Basisnota - vvkso

De elektronische aanwezigheidsregistratie: start vanaf 1 april 2014 – ook voor zelfstandigen
Hoewel we gehoopt hadden op een tijdelijk uitstel, zal op 1 april de elektronische
aanwezigheidsregistratie wel degelijk in werking treden. De aanwezigheid moet enkel geregistreerd
worden op werven van 800.000 euro (excl. btw) of meer. Gelukkig start men de eerste 6 maanden met
een testfase. Niet enkel uw eigen werknemers, maar ook de werknemers van uw onderaannemers,
alsook de zelfstandigen zullen zich moeten registreren.
Waarom een elektronische aanwezigheidsregistratie op werven?
Omdat de bouwsector een fraudegevoelige sector is, heeft de regering beslist dat men de fraude en
sociale dumping het beste zou kunnen detecteren via een elektronische aanwezigheidsregistratie.
Bouwunie heeft hierover lang haar twijfels geuit en gelooft nog steeds niet dat dit het ideale en meest
werkbare fraudebestrijdingsmiddel is.
Worden de gepresteerde uren hiermee ook geregistreerd?
Neen. Het is enkel een aanwezigheidsregistratie en geen urenregistratie (men moet met andere
woorden geen IN en OUT registreren, enkel een IN).
Vanaf wanneer moet men starten met de elektronische aanwezigheidsregistratie?
Vanaf 1 april 2014.
Op welke werven geldt de elektronische aanwezigheidsregistratie?
Enkel op werven van 800.000 euro (excl. btw) of meer, die vanaf 1/04/2014 opgestart worden.
Wat met reeds lopende werven?
Ook op werven die gestart zijn vanaf 1/01/2014 en die minstens tot 1/10/2014 zullen duren, zal men
de elektronische aanwezigheidsregistratie moeten toepassen, voor zover het werven zijn van 800.000
euro (excl. btw) of meer.
Hoe wordt de drempel van 800.000 euro bepaald?
Dit is het totale bedrag dat de hoofdaannemer zal factureren aan de opdrachtgever/bouwheer. Of het
totaalbedrag dat de verschillende hoofdaannemers (in dit geval zijn zij nevenaannemer van elkaar)
aan de opdrachtgever/bouwheer zullen factureren.
Wat met werken in regie?
Als u als hoofdaannemer, geheel of gedeeltelijk, werkt in regie, zal u een schatting moeten maken van
uw werken, om na te gaan of de 800.000-grens bereikt zal worden of niet.
Hoe kent de eerste aannemer die de melding doet, het totale bedrag van alle overeenkomsten
die met de bouwheer afgesloten zijn?
Hij kan deze informatie bij de bouwheer verkrijgen.
BOUWUNIE, UNIE VAN HET KMO-BOUWBEDRIJF
Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail [email protected], url www.bouwunie.be
p. 1
Kan men als hoofd- of nevenaannemer, die verplicht is de werfmelding te doen, nagaan of een
betrokken werf de 800.000 euro-grens bereikt heeft of niet?
Ja, zowel de bouwheer als de aannemer die verplicht de werfmelding moet doen (als hoofdaannemer
of nevenaannemer), kan via de webtoepassing “werfmelding 30bis”, nagaan of het een werf betreft
waarbij de 800.000 euro (excl. btw) al dan niet bereikt en/of overschreden wordt. Om privacy redenen
is het natuurlijk niet mogelijk om het individueel bedrag van elke tussenkomende hoofd- of
nevenaannemer op de werf te bekijken of te consulteren.
Worden de aannemers en onderaannemers door de RSZ op de hoogte gebracht dat het
drempelbedrag bereikt is?
Ongeachte het bij de opstart van de werf is tijdens de looptijd van een werf, het feit dat het gaat over
een werf van 800.000 euro (excl. btw) of meer moet door de hoofdaannemer gemeld worden aan de
andere aannemers.
