Rekenkamercommissie gemeente Smallingerland Lokaal onderzoek naar de relatie tussen Aandeelhoudende gemeenten en HVC Dit rapport betreft een aanvulling op het gemeenschappelijk onderzoeksrapport in opdracht van de 17 rekenkamer(commissie)s 7 mei 2014 Vastgesteld door de rekenkamercommissie Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 BEZOEKADRES : Waarderweg 33 Kantoor b10, 2031 BN Haarlem POSTADRES : Postbus 2016, 2002 CA Haarlem t 023 531 91 41, f 023 531 63 93, e [email protected], i www.iprnormag.nl In opdracht van: Rekenkamercommissie gemeente Smallingerland Opsteller(s): Drs. ing. P.M.J. de Bruin (Paul), M.F. Boels MSc. (Marten), M. Laan MSc. (Manon) Projectnummer IPR Normag: 100831 Aantal pagina’s: 27 Status rapportage Datum Toegestuurd naar Concept 14 februari 2014 Rekenkamercommissie Smallingerland Concept 27 februari 2014 Bespreking op 19 februari 2014 Rekenkamercommissie Smallingerland voor akkoord. Vastgesteld door de 7 maart 2014 rekenkamercommissie Eindrapport Rekenkamercommissie Smallingerland Ter aanbieding voor wederhoor. 17 april 2014 In dit rapport zijn de uitkomsten uit de bespreking (in het kader van wederhoor) met wethouder en ambtelijk adviseurs, de voorzitter en een lid van de rekenkamercommissie en de onderzoekers van IPR Normag d.d. 15 april 2014. Eindrapport 25 april 2014 In dit rapport zijn de uitkomsten uit de bespreking (in het kader van wederhoor) 1 mei 2014 defini- met wethouder en ambtelijk adviseurs, tief de voorzitter en een lid van de rekenkamercommissie en de onderzoekers van IPR Normag d.d. 15 april 2014, en reactie per mail d.d. 25 april 2014 verwerkt. Inclusief een correctie in de verwijzing naar bronnen op 1 mei 2014 Definitief rapport 7 mei 2014 De tekst in deze rapportage is ten opzichte van de vorige versie niet gewijzigd. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 2/27 Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Gemeente Smallingerland Inleiding Relatie met uitkomsten gemeenschappelijk onderzoek Aanvullende aanbevelingen Smallingerland Uitvoering en afbakening van het lokaal onderzoek Hoe werkt het besturingsmodel in Smallingerland 4 4 4 7 10 11 2 2.1 2.2 2.3 2.4 Bevindingen, conclusies en aanbevelingen Normenkader Procesafspraken Informatievoorziening Besluitvorming 13 13 14 18 21 Bijlagen 1. Gesprekspartners 2. Gehanteerde bronnen 3. Normenkader lokaal deel 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 24 24 25 26 - 7 mei 2014 - 3/27 1 GEMEENTE SMALLINGERLAND 1.1 Inleiding Het gemeenschappelijk onderzoek van de rekenkamercommissies is toegespitst op de gemeentelijke rol van aandeelhouder van HVC. De gemeente wordt daarbij als één entiteit ‘de gemeente’ benaderd. De gemeente wordt als aandeelhouder vertegenwoordigd door een wethouder met volmacht van het college. Bij het vervullen van deze vertegenwoordigende aandeelhoudersrol (wethouder en college) dient rekenschap en invulling te worden gegeven aan de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Het voorliggende, lokaal onderzoek geeft inzicht in de wijze waarop in de gemeente Smallingerland invulling wordt gegeven aan de afstemmings-, informatie-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen aangaande het aandeelhouderschap in HVC binnen de gemeentelijke organisatie. De volgende rekenkamer(commissie)s hebben IPR Normag opdracht gegeven om het lokaal deel van het onderzoek uit te voeren: Bergen, Castricum, Heerhugowaard, Smallingerland, Purmerend en Noordoostpolder. 1.2 Relatie met uitkomsten gemeenschappelijk onderzoek Deze rapportage betreft een aanvulling op het gemeenschappelijk onderzoeksrapport in opdracht van de 17 rekenkamer(commissie)s “Onderzoek naar de relatie tussen aandeelhoudende gemeenten en HVC” d.d. 7 maart 2014. Het gemeenschappelijk onderzoeksrapport presenteert nadere informatie over de context, achtergronden en de inrichting van het besturingsmodel. Evenals de door de gemeente genomen besluiten die ten grondslag liggen aan de oprichting van HVC, de deelname bij de oprichting of toetreding naderhand door de deelnemende gemeenten (vastgelegd in de statuten), de nadere afspraken, de garantstelling door de gemeente(n) en het ten laste van de gemeenten komen van een negatief saldo bij HVC (vastgelegd in de Ballotageovereenkomst) en eventuele nadere besluiten door de AvA met betrekking tot invloed, zeggenschap en risico’s. 1.2.1 Conclusies uit het gemeenschappelijk onderzoek De belangrijkste conclusies uit het gemeenschappelijk onderzoek zijn: · Het besturingsmodel functioneert zoals afgesproken en vastgelegd in statuten, overeenkomsten en aanvullende besluiten. · HVC is in de afgelopen jaren meer commercieel actief geworden. Dit heeft gevolgen voor het risicoprofiel. In 2002 werd 70% van de verbrandingscapaciteit benut 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 4/27 voor het huishoudelijk (rest)afval van de gemeenten. In 2013 is dit nog 45%. De overige 55% moet in de markt bij bedrijven en instellingen worden geacquireerd. · Het ondernemingsrisico ligt bij de aandeelhoudende gemeenten. Een financieel tekort bij HVC wordt weliswaar gedekt uit de (beperkte) reserves van HVC, als deze niet volstaan wordt een beroep gedaan op de financiële middelen van de aandeelhoudende gemeenten (vastgelegd in artikel 7 van de Ballotageovereenkomst). · De aandeelhouders hebben een garantstelling afgegeven om HVC tegen financieel gunstige voorwaarden leningen af te kunnen laten sluiten (vastgelegd in artikel 9 van de Ballotageovereenkomst). · Er is sprake van een disbalans tussen de verplichtingen en risico’s verbonden aan het aandeelhouderschap enerzijds en invloed en zeggenschap van de aandeelhouders c.q. gemeenten anderzijds. · Gemeenteraden staan op grote afstand van HVC. Dit geldt zowel voor de raden van gemeenten die individueel aandeelhouder zijn, als voor de raden van gemeenten die via een gemeenschappelijke regeling aandeelhouder zijn. · De huidige strategie en koers van HVC zijn breder dan de doelomschrijving van de gemeenschappelijke regeling die – namens de gemeenten - aandeelhouder van HVC is. · De verbreding van het strategisch profiel van HVC ‘van afval naar grondstoffen, energie en duurzaamheid ‘ leidt tot discussie, waarbij behoefte bestaat aan een meer actief aandeelhouderschap. · De informatieverstrekking aan aandeelhoudende gemeenten is transparant en proactief, maar lijkt het punt van verzadiging bereikt te hebben: meer gegevens leiden niet per definitie tot meer kennis en beter inzicht. · De complexiteit van het speelveld en door aandeelhouders aangegane verplichtingen vergen een hoog niveau van kennis en (financiële) competenties van de aandeelhouders en de gemeenteraden. 