“Is kwaliteit uw zorg?" Wim Plas, teamleider Provincie Zuid-Holland “Is kwaliteit uw zorg? " • EVEN VOORSTELLEN: • • • • • • Wim Plas 53 jaar jong Provincie Zuid-Holland Teamleider Vader van 3 dochters Opa van een kleinzoon “Is kwaliteit uw zorg? " PROVINCIE ZUID-HOLLAND: o Zuid-Holland is één van de dichtstbevolkte en meest geïndustrialiseerde gebieden ter wereld. De provincie meet 3403 km² en het aantal inwoners is 3.487.673 o Provinciehuis Den Haag o Commissaris van de Koningin: Jaap Smit o Ambtelijk apparaat: 1800 medewerkers “Is kwaliteit uw zorg? " “Onder de titel ‘Digitale Route’ steekt de provincie Zuid-Holland ruim 23 miljoen euro in een groot automatiseringstraject. De ICT-omgeving wordt vervangen, procesmanagement, een documentmanagement en workflowsysteem wordt geïntroduceerd, de dienstverlening via internet gaat op de schop en er wordt gewerkt aan centrale basisregistraties". Binnenkort moet elke provincieambtenaar een ‘digitale dienstverlener’zijn.” “Is kwaliteit uw zorg?” GS/DT/provincie-secretaris spreken boodschap van urgentie uit: “Verantwoord digitaal werken en een juiste archivering zorgt voor verhoging van de service naar onze klanten en risicoreductie van onze verantwoordingsplicht naar de burger” “Is kwaliteit uw zorg?" “Is kwaliteit uw zorg?" “Veranderen": Beleving was: “VER bij mij vandaan en vooral voor ANDEREN” “Is kwaliteit uw zorg?” • Na uitrol digitaal werken, introductie ECM, workflow management, procesmanagement: “transitie-fase”: - Nieuwe rol behandelend ambtenaar: digitaal werken - Nieuwe rol DI-medewerker (e-dossierspecialist) “adviseren, ondersteunen, controleren” - Beschrijven DI: werkprocessen (postverwerking, monitoren en sturen, uitvoeren recordmanagement, verstrekken van informatie) - Handboek DI & werkinstructie’s, machtiging substitutie “Is kwaliteit uw zorg?” • Verbeterprojecten: - Mens: Behandelend ambtenaar als dossiereigenaar Kennis: Kwaliteitsverbetering Folderplannen, Proces: nieuw DI-werkproces: “monitoren en sturen” Techniek: Upgrade IDMS “Is kwaliteit uw zorg?” Belangrijk DI-werkproces: “Monitoren en sturen van e-dossiers” • Uitvoeren van een kwaliteitsmonitor leidt tot een goed, geordend en toegankelijk e-dossier • Afleggen van verantwoording • Sluit ook aan op de archiefinspectie PAI die rapporteert aan DT, GS “Is kwaliteit uw zorg?” Kwaliteitsoordeel e-dossier op grond van dossierkenniskaart (DKK) – Groen • Compleet volgens DKK en goed ontsloten – Oranje • Compleet maar niet binnen juiste map – Rood • Er ontbreken archiefwaardige documenten “Is kwaliteit uw zorg?” Geconstateerde fouten 2012 Besluitenworkflow buiten template Documenten in verkeerde dossier 4% 5% 1% Metadata documenten niet ingevuld 12% 15% 0% Metadata dossier niet ingevuld 1% Verkeerde mappen in template 5% 0% Dossier Incompleet 3% Naamgeving niet volgens de DKK Documenten in verkeerde submap of buiten de template 17% Document(en) gereserveerd/ vergrendeld Verkeerde mappenstructuur in dossier Dossier naar archief 37% Dossier leeg “Is kwaliteit uw zorg?” “Is kwaliteit uw zorg?” STELLING: “De kwaliteit van de informatiehuishouding van de organisatie wordt bepaald door de wijze waarop het collectief van de medewerkers omgaat met informatie en de geldende kaders en afspraken hierover.De individuele medewerker wordt hier op aangesproken in zijn/haar jaarlijkse P-gesprek” * Medewerkers: ontvanger, creator, beslisser, beheerder. ….. * Informatie is ook archiefbescheiden “Is kwaliteit uw zorg?” “TERUGKOPPELING STELLING” “Is kwaliteit uw zorg?” • > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Aanleiding: Nieuwe ontwikkelingen….! Externe