Dématérialisez Dematerialiseer

Dématérialisez
vos extraits bancaires !
Dematerialiseer
uw bankuittreksels !
Services
Administratifs
Administratieve
Diensten
02
Dès que la fiduciaire/l’entreprise nous a donné la liste des
comptes pour lesquels elle souhaite récupérer les fichiers
CODA, CodaBox s’occupe de tout :
• Génération des mandats bancaires
• Réception des mandats signés
• Validation des mandats par les banques
• Traitement administratif auprès
des banques
• Envoi des mandats aux propriétaires
des comptes pour signature
• Réception des premiers fichiers CODA
Zodra de boekhouder/de onderneming ons de lijst
met de rekeningen heeft bezorgd waarvan ze de CODAbestanden wil recupereren, zorgt CodaBox voor alles:
• Opmaak van de bankmandaten
• Ontvangst van de ondertekende mandaten
• Validatie van de mandaten door de banken
• Administratieve verwerking bij de banken
•V
erzending van de mandaten aan de eigenaars van de rekeningen voor ondertekening
• Ontvangst van de eerste CODA-bestanden
Dématérialisez !
Dematerialiseer !
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Services Techniques
Technische Diensten
04
CodaBox reçoit le premier fichier CODA lorsque la banque
a activé le mandat et qu’il y a un premier mouvement sur le
compte après l’activation. Quotidiennement, CodaBox :
• Va chercher les fichiers CODA dans
les différentes banques
• Vérifie la numérotation et la version
• Vérifie les soldes
• Crée un fichier PDF qui reprend les
informations du CODA
• Livre quotidiennement les fichiers
CODA à l’utilisateur dans un format
et une arborescence compatibles avec
son programme comptable
• Livre le fichier PDF par mail au
propriétaire du compte s’il le souhaite
CodaBox ontvangt het eerste CODA-bestand zodra
de bank het mandaat heeft geactiveerd en er een eerste
beweging op de rekening plaatsvindt na de activering.
CodaBox gaat dagelijks
•D
e CODA-bestanden ophalen bij
de verschillende banken
• De nummering en de versie controleren
• De saldi controleren
•E
en pdf-bestand met de gegevens van
de CODA aanmaken
• De CODA-bestanden dagelijks aan
de gebruiker leveren in een formaat
en boomstructuur die compatibel zijn
met zijn boekhoudprogramma
• Het pdf-bestand via e-mail bezorgen
aan de eigenaar van de rekening indien
deze laatste dit wenst
Dématérialisez !
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FAQ’S
1. Pour quelles banques CodaBox peut-elle livrer les fichiers CODA ?
CodaBox livre les CODA pour les banques suivantes : AXA – BELFIUS
– BNP PARIBAS FORTIS – BPOST – CBC – CPH – CRELAN – DELTA
LLOYD – ING – VAN BREDA – KBC – MONTE PASCHI – RECORD
BANK – SOCIETE GENERALE
2. De quelle manière les fichiers CODA sont-ils livrés chez moi ?
CodaBox livre les fichiers CODA de manière sécurisée dans l’environnement informatique de l’utilisateur. Cette livraison se fait via l’API
CodaBox ou via d’autres canaux électroniques sécurisés. Les fichiers
sont livrés prêts à l’usage, rangés et classés de manière simple et
efficace : par date, solde, numéro, etc. CodaBox livre également une
réplique journalière du fichier CODA en format PDF ; celle-ci permet une
visualisation simple de l’extrait bancaire.
Aucun autre acteur du marché n’offre la même variété et la même qualité de services que CodaBox. En matière de fichiers CODA, CodaBox
s’occupe réellement de tout : démarches administratives, contacts
privilégiés avec les banques, livraison et classement des fichiers dans
un environnement hautement sécurisé, vérification des soldes, envoi
d’un fichier PDF reprenant l’ensemble des mouvements bancaires…
CodaBox développe également de nouvelles applications qui faciliteront
encore le travail des fiduciaires.
8. Dois-je spécifier lors de ma commande s’il s’agit d’un compte épargne
ou cela est-il automatiquement détecté ?
