Download hier

STANDHOUDERSHANDBOEK
dinsdag, woensdag, donderdag
16 t/m 18 december 2014
2
Almelo, november 2014
Beste exposant,
U gaat exposeren op de AgroExpo Assen. Voor een optimaal resultaat
van uw deelname is het belangrijk dat u deze beurs goed voorbereidt.
Als beursorganisatie helpen wij u daar graag bij.
Deze standhoudersinformatie bevat alle gegevens die van belang zijn
voor u als deelnemer aan de Landbouw Vakbeurs. Wij verzoeken u
daarom vriendelijk deze standhoudersinformatie zorgvuldig door te
nemen en te bewaren.
Hebt u na het lezen van de informatie nog vragen? Neemt u dan
gerust contact met ons op. Hopende op een prettige samenwerking,
wensen wij u alvast een goede voorbereiding en een succesvolle
beurs.
Met vriendelijke groet,
Expo Management en TT Hall Exploitatie
3
INHOUDSOPGAVE:
Belangrijke telefoonnummers
blz. 4
Beursdata en openingstijden
blz. 5
Op- en afbouwdagen
blz. 6
Deadlines
blz. 7
Adres en bereikbaarheid TT Hall
blz. 8
Logistiek en parkeren
blz. 9
Plattegrond
blz. 10
Technische specificaties
blz. 11
Standbouw
blz. 11
Standinrichting en voorzieningen
blz. 13
Bewaking en verzekering
blz. 14
Catering
blz. 14
Regels voor activiteiten
blz. 15
Waarschuwing Expo Guide/ Fair Guide
blz. 16
4
BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS
Organisatie AgroExpo Assen
Expo Management
(voor en na de beurs) 0546 - 54 68 20
Geraldine Dijk
06 - 15 13 97 70
Beurssecretariaat
(tijdens de beurs)
06 - 13 52 65 45
TT Hall Assen
Algemeen
0592 – 30 40 80
TT Hall Assen Catering
Catering Bos & Bos (Ilona Jensema)
050 - 525 33 26
Tijdens de beurs en tijdens de op- en afbouwdagen is onze
informatiebalie ook voor al uw vragen geopend. U vindt deze naast
het kantoor van de TT Hall.
5
BEURSDATA EN OPENINGSTIJDEN
Beursdata
Dinsdag 16, woensdag 17 en donderdag 18 december 2014
Openingstijden bezoekers
Dinsdag 16 december
Woensdag 17 december
Donderdag 18 december
13.00u tot 22.00u
13.00u tot 22.00u
13.00u tot 22.00u
Openingstijden exposanten
Dinsdag 16 december
Woensdag 17 december
Donderdag 18 december
12.30u tot 22.00u
12.30u tot 22.00u
12.30u tot 22.00u
Let op: de beursvloer is op de bovenstaande tijden alléén
toegankelijk via de hoofdingang. Standhouders dienen
minimaal 30 minuten voor aanvang aanwezig te zijn.
6
OP- EN AFBOUWTIJDEN
Opbouwdagen
Vrijdag 12 december
Zaterdag 13 december
Zondag 14 december
Maandag 15 december
08.00u tot 17.00u
08.00u tot 17.00u
in overleg
08:00u tot 22.00u
Attentie:
Standhouders welke gebruik maken van de standbouw van Expo
Management kunnen de stand maandag 15 december vanaf 08.00u
inrichten.
Afbouwtijden
Donderdag 18 december
Vrijdag 19 december
22.00u tot 24.00u
08.00u tot 18.00u
Attentie:
Standhouders welke gebruik maken van standbouw van Expo
Management dienen direct na afloop van de beurs alle materialen
van de wanden en frieslijsten te verwijderen. Wanden, frieslijsten en
vloerbedekking dienen uiteraard schoon en in oorspronkelijke staat
te worden opgeleverd. Eventuele schade wordt aan u doorberekend.
7
DEADLINES



Voor de AgroExpo Assen kunt u bij ons diverse
(standbouw)materialen en voorzieningen bestellen. Het liefst
ontvangen wij uw bestellingen zo spoedig mogelijk, u kunt
deze echter nog tot uiterlijk 8 dagen voor aanvang van de
beurs aan ons doorgeven. Veel deelnemers wachten tot het
laatste moment met het (bij)bestellen van standmateriaal of
vragen slechts enkele uren voor de beurs nog om een
verandering. Dit legt veel extra werkdruk op de
beursorganisatie en het technisch personeel. Soms is het
onvermijdelijk en in dat geval helpen wij u graag om alles in
orde te krijgen voordat de beurs begint.
Maar we willen de onevenredige extra werkdruk en ook de
extra kosten die wij moeten maken om aan de laatste wensen
tegemoet te komen, wat beperken. Daarom berekenen wij
over elke bestelling die na vrijdag 5 december wordt
doorgegeven, een toeslag van 25%.