1.2.2 Aandachtspunten voor de raad uit het gemeenschappelijk onderzoek De belangrijkste aandachtspunten voor de raad uit het gemeenschappelijk onderzoek zijn: Ten aanzien van koers en strategie · Verricht een heroriëntatie op het strategisch- en risicoprofiel HVC. Recent hebben HVC en de aandeelhoudende gemeenten een strategisch positioneringsproces doorlopen en afgerond. In deze uitgevoerde heroriëntatie is niet de principiële vraag beantwoord waarom op termijn HVC als overheidsbedrijf nodig is. Aanbevolen wordt om de noodzaak voor het handhaven van een overheidsbedrijf 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 5/27 in deze vorm (in relatie tot de marktontwikkelingen, risico’s en het aandeel van marktactiviteiten) te heroverwegen. Ten aanzien van besluitvorming en bevoegdheidsverdeling: · Verzoek om duidelijkheid over de werkwijze van het besturingsmodel. Draag er zorg voor dat direct betrokkenen en belanghebbenden (college, raad en ambtelijke adviseurs) adequaat inzicht hebben (en waar nodig krijgen, in het (feitelijk) functioneren van het besturingsmodel van HVC. · Stimuleer het delen van kennis voor meer actief aandeelhouderschap. Organiseer voldoende kennis en deskundigheid om adequaat invulling te gegeven aan actief aandeelhouderschap. Vanwege de complexiteit van het speelveld is het wenselijk om de kennis en deskundigheid te delen en benutten. Het is dan wel van belang dat de deelnemende gemeenten een actieve rol kunnen vervullen bij besluitvorming en standpuntbepaling. Ten behoeve van actief aandeelhouderschap wordt aanbevolen om aandeelhouders te groeperen om kennis en expertise met elkaar te delen en verder te ontwikkelen. En daarbij goed gebruik maken van de mogelijkheden van (gezamenlijke of gedeelde) ambtelijke ondersteuning en advisering. · Zorg voor voldoende waarborgen van de benodigde competenties bij de vertegenwoordigende aandeelhouder en ambtelijke ondersteuning. Bijvoorbeeld door specialisatie, externe ondersteuning en/of het groeperen van aandeelhouders. Ten aanzien van beleid en risico: · Verzoek om een monitorsystematiek waarmee de beleidsrealisatie en ondernemingsdoelen kunnen worden gevolgd en besproken met de aandeelhoudende gemeenten. · Verzoek het bestuur van HVC om middellange en lange termijn prognoses te verstrekken aan de RvC (vanuit hun toezichthoudende rol) ten aanzien van ontwikkelingen in de afval- en energiemarkt. Rekening houdend met positieve en negatieve scenario’s en de consequenties hiervan op de financiering, liquiditeit, solvabiliteit en de verwerkingstarieven die aan de gemeenten worden berekend. En informeer de aandeelhouders (vertrouwelijk) hierover. Ten aanzien van informatievoorziening: · Stel een informatieprotocol op waarin afspraken worden gemaakt over de onderwerpen en wijze van informatievoorziening richting belanghebbenden (RvC, aandeelhouders, college en raad). 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 6/27 · Verlang verdere optimalisatie van de informatieverstrekking richting belanghebbenden binnen de gemeentelijke organisatie. Met name op maat gesneden informatie ten behoeve van raad/raadsleden. Dit betreft zowel de Jaarstukken, als ook informatie met betrekking tot voorstellen voor (nieuwe) investeringen of deelnemingen. Ten aanzien van toezicht: · Versterk de toezichthoudende rol van aandeelhouders en ontwikkel een toezichtkader waarbij gemeenten vastleggen op welke wijze zij hun aandeelhoudende rol vervullen richting HVC. Stel dit toezichtkader zo mogelijk gezamenlijk vast. · Heroverweeg de wijze van directe benoeming van commissarissen door clusters aandeelhouders en de samenstelling van de RvC. Houdt daarbij rekening met een evenwichtige samenstelling en spreiding van kennis, kritisch en onafhankelijk, (politiek-bestuurlijk) omgevingssensitief, et cetera. Ten aanzien van interventie: · Vergroot de invloed van de aandeelhouders op de meer zwaarwegende besluiten van de directie van HVC. Bijvoorbeeld ten aanzien van financiën en financiering, tarieven en bedrijfsstrategie. 1.3 Aanvullende aanbevelingen Smallingerland Als aanvulling op de aandachtspunten voor de gemeenteraad uit het gemeenschappelijk onderzoek worden de volgende specifieke aanbevelingen gedaan ten aanzien van de afstemmings-, informatie-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen aangaande het aandeelhouderschap in HVC binnen de gemeentelijke organisatie. Daarbij wordt opgemerkt dat de huidige werkwijze tussen raad en college in Smallingerland ten aanzien van de planning- en control cylcus ( P&C-cyclus) functioneert zoals afgesproken. Kern van hiervan is verantwoording over (de deelneming van de gemeente in) HVC als verbonden partij. De informatievoorziening ten aanzien van verbonden partijen is een verantwoordelijkheid van het college. Daarbij vormt naast het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) de Financiële verordening (op basis van artikel 212 gemeentewet) een kader voor toesting en informatievoorziening. Aanvullende informaties dienen daarbij te worden verstrekt indien sprake is van mogelijk ingrijpende gevolgen voor de gemeente, of op initiatief van de raad. Dit werkt zoals afgesproken en vormt een goede basis voor verdere optimalisatie van de informatievoorziening met het oog op de controlerende en kaderstellende taak van de raad, en de bijzondere kenmerken van HVC als verbonden partij. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 7/27 In het onderhavig onderzoek gaat het om de vraag of de informatievoorzieningen en betrokkenheid van de raad ook optimaal is ingericht, om zijn rol te kunnen vervullen. HVC is geen ‘gewone’ verbonden partij of structuur vennootschap. De gemeente heeft een bijzondere betrokkenheid en verbondenheid met het overheidsbedrijf HVC inclusief rechten en verplichtingen1. Bovendien bevindt het overheid gedomineerde bedrijf HVC zich in een dynamische (markt) omgeving waarbij koers, strategie en functioneren belangrijke onderwerpen van gesprek zijn. De Financiële verordening gemeente Smallingerland 2009 voorziet in een (met de raad afgesproken) kader gericht op financiële rechtmatigheid. De hier gedane aanbevelingen gaan verder dan alleen de financiële rechtmatigheid. Dit vanwege de bijzondere betrokkenheid en verbondenheid met het overheidsbedrijf HVC inclusief rechten en verplichtingen. Met deze nadere duiding van de context als basis wordt de raad aanbevolen het college opdracht te geven om de informatievoorziening verder te optimaliseren, waarbij rekening wordt gehouden met de volgende bestuurlijke aandachtspunten: · Stel als raad vooraf duidelijke kaders ten aanzien van financiën en risico’s en het (strategisch) profiel van het overheidsbedrijf waarin de gemeente aandeelhouder is. De raad vervult zo beter zijn rol en geeft het college kaders mee waarbinnen het college haar rol van aandeelhouder kan vervullen. Dit heeft verschillende voordelen: o Door het college vooraf kaders mee te geven worden de mogelijkheden vergroot om binnen de huidige structuur de wensen van de raad mee te nemen bij het bepalen van het aandeelhoudersstandpunt. Dit betreft bijvoorbeeld duidelijke kaders ten aanzien van wanneer sprake is van ‘ingrijpende gevolgen’ voor de gemeente, zoals bij strategiewijziging van HVC. o Door duidelijke kaders vooraf te stellen waar nodig, wordt het voor de raad ook eenvoudiger om achteraf te controleren in welke mate de vooraf gestelde doelstellingen behaald worden. Dit betreft bijvoorbeeld (her)bevestiging van de huidige gemeentelijke koers van afbouw van de omvang van de garantstelling en daarmee samenhangende vermindering van gemeentelijke risico’s. · Formuleer heldere en toetsbare (beleids)doelstellingen ten aanzien van milieu, duurzaamheid en kosten waaraan het aandeelhouderschap van de gemeente in HVC getoetst kan worden, en waarover periodiek wordt gerapporteerd. 1 Onder meer door de afspraken in de Ballotage Overeenkomst. