Wall-e, jouw KLJ-assistent online!

Wall-e, jouw KLJ-assistent online!
Handleiding
1. Algemene voorwaarden
Door gebruik te maken van Wall-e ga je als bestuurslid akkoord met de algemene voorwaarden.
Deze voorwaarden vind je terug op de KLJ-website of in Wall-e zelf. Indien je deze voorwaarden
doorbreekt, zal je de toegang tot Wall-e ontnomen worden.
2. Inloggen
Wall-e is enkel toegankelijk voor bestuur en leiding van een afdeling. In het begin van elk werkjaar
brengt je afdelingssecretaris de bestuurslijst in orde. Van zodra je een bestuursfunctie krijgt, wordt er
voor jou een e-mailadres en een paswoord aangemaakt. Met dit e-mailadres en je paswoord, dat je
per mail ontvangt op je persoonlijk e-mailadres, kan je inloggen via de KLJ Website.
Wanneer je uit het bestuur gaat, wijzigt de afdelingssecretaris de bestuurslijst. Daarna kan je niet
meer inloggen op Wall-e en je e-mailadres wordt vernietigd.
3. E-wall
De E-wall is de homepagina van je Wall-e. Van hieruit kan je snel navigeren naar volgende
onderdelen van Wall-e:
 Een link naar je ledenlijst
 Een link naar het basisrapport
 Nieuwe aankondigingen
 Contactgegevens van KLJ Nationaal
 Het noodnummer van KLJ
 Contactgegevens van je vrijgestelde.
4. Leden beheren
In Wall-e willen we van iedereen een beetje secretaris maken. Dit wil zeggen dat de
afdelingssecretaris de mogelijkheid heeft om de taken te verdelen. De afdelingssecretaris zal wel
nog steeds een controle moeten uitvoeren alvorens alles wordt doorgestuurd naar KLJ Nationaal.
Taken verdelen in Wall-e
In wall-e kan je de leden verdelen over verschillende toergroepen. Deze groepen kan iedereen
aanmaken die de securitymodule ‘kampen en toeren beheren’ heeft. Meer uitleg hierover vind je in
hoofdstuk 5: Afdeling beheren.
1
Een toergroep kan je aanmaken door op het tabblad ‘toerverdeling’ te gaan staan en bovenaan te
kiezen voor de knop ‘een nieuwe toergroep’. Vervolgens kan je onderaan deze pagina door de
ledenlijst gaan en leden toevoegen of verwijderen van deze toer. Zo kan je de leden verdelen over
de verschillende leiding die dan langs gaat bij dit lid voor de inschrijving voor het nieuwe werkjaar.
Dit kan je voor meer dan alleen inschrijvingen gebruiken. Ook het ronddragen van de boekjes of het
uitdelen van uitnodigingen kan je met deze module verdelen.
Ledengegevens controleren & aansluiten
Ledengegevens kan je bekijken en aanpassen door vooraan in de tabel op het lidnummer te klikken.
Hier krijg je niet alleen het adres en telefoonnummer van een lid te zien, maar ook of er een tweede
lidmaatschap is op eenzelfde adres of een dubbel lidmaatschap in een andere afdeling waardoor je
een lager tarief betaald. Wanneer deze persoon attesten heeft behaald, kan je deze raadplegen in
het laatste tabblad ‘Vorming’.
Jaarlijks op 15 augustus komt iedereen die het jaar voorheen lid was of vroegtijdig gestopt is op
onbeslist te staan. Dan geef je als leiding aan of het lid wil blijven (aan te sluiten) of stoppen (niet aan
te sluiten). Wanneer de leden vervolgens doorgestuurd zijn naar KLJ Nationaal en gefactureerd,
veranderd hun status in ‘aangesloten’. Leden met status ‘niet aan te sluiten’ verdwijnen dan uit jullie
ledenlijst. Wanneer een lid doorheen het jaar wil stoppen, verander je de status naar ‘vroegtijdig
gestopt’. Dit lid verdwijnt tijdelijk uit je ledenlijst zodat er geen mails of Sms’en gestuurd kunnen
worden naar dit lid. Het volgende werkjaar zal dit lid opnieuw op onbeslist komen te staan zodat er
nogmaals een kans is dat dit lid zich opnieuw aansluit.
