. Technisch
4. Omgevingsmanagement
5. Projectbeheersing
(voorbereiding en
Management
realisatie)
6. Indeling
Projectdocumentatie
1.1
Opdracht realisatie
2A
Voorbereiding
3.1
Vraagspecificaties
4.1
Conditionering
5.1
Planningbeheer
6.1
1.1.1
Projectopdracht
2A.01
3.1.1
Ruimtelijke Ordening
5.2
Capaciteit
6.1.1
Voortgangsrapportages
Gatereview
Projectsturing en
samenwerking
(Deel)projectplannen
2A.02
2A.03
2A.04
3.2
3.2.1
3.3
Programma van
eisen
Onderzoeken
Rapporten
Ingenieursbureaus
4.1.0
1.1.2
1.1.3
1.2
Programma van
Eisen
Contract Concept
Beheersplan
PRI raming
BIO (Contract en
wijzigingen)
Contractbijlagen
4.1.1
4.1.1.1
4.1.1.2
Vergunningen
Vergunningeninventarisatie
Aanvragen vergunningen
5.3
5.3.1
5.3.2
Financieel beheer
Projectbegroting
Budgetoverzicht
6.1.2
6.1.3
6.1.4
Alcatelbrief
Beeindigingsbrief
EMVI-analyse
2A.05
Inkoopplan
3.4
Areaal
4.1.2
Uitvoeren bodemgerelat.
5.3.3
SAP overzichten
6.1.5
2A.06
2A.07
2A.08
Nota van Inlichtingen
Aanbesteding
Gunning
3.4.1
3.4.2
3.4.3
Doorrijhoogtes
Ontwerp/tekeningen
Berekeningen
4.1.2.1
4.1.2.2
4.1.2.3
Luchtkwaliteitsonderzoek
Akoestisch onderzoek
Bodemonderzoek
5.3.4
5.3.5
5.5
Prestatieverklaringen
Eindafrekeningen
Risicomanagement
6.1.6
6.1.7
6.1.8
1.3.2
Bestuurlijke besluiten
Kwaliteitsmanagement
Interne
kwaliteitsborging (IKB)
Project kwaliteitplan
2B
Contractrealisatie
3.4.4
DISK RUPS lijsten
4.1.2.4
Flora & Fauna
5.5.1
Risicodossier
6.1.9
1.3.3
Toetsen / audits (DAD)
2B.1
Contract definitief
3.4.5
As built
4.1.2.5
5.6
Scope en wijzigingen
6.2
1.3.4
Procesbeschrijvingen
2B.1.1
Annex
3.4.6
Maatvoering Geo
Areaalgegevens
4.1.2.6
Watertoets (niet
geotechnisch)
Inpassing, vormgeving
Inkoopplan –
Biografie
Marktanalyse
Mandaat aanvraag
Procesverbaal van
aanbesteding
Nota van
inlichtingen
Handleidingen
5.7
Diverse verslagen
6.3
1.3.5
2B.1.3
Getekend contract
4.1.2.7
Archeologisch onderzoek
5.8
Documentbeheer
6.4
1.4
Toezicht registratie
bouwstoffen
Capaciteitsmanagement
Foto’s uitvoering
(DI)
Kunstwerken (DI)
2B.2
Contractbeheersing
4.1.3
5.8.1
Archiefindeling / Access
6.5
Certificaten
1.4.1
1.4.1.1
Projectorganisatie
Adressenbestand
2B.2.4
2B.2.5
SCB
Contractbeheersplan
4.1.3.1
4.1.3.2
Verleggen Kabels &
Leidingen
K&L-Inventarisatie
Verleggingsplannen
5.8.2
5.8.3
6.6
Verzendbrieven
1.4.1.2
1.4.1.4
Vakantieplanning
Organogrammen
2b.2.6
2B.3
4.1.3.3
4.1.3.4
OVK met beheerders
Schadeafhandeling
5.8.4
5.8.5
1.4.1.6
Capaciteitsinschatting
2B.4
Maatregelengaranties
Draaiboeken en
werkplannen
Uitvoering
Overdrachtsdocumenten
Beeldarchief en
presentaties
Correspondentie
Afspraken mbt. As-built
4.1.4
5.9
ICT-ondersteuning
1.5
1.5.1
Integrale Veiligheid
IVP
2B.5
2B.6
Prestatiemeting
Oplevering
4.2
4.3