De RSZ zal tevens naar alle aannemers en onderaannemers, die gemeld werden – in het kader van
de werfmelding – op een werf van 800.000 euro of meer, een bericht sturen om hen erop te wijzen dat
de elektronische aanwezigheidsregistratie van toepassing is op die werf. Daarenboven zal de RSZ
een affiche voorzien (met QR-code) die uitgehangen kan worden op de werf, waaruit moet blijken dat
het een werf is die onderworpen is aan de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie.
Hoe gaat de RSZ weten wie betrokken is op dergelijke werven?
Werven van 800.000 euro (excl. btw) of meer zijn allemaal, zonder uitzonderingen, werven die gemeld
moeten worden in het kader van de verplichte werfmelding 30bis (alle werven van 30.000 euro (excl.
btw) of meer moeten in dit kader gemeld worden, alsook alle werven waar ook onderaannemers zullen
werken, op uitzondering van zeer kleine werven met slechts 1 onderaannemer).
Wie moet zijn aanwezigheid registreren en wanneer precies?
Volgende personen moeten zich registreren op de betrokken werf:
- alle personen die werken in onroerende staat verrichten, dit zijn o.a.:
o alle eigen arbeiders
o de werknemers van de onder-(onder-…-onder-)aannemers
o de uitzendkrachten
Ter info: het uitzendkantoor is een onderaannemer (moet dus gemeld worden). Het is
de gebruiker van de uitzendkracht die de elektronische aanwezigheidsregistratie moet
doen/voorzien (niet de werkgever van de uitzendkracht, zijnde het interimkantoor)
o de zelfstandigen
o werkende vennoten
o al dan niet bezoldigde leerlingen-stagiairs, leercontracten
werfleiders
monteurs van torenkranen,
de plaatsers van bureaucontainers,
chauffeurs betonmixers die beton rechtstreeks storten/pompen in bekisting (tip: factuur beton
met btw verlegd)
operatoren van betonpompen
bedieners van machines die werken in onroerende staat verrichten
de bouwdirectie belast met het ontwerp: iedere natuurlijke of rechtspersoon die voor rekening
van de opdrachtgever zorgt draagt voor het ontwerp van het bouwwerk (bv. architect,
ontwerper);
de bouwdirectie belast met de uitvoering: iedere natuurlijke of rechtspersoon die voor rekening
van de opdrachtgever zorgt draagt voor de uitvoering van het bouwwerk (bv. de
hoofdaannemer);
BOUWUNIE, UNIE VAN HET KMO-BOUWBEDRIJF
Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail [email protected], url www.bouwunie.be
p. 2
-
de bouwdirectie belast met de controle op de uitvoering: iedere natuurlijke of rechtspersoon
die voor rekening van de opdrachtgever zorgt draagt voor het toezicht op de uitvoering van
het bouwwerk (bv. de architect);
de veiligheidscoördinator-ontwerp;
de veiligheidscoördinator-verwezenlijking.
De aanwezigheid dient geregistreerd te zijn uiterlijk voorafgaand aan het betreden van de werf.
Wie moet zijn aanwezigheid dan niet melden?
Onderstaande personen moeten hun aanwezigheid niet registreren alvorens ze de werf betreden:
de bouwheer / opdrachtgever / klant,
de architect (voor zover hij niet onder de noemer van de bouwdirectie valt zoals hierboven
opgesomd),
de medewerkers van studiebureaus (stabiliteit, speciale technieken,…)
personen die instaan voor het bepalen/vaststellen van het EPB-peil
de directie, verkoper, kwaliteitsverantwoordelijke (van een van de aanwezige bouwbedrijven
op de werf), voor zover zij geen werken in onroerende staat verrichten,
personen die niet behoren tot het personeelsbestand van aannemersbedrijven actief op de
werf zoals een verzekeringsmakelaar, een expert, een commercieel verantwoordelijke,…
de technicus die de werf bezoekt in het vooruitzicht een offerte op te maken / af te geven
leveranciers,
chauffeurs die geen werken in onroerende staat verrichten (enkel leveren, laden en lossen),
chauffeurs van betonmixers (voor zover zij enkel leveren – tip: factuur beton met 21%)
werknemers van een leverancier die, onder waarborg, schade komen herstellen, waarbij er
enkel een leveringscontract is (geen levering met plaatsing!) en voor zover dit na de
voorlopige oplevering wordt uitgevoerd
administratief personeel, ook al zijn zij veel of continu aanwezig op de werf
Wie is verantwoordelijk voor de elektronische aanwezigheidsregistratie?
