Voorstel voor het bestuur BghU Datum: Steller: Onderwerp: 16 september 2014 Arnold Geytenbeek Planning P&C-cyclus BghU 2015, tevens agendaplanning bestuur BghU Inleiding: In het voorliggende voorstel planning van de Planning&Control-cyclus BghU 2015 is aangesloten bij de wettelijke termijnen die gelden voor een bedrijfsvoeringsorganisatie. Rekening houdende met deze termijnen is een kalender opgesteld waarbij het bestuur BghU minimaal drie keer in het jaar bijeen komt, te weten in april, juni en oktober (jaarrekening, begroting en bestuursrapportage). Afhankelijk van behoefte kunnen meerdere bijeenkomsten belegd worden. Gelet op de periode tussen oktober en april lijkt het wenselijk om tussentijds in januari ook een overleg te plannen. Gelet op eerdere signalen over het tijdsbeslag etc wordt vooralsnog volstaan met deze 4 bijeenkomsten. De bijeenkomsten worden ingepland voor 1,5 uur, locatie BghU. Los van deze bestuurlijke bijeenkomsten vindt er periodiek (maandelijks) overleg plaats tussen de voorzitter van het bestuur en de directeur van de BghU. Vaststellingsbesluit Het algemeen bestuur van de BghU, 1. gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 30 oktober 2013, 2. gelet op de “Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie BghU 2014” Besluit: 1. de P&C-planning en agendaplanning van het bestuur van de BghU vast te stellen als voorgesteld. Utrecht, 30 oktober 2014 Het algemeen bestuur van de BghU, De secretaris, De voorzitter, A.H. Geytenbeek P.J.M. Poelmann 1 ONDERWERP: Planning P&C-cyclus BghU 2015, tevens agendaplanning bestuur BghU Uitgangspunten 1. Artikel 42 van de GR BghU 2015 bepaalt dat het bestuur vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de vertegenwoordigende organen zendt. 2. Artikel 44 van de GR BghU 2015 bepaalt a. dat het bestuur de ontwerpbegroting acht weken voordat zij door het bestuur wordt behandeld toezendt aan de vertegenwoordigende organen van de deelnemers; b. dat de ontwerpbegroting door de zorg van de deelnemers voor een ieder ter inzage wordt gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar wordt gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving en c. dat de vertegenwoordigende organen van de deelnemers bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren kunnen brengen. 3. Artikel 45 van de GR BghU 2015 bepaalt a. dat het bestuur de begroting vaststelt in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient; b. dat het bestuur de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft, aan gedeputeerde staten zendt en c. dat het bestuur de begroting, zo nodig, toezendt aan de vertegenwoordigende organen van de deelnemers, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijzen naar voren kunnen brengen. 4. Artikel 46 van de GR BghU 2015 bepaalt a. dat jaarrekening en jaarverslag voor een ieder ter inzage liggen en algemeen verkrijgbaar zijn zodra zij aan het bestuur zijn overgelegd; b. dat van de terinzagelegging en verkrijgbaarstelling openbaar kennis wordt gegeven; c. dat het bestuur over de jaarrekening en het jaarverslag niet eerder beraadslaagt dan twee weken na de openbare kennisgeving; d. dat het bestuur de jaarrekening en het jaarverslag vaststelt in het jaar volgende op het jaar waarop ze betrekking hebben; e. dat het bestuur vóór 15 april van het jaar na afloop van dat waarvoor de jaarrekening dient, de voorlopige jaarrekening aan de vertegenwoordigende organen zendt en f. dat het bestuur de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten zendt. 5. De deelnemers stellen i.o.m. de BghU hun eigen tarieven vast in december. De opbrengstramingen worden gebaseerd op de door de BghU geraamde volumes. 6. De gerealiseerde en nog te verwachten belastingopbrengsten worden periodiek gerapporteerd op de wijze zoals vastgelegd in het uitvoeringsprotocol. 7. Gelet op de relatief beperkte omvang van de beleidsbegroting kan woorden volstaan worden met twee Managementrapportages per jaar. 8. De administratie van de BghU wordt voor de kerst afgesloten. 2 Planning Jaarrekening 2014, Berap 2015– I en Meerjarenbegroting 2016 e.v. Week 5 (26-30 januari) 1e Bestuursbijeenkomst, geen specifieke onderwerpen Week 13 (23-27 maart) 1e bijeenkomst regiefunctionarissen cyclus 2015 Voorlopige Jaarrekening 2014 en -verslag Kadernota / ontwerp-meerjarenbegroting 2016 - 2019 Week 15 (07- 10 april) Bestuur BghU (2e bijeenkomst 2015) Voorlopige Jaarrekening 2014 en -verslag Kadernota / ontwerp-meerjarenbegroting 2016 - 2019 gevolgd door verzending aan de deelnemers vóór 15 april. Week 24 (08-12 juni) 2e bijeenkomst regiefunctionarissen cyclus 2015 Berap 2014- I (peildatum 1 mei) definitieve Meerjarenbegroting 2016 - 2019 Jaarrekening 2014 en –verslag gevolgd door terinzagelegging 2 weken vóór de behandeling door het Bestuur Week 26 (22 -26 juni) Bestuur BghU (3e bijeenkomst) Berap 2014- I Meerjarenbegroting 2016 – 2019 Jaarrekening 2014 en -verslag gevolgd door verzending van de vastgestelde documenten aan de deelnemers, en indiening van de vastgestelde Jaarrekening en –verslag, alsook de Meerjarenbegroting binnen twee weken na vaststelling aan Gedeputeerde Staten. Planning Berap 2015 – II Week 41 (05 – 9 okt) 3e bijeenkomst regiefunctionarissen cyclus 2015 Bespreken Berap 2015 – II 1e begrotingswijziging 2016 (loon- en prijsindex 2016) Week 44 ( 26 – 30 okt) Bestuur BghU (4e bijeenkomst) Behandelen en vaststellen Berap 2015 – II Week 50 (07 – 11 dec) 4e bijeenkomst regiefunctionarissen cyclus 2015 Bespreken jaarafsluiting en opbrengstramingen van de deelnemers Planning Jaarrekening 2015 en Meerjarenbegroting 2017 e.v. Week 4 (24 – 28 januari) 1e Bestuursbijeenkomst, geen specifieke onderwerpen Week 12 (21 – 25 maart) 1e kwartaalbijeenkomst regiefunctionarissen 2016 Voorlopige Jaarrekening 2015 en -verslag Kadernota BghU 2017 Ontwerp-meerjarenbegroting 2017 - 2020 Week 14 (04 – 08 april) Bestuur (2e bijeenkomst 2016) Voorlopige Jaarrekening 2015 en -verslag Kadernota BghU 2017/ ontwerp -meerjarenbegroting gevolgd door verzending aan de deelnemers vóór 15 april. 3