Imtech Document Center

Imtech ICT
Van sales opportunity
tot projectuitvoering
Imtech
Document
Center
Imtech ICT Integrated Solutions
Hogeweg 41 NL-5301 LJ Zaltbommel
T +31 418 57 07 50, www.imtech.nl/is
[email protected]
Imtech Document Center
Inhoud
Introductie3
Microsoft Dynamics CRM
4
Imtech Document Center
5
Snel en efficiënt samenwerken
8
De kracht van Microsoft producten
9
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
2
Imtech Document Center
Introductie
Steeds meer organisaties komen erachter dat goed samenwerken cruciaal
is om snelheid, kwaliteit en interactie met klanten en leveranciers te
realiseren. Het is daarom ook belangrijk om de primaire processen rondom
sales en projecten goed inzichtelijk te hebben en een centraal beeld te
‘Informatie en
documenten zijn
vaak decentraal
opgeslagen’
creëren van alle communicatie, afspraken en opportunities die er zijn.
Het centraal beheren van bedrijfsinformatie is nog nooit zo eenvoudig geweest als
met Imtech Document Center. Het is voor iedereen in de organisatie duidelijk waar
informatie staat opgeslagen door de sterke koppeling met Microsoft Dynamics
CRM, de basis voor alle klantgegevens. Met Imtech Document Center realiseert u
één digitale werkplek die ondersteuning biedt gedurende verschillende fase van
het gehele werkproces, van sales opportunity tot uitvoering van het project.
Enkele voorbeelden:

Eenduidig overzicht van alle informatie behorende
bij opdrachten na een gewonnen offerte.

Gepersonaliseerd overzicht van alle sites en projecten
waar professionals recht op hebben.

Samenwerken aan centraal opgeslagen documenten
in verschillende fasen van het werkproces.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
3
Imtech Document Center
Document Management
Een veelvoorkomende uitdaging van organisaties is dat informatie en documenten
decentraal zijn opgeslagen. Het gevolg is dat medewerkers informatie niet snel
kunnen terugvinden. Informatie en documenten worden soms op servers, lokaal
op de computer, soms op verschillende netwerkschijven en soms in verschillende
mailboxen opgeslagen. Hierdoor is er geen overzicht waar bepaalde informatie en
documenten zich bevinden.
‘Eén plek en
één werkelijkheid’
Een Document Management Systeem (DMS) zorgt ervoor dat medewerkers
optimaal worden ondersteund bij het werken met documenten. Het faciliteert dat
documenten op een gestructureerde manier worden opgeslagen en ontsloten.
Dit kan per team, klant, case, project of per afdeling.
Een passend DMS zorgt ervoor dat medewerkers op een efficiënte manier werken, binnen een afdeling, maar ook tussen afdelingen. Hierdoor ontstaat er één
centrale plek waar alle informatie opgeslagen en teruggevonden kan worden.
Het versiebeheer van documenten zorgt ervoor dat er één plek en één werkelijkheid is voor de organisatie omdat er feitelijk nog maar één document is.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
4
Imtech Document Center
Microsoft Dynamics CRM
U heeft de juiste stuurinformatie nodig om uw verkopen, klantenservice
en projectprocessen te verbeteren. Imtech ICT levert hiervoor een volledig
geïntegreerde CRM (Customer Relationship Management)- oplossing op
basis van Microsoft Dynamics CRM.
Door de inzet van CRM kunt u organisatiebreed of op afdelingsniveau klantgericht en efficiënt werken en (relatie)informatie opbouwen en delen met
collega’s. Zo is van iedere relatie direct inzichtelijk wat er speelt.
Microsoft Dynamics CRM ondersteunt het primaire sales proces binnen organisaties
en is in staat om real-time informatie rondom klanten, leads, communicatie,
marketingactiviteiten en rapportage direct inzichtelijk te maken. Daarnaast
worden alle opportunities structureel vastgelegd met bijbehorende offertes
‘De voorspelbaarheid
neemt aanzienlijk toe’
en bestellingen. Via een overzichtelijk dashboard krijgt u onder meer inzicht in
de realisatie van de verkopen en services ten opzichte van de doelstellingen.
De organisatie krijgt hierdoor een optimaal inzicht in uw klanten waardoor de
totale voorspelbaarheid omhoog gaat.
Waarom Microsoft Dynamics CRM?