In principe de hoofdaannemer voor de ganse werf. Hij kan echter contractueel bepalen dat de
onderaannemer zelf instaat voor de elektronische aanwezigheidsregistratie, maar hierdoor wordt hij
niet ontslagen van zijn verantwoordelijkheid.
De werkgever is verantwoordelijk voor de registratie van zijn eigen werknemers. De zelfstandigen zijn
in principe verantwoordelijk voor hun eigen registratie.
Moet ik contractueel, met mijn onderaannemers of werknemers iets bepalen?
Het is aangewezen dat u in uw contracten met uw onderaannemer een bepaling opneemt betreffende
de elektronische aanwezigheidsregistratie. Bouwunie heeft dergelijke bepaling opgenomen in haar
modelcontracten van aanneming en onderaanneming.
Het is voor werkgevers ook aangewezen om in het arbeidsreglement in de lijst / opsomming van
inbreuken die kunnen leiden tot een sanctie of tot ontslag wegens dringende reden, opgenomen wordt
dat de werknemers die zich niet houden aan de verplichting zich te registreren op werven, daar waar
van toepassing of waar opgelegd door de werkgever, een sanctie opgelegd kunnen worden of, bij
herhaalde ingebrekestelling, ontslagen kunnen worden wegens dringende reden.
BOUWUNIE, UNIE VAN HET KMO-BOUWBEDRIJF
Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail [email protected], url www.bouwunie.be
p. 3
Voorbeeld van formulering:
een (geldelijke) sanctie of schorsing kan opgelegd worden aan de werknemer die zich niet
houdt aan de verplichting zich te registreren op werven, daar waar wettelijk van toepassing of
waar opgelegd door de werkgever
is een grond voor ontslag wegens dringende reden: de werknemer die zich, bij herhaalde
ingebrekestelling, niet houdt aan de verplichting zich te registreren op werven, daar waar
wettelijk van toepassing of waar opgelegd door de werkgever.
Zijn er sancties aan verbonden?
Ja er kunnen zware boetes opgelegd worden (tot 6.000 euro) zowel aan de hoofdaannemer als aan
elke onderaannemer, zelfstandige, alsook aan de werknemers.
In geval van een arbeidsongeval, kunnen nog zwaardere boetes worden opgelegd aan de werkgever
of de aannemer (tot 36.000 euro).
Maar… tijdelijk geen boetes!
Inderdaad tot 1 oktober 2014 zullen er geen boetes opgelegd worden. Vandaar dat de eerste 6
maanden vanaf 1 april 2014, het de facto een testfase, een soort proefproject, te noemen is.
Op welke wijze moet de elektronische aanwezigheidsregistratie gebeuren?
De RSZ heeft verschillende mogelijkheden voorzien:
een onlinedienst (pc-toepassing):
o vanop uw bureau /kantoor /….
o via beveiligd portaal (hiervoor hebt u een beveiligde toegangscode nodig, aan te
vragen bij de RSZ – tip: zie te volgen procedure: www.socialezekerheid.be =>
Werken met contractanten => registreren)
o voorafgaandelijke registratie mogelijk (tot maximaal 30 dagen)
o melding van aanwezigheid voor meerdere dagen mogelijk
een mobiele onlinedienst (via smartphone):
o op de werf zelf
o gebruik makend van QR-code (soort barcode)
o beveiligde applicatie
een “Gateway” (laptop met kaartlezer voor e-ID):
o vanop de werf
o gebruik makend van de elektronische identiteitskaart
o mogelijkheid om buitenlanders te registreren via Limosa-nummer
een Webservice (geautomatiseerde registratie, vertrekkend vanuit een eigen toepassing):
o kan op de werf of vanop uw kantoor / bureau/…
o maakt gebruik van uw track and trace-systeem of uw planningssysteem of – in
voorkomend geval – uw eigen reeds bestaand badgesysteem
o vereist programmatorische aanpassingen via uw leverancier van uw eigen toepassing
o uw leverancier kan best contact opnemen met de RSZ voor de praktische uitwerking.
