Notulen vof OV - mei 2014

Notulen Vereniging voor ouders en feesten
Datum:
Lokatie:
22 mei 2014
Danne ateliers, Domineeslaantje
Aanwezig: Truus Lefeber (team), Joyce van Bon (MR), Sandra van Angelen, Desirée Muis,
Henk Kooij, Claudia van der Pol, Annemarie van Dam, Joyce van Gilst (notulen), Quina de
Graaf (deels)
1. Opening en mededelingen
Maandag 17 mei is aantal mensen bij elkaar geweest om over startfeest te praten.
Sigrid Smits heeft initiatief genomen voor het organiseren van een brainstormsessie over
VOF-activiteiten voor volgend schooljaar. Nu blijkt dat niet alle leden bovenstaande twee
uitnodigingen hebben ontvangen. Ook was Sigrid op het laatste moment verhinderd waardoor
de brainstorm niet is gehouden. Desirée biedt aan via de e-mail een rondje brainstorm ‘nieuwe
activiteiten’ te organiseren.
Sigrid heeft Claudia laten weten dat ze helaas uit de VOF moet stappen vanwege combinatie
met andere werkzaamheden.
Aktie: nieuwe lijst met mail adressen alle leden en deze wordt rondgestuurd.
2. Notulen en actiepunten lijst
Verzoek om agenda punt toe te voegen: overzicht wie doet welke activiteiten: niet bij
iedereen duidelijk. Aktie: lijst aanvullen/maken wie doet wat?
Notulen worden besproken en ongewijzigd vastgesteld.
Actiepunten:
- Actueel maken website:
Actie: Claudia zorgt ervoor dat de website actueel wordt, denk aan foto, begroting,
agenda en notulen. Joyce (MR) biedt aan daarbij te helpen omdat Claudia geen
toegang heeft tot de website.
- Actie: Henk geeft juiste (regenboog) mail adres aan Truus, zodat zij Harry kan vragen
juiste gegevens door te mailen.
- Actielijst verder doorgenomen, deze aangepast waar nodig en afgehandelde acties van
lijst gehaald (zie bijlage)
3. Ingekomen post en verslag bijeenkomst 10 april
Op 10 april is er een avond georganiseerd voor leden MR, Bestuur, VOF en de leerkrachten
over samenwerking en communicatie. Een aantal VOF-ers (Marianne, Fati, Desirée, Sandra,
Henk en Claudia) was aanwezig. Nuttige en goede bijeenkomst, algemeen: positieve indruk.
Vraag nu is: wat gaat wij met de diverse ideeën en suggesties die zijn ontstaan doen?
Belangrijk punt blijft communicatie. Besloten wordt maandelijks een stukje in de maandinfo
te publiceren over onze activiteiten en volgend schooljaar de klassenouders nader te betrekken
bij de VOF. Nu weet een aantal ons niet te vinden is de indruk waardoor we de schakelfunctie
tussen school en ouders niet goed kunnen vervullen.
Aktie: Desiree gaat maandelijks een algemeen stukje schrijven in de maandinfo over de VOF.
Aktie: Annemarie maakt aanzet jaarplanning, levert eind volgende week een raamwerk aan.
MR werkt ook met jaarplanning gebaseerd op de planning van het bestuur, VOF kan op basis
hiervan ook jaarplanning maken. Streven is om voor eind van het schooljaar planning en
taakverdeling voor volgend jaar helder te hebben.
Aktie: Marianne Priem maakt een evaluatieformulier dat we gaan gebruiken na afloop van
alle activiteiten.
4. Mededelingen team
Druk bezig met plannen uitjes voor volgend schooljaar, eind van het jaar komt er weer een
ouderkalender voor volgend schooljaar. Streven is om hier alle activiteiten in op te nemen.
Zodra activiteiten bekend zijn, levert team een begroting in bij de penningmeester.
5. Mededelingen MR
Bezig met vakantieplanning 2014 – 2015.
Twee openstaande vacatures bij de MR, op dit moment bezig met werven kandidaten.
Vacatures in bestuur zijn vervuld.
