Personeelsvereniging EPZ Concept Besprekingsverslag bespreking op : 4 maart 2014 referentie : PV/AJB/V142077 onderwerp : Algemene ledenvergadering 2014 plaats : Bedrijfsrestaurant aanwezig : zie presentielijst afwezig : -- kopie aan : zie presentielijst en afwezigen punt 1. besproken/afspraken Opening/mededelingen Opening De voorzitter Ben Dijkstra opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Mededelingen Er zijn geen afmeldingen. Ben bedankt de bestuursleden ieder persoonlijk en ook de teamleiders en leden voor hun inzet voor en lidmaatschap van de Personeelsvereniging. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 2013 Tekstueel Het verslag van 26 maart 2013 wordt goedgekeurd. Naar aanleiding van Geen opmerkingen. Actiepunten verslag Blz. 3, agendapunt 7, actiepunt PV, evalueren of met digitale mailing ook dezelfde doelgroep wordt bereikt. Er is één lid zonder computer. Zij wordt op de hoogte gehouden. Actiepunt wordt uitgevoerd. 3. Terugblik 2013 Ben staat stil bij het overlijden van Cees Rentmeester, Thijs Wieckardt en Lennart van der Hoeven. Bij het terugblikken over het afgelopen jaar geeft Ben aan dat aan de diverse activiteiten in totaal 1677 keer door leden is deelgenomen. • 218 deelnemers hebben aan sportactiviteiten zoals de fietsreis meegedaan. • 250 deelnemers aan de groepsreizen naar Istanbul, de voetbalreis en kerstreis. • Aan de dagactiviteiten, zoals Vrienden van Amstel, hebben totaal 647 leden deelgenomen. De Bingoavond heeft 135 deelnemers aangetrokken. • Aan de diverse workshops hebben 175 leden deelgenomen. 105 personen zijn voorzien van kledingstukken. Er zijn diverse teams variërend van 2 tot 130 leden die eigen activiteiten organiseren. De fotoclub met 26 leden is opgericht. Zij organiseren diverse activiteiten zoals actie behoort bij PV/AJB/V142077 cursussen en workshops. Zij hebben een goede start gemaakt. De roeiclub heeft een activiteit georganiseerd om nieuwe leden te trekken. Helaas zijn er geen nieuwe mensen naar toe gekomen. Ben complimenteert de PV en de leden. Financieel verslag 2013/Verslag kascommissie 4. Financieel verslag 2013 Ruud Romijn licht de financiële overzichten van 2013 toe. Op aanraden heeft Ruud in april 2013 een kasboekprogramma aangeschaft. Ruud wordt bedankt voor het verzorgen van de boekhouding. Verslag van de Kascommissie Peter de Lange en Wim Lobbezoo hebben de boeken gecontroleerd van de PV, waarvoor dank. Zij hebben verslag uitgebracht en de boeken zijn in orde bevonden. De kascommissie adviseert de aanwezigen om het bestuur decharge te verlenen voor de kas van 2013. Iedereen stemt hiermee in. Hierbij wordt het bestuur decharge verleend over de door hun gevoerde boekhouding. Verkiezing kascommissie 2014 5. Peter de Lange heeft in de afgelopen 2 jaar de kas gecontroleerd en is aftredend. Hij wordt bedankt voor de controle en voor de tips en trucs. Wim Lobbezoo heeft zich nog een jaar beschikbaar gesteld als kascommissielid. Tom Keij heeft zich beschikbaar gesteld als kascommissielid. Jan van Cappelle heeft zich nogmaals als reservelid beschikbaar gesteld. Wim Lobbezoo en Tom Keij worden voorgedragen als kascommissielid en Jan van Cappelle als reservelid. Met algemene instemming wordt Wim Lobbezoo herkozen en Tom Keij gekozen als kascommissielid. Jan van Cappelle wordt herkozen als reservecommissielid. Bestuurssamenstelling Personeelsvereniging EPZ 6. Aftredend en herkiesbaar voor 1 jaar zijn: Jan van Boxtel Ruud Romijn Allebei de heren worden opnieuw als bestuurslid herkozen. Website een jaar later(www.pv-epz.nl) 7. Tijdens de ledenvergadering vorig jaar heeft Annemarie de nieuwe website geïntroduceerd. Vanaf 1 maart 2013 heeft de website 11.000 bezoekers gehad. De