360° integraal klantbeeld

Real-time inzicht en rapportage

Rijk aan functionaliteit en aanpasbaar

Volledig geïntegreerd MS Office omgeving

Integratie met diverse business applicaties
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
5
Imtech Document Center
Een CRM oplossing is er echter niet alleen voor de sales organisatie. Wanneer de
klant echt centraal staat, zijn eigenlijk alle afdelingen in uw organisatie geïnteresseerd om te werken met deze informatie. Van administratie tot services, aftersales
en projectmanagement.
Imtech ICT zorgt ervoor dat u overzichtelijk kan samenwerken waarbij de klant
centraal staat en zorgt met een 360° integraal klantbeeld voor nieuwe inzichten.
Een CRM zorgt voor optimalisatie van:

Lead en account management

Opportunity management

Offerte en quote management

Order management

Risico management

Target management

Campagne management
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
6
‘Imtech Document Center is een oplossing uit eigen gelederen. Afgelopen jaar
hebben wij zelf een volledig traject doorlopen om ons sales- en deliveryproces
te stroomlijnen en daarbij is deze oplossing voor alle medewerkers ingezet over
meerdere bedrijven heen. We zien nu
dat dit enorm veel voordelen met zich
meebrengt. Het totale proces is nu altijd
inzichtelijk en iedereen werkt met dezelfde informatie. Ik kan de totale pipeline
zien op mijn tablet en ik krijg direct een
melding wanneer een opportunity het
riskmanagementproces dient te volgen.
Dit inzicht geeft mij een fijn gevoel van
controle.’
Rob van Kaathoven
Directeur Imtech ICT Nederland
Imtech Document Center
Imtech Document Center
Imtech Document Center (afgekort IDC) is een op Microsoft SharePoint
gebaseerde portaalomgeving waarmee organisaties en afdelingen de
mogelijkheid hebben om centraal aan documenten te werken.
Vooral de organisatie van documenten over afdelingen heen waarbij de over-
‘Gericht op
ondersteuning van
het offerteproces,
projectuitvoering
en support’
dracht van informatie een grote rol speelt is kernfunctionaliteit.
Pijnpunten in veel organisaties
- Altijd met de laatste documentversie werken?
- Elkaar weten te vinden en echt samenwerken?
- Altijd relevante documenten op het juiste moment?
- Echt plaats- en tijdsonafhankelijk samenwerken?
- Altijd documentatie gestructureerd bijhouden?
Een DMS (document management systeem) moet het werkproces ondersteunen.
Imtech Document Center is specifiek gericht op ondersteuning van het offerteproces, projectuitvoering en supportwerkzaamheden. Imtech Document Center biedt
een heldere, uniforme structuur om documentatie rond klanten en projecten op te
slaan en te bewerken. Rollen en rechten kunnen eenvoudig toegewezen worden
aan gebruikers/medewerkers. Daarbij verkrijgen zij automatisch de toegang die ze
nodig hebben. Via een formeel overdrachtsproces, inclusief een intake met goedkeuring, is het mogelijk om de verantwoordelijkheid voor een projectensite over te
dragen naar een andere afdeling.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
8
Imtech Document Center
Voorbeeld
Een aantal collega’s werkt samen aan een offerte. Na de goedkeuring van
deze offerte door de klant is er een formele overdracht naar de projectleiders. Deze stellen vervolgens een team samen van experts. Al deze teamleden
hebben dezelfde informatie nodig om goed geïnformeerd aan dit project te
starten. De projectleider voegt de opdrachtleden toe aan het project.
Waarom IDC?

U en uw collega’s werken geregeld in verschillende teams samen aan
documenten [in het documentatieproces] voor klanten en in projecten.

U zoekt naar [of uw proces vraagt om] een eenduidige manier waarop
informatie opgeslagen en beheerd wordt.