AgroExpo Assen biedt u de gelegenheid om gratis uw
persberichten en bedrijfsinformatie op de website
www.agroexpo.nl te plaatsen. De informatie blijft beschikbaar
tot de volgende editie.
De beursplattegrond en de deelnemerslijst worden verspreid
naar diverse media. De gegevens worden zo zorgvuldig
mogelijk zoals bij ons bekend, doorgegeven. Voor eventuele
onjuistheden die nadien worden aangebracht zijn wij niet
aansprakelijk. Wijzigingen in de deelnemerslijst of op de
plattegrond kunnen na 20 november niet meer worden
aangepast voor te verschijnen beursspecials.
8
ADRES EN BEREIKBAARHEID TT HALL
TT Hall Assen
Adres: De Haar 11
9405 TE Assen
Tel:
Fax:
0592 - 304 080
0592 - 304 081
[email protected]
www.tt-hall.nl
Route: De TT Hall ligt op het terrein naast het TT Circuit
Assen. Vanaf de A28 geven ANWB-borden u de
richting naar het circuit en de TT Hall aan.
Kijk voor een uitgebreide routebeschrijving op
www.tt-hall.nl. Raadpleeg 0900-9292 voor informatie
over het openbaar vervoer.
9
LOGISTIEK EN PARKEREN
Deuren
Op de eerdergenoemde op- en afbouwtijden zullen de belangrijkste
toegangsdeuren van de hal geopend zijn voor het aanleveren van
materialen. Is er een deur gesloten? Belt u dan het algemene nummer
van de TT Hall. (0592-30 40 80)
Vlak voor-, tijdens- en na openingstijd zijn andere deuren dan de
hoofdingang niet bedoeld voor in- en uitloop. Deze zullen dan ook
gesloten zijn. Alleen op deze manier blijft de vloer overzichtelijk en
kan diefstal worden voorkomen.
De deuren en nooduitgangen zijn elektrisch vergrendeld. Alleen bij
een noodalarm gaan deze automatisch open. Naast elke deur zit een
noodknop. Bij misbruik van deze noodknop wordt u een boete van
€ 500,- in rekening gebracht i.v.m. het laten uitrukken van de
hulpdiensten en het resetten van het systeem.
Hal betreden met auto’s/ vrachtwagens etc.
Nadat op maandagmiddag de vloerbedekking in de gangpaden is
gelegd, is het verboden de hal nog met auto’s te betreden. Op
dinsdagmorgen is het niet meer mogelijk om groot materiaal aan te
leveren. Alleen de kleine toegangsdeuren zijn dan geopend. Na
09.30u kunt u alleen via de hoofdingang naar binnen op vertoon van
een standhouderskaart.
Hebt u groot of zwaar materiaal? Wacht dan niet tot de laatste
opbouwdag! Het is dan onmogelijk om tussen de stands door te
manoeuvreren. Dit materiaal krijgt van ons altijd voorrang om zo
vroeg mogelijk op te bouwen. Neem daarom bij twijfel contact met
ons op. Zorg er ook voor dat uw standbouwer, transporteur en
eventueel uw leverancier op de hoogte zijn van deze informatie.
10
Gebruik van heftruck
Tijdens de op- en afbouw zijn er minimaal twee heftrucks met
chauffeur aanwezig om u te helpen bij het laden en lossen van uw
goederen. Deze service is geheel kosteloos. Daar tegenover staat wel
dat u geen heftruck op een bepaald tijdstip kunt reserveren of
claimen. U mag de chauffeurs zelf aanspreken en vragen u te helpen
of u belt met het algemene nummer van de TT Hall, om uw verzoek
door te geven. Houdt u hierbij rekening met een korte wachttijd.
Goederen laten bezorgen
U bent vrij om bijvoorbeeld bestellingen van drukwerk bij de TT Hall te
laten bezorgen. Wij als organisatie nemen echter geen pakketten aan
die voor u bestemd zijn. U dient uw leverancier/ transporteur/ koerier
een juiste omschrijving te geven van waar zij u (en uw stand) kunnen
vinden of bereiken op de beursvloer.
Parkeren
Het parkeren tijdens de AgroExpo Assen is alleen gratis voor
exposanten. Uw standhouderskaart is tevens uw parkeerkaart.
PLATTEGROND
Bijgesloten vindt u de beursplattegrond en een deelnemerslijst. Uw
standnummer in de deelnemerslijst correspondeert met uw stand op
de plattegrond. Eén vakje op de plattegrond is 1m². Wij verzoeken u
vriendelijk uw standoppervlakte te controleren om vervelende
situaties op bij de opbouw te voorkomen.