invloeden: - Visiebrief Minister Plasterk 2012 digitale dienstverlening: “I-samenleving in 2017”…! - Archief 2020 - Nieuwe technologische ontwikkelingen “Is kwaliteit uw zorg?” “Is kwaliteit uw zorg?” • > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Intern Visie DI 2013: “opdracht DT; minder ondersteuning” “Behandelend ambtenaren verantwoordelijk voor de uitvoering van hun projecten, dus ook de zorg voor funding” ………en moeten zich voor deze “funding” verantwoorden door bewijsinformatie te leveren die is vastgelegd in documenten (Funding: zorg voor financiën, personeel, materieel en informatie..!) “Is kwaliteit uw zorg?” • > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Audit Eenheid Audit & Advies: Audit op het DI-werkproces monitoren en sturen van edossiers: Advies: introduceer “risicomanagement”: monitor vooral de risicovolle e-dossiers “Is kwaliteit ook zorg?" > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE • Rapport: “verhaal van de ambtenaar”: “Het unieke, het persoonlijke wat iemand nog heeft is kennelijk niet belangrijk meer (….), ik voel mij eigenlijk een beetje het verlengstuk van de computer” “Misschien heeft het ook te maken met automatisering ervaring. Ik bedoel, ik ben ook de jongste niet meer en ik werk al heel lang. En ik neem mij ieder jaar weer voor, ik ga minder op papier doen en toch….” “Is kwaliteit uw zorg?” > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Rapport: “verhaal van de ambtenaar”: “Leidinggevenden in het primaire proces leggen “het probleem” van nieuwe werkwijzes bij de medewerkers. Zij worden persoonlijk minder geconfronteerd met de veranderingen, waardoor bewustwording en begrip met enige vertraging zijn ontstaan”. " Is kwaliteit uw zorg? " "Is kwaliteit uw zorg?" • > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE GS/DT hebben besloten dat: ”kwaliteit van archivering” - Onderdeel uit gaat maken van de “bedrijfsvoeringsparagraaf” van de Provinciesecretaris: - Onderdeel P&C-cyclus: - Onderdeel moet zijn van directieplannen: - Onderdeel moet zijn van start-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken medewerkers. "Is kwaliteit uw zorg?" • > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Sturing DT door rapportages: - Provinciaal archivaris: 1 keer per 2 jaar: - DI: tussen liggende jaren: Op basis van ontwikkeld “auditinstrument”: - Baseline informatiehuishouding IPO: - KPI’s VNG: - Interne kwaliteitsintrumenten - Informatiestructuurplan (bedrijfsapplicaties) "Is kwaliteit uw zorg?" • > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Ondersteuning behandelend ambtenaar door “informatiecoach”: (Project verhogen kennis BA) - Vergroten zelfredzaamheid behandelend ambtenaar: - Helpt de behandelend ambtenaar zijn informatie te ordenen en terug te vinden: - Vertalen behoefte klant naar product of dienst; - Vertalen behoefte klant naar functioneel beheer; "Is kwaliteit uw zorg?" • > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE Opleidingstraject informatiecoach: “Project verhogen kennis behandelend ambtenaar” “De zelfredzame ambtenaar vraagt om een zelfredzame informatiecoach” "Is kwaliteit uw zorg?" > 2014 – 2015 PROGRAMMA DIGITALE PROVINCIE INFORMATIECOACH: Investeren in opleiding: “effectief in gesprek, effectief beïnvloeden”: - Inzicht in eigen overtuigingen: - Doelgericht communiceren met respect gesprekspartner “Is kwaliteit uw zorg?" VERANDEREN: “Het is niet de sterkste, nog de intelligentste die overleeft, maar degene die het best omgaat met de verandering” "Is kwaliteit uw zorg?" “Is kwaliteit uw zorg?" Contact: Wim Plas, 0641950746 of [email protected]