Contract compliance - NEVI

Grip op inkoopresultaten met
contract compliance
NEVI-PIANOo congres
5 juni 2014
Natacha Naumann, Inkoop analist, Universiteit Twente
Alex Buursema, Managing consultant, Significant
INHOUD
Even voorstellen
1. Wat verstaat de UT onder Contract compliance?
2. Waarom meet de UT de contract compliance?
3. Hoe wordt de contract compliance gemeten?
4. Hoe is de contract compliance meting op de UT geïmplementeerd?
5. Wat wordt er met de contract compliance meting gedaan?
6. Wat zijn de vervolgstappen?
7. Wat zijn de resultaten en ‘lessons learned’?
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
2
EVEN VOORSTELLEN
 Natacha Naumann, Inkoop analist, Universiteit Twente
М +31 6 53 39 29 18
[email protected]
 Alex Buursema, Managing consultant, Significant
М +31 6 51 11 05 37
[email protected]
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
3
UNIVERSITEIT TWENTE. HIGH TECH, HUMAN TOUCH
De ondernemende universiteit
4 grote
onderzoeksinstituten
9 Diensten
3.300 medewerkers
9.000 studenten
6 Faculteiten
CTW (Construerende Technische Wetenschappen)
EWI (Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica)
TNW (Technische Natuurwetenschappen)
GW (Gedragswetenschappen)
MB (Management en Bestuur)
ITC (Geo-Informatie Wetenschappen en Aardobservatie)
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
4
Contract compliance: wat verstaat de
UT hieronder?
AANLEIDING
 In 2010 startte het inkoopverbeterprogramma $AFE met als doelen:
 Voortdurend werken aan het professionaliseren van de inkoopfunctie van de
UT.
 Kosten besparen.
 Onderdeel van het programma was het organiseren van Inkoopcontrol en o.a. het
aanstellen van een Inkoop analist.
 Op voorspraak van de afdeling Inkoop gaf het College van Bestuur (CvB) in 2011
opdracht om prestatie-indicatoren te definiëren en te rapporteren.
 De prestatie-indicator Contract compliance werd vastgesteld om de inkoopfunctie te
monitoren.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
6
DEFINITIES
 Contract compliance
 Geeft de mate aan waarin gebruik wordt gemaakt van de aanwezige
contracten.
 Voor de inkooppakketten met gecontracteerde leveranciers wordt bepaald
welk deel van het inkoopvolume ingekocht wordt bij deze gecontracteerde
leveranciers.
 Dit wordt uitgedrukt in een percentage.
 De contract compliance meting geeft aan per inkooppakket:
 Waarvoor contracten zijn afgesloten en geregistreerd in de
contractendatabase van de UT
 Welk deel van het totaalvolume binnen deze contracten is ingekocht.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
7
Waarom meet de UT de contract
compliance?
GEZAMENLIJKE DOELEN…
Met de Contract compliance meting willen we een aantal zaken bereiken:
 Meer en beter grip krijgen en houden op de inkoopprestaties van de UT
 Het volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie verhogen
 De uitnutting van de afgesloten contracten waarborgen
 Gezamenlijke verantwoordelijkheid creëren
 Inkoopvoordeel borgen
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
9
… EN GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID
 De afdeling Inkoop verschaft de eenheden inzicht in de uitgaven binnen
inkooppakketten waarvoor contracten zijn afgesloten en signaleert kansen op
besparingen.
 Controllers en Administrateurs van de eenheden hebben een
signaleringsfunctie en kunnen binnen hun eenheid voorstellen aandragen om de
compliance te verbeteren.
 Contractmanagers van diverse organisatieonderdelen monitoren de uitnutting
van hun contracten.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
10
Hoe wordt de contract compliance
gemeten?
MEETWIJZE (1/2)
 Bron: de spend analyse en de contractenregistratie vormen de basis:
 De uitgaven van alle eenheden vallen binnen de scope van de rapportage.