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 8/27 Dit is met name voor het toetredingscriterium ‘verlaging van de kosten’ een belangrijk aandachtspunt. Maar ook voor de gemeentelijke doelstellingen op gebied van milieu en duurzaamheid door deelname in duurzaamheidsprojecten als wind- en zonne-energie. · Verzoek het college om aanvullend inzicht in de financiële positie van HVC en de mogelijke gevolgen daarvan voor gemeente Smallingerland. Op basis van de bij de raad bekende stukken is voor niet financieel onderlegde lezers onvoldoende duidelijk (onvoldoende geduid) welke risico’s de gemeente loopt ten aanzien van de verstrekte garantstelling. Voorts is de relatie tussen artikel 7 van de Ballotageovereenkomst en de mogelijke consequenties daarvan voor de gemeente niet gepresenteerd. Deze aanbeveling moet nadrukkelijk in relatie gezien worden tot de conclusies uit het gemeenschappelijk onderzoek waarin aandeelhouders HVC om ‘op maat gesneden’ informaties vragen, op maat gesneden van de individuele aandeelhouder. In aanvulling op de aanbevelingen aan de raad en navolging van de huidige werkwijze tussen raad en college (op basis van Gemeentewet 160) doen onderzoekers de volgende aanbeveling aan het college van Smallingerland: · Richt een concrete informatiestructuur in als aanvulling op de huidige informatiestructuur in de begroting en jaarstukken op basis van de AvA. Per AvA stelt het college een notitie op waarin het collegestandpunt ten aanzien van de AvA met de raad gedeeld wordt. Waar het (nieuwe) investeringsbesluiten betreft, of besluiten met invloed op de garantstelling wordt de raad om een zienswijze gevraagd. · Verrijk de informatie in de gemeentebegroting en jaarstukken met betrekking tot HVC. het gaat dan om een verrijking van de huidige informatie in de paragraaf verbonden partijen met een beschouwing op de ontwikkeling van het strategisch- en risicoprofiel van HVC, gekoppeld aan de meerjarenprognoses voor het resultaat en de tarieven. · Maak duidelijker onderscheid in de rol en betrokkenheid van de gemeente als opdrachtgever en als aandeelhouder. Men kan bijvoorbeeld tevreden zijn over de dienstverlening, maar niet over de koers van het bedrijf. Dit kan eenvoudig gerealiseerd worden door verschillende wethouders aan te wijzen als wethouder-aandeelhouder en wethouderopdrachtgever. In gemeente Smallingerland is deze functionele scheiding reeds doorgevoerd in zowel de bestuurlijke als ambtelijke organisatie, maar in de afgelopen collegeperiode niet op bestuurlijk niveau. In de huidige situatie ligt het accent meer op opdrachtgeversaangelegenheden (bijvoorbeeld de hoogte van het verwerkingstarief voor het verbranden van huishoudelijk restafval). 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 9/27 In de communicatie tussen raad en college is van belang dat dit onderscheid gemaakt wordt. 1.4 Uitvoering en afbakening van het lokaal onderzoek De volgende figuur illustreert de focus van het gemeenschappelijk en het lokaal onderzoek. Formeel vervult ‘de gemeente’ als één rechtspersoon de rol van aandeelhouder. In het gemeenschappelijk onderzoek is primair gefocust op de rol van de gemeente als aandeelhouder. Indien een gemeente afzonderlijk (en direct) aandeelhouder is, dan wordt de gemeente als aandeelhouder vertegenwoordigd door de wethouder. Indien het aandeelhouderschap is Gemeente r Gemeente p belegd bij een gemeen- Publiek recht Gemeente s Gemeente q Gemeenteraad Gemeenteraad Algemeen bestuur College van B&W College van B&W Dagelijks bestuur Lokaal onderzoek schappelijke regeling, dan vervult het Algemene vergadering van aandeelhouders bestuur van de gemeen- Privaat recht schappelijke Gemeenschappelijk onderzoek Raad van Commissarissen Bestuur (directie HVC) regeling c.q. Vennootschap HVC de voorzitter van het bestuur de rol van aandeelhouder. In het lokaal onderzoek wordt op basis van de drie uitgewerkte casussen (te weten Strategieherijking, Biovergistingsinstallatie Middenmeer en Windpark Gemini) onderzocht op welke wijze besluiten en informatie-uitwisseling in de gemeente worden vormgegeven. De volgende activiteiten zijn uitgevoerd: 1. Opstellen normenkader. Dit normenkader en de daaraan verbonden onderzoeksvragen zijn specifiek gericht op de wijze waarop de gemeenteraad haar kaderstellende en controlerende rol kan vervullen. 2. Inventarisatie van relevante documenten en informatie welke uitgewisseld zijn tussen college, raad en ambtelijke organisatie, waarbij wordt toegespitst op de drie casussen. 3. Interviews met de betreffende wethouder(s), ambtelijke ondersteuning en raadsleden en/of vertegenwoordigd de raadsgriffier. 4. De gespreksverslagen van deze interviews worden voor akkoord teruggelegd bij de gesprekspartners. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 10/27 5. De uitkomsten van het documentenonderzoek en de interviews worden uitgewerkt in een korte en heldere concept rapportage. Daarbij worden het normenkader en de daarin vermelde onderzoeksvragen gevolgd. 6. De rapportage d.d. 7 maart 2014 is met wethouder en ambtelijke vertegenwoordiging besproken in het kader van wederhoor. De bevindingen zijn in onderhavig onderzoeksrapport verwerkt. 1.5 Hoe werkt het besturingsmodel in Smallingerland In de raadsvergadering van 3 oktober 2006 heeft de gemeenteraad van Smallingerland zich- op basis van een voorgelegd voorstel uit het college – uitgesproken om uit te treden uit Omrin (Afvalsturing Friesland) en toe te treden tot HVC. Belangrijkste reden voor de overstap betreft onvrede van gemeente Smallingerland over de tarief(sopbouw) en koers en strategie van Omrin. In het raadsbesluit komt helder naar voren dat de verwerkingskosten bij HVC de belangrijkste motivatie is om toe te treden in HVC. Secundair sluit de levering van duurzame energie door HVC (in de vorm van een warmtenet en levering van elektriciteit) aan bij de duurzaamheidsdoelstellingen van Smallingerland. Vanuit de Gemeentewet is bepaald dat het College de gemeente vertegenwoordigd in de AvA. Via een collegebesluit is bepaald dat de vergenwoordiger altijd een lid van het college van B&W is. Voor gemeente Smallingerland is dat op dit moment de heer Berenst2 (portefeuille: WMO (inclusief welzijn en volksgezondheid), Milieu en Regon, Riolering en Water, Financiën en Grondbedrijf, Informatisering en Automatisering, 3e loco burgemeester). Bij elke AvA van HVC neemt het college een besluit ten aanzien van de in de AvA in te nemen standpunten. Het aandeelhoudersstandpunt van het college wordt via de besluitenlijst van het college (welke via de raadsgriffie aan de raadsleden wordt verstrekt) gedeeld met de raadsleden. Veelal wordt vooraf geen aandeelhoudersstandpunt ingenomen, maar wordt de portefeuillehouder gemachtigd om naar bevind van zaken te handelen. De gemandateerde wethouder legt direct (namens het college) verantwoording af aan de eigen gemeenteraad. 2 De verschillende deelnemingen worden, naar onderwerp en aard aan de meest betrokken wethouder "toegekend". 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 11/27 Zie voor een nadere toelichting op de bevoegdheidsverdeling tussen college en raad bijlage 10 van het gemeenschappelijk onderzoek. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 12/27 2 BEVINDINGEN, CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 2.1 Normenkader Het normenkader en de daaraan verbonden onderzoeksvragen zijn specifiek gericht op de wijze waarop de gemeenteraad haar kaderstellende en controlerende rol kan vervullen. Zoals gezegd binnen het kader van het aandeelhouderschap van de gemeente en de overige daaraan verbonden en aangegane rechten en verplichtingen. De volgende figuur presenteert het onderzoekdomein. In het vervolg van deze paragraaf worden de drie onderdelen nader toegelicht. Procesafspraken gemeentebestuur over: • Rol en betrokkenheid van de gemeenteraad • Informatievoorziening aan de gemeenteraad Besluitvorming: rol gemeente- raad bij • Initiatieffase • Voorbereidingsfase • Besluitvormingsfase • Uitvoerings- en evaluatiefase Informatievoorziening aan de gemeenteraad beoordeeld op: • Aanwezigheid van informaties • Tijdigheid van informaties • Begrijpelijkheid van informaties · Procesafspraken. De procesafspraken volgen uit wet- en regelgeving (met name Gemeentewet en het BBV) en de nadere afspraken in en door het gemeentebestuur over de wijze (informeren, kaderstellen, controleren) en momenten waarop de gemeenteraad betrokken is bij besluiten aangaande HVC. · Informatievoorziening. De informatievoorziening aan de gemeenteraad (ten behoeve van informeren, kaderstellen en controleren) wordt beoordeeld op drie kwaliteitscriteria: beschikbaarheid, tijdigheid en begrijpelijkheid. · Besluitvorming. In de besluitvorming (ten aanzien van de casussen inzake investeringsbeslissingen, maar ook in de reguliere jaarstukkencyclus) wordt onderscheid gemaakt in vier fasen: het initiatief, de voorbereiding van een investeringsbesluit, het besluit zelf en tot slot de reguliere uitvoeringsfase. In deze uitvoeringsfase kan besluitvorming een project evaluatie omvatten dan wel de reguliere jaarstukken cyclus waarin het bestuur van de onderneming verantwoording aflegt over het gevoerde (financieel) beleid. Het normenkader met een nadere toelichting vindt u in bijlage 3 van deze rapportage. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 13/27 2.2 2.2.1 Procesafspraken Bevindingen Naast het aandeelhouderschap is gemeente Smallingerland ook opdrachtgever voor HVC. HVC verzorgt voor gemeente Smallingerland de afvalverbranding van huishoudelijk afval. Informatie die over HVC met de raad gedeeld wordt kan dus zowel betrekking hebben op de opdrachtgever-opdrachtnemersrelatie als op het gemeentelijke aandeelhouderschap in HVC. Zoals gezegd is het onderhavige onderzoek specifiek gericht op de relatie tussen de gemeente als aandeelhouder en HVC. De gemeente Smallingerland is in 2007 toegetreden op basis van een raads- (en college)besluit (besluit van de raad van 3 oktober 2006). In het raadsbesluit zijn het doel van HVC, enkele specifieke kenmerken en het functioneren beschreven. Bij het besluit van toetreding heeft de raad hiermee dus rekening gehouden, en daarmee (zij het impliciet) kaders gesteld ten aanzien van het aandeelhouderschap. Het betreft onder meer: · (HVC heeft het doel om:) “HVC stelt zich ten doen het inzamelen, overslaan, transporteren en het verwerken van huishoudelijk en bedrijfsafval. Voor het verbranden van afval beschikt HVC over een afvalverbrandingsinstallatie in Alkmaar.” · De verbrandingscapaciteit wordt op het moment van toetreding voor 53% uit de gemeentelijke markt betrokken, de overige verbrandingscapaciteit wordt betrokken uit bedrijfsafval. · Toezicht op de directie vindt plaats door een – deels door de aandeelhouders zelf gekozen – Raad van Commissarissen (RvC). · De AvA stelt het Strategisch Plan vast en bepaalt daarmee het beleid van de onderneming. Terzijde. In de raadsbrief (welke vooraf aan de raad is verstrekt inzake het uittreden uit OMRIN en het toetreden tot HVC) wordt niet gesproken over de garantstelling of garantstellingsprovisie of het dekken van de verliezen van de onderneming (volgend uit respectievelijk artikel 9 en artikel 7 van de Ballotageovereenkomst). In het bijbehorende raadsvoorstel wordt verwezen naar de ballotageovereenkomst en staat dat “alle relevante stukken liggen (vertrouwelijk) ter inzage op de griffie”. Alhoewel het (dus) niet met zekerheid is te stellen, heeft de ballotage-overeenkomst naar alle waarschijnlijkheid ter inzage gelegen gezien de inhoud van het voorstel. Voorts wordt de raad door het college geïnformeerd over- en betrokken bij HVC via de reguliere, gemeentelijke P&C-cyclus: · De gemeentelijke begroting omvat de hoogte van de gegarandeerde leningen voor gemeente Smallingerland, de hoogte van de te ontvangen garantieprovisie in zo- 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 14/27 wel het percentage als in euro’s en (in begroting 2013) het beleidsvoornemen voor het komende jaar om de garantstellingen verder te verlagen. · Via de gemeentelijke jaarstukken wordt de raad geïnformeerd over de realisatie in het afgelopen jaar. Deze informatie is op hoofdlijnen en summier. Aanvullend verstrekt de raadsgriffie de besluitenlijst van het college aan de raadsleden, eventueel aangevuld met informatie in de HVC-nieuwsbrief voor gemeenten. Voor het lezen van deze nieuwsbrief is een inlogcode nodig, wat ervaren kan worden als niet gebruiksvriendelijk. Zoals gezegd komt informatie over het aandeelhouderschap via het college bij de raad. Dit betreft de volgende bronnen: · In de gemeentebegroting is HVC in de paragraaf verbonden partijen genoemd als privaatrechtelijk verbonden partij. In de volgende paragraaf beoordeelt IPR Normag de bruikbaarheid en relevantie voor de raad van de verstrekte informatie over met name de risico’s. · De raad wordt hierdoor geïnformeerd over de (financiële) voortgang inzake het aandeel van gemeente Smallingerland in HVC, zowel ten aanzien van de garantstelling als van de garantstellingsprovisie. NB De garantstellingsprovisie wordt – op voorstel van de raad – in gemeente Smallingerland niet verrekend met de afvalstoffenheffing, maar aangewend als onderdeel van de ‘Bedrijfsvoering’ en daarmee als algemeen dekkingsmiddel. · In de gemeentelijke jaarstukken – waaronder de jaarstukken - wordt HVC genoemd in de paragraaf verbonden partijen. · Ook in het beleidsplan 2014-2017 is HVC opgenomen in de paragraaf verbonden partijen. De gemeente Smallingerland wordt in de AvA van HVC vertegenwoordigd door de wethouder. De wethouder opereert op basis van een mandaatsbesluit (per AvA) van het college. 2.2.2 Conclusies met betrekking tot procesafspraken 1. Zijn er afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van de informatie die de raad van het college ontvangt over investeringsbesluiten (casus) dan wel de onderneming HVC? · Tussen raad en college zijn geen specifieke afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van de informatie over investeringsbesluiten, anders dan de reguliere afspraken tussen raad en college zoals vastgelegd in de Financiële verordening. Dit betekent dat de raad alleen geïnformeerd wordt ten aanzien van afwijkingen van de – vastgestelde – begroting, bijvoorbeeld bij het wijzigen van de omvang van de garantstelling, de garantstellingsprovisie of het risicoprofiel van HVC. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 15/27 · De reguliere afspraken tussen raad en college betreffen de verantwoording in de gemeentelijke jaarstukken en begroting. In beide stukken wordt HVC beschreven in de paragraaf ‘verbonden partijen’. · De raad wordt op eigen verzoek of op initiatief van de wethouder – in raads- of commissievergadering - mondeling geïnformeerd door het college over relevante ontwikkelingen in HVC verband. Op basis van de door IPR Normag gevoerde interviews is op te maken dat weinig gebruik wordt gemaakt van deze mogelijkheid (tot nu toe één maal in de commissievergadering van 16 oktober 2012 over de ontwikkelingen bij HVC), dan wel weinig aanleiding wordt gezien om daarvan gebruik te maken. 