U wilt een oplossing die uw proces niet alleen ondersteunt,
maar ook afdwingt [aanstuurt].

U zoekt een platform dat kennisdeling en sociale connectie faciliteert.

U zoekt een platform dat online en offline te gebruiken is op mobiele
en vaste apparaten.
Structuur
Het aanmaken van projectdossiers gebeurt op een uniforme en geautomatiseerde
wijze waardoor er op een gestructureerde wijze gewerkt kan worden. Het aanmaken van sites gebeurt vanuit Microsoft Dynamics CRM waardoor de klantnaam
altijd uniek is en de juiste informatie mee gaat in de overdracht naar de opdrachtensites. Daarna worden opdrachtleden toegevoegd wat zorgt voor de verdeling
van de juiste rechten en rollen. De deelnemers krijgen vervolgens een uitnodiging
toegestuurd. Deze structuur zorgt ervoor dat documenten altijd onder de juiste
kenmerken op een gecontroleerde wijze worden opgeslagen.
Flexibiliteit
De klantensites en de opdrachtensites of projectensites zijn gebaseerd op sjablonen
die specifiek voor u ingericht worden. U bepaalt welke lijsten en bibliotheken u wilt
gebruiken, met welke documenttypes en –sjablonen en met welke toegangsrechten.
Als een site eenmaal is aangemaakt kan de eigenaar van de site deze nog aanpassen met alle mogelijkheden die SharePoint daarvoor biedt. Wilt u deze flexibiliteit
afschermen, dan is dat eenvoudig te configureren.
Integratie
Naast het samenwerken aan en beheren van documenten heeft Imtech Document
Center de mogelijkheid om te koppelen met diverse informatiebronnen. Denk
daarbij aan een ERP, financieel, service of HR-systeem voor het raadplegen van
klant-, financiële of personeelsgegevens welke via een eigen Service Bus ontsloten
worden naar Microsoft Dynamics CRM en/of Microsoft SharePoint.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
9
‘Door de inzet van Microsoft CRM en
Imtech Document Center hebben wij
de kans gekregen ons salesproces te
stroomlijnen en een goede aansluiting
te creëren met onze projecten en service organisatie zodat de overdracht
tussen afdelingen soepel en snel verloopt. Alle offertes hebben een goed
ingeregeld goedkeurigsproces zodat de
juiste mensen altijd op de hoogte zijn en
de autorisatie volgens onze interne richtlijnen verloopt. Voor aanbestedingen en
grootschalige offertes werken wij vaak
met een groep mensen aan hetzelfde
document, ook dit blijkt geen probleem te zijn, gelukkig is dit ook locatie
onafhankelijk.’
Tom Greeve,
Directeur Imtech ICT CS
Imtech Document Center
Integratie van informatiebronnen kan het werkproces sterk vereenvoudigen
omdat medewerkers vanuit een systeem een totaaloverzicht hebben van belangrijke informatie. Dit beperkt het aantal handelingen en zorgt voor altijd accurate
informatie.
Gepersonaliseerde overzichten
Imtech Document Center biedt de medewerker een aantal gepersonaliseerde
overzichten, waarmee hij of zij snel toegang heeft tot relevante sites en taken.
Het overzicht ‘Mijn Projecten’ toont alle projectensites waar de medewerker is
opgevoerd als projectlid. Het overzicht ‘Mijn Taken’ toont alle openstaande
