Reglement - Welzijn Rijswijk

Reglement Vrijwilligersraad Welzijn Rijswijk
Het belang van inspraak
Betrokkenheid van medewerkers is belangrijk voor het goed functioneren van de organisatie. Dat
geldt ook voor vrijwillige medewerkers. Wie nergens over mee kan praten, zal zich weinig betrokken
voelen bij de organisatie.
Er zijn honderden vrijwilligers actief binnen Welzijn Rijswijk. Om de belangen van al deze
vrijwilligers te behartigen is de Vrijwilligersraad in het leven geroepen. Deze raad denkt mee over de
gemeenschappelijke belangen van alle vrijwilligers.
Reglement Vrijwilligersraad Welzijn Rijswijk
Art. 1 begripsbepaling
Stichting
Stichting Welzijn Rijswijk (WR)
Directeur
de directeur van de Stichting Welzijn Rijswijk
Bestuur
bestuur van de Stichting Welzijn Rijswijk
Vrijwilligersraad
een onafhankelijk en zelfstandig orgaan dat de vrijwilligers van de
organisatie vertegenwoordigt waarin vrijwilligers van WR zitting hebben. De
leden hebben zitting zonder last- of ruggespraak
Vrijwilligers
natuurlijke personen die zich onbezoldigd inzetten om de doelstellingen van
de organisatie te realiseren
Locaties
onderdelen van WR waar vrijwilligers werkzaam zijn
Beroepskracht
diegene die verantwoordelijk is voor de begeleiding van de vrijwilligers
binnen een specifieke werksoort
Beheerder
diegene die verantwoordelijk is voor het beheer van de locatie
Vrijwilligercoördinator diegene die verantwoordelijk is voor de implementatie en voortgang van het
vrijwilligersbeleid binnen WR
Art 2 Doelstelling van de Raad
o Het leveren van een bijdrage aan het behartigen en bewaken van de gemeenschappelijke
belangen van WR
o Het behartigen en bewaken van de gemeenschappelijke belangen van de vrijwilligers van
WR
o Het adviseren van WR aangaande optimalisering van het vrijwilligersbeleid en de uitvoering
daarvan
o Het verzorgen van informatie die voor vrijwilligers en kandidaatvrijwilligers binnen WR van
belang is of nodig ter ondersteuning van hun positie
o Het vertegenwoordigen van de vrijwilligers van de organisatie middels advies in het
besluitvormingsproces daar waar het gaat om vrijwilligerswerk
Art 3 Samenstelling en benoeming van de leden
1) De Vrijwilligersraad bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden die worden gekozen
en die zonder last of ruggespraak zitting hebben in de Raad. Het aantal leden is bij voorkeur
oneven met het oog op besluitvorming en stemming
2) Verkiesbaar zijn die vrijwilligers die tenminste zes maanden actief zijn als vrijwilliger bij WR
en die minimaal één dagdeel vrijwilligerswerk verrichten op één van de locaties
3) Stemgerechtigd zijn alle vrijwilligers die meer dan zes maanden werkzaam zijn binnen WR
Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus 2011
1
4) Kandidatuur: als lid van de Vrijwilligersraad kunnen worden gekozen de zich kandidaat
stellende vrijwilligers die binnen WR werkzaam zijn met uitzondering van de leden van het
bestuur en de leden van de klachtencommissie
5) Verkiezingen: de Vrijwilligerscoördinator ondersteunt het proces en adviseert bij de
totstandkoming van de raad. De raad moet diverse kwaliteiten in zich hebben verenigd ten
behoeve van de in dit reglement genoemde taken. Via de vrijwilligersnieuwsbrief zal
werving en voordracht van kandidaten plaatsvinden.
De Vrijwilligersraad zal uit zijn midden een voorzitter, vice voorzitter en secretaris
aanstellen. De Vrijwilligerscoördinator voorziet de raad van informatie en neemt deel aan de
vergaderingen als vertegenwoordiger van WR.
Art 4 Zittingsduur
De zittingsduur van de leden bedraagt drie jaar, men kan maximaal één keer herkozen worden. De
Vrijwilligersraad stelt een rooster van aftreden op waardoor elk jaar één à twee leden aftreden. In
geval van een tussentijdse vacature in de raad wordt de opengevallen plaats ingenomen door de
eerste in de rangorde van de eerder niet gekozen kandidaten.