2. Is de afgesproken rolverdeling tussen raad en college duidelijk? Zijn afspraken op papier gesteld? · Op basis van de reguliere verantwoordingscyclus zijn afspraken tussen raad en college helder. Specifieke afspraken met betrekking tot HVC en met name waar het het aandeelhouderschap betreft, zijn niet op papier gesteld. · Conform het collegebesluit van 7 november 2007 wijst het college een vertegenwoordiger aan in de AvA. In de praktijk is dit de portefeuillehouder Financiën. Eventuele vertegenwoordiging vindt plaats via de gebruikelijke vervangingsstaffel. · Het college neemt per AvA een mandateringsbesluit, waarin het standpunt van de gemeente wordt meegegeven aan de gemandateerde wethouder. 3. Is bij de betrokkenen voldoende duidelijk hoe de gemeenteraad door het college wordt geïnformeerd over het door de RvC gehouden toezicht? · Er zijn geen afspraken tussen raad en college ten aanzien van het door de RvC te houden toezicht. 4. Is eenduidig en duidelijk vastgelegd wie namens de gemeente de rol van aandeelhouder van HVC vervult? En zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van deze vertegenwoordigende functionaris eenduidig en duidelijk vastgelegd? · Ja, in het collegebesluit van 7 november 2007 is geregeld dat de vertegenwoordiging in de AvA is voorbehouden aan het college. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn in het mandateringsbesluit geregeld, waarin het college een specifiek kader per AvA meegeeft aan de betreffende wethouder(op dit moment de heer Berenst). Dit betreft overigens vaak een vrije rol, waarbij de wethouder ‘naar bevind van zaken’ de gemeente in de AvA vertegenwoordigd. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 16/27 5. Bevat de gemeentelijke jaarstukken - die ter vaststelling aan de raad wordt voorgelegd - een risicoparagraaf waarin de risico's zijn vermeld en toegelicht? Zo niet, is deze risicoparagraaf op andere wijze aan de raad verstrekt (in de vorm van een separate rapportage)? · HVC is op de volgende wijze opgenomen in de gemeentelijke jaarstukken: o Gemeente Smallingerland is aandeelhouder en klant van HVC met betrekking tot de verwerking van het huishoudelijk (rest)afval. o Gekoppeld aan het aandeelhouderschap is de garantstelling wegens door HVC aangegane geldleningen. Door de garantstelling zijn lagere tarieven mogelijk (doordat HVC lagere financieringskosten kan maken), hetgeen terugkomt in de gemeentelijke afvalstoffenheffing. o Gemeente Smallingerland ontvangt voor de garantstelling (€ 16,5 miljoen) een garantstellingsprovisie van 1%. o HVC heeft over 2011 een negatief resultaat behaald van € 11 miljoen. IPR Normag is van mening dat de raad met deze informatie conform regelgeving geïnformeerd is over het aandeelhouderschap van de gemeente en daaraan verbonden (financiële en risico) aspecten. Daarbij worden echter wel de volgende kanttekeningen gemaakt: · In de jaarstukken wordt niet benoemd dat eventuele verliezen van de onderneming op basis van artikel 7 aan de gemeente worden toegerekend. Tevens worden ontwikkelingen ten aanzien van het bedrijfsresultaat niet concreet benoemd, ook niet in de eventuele doorwerking daarvan voor gemeente Smallingerland. NB. Na de onderzoeksperiode zijn de Jaarstukken 2013 beschikbaar gekomen. De risico’s met betrekking tot nadelige exploitatieresultaten HVC zijn inmiddels wel benoemd en gekwantificeerd. · Tot slot wordt in de jaarstukken geen melding gemaakt van de mate waarin (de kans waarmee) risico’s kunnen leiden tot een aanspraak op de garantstelling, dan wel het ten laste van de gemeente komen van een negatief saldo bij HVC. 2.2.3 Aanbevelingen ten aanzien van de inrichting van het proces · Stel reële kaders aan het college. Het college heeft weinig kaders voor de uitvoering van het aandeelhouderschap in HVC. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van de doelstellingen van gemeente Smallingerland in HVC ten aanzien van tarieven, maar ook ten aanzien van duurzaamheid. · Zorg voor een actief aandeelhouderschap. De raad is op dit moment weinig tot niet betrokken bij het aandeelhouderschap van de gemeente in HVC. Het is de onderzoekers niet bekend of dit een bewuste keuze of wens van de raad is. Het complexe speelveld van HVC vraagt om actieve aandeelhouders. Dit is met 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 17/27 name waar het gaat om investeringen binnen HVC verband een aandachtspunt in de wijze waarop college informatie deelt met de raad. De raad wordt daarom aanbevolen het college actief te bevragen ten aanzien van het aandeelhouderschap in HVC. · Maak duidelijker onderscheid in de rol en betrokkenheid van de gemeente als opdrachtgever en als aandeelhouder. Dit is met name voor de controlerende taak van de raad een aandachtspunt. Men kan bijvoorbeeld tevreden zijn over de dienstverlening, maar niet over de koers van het bedrijf. · Verzoek het college om volledig inzicht in de financiële positie van HVC en de mogelijke gevolgen daarvan voor gemeente Smallingerland. Op basis van de bij de raad bekende stukken is voor niet financieel onderlegde lezers onvoldoende duidelijk (onvoldoende geduid) welke risico’s de gemeente loopt ten aanzien van de verstrekte garantstelling. Voorts is de relatie tussen artikel 7 van de Ballotageovereenkomst en de mogelijke consequenties daarvan voor de gemeente niet gepresenteerd. 2.3 2.3.1 Informatievoorziening Bevindingen De wijze waarop gemeente Smallingerland de informatievoorziening met betrekking tot het aandeelhouderschap in HVC heeft ingericht is minimaal. De raad wordt op basis van de reguliere P&C-cyclus geïnformeerd, met name aan de hand van de gemeentelijke begroting en jaarstukken. De standpuntbepaling van het college ten aanzien van de AvA van HVC wordt alleen via de besluitenlijst van het college teruggekoppeld aan de raadsleden. Besluiten worden niet of summier nader geduid of toegelicht. De AvA-stukken zijn in principe beschikbaar voor de raad, maar worden niet actief gedeeld of ter inzage gelegd. Ook via het Intranet van HVC wordt raadsleden toegang geboden tot alle AvA-stukken. Overigens zijn AvA-stukken in het algemeen weinig geschikt om met de raad te delen: te omvangrijk en weinig op maat gesneden. 2.3.2 Conclusies 1. Is de aan de raad verstrekte informatie voldoende duidelijk? Zijn de informaties bondig, overzichtelijk en in begrijpelijke en duidelijke termen gepresenteerd? · De informatie over HVC in de gemeentelijke begroting en jaarstukken is conform regelgeving welke voor andere deelnemingen van de gemeente wel kan volstaan. Voor de deelneming in HVC geldt echter dat deze informaties hoewel conform regelgeving tegelijkertijd minimaal zijn. Positief is de wijze waarop gemeente 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 18/27 Smallingerland de omvang van de gemeentelijke garantstelling presenteert en de relatie met de garantstellingsprovisie van 1%. Verbetering is mogelijk in de beschrijving van de aard van de garantstelling en de kans waarop deze aangesproken kan worden. · De door het college wel aan de raad verstrekte informatie is bondig, overzichtelijk en begrijpelijk. · Ten aanzien van verliezen van de onderneming is de gepresenteerde informatie onvoldoende: de raad heeft geen inzicht in de mogelijke gevolgen van verliezen van de onderneming. · Uit de informatie is helder dat de doelstelling van gemeente Smallingerland voor toetreding tot HVC gericht is op lage (verwerkings)tarieven. De ontwikkeling van deze tarieven gedurende de tijd is echter niet inzichtelijk op basis van de aan de raad verstrekte informatie in de gemeentelijke begroting en jaarstukken. 