11
TECHNISCHE SPECIFICATIES
Maximale afmetingen
Afmeting grootste deur:
Spanthoogte hoogste punt:
Spanthoogte laagste punt:
Maximale bouwhoogte hal:
Maximale bouwhoogte foyer:
5m breed x 5,1m hoog
11m hoog
8,5m hoog
8m hoog
4,5 m hoog
Elektra- en wateraanvoer
Technische voorzieningen worden van bovenuit de hal
aangevoerd. U hoeft geen rekening te houden met een
puttenplan. Water en elektra kunnen op elk gewenst punt
naar beneden worden gehaald, mits op tijd besteld.
STANDBOUW
Om uw bedrijf goed te kunnen presenteren hebt u standbouw nodig.
Dit kunt u huren bij Expo Management of via uw eigen standbouwer
laten leveren. Alleen een presentatiewand met wat spotjes is niet
voldoende. Hiermee kunt u enkel uw stand mooi inrichten. U hebt
echter ook scheidingswanden nodig.
Eigen standbouw
Indien u gebruik maakt van de diensten van een standbouwer, is het
van groot belang dat deze met alle ins- en outs van de beurs bekend
is. Stuur het bedrijf daarom altijd een kopie van alle
deelnemersinformatie die u van ons ontvangt. Zo komen u en uw
standbouwer niet voor verrassingen te staan.
12
Uw standbouwer kan geen bestellingen bij ons plaatsen, die dient u
zelf aan ons door te geven.
Wanneer de scheidingswanden van uw stand hoger zijn dan 2.50m,
dient u t.b.v. uw buren ook de achterzijde van deze wand netjes af te
werken. Het is hierbij niet toegestaan logo’s of andere bedrijfsuitingen
op deze kant van de wand te zetten.
Deelnemers met een eiland of kopstand komen soms wandruimte te
kort. Extra wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van
de gangpaden de wand door te trekken. Een logische oplossing, ware
het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd
met een uitzicht op een blinde wand. Ook gaat zo het open karakter
van uw stand verloren en ‘mist’ u de bezoekers die aan deze zijde van
uw stand passeren. Het is dan ook beter binnen uw stand een zuil van
wanden te creëren.
Standaard standbouw van Expo Management
Bij een standaard stand zijn de wanden, de frieslijst, een
keukenafscheiding en de vloerbedekking (antraciet) inbegrepen. De
keukenafscheiding, voorzien van een afsluitbare deur, wordt altijd in
een hoek van de stand geplaatst. Heeft u een andere voorkeur, geef
dit dan middels een schets door aan de organisatie.
Bij een standaard stand zijn ook voldoende duospots inbegrepen voor
de verlichting in uw stand. De kosten voor de stroomaansluiting zijn
echter niet inbegrepen.
Het is niet toegestaan in de wanden te boren of te spijkeren. Het
beste is om materialen op te hangen met draden en kleine haken die
u aan de bovenzijde van de wand bevestigd. Ook dubbelzijdig tape
kan hiervoor worden gebruikt, mits deze geen resten achterlaat.
Een naamsvermelding op de frieslijst is niet inbegrepen.
13
Direct na afloop van de beurs dienen alle materialen van de wanden
en frieslijsten verwijderd te zijn. Wanden, frieslijsten en
vloerbedekking dienen uiteraard schoon en in oorspronkelijke staat te
worden opgeleverd. Vuile wanden (bijvoorbeeld door dubbelzijdig
tape) moeten wij helaas als schade aan u in rekening brengen.
Direct na afloop van de beurs wordt gestart met de afbouw van de
stands. Let er daarom op dat u alle (waardevolle) spullen uit de
afsluitbare ruimte verwijdert.
De ruimtes worden namelijk afgebroken óók als hier nog spullen in
zijn opgeslagen. Laat de sleutel van de berging achter in het slot van
de deur of geeft de af bij de organisatie.
STANDINRICHTING EN VOORZIENINGEN
Via de bijgevoegde bestelformulieren kunt u de door u gewenste
materialen en voorzieningen bij ons bestellen. Had u uw wensen al
kenbaar gemaakt op het inschrijfformulier? Dan worden deze
bestellingen ongewijzigd geleverd. Wel kunt u door een schets de
gewenste plek van de water en elektra-aansluitingen doorgeven.
Wist u dat u het complete meubelassortiment kunt bekijken en
bestellen op www.standmeubilair.nl?
14
BEWAKING EN VERZEKERING
Elke vorm van verzekering, tegen welk risico dan ook, is niet
inbegrepen. U dient hier zelf zorg voor te dragen door een transport/
verblijfsverzekering af te sluiten. De TT Hal Assen is uitgerust met een
modern beveiligingssysteem. Transport- en nooddeuren zijn elektrisch
vergrendeld, er is camera toezicht en een geraffineerd alarmsysteem
staat direct in verbinding met een meldkamer. Daarnaast is er vlak
voor de beurs, tijdens en ’s nachts bewaking in de hal aanwezig.