Wanneer je meerdere leden tegelijk wil aansluiten, vink je ze vooraan aan en kies je boven de tabel
voor de knop ‘Bulk update status’. Leden die klaar zijn om te verzenden naar je afdelingssecretaris,
kan je op dezelfde manier aanvinken en door de knop ‘Bevestig > secretaris’ doorsturen.
Vervolgens ga je als afdelingssecretaris een laatste controle doen, markeren als ‘gecontroleerd’ en
doorsturen naar KLJ Nationaal. Wil je graag weten hoeveel je dit gaat kosten nog voor je dit
doorstuurt naar KLJ Nationaal? Bekijk dan de voorlopige afrekening onder de module ‘Financiën’.
Sms’en en mailen in Wall-e
Via Wall-e kan je eenvoudig mails uitsturen of Sms’en verzenden. Dit kan je enkel wanneer je de
securityrol ‘Communicatie’ hebt. Je krijgt dan boven je ledenlijst extra knoppen.
Sms’en en mails uitsturen kan steeds naar het lid zelf, naar 1 van beide ouders of naar allebei. Aan
een mail kan je tot 3 bijlages toevoegen die samen niet meer dan 7 MB mogen zijn. En een SMS kan
tot maximaal 160 karakters bevatten.
De uitgebreide afspraken omtrent mailen en SMS via Wall-e vind je terug in de Algemene
voorwaarden.
Ledenlijst exporteren
Je kan je ledenlijst steeds exporteren naar een Excel-bestand of een PDF. Dit doe je door boven je lijst
op de knop ‘Excel’ of ‘PDF’ te drukken. Wanneer je een filter instelt op je lijst, zal je enkel de leden die
voldoen aan dit criteria exporteren.
2
5. Bestuur beheren
Bestuurslijst aanpassen
In het begin van elk werkjaar is het de taak van de afdelingssecretaris om je bestuurslijst te
controleren. Leiding die gestopt is, ontneem je van hun functie en nieuwe leiding voeg je toe. Na
enkele dagen krijgt je als nieuw bestuurslid een mail toegestuurd met je e-mailadres en paswoord
om je in te loggen op Wall-e. Vanaf dan kan nieuwe leiding mee gebruik maken van Wall-e.
Bestuurslijst exporteren
Je kan je bestuurslijst steeds exporteren naar een Excel-bestand of een PDF. Dit doe je door boven je
lijst op de knop ‘Excel’ of ‘PDF’ te drukken. Wanneer een leiding meerdere functie heeft, worden deze
achter elkaar opgesomd.
6. Afdeling beheren
Algemene informatie, financiële settings & organisatie
Onder de module ‘Afdeling’ vind je de algemene informatie van je afdeling. Hier kan je het adres van
je afdeling terug vinden, maar ook de oprichtingsdatum van je afdeling. Onderaan de algemene
informatie vind je ook een omschrijving van je afdeling. Hier kan je een gepast tekstje schrijven dat
verschijnt op de website van KLJ. Op het tweede tabblad vind je velden om de bankgegevens van de
afdeling bij te houden. Zo kan iedere leiding het rekeningnummer raadplegen wanneer ze dit nodig
hebben.
Op het derde tabblad kan je een antwoord geven op talrijke vragen over de werking en organisatie
van je afdeling. Ook kan je aangeven of jouw afdeling zijn lokalen of tenten verhuurt. Wanneer er
informatie komt over een van deze onderwerpen, kunnen we jullie gerichte informatie sturen.
Leeftijdsgroepen
Als beheerder van je afdeling kan je hier jullie leeftijdsgroepen toevoegen. Je hoeft dus niet langer de
nationale leeftijdsgroepen te gebruiken, maar kan dit specifiek instellen voor jouw afdeling.
Security
Hier kan de beheerder van je afdeling de security aanpassen voor jouw afdeling. Aan de hand van
een schema geef je een bepaalde bestuursfunctie rechten om dingen te zien of te beheren. Als
afdeling kan je dit volledig aanpassen naar jullie noden. Enkel de mogelijkheden van een
afdelingssecretaris kan je niet aanpassen. Deze functie kan alles en kan niets ontnomen worden.
7. Rapporten opvragen
Op je E-wall vind je een link naar de plaats waar je het basisrapport van je afdeling kan oproepen.
