Handleiding Wall-e

Wall-e, jouw GK-assistent online!
Handleiding
1.
Algemene voorwaarden
Door gebruik te maken van Wall -e ga je als kernlid akkoord met de algemene voorwaarden. Deze voorwaarden vind
je terug op de GK-website of in Wall-e zelf. Indien je deze voorwaarden doorbreekt, zal je de toegang tot Wall -e
ontnomen worden.
2.
Inloggen
Wall-e is enkel toegankelijk voor kernleden van een gewest. In het begin van elk werkjaar brengt je gewestsecretaris
de kernlijst in orde. Van zodra je een kernfunctie krijgt, wordt er voor jou een e-mailadres en een paswoord
aangemaakt. Met dit e-mailadres en je paswoord, dat je per mail ontvangt op je persoonlijk e-mailadres, kan je
inloggen via de GK-website.
Wanneer je uit het kern gaat, wijzigt de gewestsecretaris de kernlijst. Daarna kan je niet meer inloggen op Wall -e en
je e-mailadres wordt vernietigd.
3.
E-wall
De E-wall is de homepagina van je Wall -e. Van hieruit kan je snel navigeren naar volgende onderdelen van Wall -e:
 Een link naar je ledenlijst
 Een link naar het basisrapport
 Nieuwe aankondigingen
 Contactgegevens van GK Nationaal
 Contactgegevens van je consulent(e).
4.
Leden beheren
In Wall-e willen we van iedereen een beetje secretaris maken. Dit wil zeggen dat de gewestsecretaris de
mogelijkheid heeft om de taken te verdelen. De gewestsecretaris zal wel nog steeds een controle moeten uitvoeren
alvorens alles wordt doorgestuurd naar GK Nationaal.
Taken verdelen in Wall-e
In wall-e kan je de leden verdelen over verschillende toergroepen. Deze groepen kan iedereen aanmaken die de
securitymodule ‘kampen en toeren beheren’ heeft. Meer uitleg hierover vind je in hoofdstuk 6: Gewest beheren.
Een toergroep kan je aanmaken door op het tabblad ‘toerverdeling’ te gaan staan en bovenaan te kiezen voor de
knop ‘een nieuwe toergroep’. Vervolgens kan je onderaan deze pagina door de ledenlijst gaan en leden toevoegen
of verwijderen van deze toer. Zo kan je de leden verdelen over de verschillende kernleden die dan langs gaat bij dit
lid voor de inschrijving voor het nieuwe werkjaar.
Dit kan je voor meer dan alleen inschrijvingen gebruiken. Ook het ronddragen van de boekjes of het uitdelen van
uitnodigingen kan je met deze module verdelen.
Ledengegevens controleren & aansluiten
Ledengegevens kan je bekijken en aanpassen door vooraan in de tabel op het lidnummer te klikken. Hier krijg je niet
alleen het adres en telefoonnummer van een lid te zien, maar ook of er een tweede lidmaatschap is op eenzelfde
adres of een dubbel lidmaatschap in een andere gewest waardoor je een lager tarief betaald.
Jaarlijks op 15 augustus komt iedereen die het jaar voorheen lid was of vroegtijdig gestopt is op onbeslist te staan.
Dan geef je als kernleden aan of het lid wil blijven (aan te sluiten) of stoppen (niet aan te sluiten). Wanneer de leden
vervolgens doorgestuurd zijn naar GK Nationaal en gefactureerd, veranderd hun status in ‘aangesloten’. Leden met
status ‘niet aan te sluiten’ verdwijnen dan uit jullie ledenlijst. Wanneer een lid doorheen het jaar wil stoppen,
verander je de status naar ‘vroegtijdig gestopt’. Dit lid verdwijnt tijdelijk uit je ledenlijst zodat er geen mails of
sms’en gestuurd kunnen worden naar dit l id. Het volgende werkjaar zal dit lid opnieuw op onbeslist komen te staan
zodat er nogmaals een kans is dat dit lid zich opnieuw aansluit.
Wanneer je meerdere leden tegelijk wil aansluiten, vink je ze vooraan aan en kies je boven de tabel voor de knop
‘Bulk update status’. Leden die klaar zijn om te verzenden naar je gewestsecretaris, kan je op dezelfde manier
aanvinken en door de knop ‘Bevestig > secretaris’ doorsturen.
Vervolgens ga je als gewestsecretaris een laatste controle doen, markeren als ‘gecontroleerd’ en doorsturen naar GK
Nationaal. Wil je graag weten hoeveel je dit gaat kosten nog voor je dit doorstuurt naar GK Nationaal? Bekijk dan de
voorlopige afrekening onder de module ‘Financiën’.