Welke gegevens moeten er geregistreerd worden?
de gegevens van de natuurlijke persoon (u, uw werknemer, de zelfstandige, de
buitenlander,…)
o afhankelijk van de persoon die zich registreert, via rijksregisternummer, bis-nummer
of Limosa-nummer
o zou in de meeste gevallen automatisch moeten opgenomen kunnen worden
(afhankelijk van het registratiesysteem) of via aanklikken / selecteren
BOUWUNIE, UNIE VAN HET KMO-BOUWBEDRIJF
Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail [email protected], url www.bouwunie.be
p. 4
-
-
de gegevens van de onderneming, werkgever of zelfstandige
o veelal via ondernemingsnummer
o ook van toepassing op buitenlanders
plaats van de werken
o hiervoor dient men gebruik te maken van het werfmeldingsnummer
o zou in principe automatisch kunnen (of via aanklikken / selecteren)
o voor kaderovereenkomsten: zie verder
de datum van registratie
o zal automatisch gebeuren
de gegevens van de persoon die de registratie doet
o zal in principe – gezien het steeds via beveiligde weg gaat – automatisch moeten
gebeuren.
De wetgeving voorziet nog andere gegevens, maar deze zullen – op basis van bovenstaande
gegevens – automatisch uit de bij de RSZ gekende/bestaande databanken en informatiestromen
gehaald worden.
Hoe kan ik weten of de registraties correct verlopen zijn?
De RSZ zal elke correcte registratie bevestigen met een bevestigingsbericht.
U kan ook steeds via de beveiligde portaalsite van de RSZ (onlinedienst – pc-toepassing) consulteren
wie effectief geregistreerd is van uw bedrijf of in uw keten.
Wat als ik me vergist heb of als er wijzigingen zijn?
In principe moeten de geregistreerde gegevens per dag correct zijn.
Doet men voorafgaandelijke registraties (bv. via pc vanop uw kantoor), dan kunnen verbeteringen
steeds doorgegeven worden tot het einde van de dag waarop de registratie betrekking heeft. De
oorspronkelijke meegedeelde gegevens blijven zichtbaar (zij worden m.a.w. niet gewist).
Verbeteringen, aanpassingen of zelfs annulaties bij voorafgaandelijke aanwezigheidsregistraties
kunnen o.a. het gevolg zijn van:
vergissingen
het wegvallen van een werknemer (wegens ziekte, ongewettigd afwezigheid, plots ontslag,…)
wijzigingen in de planning
….
En als een van mijn werknemers meerdere werven per dag doet?
In principe moet de werknemer dan op elke werf van 800.000 euro (excl. btw) of meer geregistreerd
worden.
Meerder “(kleine) werven” bij uitvoering van een kaderovereenkomsten/raamcontract
In het algemeen moet een raamcontract gemeld worden in het kader van de werfmelding 30bis
(omdat het bedrag vaak de 30.000 euro overschrijdt). Bij de melding van dergelijke overeenkomst
ontvangt men dus één werfnummer. In principe geldt dit voor het bedrag over een jaar. Alle
tussenkomsten, in het kader van het raamcontract, tijdens dit jaar, moeten niet opnieuw gemeld
worden.
Aangezien er in een kaderovereenkomst vaak geen uniek adres kan opgegeven worden (veelal gaat
het over verschillende plaatsen in een regio / gebied), moeten de plaatsen zo beschreven worden dat
de werken identificeerbaar zijn (bijvoorbeeld: provincie Antwerpen, Infragebied Sint-Niklaas, alle
bankkantoren van een bepaalde bank in West-Vlaanderen,…).