taken voor de medewerker. De overzichten met lopende projecten, projecten in
overdracht en laatste documenten kunnen voor de medewerker gefilterd worden.
Ook de integratie van taken is netjes geregeld in Microsoft Outlook 2013.
‘Wij zorgen ervoor
dat u niet voor
verassingen komt
te staan.’
Social
Met Imtech Document Center maakt u volledig gebruik van de social media functionaliteit binnen SharePoint. Iedere gebruiker heeft een eigen profielsite waarop
hij of zij kennisgebieden en interessegebieden kan vastleggen via tags. Met de
people search functionaliteit van SharePoint kunnen zo experts gevonden worden binnen uw organisatie. Gebruikers kunnen naast elkaar volgen ook sites en
documenten volgen en newsfeed berichten plaatsen. Op deze manier blijven uw
medewerkers maximaal verbonden en zorgen ze ervoor dat relevante informatie
naar hun toekomt.
Rapportage
Imtech Document Center biedt standaard een aantal rapportages zoals een overzicht van lopende opdrachten, afgekeurde opdrachten en openstaande projecten.
Daarnaast is het eenvoudig, door de integratie met de achterliggende database
omgeving, om een breed scala aan rapportages te creëren.
Verantwoordelijkheden
Imtech Document Center faciliteert het helder vastleggen van verantwoordelijkheden in het offertetraject en de projectuitvoering. Op ieder moment is één
persoon verantwoordelijk voor de projectensite. Deze verantwoordelijke persoon
kan de kenmerken van de projectensite wijzigen en projectleden toevoegen of
verwijderen. Verantwoordelijkheid voor de projectensite kan in IDC gestructureerd
worden overgedragen met behulp van een workflow.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
11
Imtech Document Center
Voorbeeld
Na akkoord van de offerte draagt afdeling sales de projectensite over
naar de afdeling Operations. Bij de start van de overdracht ziet afdeling
Sales een checklist met de voorwaarden die Operations stelt aan de overdracht. Nadat de overdracht is gestart kan Operations deze goedkeuren of
afkeuren. Bij afkeuren ontvangt afdeling Sales hiervan bericht, met de
redenen die door Operations zijn opgegeven. Bij goedkeuring bepaalt
Operations wie de nieuwe verantwoordelijke persoon is. Deze kan nu een
nieuw team samenstellen.
De hele geschiedenis van wijzigingen qua verantwoordelijke personen, projectleden en kenmerken wordt bewaard en is inzichtelijk binnen IDC.
Onafhankelijk
Imtech Document Center werkt ook zonder Microsoft Dynamics CRM en kan
eventueel vanuit Microsoft SharePoint direct klantensites aanmaken of vanuit de
integratie met een ander systeem waar klantgegevens beschikbaar zijn.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
12
Imtech Document Center
Snel en efficiënt
samenwerken
De gebruikersadoptie is een belangrijke succesfactor in het realiseren
of uitbouwen van samenwerkingsplatformen. U wilt graag dat uw gebruikers snel productief zijn en precies weten wat er van ze verwacht
wordt en waar ze informatie kunnen vinden en delen met elkaar.
Imtech ICT ondersteunt u bij het verhogen van de gebruikersadoptie
met behulp van:

