Communicatieplan (C: Transparantie)

Communicatieplan (C: Transparantie)
Eis 3.C.2
Barendrecht, oktober 2013
Auteur:
Sabine Droog
Geaccordeerd door:
Leo Droog
Directeur
Edwin Oudshoorn
Bedrijfsleider/ MVO
Verantwoordelijk
1. Inleiding
Dit communicatieplan is opgesteld in het kader van certificering voor de CO2 prestatieladder.
Wanneer er inzicht is verworven in de energiestromen en emissies en wanneer er heldere
reductiedoelstellingen zijn vastgesteld, is het belangrijk om dit duidelijk te communiceren.
Het document geeft een weergave van de manier waarop de communicatie rondom de CO 2
prestatieladder is ingedeeld, zoals de doelgroepen, communicatiemiddelen en
verantwoordelijke.
De doelstelling van dit communicatieplan is;
Het informeren over de certificering rondom de CO2 prestatieladder en daarnaast structureel
inzicht geven in de energiestromen, emissies en reductiedoelstellingen van de Synorga
Groep BV.
Voor dit communicatieplan zullen twee doelgroepen worden onderscheiden; de interne en de
externe doelgroep. In dit gedeelte van het rapport wordt per doelgroep een omschrijving
gegeven van de doelgroep, een uiteenzetting van de boodschap die overgebracht dient te
worden en de middelen die ingezet kunnen worden binnen deze doelgroep. Dit gedeelte van
het rapport wordt afgesloten met een communicatieplanning waarin ook de verantwoordelijke
binnen Synorga zal worden aangewezen.
Er is een groot verschil tussen de interne communicatie en de externe communicatie. Het
doel van de interne communicatie is voornamelijk de bewustwording en het creëren van
draagvlak. Extern ligt de communicatie meer op het aantonen van de maatschappelijke
betrokkenheid van de Synorga groep. Naast het tonen van de CO2 footprint en de reductie
doelstellingen is het ook een manier voor Synorga om met haar eigen bedrijfsactiviteiten
(duurzame energiebronnen, adviestrajecten) andere bedrijven te helpen bij het reduceren
van de CO2 uitstoot.
2
CO2-prestatieladder Eis 3.C.2.
Synorga Groep BV
2. Intern
1. Doelgroep
De interne doelgroep die structureel geïnformeerd dient te worden over de verschillende
activiteiten rondom de CO2 prestatieladder zijn;


Management team
Medewerkers
2. Boodschap
De informatie die intern verstrekt gaat worden zal gaan over;





De CO2 prestatieladder (wat is het, etc)
De CO2 footprint analyse
Reductiedoelstellingen
Deelname aan verschillende initiatieven in de branche
Voortgang en resultaten
3. Communicatiemiddel
Management Team overleg
Het management team overleg is een periodiek overleg tussen de directie, bedrijfsleiders,
hoofd administratie en directie secretaresse. Tijdens dit overleg wordt de huidige stand van
zaken besproken met betrekking tot de CO2 footprint analyse en de reductiedoelstellingen.
Daarnaast worden de verschillende initiatieven van Synorga in de branche besproken.
Afdelingsoverleg/bedrijfsoverleg
Periodiek overleg waarin het afdelingshoofd de besluiten uit de bovenstaande punten zal
door communiceren naar de medewerkers binnen die afdeling. De feedback die hier uit komt
zal terug gekoppeld worden tijdens het eerste MT overleg.
Companyweb
Companyweb is het intranet waar alle medewerkers toegang toe hebben. Hierop zal
gecommuniceerd worden over de CO2 prestatieladder. Medewerkers kunnen informatie
vinden over;



Uitleg over de CO2 prestatieladder
Het tot stand komen van CO2 footprint analyse
Reductie doelstellingen en twee keer per jaar de voortgang hiervan
Interne nieuwsbrief
In deze nieuwsbrief wordt al een paar jaar elke keer verteld over het MVO-beleid binnen
Synorga. Ook de CO2 prestatieladder zal in deze nieuwsbrief worden meegenomen.
Kerst bijeenkomst
De kerst bijeenkomst is de enige bijeenkomst dat het gehele bedrijf aanwezig is. Tijdens
deze bijeenkomst doet de directie altijd een toespraak over het afgelopen jaar en het
komende jaar. In deze toespraak zal ook standaard kort een stukje over het MVO beleid mee
worden genomen.
3
CO2-prestatieladder Eis 3.C.2.
Synorga Groep BV
3. Extern
1. Doelgroep
De externe doelgroep die belang kan hebben in de informatie omtrent de verschillende
activiteiten rondom de CO2 prestatieladder zijn;




Klanten en prospect
Leveranciers
Onderaannemers
Branchegenoten
2. Boodschap
De externe boodschap gaat voornamelijk over het MVO beleid van Synorga en de deelname
aan de CO2 prestatieladder. Uiteraard zal hier transparant over worden gecommuniceerd
binnen de verantwoordelijkheden die Synorga als BV draagt.
3. Communicatiemiddel
Website
De website van Synorga informeert de bezoeker al langer over de MVO activiteiten van
Synorga. Op deze pagina zal een extra pagina aangemaakt worden over de CO2
prestatieladder met onder andere;





Beleidsverklaring van de directie
CO2 footprint analyse
Reductie doelstellingen
Communicatieplan
Keten- en/of branche-initiatieven
Persbericht/nieuwsbericht
Synorga zal als er noemenswaardige zaken rondom de CO2 prestatieladder plaatsvinden
hierover een persbericht verzenden en plaatsen op de website onder het kopje nieuws.
Presentaties
Synorga neemt deel aan verschillende initiatieven binnen de branche en binnen de
gemeente Barendrecht. Tijdens deze bijeenkomsten Synorga ook over haar eigen prestaties
communiceren.
4
CO2-prestatieladder Eis 3.C.2.
Synorga Groep BV
4. Planning en verantwoordelijke
Interne communicatie
Middel
MT Overleg
Frequentie
10 x pj
Doelgroep
Management
team
Afdelingsoverleg
4 x pj
Medewerkers
Company web
Nieuwsbrief
Kerstborrel
Ad hoc
2x pj
1x pj
Medewerkers
Medewerkers
Medewerkers
Inhoud
 CO2 footprint analyse
 Reductie
doelstellingen
 Initiatieven binnen de
branche
 Voortgang
 Verantwoordelijkheid
 aansturing
Verantwoordelijke
E. Oudshoorn
verschillend
Speerpunten en
successen
L.A. Droog
L.A. Droog
Inhoud
 CO2 footprint analyse
 Reductie
doelstellingen
 Reductie maatregelen
 voortgang
Verantwoordelijke
E. Oudshoorn
Management Team
Externe communicatie
Middel
Website
Frequentie
2x pj
Nieuwsbericht
Presentaties
Ad hoc
Doelgroep
Alle interne
en externe
belang
hebbende
J. Hofland
E. Oudshoorn
5
CO2-prestatieladder Eis 3.C.2.
Synorga Groep BV

Download Report