BOUWUNIE, UNIE VAN HET KMO-BOUWBEDRIJF
Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail [email protected], url www.bouwunie.be
p. 5
In dergelijk geval zal de aanwezigheidsregistratie, bij alle werken uitgevoerd in het kader van een
raamcontract, gekoppeld worden aan het werfnummer van de gemelde kaderovereenkomst (en dus
niet aan elke precieze plaats van uitvoering van de werken).
Hoe en wie kan de geregistreerde aanwezigen op een werf controleren?
Via de desktop-toepassing kunnen verschillende personen de geregistreerden op een welbepaalde
werf nagaan:
de opdrachtgever: kan iedereen zien die geregistreerd is op de werf
de bouwdirecties en de veiligheidscoördinatoren: kunnen iedereen zien die geregistreerd is op
de werf
de hoofdaannemer (= aannemer die de werfmelding heeft gedaan): kan iedereen zien die in
zijn aannemersketen is geregistreerd op de werf
de onderaannemer / zelfstandige: kan iedereen zien die geregistreerd is op een werf waarop
hijzelf werkzaam is (en geregistreerd)
de werkgever: kan steeds zijn eigen werknemers zien die geregistreerd zijn
de werknemer: kan enkel zijn eigen registratie zien.
Wat zien deze mensen: in principe enkel nummers (Limosa, rijksregisternummer, … en indien
voorhanden de namen).
Het spreekt voor zich dat ook de inspectiediensten de geregistreerde aanwezigen kunnen controleren
en consulteren. Het gaat hier over alle sociale inspectiediensten.
Kan ik een lijst van geregistreerde aanwezigen op een van mijn werven ook afprinten?
Ja dit is mogelijk. Dit kan zowel in Excel als in PDF afgeprint worden.
Vanaf wanneer mag / moet men stoppen met de elektronische aanwezigheidsregistratie op een
werf?
In normale omstandigheden is dit vanaf het moment van de voorlopige oplevering of wanneer de
contractuele relatie een einde neemt.
Let op: Wanneer men op een werf de elektronische aanwezigheidsregistratie toepast, omdat men
initieel van mening was (op moment van de werfmelding) dat het een werf zou zijn waarbij de drempel
van 800.000 euro zou bereikt of overschreden worden, maar achteraf blijkt dat dit toch niet het geval
zal zijn, dient men de elektronische aanwezigheidsregistratie verder toe te passen tot op het moment
van de beëindiging van de werken (voorlopige oplevering).
Indien zou blijken dat dit wegens een materiële vergissing was (bv. in de werfmelding schrijft men
vermoedelijk bedrag van 850.000 euro i.p.v. 85.000 euro), dan dient men contact op te nemen met de
RSZ.
Moet ik in het kader van bepaalde overheidsopdrachten nu nog steeds verplicht een
aanwezigheidslijst bijhouden?
In het kader van bepaalde overheidsopdrachten bestaat momenteel de verplichting om een
aanwezigheidslijst van de werknemers bij te houden.
Een aantal bijzondere gegevens worden gevraagd en zo kan de aanbestedende overheid nagaan of
de lonen correct betaald worden.
Deze lijst valt onder de exclusieve wetgevende bevoegdheid van de aanbestedende overheden.
BOUWUNIE, UNIE VAN HET KMO-BOUWBEDRIJF
Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail [email protected], url www.bouwunie.be
p. 6
Momenteel zijn er gesprekken aan de gang om na te gaan of het mogelijk is om deze lijst te
vervangen door de raadpleging van de aanwezigheidsregistratie.
Verdere info: Nadia Schepens, juridisch adviseur ([email protected]), Luc Proesmans,
sociaal adviseur ([email protected]) of Jean-Pierre Waeytens, secretaris-generaal ([email protected]).
Redactiedatum: 13.03.2014
BOUWUNIE, UNIE VAN HET KMO-BOUWBEDRIJF
Maria-Theresialaan 35, B-1800 Vilvoorde, tel. 02 588 11 00, fax 02 253 07 45, e-mail [email protected], url www.bouwunie.be
p. 7