Toch adviseren wij u nadrukkelijk kostbare spullen (vooral tijdens de
drukke op- en afbouwtijden) veilig op te bergen of mee naar huis te
nemen.
CATERING
Bos & Bos Catering uit Groningen heeft de horeca exploitatie van de
TT Hall in handen. Bos & Bos Catering neemt binnenkort contact met
u op over de cateringfaciliteiten.
Hebt u specifieke wensen? Neem dan contact op met
Ilona Jensema via 050-525 33 26 of [email protected]
15
REGELS VOOR ACTIVITEITEN
Alcohol
Het schenken van alcohol kan een onderdeel zijn van uw
gastheerschap. Help dan ook mee om er voor te zorgen dat uw en
onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig
thuiskomen.
Flyeren
Het uitdelen van flyers of ander promotiemateriaal buiten uw stand is
alleen toegestaan in overleg met en na goedkeuring van de
organisatie. Het is in alle gevallen verboden om buiten het complex
van de TT Hall (bijvoorbeeld op de parkeerplaats) te flyeren. In dat
geval zullen de schoonmaakkosten aan u in rekening worden
gebracht.
Geluidsoverlast
Zorg ervoor dat andere standhouders geen hinder ondervinden van
de activiteiten op uw stand. Vooral geluidsoverlast kan erg storend
zijn voor de omliggende standhouders die gesprekken voeren met
klanten. Vraag bij twijfel eerst toestemming aan de organisatie. Wij
behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te
trekken in geval van (geluids-) overlast.
Promotie buiten uw stand
Reclame uitingen buiten uw stand zijn mogelijk, alleen in overleg met
de organisatie. Voor meer informatie kunt het bestelformulier
‘Buitenpromotie’ raadplegen.
16
WAARSCHUWING EXPO GUIDE EN FAIR GUIDE
Expo Management ontvangt regelmatig vragen en klachten van
exposanten naar aanleiding van een brief van het Oostenrijkse bedrijf
Construct Data (Fair Guide) en over een bedrijf, genaamd Expo Guide
uit Mexico met een adres in Frankrijk.
Expo Guide
Dit bedrijf stuurt bedrijven een brief met een formulier om gegevens
te corrigeren voor een vermelding in Expo Guide. Hierbij wordt soms
ook de naam Expo Management genoemd om u de indruk te geven
dat wij meewerken aan dit initiatief. Na ondertekening van de brief is
men echter 3 jaar gebonden aan een jaarlijkse betaling van ruim
€ 1.000,- per jaar. Een aanzienlijk bedrag, zeker voor een
tegenprestatie die niet echt duidelijk wordt gemaakt.
Fair Guide
De brief van het Oostenrijkse bedrijf Construct Data, suggereert
bedoeld te zijn om correcties door te geven op de vermelding in FAIR
Guide en een registratie via fairguide.com om uw gegevens up to date
te houden. Ook hier is men, na ondertekening van de brief, gebonden
aan een jaarlijkse betaling van bijna € 1.000,- voor een periode van 3
jaar.
Of u, als exposant, gebruik wil maken van de mogelijkheid
opgenomen te worden in Fair Guide of Expo Guide, kunnen wij
natuurlijk niet voor u beslissen. Wij benadrukken echter, dat in Fair
Guide en Expo Guide slechts de gegevens zijn opgenomen van die
bedrijven, die zich al dan niet vrijwillig en tegen betaling hebben laten
registreren. Om deze reden alleen al kan van een compleet en
betrouwbaar bestand geen sprake zijn.
Voor de volledigheid delen wij u mee, dat geen enkele sprake is van
17
samenwerking of verbondenheid tussen Expo Management en
Construct Data en/ of Expo Guide. Wij vermoeden dat men uw
adresgegevens uit oude beurscatalogi en beursgerelateerde websites
van Expo Management, overneemt. Wij verzekeren u dat Expo
Management op geen enkele wijze samenwerkt met de genoemde
bedrijven en hen ook geen exposanten gegevens (heeft) verstrekt.
Wij hopen u hiermee van dienst te zijn geweest. Mocht u naar
aanleiding hiervan vragen hebben, neemt u dan contact met ons op.
Andere informatie kunt u vinden op:
- www.stopecg.org/construct_data_fairguide.htm.
of op de site van UFI (beursorganisatoren) - www.ufi.org/pages/thetradefairsector/fairguide.asp
en u kunt contact opnemen met Steunpunt Acquisitiefraude (landelijk
meldpunt voor advertentiefraude en acquisitiefraude).
- www.fraudemeldpunt.nl
Namens;
Expo-Management en TT Hall Exploitatie

Download Report