1.5.2
1.5.3
Calamiteitenplan
V&G plan
2B.7
Nazorg
4.3.1
4.3.7
4.3.5
4.3.4
4.3.6
4.3.8
4.3.8.1
Vastgoed &
grondverwerving
Bestuurlijke besluitvorming
Communicatie &
publieksparticipatie
Communicatieplan
Incidentmanagement
Folders/flyers
Burgerbrieven
Klachten/0800-lijn
Verkeersmanagement
Verkeersmanagement
(VMP)
Mobiliteit
Afspraken met
hulpdiensten
1.2.1
1.2.2
1.3
1.3.1
4.3.8.2
4.3.8
Johan Joost van Daalen
Page 1
12-9-2013
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Bijlage
E
Metadata per archiefstuk
Per archiefstuk worden de bestandnamen alsvolgt geformuleerd:Per
archiefstuk worden in het projectteam de volgende metadata vastgelegd.
Hiervoor verwijs ik ook naar de internetpagina, via “Kennis en Expertise”
onder het kopje “Documenten overig” staan de bestanden ‘Versie en
statusbeheer” en “namen voor documenten en dossiers”.
Hieronder volgt een opsomming van de gehanteerde data bij de
registratie.
1
Documentnr
Volgnr in Excel
2
Map
Opvolgend nr in Excel
3
Locaties
Picklist in Excel
4
Documentnaam
Korte omschrijving in
houd in Gehopt-stijl
(Gezichtspunt;
Handeling ;
Object/Subject,
Plaats, Tijd)
5
Auteur
Tekst
6
Datum document
ijjj-mm-dd
7
Datum ontvangst
ijjj-mm-dd
8
Status
Versie-aanduiding
document
9
Kenmerk
Kenmerkaanduiding
document
10
Dossier
Picklist in Excel
11
Subdossier
Picklist in Excel
12
Registrator (de naam van degene die het
Picklist in Excel
document heeft geregistreerd)
14
Registratiedatum
ijjj-mm-dd
15
BSD-code
Picklist in Excel
(popupmenu)
16
Archiefwaardig (Ja of Nee)
Picklist in Excel
(popupmenu)
Voorbeelden naamgeving:
Toetsen
Bouwverslagen
Bv. Teamverslagen
20120214toets01
20130301bv01
20130214ct01
De naamgeving van documenten zal op onderstaande manier plaatsvinden:
jjjjmmdd/naamdocument/versienummer
Bijvoorbeeld:
•20120214toets01
•20130301bv01
•20120214rev01
•20120214rev02
Pagina 30 van 31
DIP VOC 2012-2015 versie 7 (Definitief) -
Bijlage
F
Toegang tot de documenten
1
2
3
5
6
7
De projectteamleden krijgen een e-mail met een link naar de
startpagina van het VOC-Project. Dat is een in Excel gemaakte htmlpagina.
Op de startpagina staan de hyperlinks naar de diverse
projectarchieven van de deelprojecten.
De deelprojecten geven de mappenstructuur weer, zoals die is
samengesteld op basis van het IPM-model.
Per IPM-model zijn hyperlinks gemaakt naar de diverse onderliggende
mappen op de schijf Dienst (G: ).
In deze mappen kunnen de projectteamleden als gebruikers de al
gearchiveerde bestanden raadplegen.
Eenmaal in de mappenstructuur staat bovenaan een regel
[hoofddirectory] om weer terug te kunnen keren naar steeds 1 niveau
hoger. Dit zit in de behoorlijk “veilige” browseromgeving.
Pagina 31 van 31

Download Report