 De uitgaven uit de crediteurenadministratie worden gekoppeld aan
inkooppakketten.
 De contracten van de UT worden in het Document Management Systeem
Decos geregistreerd en aan één of meerdere inkooppakketten gekoppeld.
 Eenheid: de contract compliance meting rapporteert cumulatieve percentages
over het lopende kalenderjaar.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
12
MEETWIJZE (2/2)
 Normen: jaarlijkse compliance doelpercentages worden toegewezen aan de
inkooppakketten door de afdeling Inkoop.
 Scope: de selectie van inkooppakketten waarover de contract compliance wordt
gemeten en gerapporteerd wordt stapsgewijs uitgebreid.
 Frequentie: de contract compliance wordt ieder kwartaal gemeten en opgenomen
in de P&C cyclus.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
13
RAPPORTAGE VOORBEELDEN
Inzicht in de uitgaven wordt op verschillende niveaus verschaffen:
 Op UT niveau
 Op eenheid niveau
 Op inkooppakket niveau
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
14
RAPPORTAGEVORM (1/2)
 De „compliant‟ percentages worden per eenheid en per inkooppakket
gerapporteerd.
 De totale contract compliance per inkooppakket, per eenheid, en op UT niveau
worden weergegeven.
 Het aantal geregistreerde contracten per inkooppakket wordt aangegeven.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
15
RAPPORTAGEVORM (2/2)
 Kansen voor verbetering worden „visueel‟ gesignaleerd: „compliant‟ percentages
worden afgezet tegen de doelpercentages en in 3 mogelijke kleuren weergegeven.
 Groen: doel compliance is behaald
 Oranje: doel compliance is benaderd (verschil tussen doelpercentage en
behaalde compliance kleiner dan10 procentpunten)
 Rood: doel compliance is niet behaald (verschil tussen doelpercentage en
behaalde compliance groter dan 10 procentpunten)
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
16
Hoe is de contract compliance meting
op de UT geïmplementeerd?
HISTORISCH PERSPECTIEF
Originele
aanpak
Aanpassingen
Nieuwe
hindernissen
Tevredenheid
Januari
2012
Q1
2012
Q2
2012
Eind
2012
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
18
JANUARI 2012
Originele
aanpak
Aanpassingen
Nieuwe
hindernissen
Tevredenheid
Presentatie van de eerste versie van de meting (UCB)
 Alle eenheden van de UT
 44 pakketten
 Geen jaarlijkse compliance doelpercentages
 Voortschrijdende percentages over de laatste 4 kwartalen
 Geen nuancering: groen of rood
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
19
EERSTE KWARTAAL 2012
Originele
aanpak
Aanpassingen
Nieuwe
hindernissen
Tevredenheid
Eerste aanpassingen
 Selectie van inkooppakketten verkleind
 Groeimodel over 3 jaar voor de doelpercentages per inkooppakket
 Rapportagevorm
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
20
TWEEDE KWARTAAL 2012
Originele
aanpak
Aanpassingen
Nieuwe
hindernissen
Tevredenheid
Presentatie van de tweede versie van de meting (Controllers)… en nog veel
bezwaren op:
 Toewijzing uitgaven aan inkooppakketten
 Betrouwbaarheid van de rapportage
 Aansluiting met financiële rapportages
 Aantal inkooppakketten in de scope
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
21
EIND 2012
Originele
aanpak
Aanpassingen
Nieuwe
hindernissen
Tevredenheid
Laatste aanpassingen
 Selectie van inkooppakketten opnieuw verkleind
 Nieuwe methode voor toewijzing van uitgaven aan inkooppakketten
 Aansluiting met financiële rapportages
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
22
Wat wordt er met de contract
compliance meting gedaan?
PROCESSTAPPEN
• Ieder kwartaal een concept rapportage opstellen door Inkoop analist.
