Aan: Verenigingen Gewest Betreft: vacature secretaris en tijdelijk secretariaatsadres Aan de besturen van de verenigingen van het gewest. Beste mensen, Zoals u weet vanuit eerdere berichtgevingen is de functie van secretaris binnen ons gewestelijk bestuur vacant. Ruim een jaar heeft mevr. Marij Spijkers deze belangrijke functie nog kunnen en willen invullen maar tijdens de laatste voorjaarsvergadering heeft u kunnen vernemen dat deze ad interim invulling voorbij is. Ruim een jaar heeft zij dit nu voor haar rekening genomen maar door gezondheidsredenen is dat niet langer mogelijk. Het gewestelijk bestuur heeft dit zien aankomen en heeft daarom een jaar geleden reeds aangekondigd dat de invulling door mevr. Spijkers een tijdelijke invulling zou gaan worden zodat we met elkaar tijdig konden zoeken naar een adequate invulling van deze belangrijke functie. Helaas heeft zich niemand in die geruime tijdspanne aangemeld. Vandaar dat het gewestelijk bestuur nu een aantal besluiten heeft moeten nemen om niet volledig als gewest in de bestuurlijke problemen te komen. - - - Allereerst is er een tijdelijk postadres ingesteld en wel het adres van onze penningmeester, dhr. Sylvester Niemans, van Bijsterveldenlaan 248, 5045 ZS Tilburg. Alle “hardcopy” post voor het gewestelijk bestuur zoals brieven, kaarten enz. dient hier naar toe te worden gezonden. Deze post zal vervolgens tijdens de maandelijkse bestuursvergaderingen aan de orde worden gesteld voor verdere afwerking. Het mailadres [email protected] blijft de andere mogelijkheid om uw berichten naar het gewest te “posten”. Dit adres zal door ondergetekende 1x per week worden gelezen en zo mogelijk beantwoordt dan wel worden doorgezonden naar de betreffende sectievoorzitter voor verdere beantwoording. Een telefonische bereikbaarheid van het secretariaat is er niet. Slechts op de beide hierboven genoemde manieren is het secretariaat bereikbaar! Het gewestelijk bestuur is zich bewust van de slechte bereikbaarheid die hierdoor zal gaan ontstaan. We vragen u daarom ook rekening te houden met de lange responstijd indien u een antwoord of reactie vanuit het gewestelijk secretariaat of bestuur nodig hebt. Met deze zeer vervelende mededeling in gedachte, verzoekt het gewestelijk bestuur uw dringende medewerking bij het oplossen van dit probleem. Eerdere oproepen waarmee u kandidaten kon aanreiken hebben tot niets geleid vandaar dat we een andere werkwijze met u willen bewandelen. Zie hiervoor de bijlage bij deze brief waarvan we hopen dat deze werkwijze er voor kan zorgen dat er wellicht wel een snelle invulling van het secretariaat kan worden gerealiseerd. Ook vindt u daarin een omschrijving van de taken die we – al dan niet gesplitst over 2 personen – dienen in te gaan vullen. In de verwachting u enerzijds met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd en daarnaast vertrouwende op uw medewerking bij het verder gaan invullen van de vacature, Met vriendelijke groet, Rob Smeulders, voorzitter gewest Noord Brabant – Limburg – Zeeland. KvK inschrijf.nr.: 40237154 Bank.nr.: 52.46.38.721. t.n.v. Gewest Noord Brabant – Limburg – Zeeland KNSB te Tilburg www.knsbgewestzuid.nl Procedure om te komen tot de invulling van het secretariaat. In het verleden hebben we u steeds gevraagd om kandidaten zich bij het gewestelijk bestuur te laten aanmelden. Ook zijn wij zelf daarnaast in gesprek geweest met een aantal kandidaten. Echter dit heeft niet geleid tot het gewenste resultaat. Met deze oproep verzoeken we alle besturen van onze verenigingen in hun bestuursvergadering het onderwerp invulling secretariaat gewestelijk bestuur te agenderen. Het doel van dit agendapunt zou dan kunnen zijn het noemen van mogelijke kandidaten voor deze belangrijke bestuursfunctie in ons gewest. Welke personen in de omgeving (kennissen, familie enz.) van uw bestuurs- of verenigingsleden zijn naar de mening van uw verenigingsbestuur geschikt om deze functie in te vullen? We vragen u na deze inventarisatie van namen niet om deze personen zelf actief te gaan benaderen (dat mag natuurlijk wel maar hoeft niet!). Indien u de namen die u in uw bestuursvergadering samen denkbaar vindt vervolgens meldt via het mailadres van het gewest ([email protected]) dan zal een afvaardiging van ons gewestelijk bestuur zelf contact leggen met de door u genoemde personen. Binnen het gewestelijk bestuur zal uiteraard vertrouwelijk met alle namen worden omgegaan en we zullen ook nooit (tenzij u anders aangeeft) melden van wie de aanmelding is gekomen. U zult begrijpen dat het voor ons (en u) van het grootste belang is dat voordat het schaatsseizoen echt van start gaat er een invulling is gevonden. We hopen dan ook dat u dit op uw eerstvolgende vergadering wilt agenderen en ons uw bevindingen daarover zo mogelijk voor 1 oktober wilt aanreiken. Rob Smeulders, voorzitter. Taakomschrijving secretaris / secretariaat: Binnen het gewestelijk bestuur hebben we besproken welke mogelijkheid er is om deze functie over 2 personen te verdelen. In de taakomschrijving is dit ook terug te vinden en zo mogelijk zal met de nieuwe kandidaten hier afstemming over plaats vinden. - Notuleren van bestuursvergaderingen, jaarvergaderingen en uitwerken daarvan. Beheren en “zijn” van het “papieren” postadres van het secretariaat Telefonisch aanspreekpunt voor bestuurszaken voor verenigingen en KNSB Beheren van het digitale postadres van het gewest Versturen van post naar individuen, verenigingen, secties alsmede KNSB Opstellen agenda voor bestuurs- en jaarvergaderingen Bewaken van de aandachtspunten voortvloeiend vanuit de postzaken in het gewest Informeren van de geledingen in het gewest (bestuur, secties vanuit de post. KvK inschrijf.nr.: 40237154 Bank.nr.: 52.46.38.721. t.n.v. Gewest Noord Brabant – Limburg – Zeeland KNSB te Tilburg www.knsbgewestzuid.nl
© Copyright 2024 ExpyDoc