‘Experience’ sessies in het Xperience Center.

Trainingen en begeleiding op de werkvloer.

Inrichten van de governance structuur

Organiseren van de support & beheer van de omgeving.
(o.a. rollen en rechten en wie doet wat wanneer).
‘De oplossing dient
altijd en direct
ondersteunend te
zijn aan uw business.’
Veel klanten vinden het prettig als wij het beheer voor onze rekening nemen.
Dit kan van technisch tot functioneel beheer. Ten slotte dient deze oplossing altijd
en direct ondersteunend te zijn aan uw business.
Om te komen tot een definitieve inrichting van een organisatiebreed portaal
heeft Imtech ICT het Portal Planning Process ontwikkeld. Dit is een proces wat alle
facetten van een dergelijk project tijdig inzichtelijk maakt. Dit is noodzakelijk want
er zijn veel keuzes te maken.
In dit proces bepalen we met de medewerkers van uw organisatie de gewenste
inrichting van Imtech Document Center en eventueel Microsoft Dynamics CRM.
Dit doen we in hands on sessies, waarin u zelf aan de slag gaat aan de hand van
een aantal scenario’s. Wij luisteren naar de behoeften en vertalen dit vervolgens
naar de juiste inrichting. Niet alleen wordt uw directe vraag gehoord, er wordt
tevens meegedacht over hoe u de beste en meest efficiënte processen in uw
organisatie verkrijgt. Door Imtech Document Center zelf te ervaren en de
gebruikers vroegtijdig te betrekken, is het eenvoudiger om de juiste wensen en
eisen te bepalen.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
13
Imtech Document Center
De kracht van
Microsoft producten
Microsoft Dynamics CRM
Het adequaat beheren van klantrelaties en het inzichtelijk maken van het salesproces is eigenlijk voor alle organisaties belangrijk. Maximale ondersteuning van
het volledige salesproces kan met Microsoft Dynamics CRM. Van lead tot opdracht
is het volledige proces goed in kaart te brengen met daarbij de benodigde rapportages en inzichten om een integraal beeld te creëren van de lopende opportunities
of de geleverde services. Naast relaties met klanten moeten organisaties ook
andere belangrijke relaties onderhouden en maximaliseren, bijvoorbeeld met
partners, leveranciers of contractanten waarvoor het alle flexibiliteit biedt.
Microsoft Dynamics CRM geeft inzicht in het totale proces en zet de klant centraal.
Microsoft SharePoint
U wilt vastleggen, samenwerken, ontdekken, beheren, delen en publiceren.
De hoeveelheid informatie in en rond uw organisatie neemt steeds verder toe.
Microsoft SharePoint is de documentmanagement oplossing om mensen, processen en gegevens gestructureerd bijeen te brengen. U kunt Microsoft SharePoint
gebruiken als een veilige locatie voor het opslaan, ordenen en gebruiken van gegevens vanaf vrijwel ieder device. Daar voegen we versiebeheer en een sterke
rechten- en rollenstructuur aan toe om de omgeving veilig te maken en mixen
dat met een sterk werkstroomproces, uitgebreide searchmogelijkheden en een
krachtige rapportage voor compliance en altijd up-to-date overzichten.
Microsoft SharePoint vergemakkelijkt direct de samenwerking
rondom documenten.
Microsoft OneDrive voor Business
De eenvoud van het offline nemen van een document of een volledige bibliotheek
en werken zoals u binnen de Windows Explorer gewend bent, is een geweldige
toevoeging op een totaaloplossing als Imtech Document Center. Altijd hebt u de
juiste documenten bij u, de synchronisatie gaat als vanzelf en u kunt zelfs met
meerdere mensen tegelijk in een document werken wanneer u aan een tender
of een offerte werkt. Dit alles met behoud van versiecontrole en de benodigde
security. Dit is de killer applicatie voor uw medewerkers en het werkt uitstekend
samen met Microsoft Office en SharePoint.
Microsoft OneDrive voor Business zorgt ervoor dat u altijd en overal kan werken.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
14
Imtech Document Center
Microsoft Lync
Directe communicatie via instant messaging, audio en video kan allemaal via
Microsoft Lync. De integratie met Microsoft Office, Outlook en SharePoint zorgt
ervoor dat gegevens van collega’s en zelfs klanten of leveranciers altijd bij de hand
zijn en dat er snel en eenvoudig een sessie gestart kan worden om direct contact
op te nemen. Door de integratie met Microsoft Office is het daarom mogelijk om
samen, live, in een document te werken en precies met elkaar te bepalen wat er
voor nodig is om het beste resultaat neer te zetten.
Microsoft Lync maakt communiceren binnen teams weer eenvoudig.
Microsoft Office
Iedereen kan werken met Microsoft Office en daarom zijn de modules als Word,
Excel en PowerPoint zo populair. Een van de grootste krachten is tevens ook
integratie met Microsoft Dynamics CRM, SharePoint, Lync, Outlook en OneDrive
wat ervoor zorgt dat de gebruiker een volledige geïntegreerde werkplek krijgt
xvolledig gericht op productiviteit en eenvoud.
Samenwerking en verbinding is van cruciaal belang in een organisatie.
Waarom? Omdat er één geheel ontstaat als alle elementen in een organisatie goed verbonden zijn met elkaar. En een organisatie die als één geheel
functioneert, is slim, efficiënt, extreem productief en klaar voor alle (technologische) ontwikkelingen van de toekomst.
Imtech ICT Integrated Solutions,
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
15
Imtech ICT Integrated Solutions
Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel
T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
www.imtech.nl/is

Download Report