• Eenheden reageren op hun resultaten (alleen bij significante afwijkingen).
• O.b.v. deze reacties opstellen van de definitieve rapportage.
Rapporteren • Resultaten op UT niveau rapporteren aan CvB.
Analyseren
Acties
• Resultaten vergelijken met resultaten van vorige metingen.
• Afwijkingen onderzoeken en beoordelen aan de hand van criteria (volume en
trend) en argumentatie van de eenheden.
• Significante afwijkingen omzetten in actiepunten.
• Actie ondernemen door inkoper die eenheid/het inkooppakket in zijn/haar
portefeuille heeft.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
24
INSTRUMENTEN
• Overzicht per eenheid met inzicht in de resultaten
Rapporteren
• Overzicht met resultaten van de vorige metingen (per eenheid en per pakket)
Analyseren
• Actielijst voor het vastleggen en volgen van de voortgang van de acties
Acties
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
25
Wat zijn de vervolgstappen?
VOLGENDE STAPPEN
 Verdere uitbreiding aantal inkooppakketten in scope van de meting:
 Facilitaire inkooppakketten
 Onderzoeksgerelateerde inkooppakketten
 Verdere verhoging van doelcompliance per inkooppakket tot de uiteindelijke
doelpercentages.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
27
Wat zijn de resultaten en ‘lessons
learned’?
RESULTATEN
 De contract compliance per inkooppakket is verbeterd en ligt hoog: uiteindelijke
doelpercentages zijn al bereikt of benaderd.
 13 inkooppakketten zitten nu in de scope van de meting (+5 t.o.v. 2012).
 Doelpercentages per inkooppakket zijn al 2 keer verhoogd.
 Contract compliance is onderdeel geworden van de Managementrapportage van
FEZ.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
29
CONCLUSIES (1/2)
 Inzicht en dus meer grip op de inkoopprestaties van de UT.
 Verhoogd volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie
 Bijdrage aan de sturing van de inkoopfunctie.
 Verbetering wordt door de organisatie ervaren.
“De commissie is van mening dat de
inkooporganisatie een grote mate van
volwassenheid heeft bereikt door goed
beleid te definiëren en deze op een
adequate wijze te operationaliseren, gericht
op effectiviteit en efficiency. Uit de interviews
is gebleken dat de klant deze verbetering
ook constateert en waardeert”.
Bevindingen visitatiecommissie
mei 2013
“De afdeling inkoop heeft een enorme
inspanning geleverd om deze tool te
ontwikkelen. De commissie is van mening
dat een dergelijke tool een goede bijdrage
kan leveren aan de toetsing van contract
compliance en de bewustwording om door
middel van UT-breed geselecteerde
contractpartners in te kopen”.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
30
CONCLUSIES (2/2)
 Met monitoring (voor de gerapporteerde inkooppakketten) kan uitnutting van
afgesloten contracten worden gestuurd en actie ondernomen waar nodig.
 ‘Gezamenlijke verantwoordelijkheid creëren’… is de boodschap die nog vaak
uitgelegd moet worden.
 Contract compliance is geschikt om besparingsmogelijkheden te identificeren en
te sturen… de daadwerkelijke besparingen zijn niet makkelijk te achterhalen.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
31
LESSONS LEARNED
 Zoek voor de methodiek afstemming met afdeling Financiële Zaken.
 Bespreek de criteria voor het berekenen van de indicator en de aansluiting
met de financiële rapportages.
 Zorg ervoor dat de afdeling Financiële Zaken achter de rapportage staat.
 Weet de prestatie-indicator te verkopen bij alle betrokkenen en luister naar
hun opmerkingen.
 Implementatie: klein beginnen!
 Laat de organisatie kennis nemen van het belang en nut van de prestatieindicator.
 Pak het stapsgewijs aan.
Grip op inkoopresultaten met contract compliance – 5 juni 2014
32

Download Report