Art 5 Beëindiging lidmaatschap
Beëindiging lidmaatschap geschiedt:
o Automatisch aan het einde van de vastgestelde zittingsperiode, indien het lid zich niet
langer verkiesbaar stelt
o Bij bedanken van het lid, waarbij een opzegtermijn in acht genomen wordt van twee
maanden
o Bij schorsing
o Bij beëindiging van de vrijwilligersrelatie met WR
o Bij overlijden
Art 6 Taken
De Vrijwilligersraad verdeelt in onderling overleg de werkzaamheden en de functies
Taken van de voorzitter:
o Zit de vergaderingen voor
o Bewaakt bepalingen van het reglement
o Draagt zorg voor een goed taakverdeling en coördinatie binnen de raad
o Stelt de vergaderagenda op in overleg met de secretaris en de Vrijwilligerscoördinator
o Vertegenwoordigt de raad naar buiten
o Ondertekent mede officiële stukken inzake de vrijwilligersraad
o Is contactpersoon van WR
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de vicevoorzitter.
Taken van de secretaris:
o I.o.m. voorzitter en Vrijwilligerscoördinator opstellen van de agenda en verzending naar de
leden
o Verzorgt verslaglegging van vergaderingen
o Verzorgt correspondentie en achivering
o Ondertekent mede officiële stukken inzake de Vrijwilligersraad
De leden van de Vrijwilligersraad en de eventueel ingezette externe deskundige(n) (art 7) zijn
verplicht tot geheimhouding van alle zaken en bedrijfsgeheimen die zij in hun hoedanigheid
vernemen, alsmede van alle aangelegenheden ten aanzien waarvan hen geheimhouding is opgelegd
Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus 2011
2
en waarvan zij, in verband met de opgelegde geheimhouding, het vertrouwelijk karakter moeten
begrijpen. Het voornemen om geheimhouding op te leggen wordt tevoren medegedeeld bij het te
bespreken onderwerp. Tevens wordt dan de termijn vermeld tot wanneer de geheimhouding
geldend is (art 10).
Art 7 Faciliteiten van de Vrijwilligersraad
WR stelt de Vrijwilligersraad in staat goed te functioneren door het beschikbaar stellen van:
o Materiële ondersteuning zoals computer / internet / papier et cetera
o De personele ondersteuning in de vorm van de Vrijwilligerscoördinator
o De vergoeding van de kosten voor het raadplegen van deskundigen indien de directeur
akkoord is met de kosten van deze consultatie
o Vergoeding van de kosten van scholing en vorming van de leden die voor de invulling van
hun werkzaamheden binnen de Vrijwilligersraad noodzakelijk is. Zowel de Vrijwilligersraad
als de directeur kunnen hiertoe een voorstel indienen.
Art 8 Plaats in de organisatie
De Vrijwilligersraad is één van de adviesorganen binnen WR. De Vrijwilligerscoördinator faciliteert
de Raad, is vaste contactpersoon binnen WR en is aanwezig bij de vergaderingen van de Raad.
Minimaal één keer per jaar vergadert de Raad met de directeur.
Op uitnodiging van het bestuur of op verzoek van de Raad een vergadering worden uitgeschreven.
Afhankelijk van de agenda kunnen daar behalve bestuur en Raad ook derden voor worden
uitgenodigd als daar zijn de directeur en / of de Personeels Vertegenwoordiging (PVT).
Art 9 Communicatie
Uiterlijk 1 mei van het opvolgende jaar presenteert de Raad een jaarverslag over de zaken die in het
voorgaande jaar aan de orde waren en verdere verantwoording van het functioneren van de Raad.
Bovendien houdt de Raad gedurende het jaar middels de Nieuwsbrief Vrijwilligers van WR met
regelmaat de vrijwilligers op de hoogte van de actualitiet binnen de Raad.
De Vrijwilligerscoördinator ondersteunt d Raad hierbij.
Art 10 Vergaderingen
De Raad vergadert tenminste vijf keer per jaar, de datum voor een volgende vergadering wordt in
het verslag vermeld. Indien noodzakelijk geacht door voorzitter of vrijwilligerscoördinator of op
verzoek van tenminste twee leden van de Raad kan tussentijds met een aankondiging tenminste
twee weken voor de datum een vergadering worden uitgeschreven.