website is 580 eenmalig bezocht. Het aantal pagina’s per bezoek dat bekeken wordt is 5. Een bezoek duurt gemiddeld 3 minuten. De top 10 van best bezochte pagina’s op de website is: 2 behoort bij PV/AJB/V142077 10. Activiteiten 9. Fietsreis Vogezen 8. Contact 7. Stedenreis 6. Vrienden van Amstel 5. Actueel 4. Agenda 3. Activiteitenoverzicht 2. Fotoboeken 1. Startpagina De eerste nieuwsbrief is door 80% van de abonnees gelezen. Daarna schommelde het leespercentage tussen de 60 en 70%. Op het moment is het leespercentage weer 80% van de abonnees. Dat is een hoog gemiddelde. Sommige leden hebben aangegeven dat zij geen bevestiging van hun aanmelding ontvangen. Dit kan aan de browser van de aanmelder liggen. Per 1 januari 2014 worden geen losse aanmeldformulieren van de PV bij de Zeedijkers gevoegd. De PV-EPZ heeft een eigen pagina waarop de activiteiten worden aangekondigd. Activiteitenkalender 8. Ben vraagt of leden activiteiten missen die afgelopen jaar of jaren niet zijn georganiseerd. De volgende activiteiten worden aangegeven: • De Brakel fietstocht. • Workshop kaarsen maken. • Paasbingo (dit was in 2014 organisatorisch niet mogelijk, maar in 2015 nadenken of de Paasbingo dan wel door kan gaan) Besloten wordt om de kaarsenworkshop als activiteit te organiseren als vervanging van het Paasbloemschikken en Creatieve workshop in het voorjaar. De PV wil binnenkort een enquête uitbrengen waarin iedereen kan aangeven welke activiteiten zij graag zouden willen. Dankzij onze hoofdsponsor EPZ kunnen wij ook deze activiteiten organiseren. De PV-EPZ heeft meer mensen nodig om activiteiten te organiseren, mee te helpen met de organisatie en/of bestuurslid te worden. Jan van Cappelle adviseert om op een A4’tje te zetten wat een bestuurslid moet doen. Of met financiële steun iemand aan te trekken die wil helpen. Sandra Roelse wil wel een kookworkshop te organiseren. Liselotte Maes stelt zich beschikbaar om iets te organiseren. Trudy Mehlbaum wil Sinterklaas wel weer organiseren. Begroting 2014 Ruud Romijn licht de begroting toe. 9. Er zijn teams zoals bowling, karten en tennis die 200 Euro of meer aan subsidie per persoon kosten. Vorig jaar zijn de teamleiders uitgenodigd voor het budget 2014. Wij willen de 3 PV behoort bij PV/AJB/V142077 teamleiders meer verantwoordelijkheid geven, ook voor het budget per team. Het uitgangspunt is dat wij wel het budget in de gaten houden, maar het belangrijkste is de leden tevreden te houden. De tennishal in Goes stopt ermee en bij het Racketcentrum in Kapelle is gevraagd of de PV daar terecht kan. Wij hebben nog geen antwoord gehad. Jan van Cappelle raadt aan om een contract voor 5 jaar af te sluiten, dan heb je meer kans om bij het Racketcentrum te komen. PV neemt dit mee. De begroting is bij Ruud Romijn in te zien en wordt goedgekeurd. Ruud wordt bedankt voor deze inspanning en het overzicht en EPZ wordt bedankt voor de subsidie. Rondvraag 10. Bram Theune vraagt of Engels Voetbal ook op de website staat. De voetbalreis is al volgeboekt. Het is de laatste keer dat de voetbalreis wordt georganiseerd omdat de chauffeur stopt met kaarten te regelen. Peter Nieuwenhuize vraagt of de PV-EPZ iets weet van de subsidie die aan de Omloop van Borssele wordt gegeven. Dat is niet bekend. Ruud Romijn geeft aan dat er een contract voor de Omloop van 5 jaar is afgesloten met N.V. EPZ. Dit loopt nu af. PV-EPZ heeft hier geen rol in. Jan van Boxtel heeft afgelopen woensdag een gesprek gehad over de reis 2015. Dit wordt een achtdaagse reis naar Lissabon en Porto, Portugal en zal rond 20 juni 2015 plaats gaan vinden. Sluiting 11. De vergadering wordt gesloten. De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng in de vergadering. 4 PV