Marije is van start met de PR groep, doel hiervan is te bekijken hoe de Regenboog meer
nieuwe kinderen voor onze school kan bereiken.
Jaarverslag 2013 zo goed als vastgesteld, is naar verwachting op korte termijn beschikbaar.
Formatie volgend schooljaar; er komen 11 groepen: op dit moment bezig met invulling.
Streven is dit begin juni naar ouders te communiceren.
Wetgeving van passend onderwijs gaat volgend jaar van start.
6. Commissies en festiviteiten: voortgang en evaluatie
Financiën
-Inname schoolgelden: loopt
Actie: mogelijkheden bekijken om ouders een machtiging te laten tekenen
-U-pas voor scholieren: loopt, convenant met gemeente
-Geld oud papier: Henk neemt contact op met Andy (coördinator oud papier vanuit de
gemeente) om gewijzigde procedure af te stemmen
PR/Communicatie
-Geen inbreng van klassenouders
-T-shirts handbal toernooi worden op school afgegeven
Verkeer en Plein
-Bij de Schepershoekschool en Broklede zijn onlangs diverse paaltjes, drempels etc.
aangelegd om het verkeer af te remmen en te wijzen op de aanwezigheid van een school. Het
idee is dat soortgelijke maatregelen ook bij de Regenboog gaan worden getroffen.
Activiteiten
-Paasactiviteit: positief ontvangen: voor herhaling vatbaar. Er zijn van alle groepen foto’s
gemaakt – waar zijn deze gebleven?
Aktie: vragen status foto’s
-Rommelmarkt: veel inbreng van spullen, positief ontvangen, erg leuk, voor herhaling vatbaar
Aktie: uitzoeken wat met overgebleven spullen is gebeurd,
Spelletjesavond
-Leuk, redelijke opkomst, mooie prijzen. Er is een bingo apparaat aangeschaft. Voor volgend
jaar proberen in februari te plannen (leuk om in donker naar school te komen) en meer
promotie maken bijvoorbeeld door een week van tevoren via de klassenouders alle ouders er
nog even op te wijzen.
Startfeest
-Afgelopen maandag brainstorm bijeenkomst geweest: thema gaat worden: Multi-Culti
foodfestijn. Avond gaat plaatsvinden op vrijdagavond 12 september van 18.00 – 20.00 uur.
Doel is hierbij allen aanwezig te zijn om te helpen.
Algemeen:
Aktie: vragen bij Marianne status evaluatie formulier
7. Bezetting VOF/planning 2014-2015
Eind van het schooljaar komt weer ouderkalender waar alle activiteiten voor volgend
schooljaar in gepland staan. Streven is om op basis van deze planning tijdens laatste
vergadering ook de VOF planning voor 2014-2015 rond te hebben.
Aktie: Desiree mail een overzicht rond met activiteiten en ideeën met als doel volgende
vergadering te bepalen wie wat gaat doen.
Feit is dat openstaande vacatures binnen VOF nog (steeds) niet bezet zijn. In volgende
maandinfo komt een oproep voor kandidaten. Opgemerkt wordt dat het wellicht verstandig is
duidelijker aan te geven welke taken bij de functie vervuld moeten worden.
De idee is om te werken met een Dagelijks Bestuur (voorzitter, penningmeester, secretaris,
twee algemene leden met de portefeuilles PR/klassenouders en Plein/Verkeer en de
vertegenwoordiger van de activiteitencommissie). De activiteitencommissie is onderdeel van
de VOF en organiseert door het jaar heen eigen vergaderingen die direct gelinkt zijn aan
specifieke activiteiten.
8. Rondvraag
Sandra: stelt voor om van alle bestaande draaiboeken prints te maken, deze in per activiteit in
multimapjes te stoppen. Prima plan, graag uitvoeren.
Volgende vergadering staat gepland op:
Donderdag 3 juli om 20.00 uur lokatie Danne Ateliers
Op de agenda staat dan o.a. de planning van volgend schooljaar dus ben aanwezig of
geef je wensen tijdig door!

Download Report