De vergaderingen zijn openbaar, tenzij de vergadering hierover in bijzondere gevallen anders
besluit. Besloten vergaderingen dienen van te voren worden doorgegeven aan de leden.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Wanneer het vereiste quorum, het
aantal leden gedeeld door twee + één, niet aanwezig is kan geen stemming plaatsvinden.
Art 11 Informatierecht
1
de Vrijwilligerscoördinator verstrekt de Raad desgevraagd tijdig inlichtingen en
gegevens die de Raad voor vervulling van de taken redelijkerwijs nodig heeft
2
de Vrijwilligerscoördinator informeert de Raad over besluiten door de directeur
genomen
Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus 2011
3
3
4
5
de Vrijwilligerscoördinator verstrekt de Raad het beleidsplan en het jaarplan ter
bespreking
de Vrijwilligerscoördinator verstrekt de Raad de jaarrekening en de begroting ter
bespreking
relatie met het bestuur:
o het bestuur informeert de Raad inzake een eventuele bestuurlijke vacature
waarna de Raad het bestuur kan attenderen op mogelijk geschikte kandidaten
o het bestuur geeft aan de Raad relevante informatie inzake diegene die het
bestuur denkt te benoemen
o het bestuur gaat niet tot benoeming over voordat de Raad in ieder geval in de
gelegenheid gesteld is een kennismakingsgesprek te voeren en het bestuur van
de bevindingen op de hoogte heeft gesteld
o De Raad wordt door het bestuur op de hoogte gesteld van een voorgenomen
besluit van benoeming of ontslag van de directeur.
Art 12 Adviesrecht
1
De Vrijwilligersraad adviseert gevraagd en ongevraagd aan de directeur over al hetgene
dat betrekking heeft op vrijwilligersbeleid, vrijwilligerswerkzaamheden, - scholing, begeleiding en –voorzieningen
2
De directeur stelt de Raad in ieder geval in de gelegenheid advies uit te brengen over
ieder voorgenomen besluit dat de organisatie betreft inzake:
o een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de
werkzaamheden van de organisatie
o het benoemen van de Vrijwilligerscoördinator
o het vrijwilligersbeleid
o het overdragen van de zeggenschap of fusie of en aangaan of verbreken van een
duurzame samenwerking met een andere instelling
o het wijzigen van de statuten van Welzijn Rijswijk
o en verder al die zaken die het vrijwilligerswerk bij Welzijn Rijswijk betreffen
Art 13 Instemmingsrecht
De Vrijwilligersraad heeft instemmingrecht daar waar het wijzigen en / of aanvullen van dit
Reglement aan de orde is.
Art 14 Procedure advies- en instemmingaanvraag
1
de Vrijwilligersraad geeft binnen vier weken na advies / instemmingvraag van een
voorgenomen besluit een schriftelijk advies / instemming aan de directeur
2
indien het advies / instemming onder opgave van redenen met betrekking tot het te
nemen besluit afwijkt van het voorliggende, bericht de directeur binnen vier weken het
bestuur dienaangaande.
Art 15 Agenda en verslag
De voorzitter stelt de concept agenda vast in overleg met de secretaris en de
Vrijwilligerscoördinator. De leden dienen uiterlijk een week van te voren op de hoogte te zijn van de
agenda, tenzij het gaat om een ad hoc vergadering. Van iedere vergadering wordt verslag gemaakt
dat uiterlijk twee weken na de vergadering aan de leden wordt toegezonden en op de volgende
vergadering wordt vastgesteld als goedgekeurd.
Het vastgestelde verslag wordt toegestuurd aan de directeur, de Vrijwilligerscoördinator en de
leden. Zowel de agenda als de verslagen zijn openbaar tenzij het een besloten vergadering betreft.
Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus 2011
4
De Vrijwilligersraad legt aan de vrijwilligers verantwoording af door middel van de
vrijwilligersnieuwsbrief.
Art 16 Slotbepaling
Wijzigingen in of aanvullingen op dit Reglement worden aangebracht door de directeur na
instemming van de Vrijwilligersraad. Het Reglement wordt iedere vier jaar geëvalueerd, indien
noodzakelijk kunnen er tussentijdse aanpassingen plaatsvinden.
Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus 2011
5

Download Report