Vlaamse Schermbond vzw Ondernemingsnummer: 418.821.452 Zetel: Boomgaardstraat 22/56, 2600 Berchem Commissie Promotie en Sponsoring (CPS) 20 mei 2014 ‒ 19u30 Gent Aanwezig: Liesbeth Ghys, Kathleen Kets, Els Vergauwen (skype), (Olivier Antonis) 1. Overzicht vergadering 1.1. Beleidsplan 1.2. VSB Jeugdhappening 1.3. Leden CPS 1.4. Budget 1.5. Technische Steekkaart 1.6. Week van de sportclub 1.7. Sponsors 1.8. Prioriteitenbeleid 1.9. Website 1.10. Andere 2. Beleidsplan EV geeft aan dat het dringend is om werk te maken van het jaaractieplan 2015 voor het Bloso-beleidsplan. Deadline grote lijnen + budgetten eind juni. Tijdens de vergadering werden de actiepunten overlopen, en eventuele ideeën worden nog toegevoegd. (zie file "voorbereiding beleidsplan"). EV schrijft strategische en operationele doelstellingen uit en maakt budgetten die per mail zullen worden goedgekeurd. 2.1. Begeleiden van clubs inzake sportpromotie: • Draaiboek voor opmaak van persberichten / wedstrijdverslagen terug promoten via de nieuwsbrief, de clubbezoeken en op de clubbijeenkomst (enkele slides per commissie) • Flyers uitdelen op alle Scherm-evenementen. Olivier neemt er alvast wet mee naar Gent om door te geven aan personen die op wedstrijden gaan. 2.2. Tevreden over de VSB-website zal in 2015 worden gemeten adhv een poll op de website. Ook de CPS zal een Poll opstellen ivm promotie en sponsoring (om te 1 polsen naar de noden en de bestaande overkoepelende promotieactiviteiten ter kennis te geven). 2.3. De schermsport wordt jaarlijks gepromoot als een gezonde, veelzijdige sport waarbij het samenhorigheidsgevoel belangrijk is. • De JH promoten als clubuitstap. • Jongeren een tekstje laten schrijven voor de website over wat ze tof vinden aan hun schermclub, naast het schermen zelf. • De week van de sportclub. • De BBQ als jaarlijks evenement voor commissieleden, trainers en scheidsrechters. 2.4. Promotieplan 2015: • Proefkonijnendag: deelnemers aan de initiatorcursus geven gratis initiaties als stage-oefening in bepaalde gemeentes. Dit wordt gepromoot via de gemeentelijke sportdienst. 2.5. Operationele doelstelling FO1.1.6: Punten geven op de inspanningen die geleverd worden om samen te werken met de VSB: • Zetelen in een commissie of RvB • Persberichten afleveren • Aanwezigheid op de AV • clubbezoek 3. VSB Jeugdhappening 3.1. Datum Als nieuwe datum werd eerst 23 november voorgesteld. Nu blijkt echter dat het eerder 11 januari zou zijn. Bij de rondvraag op het BK bleek dat eind november eerder moeilijk zou zijn, aangezien er velen dan zouden afhaken voor de examens begin december. 3.2. Locatie KH Leuven. Deze zaal is 100% subsidieerbaar via ‘talentidentificatie’ (topsport). 3.3. Campagne om meer schermers te mobiliseren • Film LG heeft Peter Rotsaert gecontacteerd. Tegen de clubbijeenkomst zal hij zeker een ontwerp hebben vergelijkbaar met de Jeugdtrainingen.LG contacteert hem om te vragen hoe ver hij staat. 2 • Facebook Puntensysteem RvB? Ingrid Hendrickx zegt dat veel schermers Facebook niet gebruiken voor schermactiviteiten. Ze lezen het wel als het erop geplaatst wordt, maar zelf actief iets op Facebook plaatsen doen ze niet. Op Facebook worden wel dingen gezien. • Clubs Op het BK 27 april heeft LG een aantal clubs aangesproken. Aangezien het die dag enkel sabel was, waren enkel volgende clubs aanwezig: De maneschermers (Ingrid Hendrickx), Parcival (Tom Pijnenborg), Hesbania (Karel Renckens), De Klauwaerts (Dirk Baarendse) en de Tempeliers (Kris Adriaenssens). • VSB-site Getuigenissen van ouders en deelnemers van de VSB-JH opvragen en die op de site publiceren. 3.3..1. Resultaat De afstand is een vaak gehoorde klacht. De clubs vermelden dat het persoonlijk aanschrijven van de schermers al een zeer goed effect gehad heeft. Ingrid Hendrickx en Tom Pijnenborg zeggen dat het echter moeilijk is om hun trainers aan te sporen. Veel schermers zeggen ook dat het vaak hetzelfde programma is "ik heb een keer meegedaan, 't zal wel weer 't zelfde zijn". Positieve punten: de randactiviteiten vielen goed in de smaak. Zeker de activiteiten voor de ouders behouden. Karel Renckens denkt eraan er een clubactiviteit van te maken. Om met gans de club te komen. Dirk Baarendse deelt ook nog mee dat er veel schermers op het laatste moment afhaken. 