2. Is de aan de raad verstrekte informatie tijdig beschikbaar gesteld, zodat de raad deze nog kan meenemen en -wegen bij de betreffende kaderstellende dan wel controlerende taak? · De informatie over de gemeentelijke begroting en jaarstukken zijn tijdig beschikbaar voor het uitvoeren van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. 3. Biedt de aan de raad verstrekte informatie voldoende inzicht in de gemeentelijke doelstellingen en de wijze waarop en mate waarin het betreffende besluit (casus) dan wel HVC als onderneming, bijdraagt aan het bewerkstelligen van de gemeentelijke doelstellingen? Maakt de door de raad ontvangen informatie inzichtelijk in hoeverre de gestelde gemeentelijke doelen worden gerealiseerd? · De aan de raad gepresenteerde documenten geven inzicht in de gemeentelijke doelstelling ten aanzien van HVC: lage verwerkingstarieven. Met betrekking tot de verwerkingstarieven is op te merken dat deze niet SMART geformuleerd zijn, waardoor het voor de raad niet eenvoudig is deze te controleren. Hierin ligt een relatie tussen de verantwoordelijkheid van het college als aandeelhouder voor het bereiken van dit lage (verwerkings)tarief enerzijds en de verantwoordelijkheid van de raad in het vaststellen van de afvalstoffenheffing anderzijds. Overigens worden de verwerkingstarieven door commissarissen van HVC vastgesteld en medegedeeld aan de aandeelhouders. NB. Zoals in het gemeenschappelijk onderzoek te lezen is, worden de tarieven vastgesteld door de RvC en dus buiten de gemeentelijke aandeelhouders om. Voor Smallingerland geldt echter “… dat het bij toetreding tot HVC aangeboden 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 19/27 tarief gegarandeerd is voor de komende 10 jaar en het college geen redenen heeft kunnen vinden om aan deze garantie te twijfelen”.3 · De gemeentelijke doelstellingen ten aanzien van duurzaamheid worden niet in de begroting of jaarstukken gekoppeld aan HVC. Op basis van de interviews begrijpen onderzoekers dat duurzaamheid wel een belangrijke doelstelling is en daarmee onderdeel van het aandeelhouderschap in HVC. Deze doelstelling heeft geen plaats in de jaarstukken (waarbij de invulling van de doelstelling wel een plaats kan hebben in aanvullende documenten die op andere momenten met de raad gedeeld worden). · Gemeente Smallingerland heeft verschillende deelnemingen in afvalverbrandingsondernemingen. Naast het aandeel in HVC is Smallingerland ook aandeelhouder (historisch bepaald) van Afvalsturing Friesland4. 4. Ontvangt de gemeenteraad periodiek (een) voortgangsrapportage(s) met betrekking tot het investeringsbesluit (casus) dan wel over de voortgang van HVC in het algemeen? Hebben deze voortgangsrapportages een duidelijke en uniforme structuur zodat deze in de tijd vergelijkbaar zijn? · Naast de gemeentelijke jaarstukken en begroting worden geen (periodieke) voortgangsrapportages met betrekking tot het functioneren en presteren van HVC in het algemeen, of met betrekking tot specifieke investeringen, met de raad gedeeld. · Wel wordt door HVC periodiek een zogenaamde Contextanalyse verstrekt aan de aandeelhouders. Daarin worden de (ook externe) ontwikkelingen op het speelveld van HVC gepresenteerd. Deze contextanalyse(s) worden niet actief gedeeld met de raad, maar zijn in principe beschikbaar via het Intranet van HVC waar raadsdelen toegang toe (kunnen) hebben.. Ook wordt de (algemene) nieuwsbrief van HVC – welke door HVC wordt verstrekt - via de raadsgriffie aan de raad beschikbaar gesteld. 2.3.3 Aanbevelingen ten aanzien van de informatievoorziening · Uit de door IPR Normag gevoerde gesprekken en documentenonderzoek blijkt dat er weinig tot geen discussie is in de raad over HVC. · Wij geven ter overweging om het aandeelhouderschap te monitoren op de bijdrage aan beleidsdoelstellingen van gemeente Smallingerland. Formuleer deze beleidsdoelstellingen helder en toetsbaar. Op basis van de huidige informatievoorziening is het voor de raad moeilijk om inzicht te krijgen in de vraag ‘waarom participeert gemeente Smallingerland in HVC?’. 3 Besluitenlijst van de raadsvergadering van 3 oktober 2006. Smallingerland bezig om de aandelen die zij nog heeft te verkopen. 4 Overigens is gemeente 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 20/27 · In de collegebesluiten staat vaak dat de portefeuillehouder gedurende de algemene vergadering van HVC bevoegd is te handelen naar bevind van zaken (binnen de context van het BBV, de financiële verordening en de begroting). Verzoek het college om collegebesluiten ten aanzien van de AvA onderbouwd te delen met de raad. Het college neemt per AvA een mandaatsbesluit, waarbij de wethouder een specifiek mandaat heeft over de in te nemen standpunten. · Verzoek het college inzicht te geven in de verwachtingen voor het komend jaar. De huidige systematiek in de gemeentebegroting geeft weinig inzicht in de ontwikkelingen bij HVC en de effecten daarvan op gemeente Smallingerland. Bijvoorbeeld ten aanzien van de winsten en verliezen van de onderneming, maar ook de mogelijke risico’s op investeringen in HVC-verband. 2.4 2.4.1 Besluitvorming Bevindingen In het besturingsmodel staan gemeenteraden op afstand van het verzelfstandigde (overheid gedomineerde) bedrijf HVC. De directie (en RvC) van HVC beschikt over een groot aantal vrijheidsgraden ten aanzien van besluiten over (vervangings)investeringen, bedrijfsvoering en (zij het binnen kaders) de bedrijfsstrategie. Voor de gemeente Smallingerland geldt dat het aandeelhouderschap direct bij de gemeente belegd is, waardoor de raad direct haar controlerende en toezichthoudende taak uitoefent op het aandeelhouderschap (vervuld door het college en vertegenwoordigd door de wethouder). De directe invloed van de raad op HVC zelf is beperkt, de raad staat in bestuurlijk opzicht op afstand van HVC. De gemeente Smallingerland opereert als individueel aandeelhouder. Waar mogelijk zoekt zij aansluiting bij de standpunten van de aandeelhoudende gemeenten in de kop van Noord-Holland. Deze samenwerking is niet geformaliseerd. 