Sms’en en mailen in Wall-e
Via Wall-e kan je eenvoudig mails uitsturen of Sms’en verzenden. Dit kan je enkel wanneer je de securityrol
‘Communicatie’ hebt. Je krijgt dan boven je ledenlijst extra knoppen.
Sms’en en mails uitsturen kan steeds naar het lid zelf, naar 1 van beide ouders of naar allebei. Aan een mail kan je
tot 3 bijlages toevoegen die samen niet meer dan 7 MB mogen zijn. En een SMS kan tot maximaal 160 karakters
bevatten.
De uitgebreide afspraken omtrent mailen en SMS via Wall -e vind je terug in de algemene voorwaarden.
Ledenlijst exporteren
Je kan je ledenlijst steeds exporteren naar een Excel -bestand of een PDF. Dit doe je door boven je lijst op de knop
‘Excel’ of ‘PDF’ te drukken. Wanneer je een filter instelt op je lijst, zal je enkel de leden die voldoen aan dit criteria
exporteren.
5.
Kern beheren
Kernlijst aanpassen
In het begin van elk werkjaar is het de taak van de gewestsecretaris om je kernlijst te controleren. Een kernlid die
gestopt is, ontneem je van hun functie en nieuwe kernleden voeg je toe. Na enkele dagen krijgt je als nieuw kernlid
een mail toegestuurd met je e-mailadres en paswoord om je in te loggen op Wall -e. Vanaf dan kan nieuwe kernleden
mee gebruik maken van Wall-e.
Kernlijst exporteren
Je kan je kernlijst steeds exporteren naar een Excel -bestand of een PDF. Dit doe je door boven je lijst op de knop
‘Excel’ of ‘PDF’ te drukken. Wanneer een kernlid meerdere functie heeft, worden deze achter elkaar opgesomd.
6.
Gewest beheren
Algemene informatie &financiële settings
Onder de module ‘Gewest’ vind je de algemene informatie van je gewest. Hier kan je het adres van je afdeling terug
vinden, maar ook de oprichtingsdatum van je afdeling. Op het tweede tabblad vind je velden om de bankgegevens
van de afdeling bij te houden. Zo kan iedere leiding het rekeningnummer raadplegen wanneer ze dit no dig hebben.
Security
Hier kan de beheerder van je gewest de security aanpassen voor jouw gewest. Aan de hand van een schema geef je
een bepaalde kernfunctie rechten om dingen te zien of te beheren. Als gewest kan je dit volledig aanpassen naar
jullie noden. Enkel de mogelijkheden van een gewestsecretaris kan je niet aanpassen. Deze functie kan alles en kan
niets ontnomen worden.
7.
Rapporten opvragen
Op je E-wall vind je een link naar de plaats waar je het basisrapport van je gewest kan oproepen. Dit rapport toont je
de evolutie van je gewest doorheen de verschillende werkjaren.
8.
Vorming & evenementen
Inschrijven voor vormingen en evenementen
In het overzicht van de vormingen en evenementen kan je een cursus of evenement openen. Hi er vind je alle
detailinformatie die je moet weten. Als kernlid kan je jezelf inschrijven voor een vorming of een evenement. Als
afdelingssecretaris kan je niet alleen jezelf inschrijven, maar ook andere kernleden. Je kan er ook voor kiezen om je
gewest volledig in te schrijven of in teams, bijvoorbeeld voor een voetbaltornooi.
9.
Agenda
Agenda delen
Als gewest samen beschik je ook over een agenda. Hier kan je de activiteiten en kernvergaderingen in bij houden
zodat iedereen steeds op de hoogte is van wat er te doen is.
10.
Financiën
Voorlopige afrekening
Voordat je de gecontroleerde leden doorstuurt naar GK Nationaal, kan je onder voorlopige afrekening zien wat dit
aan jouw gewest zou kosten. Dit is nog geen factuur en moet ook nog niet betaald worden. Pas wanneer er een
factuur in de gewestsecretaris zijn mailbox belandt, moet er betaalt worden.
Overzicht facturen
Hier vind je een overzicht terug van alle facturen voor jouw gewest voor provinciale evenementen, … Kortom alles
behalve hetgene wat je besteld in de GK-shop. Wanneer je voor subsidies of dergelijk op zoek bent naar een oude
factuur, kan je deze hier exporteren.
11.
Klachten
Wanneer je klachten hebt over je Idee die niet is toegekomen, een probleem dat niet werd verholpen, een
consulent(e) waar je een discussie mee had, … kan je deze doorgeven via Wall -e. Jouw klacht zal vervolgens discreet
en door de juist persoon behandeld worden.
Wat er juist met je klacht gebeurt, kan je volgen via Wall -e. Telkens een GK-medewerker een stap onderneemt in
functie van jouw klacht, wordt dit geregistreerd zodat jij die kan bekijken.

Download Report