3. Puis-je bénéficier des services de CodaBox même si je ne dispose
d’aucun serveur ?
CodaBox offre les coûts pour l’activation des comptes épargnes liés à
des comptes courants. CodaBox est en mesure d’identifier la nature
du compte en banque. Vous ne devez donc pas le différencier lors du
remplissage de la fiche signalétique.
Bien sûr ! CodaBox vous proposera une alternative pour pouvoir vous
livrer les fichiers CODA.
9. Comment passer commande ?
4. La numérotation des fichiers CODA livrés par CodaBox correspond-t-elle à la numérotation des extraits papier ?
La numérotation du fichier CODA est automatique et augmente de 1
chaque jour. Elle correspond, mis à part des exceptions dues aux spécificités techniques de certaines banques, à la numérotation de l’extrait
bancaire papier.
5. Quel est le délai de livraison du premier fichier CODA à partir du moment où je passe ma commande ?
Dès que nous recevons votre commande, nous vous transmettons les
mandats bancaires pour signature. Une fois ces documents signés, ils
sont transmis aux banques pour validation de la signature et activation
des CODA. Le délai d’activation est fortement variable d’une banque à
l’autre (de 1 semaine à 1 mois). CodaBox est en constante négociation
avec les banques afin de réduire au maximum ce délai d’activation.
6. Certains de mes clients encodent eux-mêmes leur comptabilité.
Peuvent-ils également profiter des services de CodaBox ?
Bien sûr, les CODA peuvent être livrés soit chez vous, soit chez vos
clients. Il faudra néanmoins, pour des raisons légales, que ces clients
signent une convention de partenariat avec CodaBox.
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7. Par rapport aux autres acteurs du marché, quels services additionnels
sont proposés par CodaBox ?
Il suffit pour cela de contacter CodaBox ou l’un de nos distributeurs
partenaires qui vous fournira les documents nécessaires à la mise en
route : présentation de nos services et tarifs, convention de partenariat
et fiche signalétique à compléter avec les informations qui permettront
de générer les mandats bancaires pour les comptes souhaités.
10. Comment se passe la reconnaissance des fichiers CODA dans mon
programme comptable ?
L’intégration des CODA dans votre programme dépend des fonctionnalités de celui-ci. odaBox travaille en étroite collaboration avec les
éditeurs de programmes afin que l’utilisation des CODA soit la plus
optimale possible.
Grâce à la collaboration de tous les partenaires (distributeurs, éditeurs,
utilisateurs), les programmes comptables évoluent constamment.
11. CodaBox joint un fichier PDF au fichier CODA. De quoi s’agit-il ?
Ce service est optionnel (mais inclus dans le prix de base). Les clients
qui le souhaitent peuvent recevoir par mail un fichier PDF reprenant
l’ensemble des informations présentes dans le CODA.
Les bureaux comptables peuvent proposer ce service à leurs clients
également. CodaBox met fin à ce service sur simple demande.
1. Voor welke banken kan CodaBox de CODA-bestanden leveren?
CodaBox levert de CODA’s voor de volgende banken: AXA – BELFIUS
- BNP PARIBAS FORTIS - BPOST – CBC - CPH – CRELAN – DELTA
LLOYD - ING – VAN BREDA - KBC – MONTE PASCHI - RECORD
BANK – SOCIETE GENERALE
2. Op welke manier worden de CODA-bestanden bij mij geleverd?
CodaBox levert de CODA bestanden op een beveiligde manier in de
informatica omgeving van de gebruiker. Deze levering gebeurt via een
API van CodaBox of via andere beveiligde elektronische kanalen. De
bestanden worden gebruiksklaar geleverd en eenvoudig en doeltreffend
geordend en gerangschikt: op datum, saldo, nummer, enz. CodaBox
levert ook een dagelijks afschrift van het CODA-bestand in pdf-formaat;
op die manier kan het bankuittreksel eenvoudig gevisualiseerd worden.
7. Welke bijkomende diensten biedt CodaBox in vergelijking met andere
spelers op de markt?