2.4.2 Conclusies met betrekking tot besluitvorming 1. Wordt de gemeenteraad geïnformeerd over initiatieven (met betrekking tot de casussen)? En zo ja, op welk moment? Zijn beslismomenten rond het investeringsbesluit (c.q. de casus) gedefinieerd? Zo niet, is het gewenst dat de gemeenteraad in de initiatieffase wordt geïnformeerd? Zo ja, op welk moment? Voldoet deze informatie aan de gestelde kwaliteitscriteria? · Bij het besluit tot toetreding tot HVC in 2006 is de raad uitgegaan van de volgende doelomschrijving: het inzamelen, overslaan, transporteren en het verwerken van huishoudelijk en bedrijfsafval. Met deze processen wordt tevens duurzame ener- 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 21/27 gie geproduceerd. De raad heeft hiermee een kader gesteld ten aanzien van het profiel van de (overheids)onderneming waarin de gemeente aandeelhouder is geworden. Naderhand hebben de aandeelhouders van HVC besloten tot herijking van de strategie (en daarmee het profiel) ‘van afval naar grondstoffen, energie en duurzaamheid’ waarmee ook investeringen door HVC in wind- en zonne-energie kunnen worden gedaan. Op basis van de door ons bestudeerde documentatie en gevoerde gesprekken blijkt dat de raad in dit proces van strategieherijking niet of nauwelijks betrokken is geweest. · Op basis van de door IPR Normag ontvangen documentatie is niet geconstateerd dat de raad is geïnformeerd over specifieke initiatieven of investeringen zoals ‘Gemini’ of ‘Biovergistingsinstallatie Middenmeer’. · Tijdens de commissievergadering van 16 oktober 2012 heeft de raad vragen gesteld over de ontwikkelingen bij HVC. Dit is de enige keer dat de raad zelfstandig heeft gesteld vragen over HVC, het aandeelhouderschap in HVC lijkt geen punt van aandacht voor de raad in gemeente Smallingerland te zijn. In een door IPR Normag gevoerd interview is aangegeven dat de aandacht voor HVC wellicht wat weinig geweest, maar dat de raad ook heeft moeten prioriteren. · De raad heeft in principe de kaders benoemd waarbinnen de gemeente Smallingerland aandeelhouder in HVC is. Zij controleert via begroting en jaarstukken of aan de doelstellingen als aandeelhouder voldaan is. · IPR Normag constateert dat de raad weinig kaders heeft gesteld richting het college en dat er met betrekking tot HVC weinig informatie gedeeld wordt door het college. 2. Op welke wijze is de gemeenteraad bevoegd en betrokken bij het vaststellen van de (jaar)begroting en/of investeringsplan van HVC dan wel de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de gemeente? · Via de afvalstoffenheffing wordt de raad indirect geïnformeerd over de verwerkingstarieven. In combinatie met de paragraaf ‘verbonden partijen’ vormt de paragraaf ‘weerstandvermogen’ in de begroting en jaarstukken het verantwoordingsmechanisme tussen raad en college. · De raad is niet actief betrokken bij het vaststellen van de begroting en het investeringsplan van HVC. Formeel worden begroting en investeringsplan door de directie en RvC van HVC vastgesteld. · Het aandeelhoudersstandpunt van Smallingerland wordt door de wethouder in de AvA ingebracht. Daarbij zijn geen zienswijze, wensen en bedenkingen van de raad meegenomen. Het aandeelhoudersstandpunt van het college wordt via de besluitenlijst van het college (welke via de raadsgriffie aan de raadsleden wordt 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 22/27 verstrekt) gedeeld met de raadsleden. Veelal wordt vooraf geen aandeelhoudersstandpunt ingenomen, maar wordt de portefeuillehouder gemachtigd om naar bevind van zaken te handelen. De Algemene Vergadering besluit (over de meeste besluiten) met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen ( > 50% van de geldige stemmen). De wethouder kan daarom wel verantwoording afleggen over het door hem ingebrachte aandeelhoudersstandpunt (‘voor’ dan wel ‘tegen’ het besluit), maar niet over het door de AvA genomen besluit. 3. Is de gemeenteraad bevoegd om een kaderstellend besluit te nemen met betrekking tot de (jaar)begroting van HVC? · Nee, niet direct bevoegd. In principe zijn de aandeelhouders bevoegd om kaderstellende besluiten te nemen richting de directie van HVC. · De raad stelt echter wel de kaders voor het college waarbinnen het aandeelhouderschap in HVC zich bevindt. Deze kaders zijn met name bepaald in het toetredingsbesluit van gemeente Smallingerland, aangevuld met de bepalingen in de Financiële verordening en beschikbaar stelling van budgetten. 4. Wordt de raad periodiek geïnformeerd over de (actuele) risico's en door de gemeente aangegane verplichtingen? Is de omvang van de garantstelling inzichtelijk, en is deze informatie voldoende actueel? Blijkt uit de informaties aan de gemeenteraad dat risico's beheersbaar worden geacht doordat beheersmaatregelen zijn getroffen dan wel voorbereid? · Ja, de raad wordt middels de paragraaf ‘verbonden partijen’ in de gemeentelijke begroting en jaarstukken geïnformeerd over de actuele risico’s met betrekking tot de winsten en verliezen van HVC en met betrekking tot de garantstelling. · De omvang van de garantstelling wordt door het ambtelijk apparaat van de gemeente Smallingerland vertaald op basis van het aandelenpakket en in de gemeentelijke begroting en jaarstukken weergegeven. De aard van de garantstelling is minder scherp geformuleerd. · De beheersmaatregelen op de mogelijke risico’s worden besproken in de auditcommissie van de gemeenteraad. Aanvullend is in gemeente Smallingerland een weerstandsvermogen van € 5 miljoen aangehouden ter dekking van de risico’s voortkomend uit verbonden partijen. 2.4.3 Aanbevelingen met betrekking tot besluitvorming · Verzoek het college de raad te informeren over de te nemen besluiten in de AvA en de gevolgen daarvan voor de gemeente, met name waar het investeringen betreft of besluiten met gevolg voor de gemeentelijke garantstelling, garantstellingsprovisie dan wel het risicoprofiel van HVC als onderneming. 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 23/27 BIJLAGEN 1. Gesprekspartners In het kader van dit lokaal onderzoek heeft IPR Normag de volgende gesprekspartners geïnterviewd: · Dhr. E. Berenst Wethouder · Mw. F. van der Veen Hoofd afdeling Regon (Reiniging, garage en onderhoud) · Dhr. F. Van der Heide Raadsgriffier · Dhr. C. de Boer Senior Beleidsadviseur Financiën, Bedrijfsvoering & Informatiebeleid · Dhr. E. Kuipers Hoofd afdeling Financiën, Bedrijfsvoering & Informatiebeleid / Concerncontroller 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 24/27 2. Gehanteerde bronnen · De Boer, C. (2006, 14 september). OMRIN. Brief aan de raad voor uittreding Omrin en toetreding HVC. · De Boer, C. (2006, 3 oktober). Afvalsturing Friesland. Raadsbesluit voor uittreding Omrin en toetreding HVC. · De Boer, C. (2007, 26 juni). Documenten toetreding HVC. Advies voor B&W omtrent aankoop van 78 aandelen A in HVC en goedkeuring van Gedeputeerde Staten van Friesland · De Boer, C. (2007, 7 november). Aandeelhouderschap HVC. Advies voor Burgemeester en Wethouders · De Boer, C. (2014, 20 februari). RE: nog één vraag. E-mail aan J. Faber m.b.t. inzage van de ballotageovereenkomst tijdens besluit tot deelname in HVC · De Boer, C. (2014, 20 februari). Vertegenwoordiging AAV. E-mail aan J. Faber · Faber, J. (2013, 29 november). Gevraagde informatie. E-mail aan IPR Normag · Faber, J. (2013, 2 december). Mandateringsbesluit. E-mail aan IPR Normag · Faber, J. (2014, 20 februari). FW: vertegenwoordiging AAV. E-mail aan IPR Normag · Faber, J. (2014, 24 februari). Reactie op vraag naar ter inzage liggende stukken. Email aan IPR Normag · Faber, J. (2014, 25 februari). Laatste vraag m.b.t. lokaal HVC-onderzoek. E-mail aan IPR Normag Gedeputeerde Staten van Fryslân (2007, 4 september). Verwerving aandelen HVC NV. Brief aan het college van B&W van de gemeente Smallingerland · Fogl, E. (2014, 4 maart). Aangepast rapport HVC-onderzoek lokaal deel Smallingerland. E-mail aan IPR Normag · Gemeente Smallingerland (2006, 3 oktober). Besluitenlijst van de raadsvergadering van 3 oktober 2006 · Gemeente Smallingerland (2007, 13 november). Aanmeldingsformulier Aandeelhoudersvergadering · Gemeente Smallingerland (2011). Beleidsplan 2012-2015. · Gemeente Smallingerland (2012). Beleidsplan 2013-2016. · Gemeente Smallingerland (2013). Jaarstukken 2012 · Financiële verordening gemeente Smallingerland 2009. · Gemeente Smallingerland (2012, 16 oktober). Concept-besluitenlijst van de raadscommissie Algemene, Economische en Financiële Zaken van 16 oktober 2012 · Gemeente Smallingerland (2013). Besluitenlijst B&W Smallingerland - week 17 2013 · Gemeente Smallingerland (2013). Besluitenlijst B&W Smallingerland - week 49 – 2013 · Gemeente Smallingerland (2013, oktober). Beleidsplan 2014-2017 “Samenwerken” 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 25/27 Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland - 7 mei 2014 - In algemene zin of per casus te onderzoeken. Zijn er afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van de informatie die de raad van het college ontvangt over HVC aangelegenheden dan wel bestuurlijke besluiten die het risicoprofiel de koers en de strategie van de onderneming beïnvloeden? Nadere uitwerking van vraagstelling Is eenduidig en duidelijk vastgelegd wie namens de gemeente de rol van aandeelhouder van HVC vervult? De gemeente wordt als aandeelhouder rechtsgeldig vertegenwoordigd. Op basis van de actieve informatieplicht is het college van B&W verplicht om uit eigen beweging de raad te informeren Voor het nemen van een besluit over een investering (casus) is adquate informatie noodzakelijk. Voldoet de vertrekte informatie aan de gestelde kwaliteitscriteria? (zie onderdeel 5). Op welke wijze is de raad betrokken bij het vaststellen van belangrijke besluiten aangaande het risicoprofiel, investeringen, de koers of de strategie van HVC? Welke financiële of andere kaders zijn door de raad vastgesteld met betrekking tot de verbonden partij HVC? Voldoet deze informatie aan de gestelde kwaliteitscriteria? (zie onderdeel 5). Zo niet, is het gewenst dat de gemeenteraad in de initiatieffase wordt geïnformeerd? Zo ja, op welk moment? Wordt en zo ja op welk moment wordt de gemeenteraad geïnformeerd over initiatieven met betrekking tot HVC aangelegenheden/besluiten die van invloed kunnen zijn op het risicoprofiel, de koers of strategie van HVC? Er zijn beslismomenten in de verschillende fasen van het Project Zijn beslismomenten inzake HVC aangelegenhede en besluiten die van gedefinieerd. invloed zijn op het risicoprofiel, investeringen, koers of strategie gedefinieerd? Zijn deze beslismomenten duidelijk? Zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van deze vertegenwoordigende functionaris eenduidig en duidelijk vastgelegd? Is bij de betrokkenen voldoende duidelijk hoe de gemeenteraad door het college wordt geïnformeerd over het door de RvC gehouden toezicht? De gemeente heeft expliciet vastgelegd hoe de gemeenteraad door het college geïnformeerd zal worden over het door de RvC gehouden toezicht. Er is een duidelijke rolverdeling tussen raad en college op papier Is de afgesproken rolverdeling tussen raad en college duidelijk? Zijn gesteld. afspraken op papier gesteld? Raad en college hebben duidelijke afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van de informatie die de raad van het college ontvangt over verbonden partijen c.q. HVC Norm Deze onderwerpen en onderzoeksvragen kunnen in algemene zin of per casus onderzocht te worden. 3 Besluiten aangaande HVCDe gemeenteraad heeft een kaderstellende rol door het aangelegenheden die van vaststellen van de gemeentelijke(jaar)begroting. invloed (kunnen) zijn op het risicoprofiel, de koers of strategie. 2 Initiatief en voorbereidingsfase aangaande HVCaangelegenheden die van invloed (kunnen) zijn op het risicoprofiel, de koers of strategie. 1 Procesafspraken Thema Normenkader met betrekking tot het gemeente-interne proces van het aandeelhouderschap in HVC 3. Normenkader lokaal deel 26/27 100831 Lokaal rekenkameronderzoek HVC Smallingerland Onder embargo tot 18:00 uur 15 mei 2014 - 7 mei 2014 - 27/27 Er worden periodiek voortgangsrapportages uitgebracht aan de Raad en de voortgangsrapportages hebben dezelfde structuur en bevatten dezelfde informatie, zodat deze in de tijd vergelijkbaar zijn. De rapportages maken inzichtelijk hoe de voortgang verloopt in vergelijking met het projectplan. Norm 5 Informatievoorziening De informatie die de raad ontvangt maakt inzichtelijk in hoeverre gemeentelijke doelen gerealiseerd worden door de verbonden partij De informatie dient zodanig ingericht dat de raad zijn kaderstellende en controlerende taak kan vervullen: bondig, overzichtelijk en in begrijpelijke en duidelijke termen gepresenteerd; De timing en frequentie waarin de raad de informatie ontvangt stelt hem in staat – indien noodzakelijk – tijdig in te grijpen. Ingrijpen en bijsturen met betrekking tot een investeringsbesluit dan wel de onderneming HVC in algemene zin. De informatie die de raad ontvangt maakt inzichtelijk in hoeverre gemeentelijke doelen gerealiseerd worden door de verbonden partij (met betrekking tot de specifieke casus dan wel HVC in het algemeen) Risico's dienen beheersbaar te zijn door het vooraf bepalen en inwerkingstellen van beheersmaatregelen. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de (actuele) risico's Deze onderwerpen en onderzoeksvragen kunnen in en door de gemeente aangegane verplichtingen. algemene zin of per casus onderzocht te worden. Er is sprake van een risicoparagraaf in de gemeentelijke jaarrekening waarin deze benoemde risico's zijn vermeld en toegelicht. 4 Uitvoeringsfase (c.q. reguliere beheer fase) en evaluatie aangaande HVCaangelegenheden die van invloed (kunnen) zijn op het risicoprofiel, de koers of strategie. Thema Maakt de door de raad ontvangen informatie inzichtelijk in hoeverre de gestelde gemeentelijke doelen worden gerealiseerd? Biedt de aan de raad verstrekte informatie voldoende inzicht in de gemeentelijke doelstellingen en de wijze waarop en mate waarin het betreffende besluit (casus) dan wel HVC als onderneming, bijdraagt aan het bewerkstelligen van de gemeentelijke doelstellingen? Is de aan de raad verstrekte informatie tijdig beschikbaar gesteld, zodat raad deze nog kan meenemen en -wegen bij de betreffende kaderstellende dan wel controlerende taak? Is de aan de raad verstrekte informatie aangaande HVC voldoende duidelijk? Zijn de informaties bondig, overzichtelijk en in begrijpelijke en duidelijke termen gepresenteerd? Blijkt uit de informaties aan de gemeenteraad dat risico's aangaande HVC beheersbaar worden geacht doordat beheersmaatregelen zijn getroffen dan wel voorbereid? Bevat de gemeentelijke jaarrekening - die ter vaststelling aan de gemeentraad wordt voorgelegd - een risico paragraaf waarin de risico's aangaande HVC zijn vermeld en toegelicht? Voldoend deze informaties aan de gestelde kwaliteitscriteria? (zie onderdeel 5) Wordt de raad periodiek geïnformeerd over de (actuele) risico's en door de gemeente aangegane verplichtingen? Is de omvang van de garantstelling inzichtelijk, en is deze informatie voldoende actueel? Hebben deze voortgangsrapportages een duidelijke en uniforme structuur zodat deze in de tijd vergelijkbaar zijn? Maken de rapportages inzichtelijk hoe de voortgang verloopt in vergelijking met het projectplan? Ontvangt de gemeenteraad periodiek (een) voortgangsrapportage(s) met betrekking tot het investeringsbesluit (casus) dan wel over de voortgang van HVC in het algemeen? Nadere uitwerking van vraagstelling Normenkader met betrekking tot het gemeente-interne proces van het aandeelhouderschap in HVC
© Copyright 2024 ExpyDoc