Dit rapport toont je de evolutie van je afdeling doorheen de verschillende werkjaren.
3
8. Vorming & evenementen
Inschrijven voor vormingen en evenementen
In het overzicht van de vormingen en evenementen kan je een cursus of evenement openen. Hier
vind je alle detailinformatie die je moet weten. Als bestuurslid kan je jezelf inschrijven voor een
vorming of een evenement. Als afdelingssecretaris kan je niet alleen jezelf inschrijven, maar ook
andere leiding. Je kan er ook voor kiezen om je afdeling volledig in te schrijven of in teams,
bijvoorbeeld voor een voetbaltornooi.
Vormingen op maat aanvragen
Vorming op maat kan je aanvragen via Wall-e. Eerst en vooral kies je een onderwerp en doe je vijf
voorstellen van datums. Nadien neemt je vrijgestelde contact op om verder af te spreken.
Behaalde attesten
Hier kan je raadplegen welke attesten je allemaal behaalde. Wanneer je een attest behaalt bij KLJ
wordt dit automatisch hier weergegeven. Als je een attest hebt behaald bij een andere organisatie,
heb je de mogelijkheid om dit aan deze lijst toe te voegen. Je ziet dan dat de herkomst aangegeven
staat als ‘afdelingsportaal’.
9. Documenten & agenda’s
Documenten delen
Als afdeling kan je gebruik maken van een gedeelde bibliotheek. Hier kan je alle documenten voor je
afdeling verzamelen en gestructureerd bijhouden voor later. Wanneer je uit je afdeling gaat, zullen
deze documenten behouden worden voor de volgende leiding.
Je beschikt hier over de online versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Je hebt hier ook de
mogelijkheid om samen te werken aan een document. Beide bestuursleden openen het document
en je kan zien wanneer de andere iets heeft gewijzigd aan een alinea.
Agenda delen
Als afdeling samen beschik je ook over een agenda. Hier kan je de activiteiten en
bestuursvergaderingen in bij houden zodat iedereen steeds op de hoogte is van wat er te doen is.
10. Kampen & inschrijvingen
Wanneer je een kamp aanmaakt in Wall-e wordt dit ook onmiddellijk geregistreerd. Je kan hier op
een eenvoudige manier ook aanduiden wie er wel of niet zal mee gaan op kamp. En ook deze lijst
kan je mailen, Sms’en en exporteren naar Excel of PDF.
Je kan dit niet alleen voor je kampen gebruiken, maar ook voor inschrijvingen bij te houden voor een
weekend of een uitstap, bijvoorbeeld een uitstap naar zee. Wanneer je bijvoorbeeld te laat zal terug
zijn van een uitstap naar BAM, kan je de ouders een SMS versturen om te laten weten dat de bus
een half uur later zal zijn.
4
11. Financiën
Voorlopige afrekening
Voordat je de gecontroleerde leden doorstuurt naar KLJ Nationaal, kan je onder voorlopige
afrekening zien wat dit aan jouw afdeling zou kosten. Dit is nog geen factuur en moet ook nog niet
betaald worden. Pas wanneer er een factuur in de afdelingssecretaris zijn mailbox belandt, moet er
betaalt worden.
Kasboek
Hier kan je als kassier bestanden verzamelen in functie van de kas. Je kan hier bijvoorbeeld gebruik
maken van het digitaal kasboek 2.0.
Overzicht facturen
Hier vind je een overzicht terug van alle facturen voor jouw afdeling voor trainingsdagen,
hoofdanimator, evenementen, … Kortom alles behalve hetgene wat je besteld in de KLJ-shop.
Wanneer je voor subsidies of dergelijk op zoek bent naar een oude factuur, kan je deze hier
exporteren.
12. Klachten
Wanneer je klachten hebt over je Idee die niet is toegekomen, een probleem dat niet werd
verholpen, een vrijgestelde waar je een discussie mee had, … kan je deze doorgeven via Wall-e.
Jouw klacht zal vervolgens discreet en door de juist persoon behandeld worden.
Wat er juist met je klacht gebeurt, kan je volgen via Wall-e. Telkens een KLJ-medewerker een stap
onderneemt in functie van jouw klacht, wordt dit geregistreerd zodat jij die kan bekijken.
5

Download Report