Geen enkele andere speler op de markt biedt dezelfde verscheidenheid
en dezelfde kwaliteit van dienstverlening aan als CodaBox. Wat de CODA-bestanden betreft, zorgt CodaBox werkelijk voor alles: administratieve
stappen, goede contacten met de banken, levering en rangschikking van
de bestanden in een sterk beveiligde omgeving, controle van de saldi,
verzending van een pdf-bestand met daarin alle bankverrichtingen…
CodaBox ontwikkelt ook nieuwe toepassingen die het werk van de boekhouders-fiscalisten nog zullen vereenvoudigen.
8. Moet ik bij mijn bestelling verduidelijken of het gaat om een spaarrekening of gebeurt dat automatisch?
3. Kan ik ook gebruik maken van de diensten van CodaBox als ik geen
server heb?
CodaBox neemt de kosten voor de activering van spaarrekeningen
verbonden aan lopende rekeningen voor zijn rekening. CodaBox kan de
aard van de bankrekening identificeren. U hoeft dit dus niet te specifiëren
bij het invullen van de gegevensfiche.
Natuurlijk! CodaBox zal u een alternatief voorstellen om u de CODA-bestanden te kunnen bezorgen.
9. Hoe een bestelling plaatsen?
4. Komt de nummering van de CODA-bestanden die door CodaBox worden geleverd overeen met de nummering van de papieren uittreksels?
De nummering van het CODA-bestand gebeurt automatisch en neemt
elke dag met 1 toe. Ze stemt, behoudens uitzonderingen wegens technische bijzonderheden van sommige banken, overeen met de nummering
van het papieren bankuittreksel.
5. Wat is de leveringstermijn van het eerste CODA-bestand vanaf het
ogenblik waarop ik mijn bestelling plaats?
Zodra we uw bestelling ontvangen, bezorgen we u de bankmandaten voor
ondertekening. Zodra de documenten ondertekend zijn, worden ze aan de
banken overgemaakt om de handtekening te valideren en om de CODA’s
te activeren. De termijn voor de activering verschilt sterk van bank tot bank
(van 1 week tot 1 maand). CodaBox onderhandelt voortdurend met de
banken om deze activeringstermijn zo kort mogelijk te maken.
6. Sommige klanten geven zelf hun boekhouding in. Kunnen zij ook een
beroep doen op de diensten van CodaBox?
Natuurlijk, de CODA‘s kunnen bij u of bij uw klanten worden geleverd.
Om wettelijke redenen moeten de klanten echter wel een samenwerkingsovereenkomst met CodaBox ondertekenen.
Hiervoor volstaat het contact op te nemen met CodaBox of een van
onze verdelers-partners die u de nodige documenten zullen bezorgen
om op te starten : voorstelling van onze diensten en tarieven, samenwerkingsovereenkomst en gegevensfiche die moet worden ingevuld met de
informatie die wij nodig hebben om de bankmandaten op te stellen voor
de gewenste rekeningen.
10. Hoe verloopt de herkenning van de CODA-bestanden in mijn boekhoudprogramma?
De integratie van de CODA’s in uw programma hangt af van de functionaliteiten van dit programma. CodaBox werk nauw samen met de ontwikkelaars van programma’s, zodat de CODA’s zo optimaal mogelijk kunnen
worden gebruikt. Dankzij de samenwerking van alle partners (verdelers, ontwikkelaars, gebruikers) evolueren de boekhoudprogramma’s voortdurend.
11. CodaBox voegt een pdf-bestand bij het CODA-bestand. Wat houdt dit in?
Deze dienst is optioneel (maar inbegrepen in de basisprijs). De klanten die
dit willen, ontvangen via e-mail een pdf-bestand met alle gegevens van
de CODA. De boekhoudkantoren kunnen deze dienst ook aan hun klanten aanbieden. CodaBox beëindigt deze dienst op eenvoudig verzoek.
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CODABOX N.V. • ROMEINSESTRAAT, 10 • 3001 LEUVEN (HEVERLEE)
T. : +32 2 880 84 80 • F. : +32 2 880 84 81 • [email protected]

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