3.3..2. Conclusie De afstand is een vaak gehoorde klacht. De centrale locatie zou dit probleem moeten kunnen oplossen. De trainers motiveren zou een belangrijk doel zijn. Vraag: Hoe?????? 3 Is het nodig een gevarieerder aanbod aan te bieden en dit te promoten bij de schermers? EV geeft aan dat er dit jaar een heel ruime keuze was aan activiteiten maar dat dit organisatorisch heel moeilijk is. • T-shirts Geert Janssens van Service 4U had een offerte ingestuurd maar Present Company was net iets goedkoper. Service 4U liet achteraf weten dat zij hun prijzen nog scherper kunnen maken EV zal hem de volgende keer terug contacteren. Wat moet op de T-shirts?? => de “JH-ventjes” mogen alleen gebruikt worden voor de Jeugdhappening en de ‘VSB-Beker-ventjes’ enkel voor de VSB-Beker, anders moet het concept gekocht worden (300€/ventje), wat het natuurlijk duur maakt. Voorstel: T-shirts zonder jaartal zodat deze ook de volgende jaren kunnen gebruikt worden. EV meldt dat TC een campagne wil voeren voor meer ‘positief gedrag’ van de trainers, ouders en schermers tijdens de VSB-Beker ontmoetingen. Er zullen affiches worden ontworpen met tekeningen ‘hoe het hoort / hoe het niet hoort’. We kunnen hiervoor weer dezelfde tekenaar (Peter Tass) vragen om de tekeningen te ontwerpen. KK stelt voor om de affiche enkel digitaal te maken, zo kan ze via sociale media worden verspreid. 4. Leden CPS Tijdens BK werd hier en daar al eens gepolst naar mogelijke kandidaten. LG heeft Ingrid Hendrickx, Tom Pijnenborg en Kris Adriaenssens gemaild. Ook Nancy Sinnesael werd gemaild. 5. Budget Tegen augustus 2014 zou een budget moeten worden opgemaakt. We wachten op richtlijnen van de budgetcommissie. T-shirts, flyers. 6. Technische steekkaart Er wordt een 6de kerntaak bijgevoegd mbt het communicatiebeleid van de VSB. Het is de bedoeling om de bestaande huisstijl van de VSB te promoten. OA zal hiertoe de templates (briefhoofden/ppt) opzoeken, zodat alle verslagen van commissies, Raad van 4 Bestuur en andere dezelfde look & feel hebben. Alle verslagen worden gepost op de website van de VSB. KK stuurt aangepaste versie van de technische steekkaart door om op website te plaatsen. 7. Week van de sportclub 13 tot 21 september. Sportclubs worden uitgenodigd om naar een Blosopunt te gaan en er een kader op te halen. Er moet een foto getrokken worden van de kader + sportclub in actie en je kan een prijs winnen. => vermelding van deze actie op website en facebook met link => link en info werd rondgestuurd naar de verschillende clubs 8. Sponsors LG heeft volgende Vlaamse federaties gecontacteerd. • Vlaamse Sneeuwsport • Parentee • Vlaamse Kano & Kajak federatie • Vlaamse Triatlon en Duatlon Liga • Handboogliga • Vlaamse Squashfederatie • Vlaamse Zaalvoetbalbond • Vlaamse Golfvereniging De Vlaamse squashvereniging en de Vlaamse kajakvereniging hebben gereageerd. Zij zeggen dat sponsoring via individuele contacten verloopt en zij ook slechts voor een beperkt aantal evenementen op sponsoring kunnen rekenen. 9. Prioriteitenbeleid LG vindt dat het thema hier minder in past. Volgens OA ook meer de taak van de Technische commissie. 10. Website 10.1. Topsporters EV zegt dat de topsporters reeds op de site staan bij kwalificatiekalender en dat het opmaken van een bio voor 40 schermers toch heel wat werk zal zijn. 5 De CPS wil graag dat deze bio's beschikbaar zijn en zal een template ter beschikking stellen en EV vragen de topsporters te mailen. 10.2. Topsportschool: ok 10.3. Perspagina EV : de tab Links werd uitgebreid met Pers = OK 10.4. Nieuwsbrief Het was een tijd niet mogelijk om individueel in te tekenen op de Nieuwsbrief van de Vlaamse Schermbond. OA heeft het probleem opgelost en de clubs geïnformeerd. Deze mogelijkheid zal verder worden gepromoot op de clubbijeenkomst van 25/6. 10.5. Poll administratieve bijscholingen EV: poll is voorzien in het najaar van 2015 10.6. Bijscholing Frederiek Troubleyn De opleiding zal in september worden georganiseerd in Sint Amandsberg. 11. Andere 11.1. Flyers Zijn niet meer up to date. De oude flyers worden verdeeld en dan worden nieuwe gemaakt. 11.2. Data volgende commissievergaderingen De volgende CPS-vergaderingen worden vastgelegd, wat het eventuele kandidaten CPS mogelijk moet maken de meetings in te plannen. Afhankelijk van de agenda wordt er live of via skype vergaderd. Het gebruik van Skype moet kandidaten die wat verder af wonen in staat stellen toch mee te werken in de CPS. Volgende data worden alvast genoteerd: 10/07/2014 – 19u30: te bepalen skype/live 21/08/2014 – 19u30 25/09/2014 – 19u30 23/10/2014 – 19u30 20/11/2014 – 19u30 18/12/2014 – 19u30 6 11,3 Clubbijeenkomst Het is aangewezen dat elke commissie zich kort voorstelt op de Clubbijeenkomst => dmv slides in huisstijl => informeren mbt bestaan van – draaiboek communicatie – functiekaart – log in website VSB – nieuws – schrijven van een persbericht – sponsormap => Jeugdhappening – promofilm 12. To do Actie Beleidsplan Gemeente zoeken voor proefkonijnendag Peter Rotsaert contacteren Getuigenissen van ouders en deelnemers van de VSB-JH opvragen Offerte affiche ‘Positief gedrag’ (Peter Tass) Steekkaart voor op site herwerken Promoten van de Week van de Sportclub EVC vragen toestand pagina topsportschool Template opmaken voor Biografie topsporters + mailing Verantw EV EvyVC LG EV Timing 25/6 Volgende initiatorcursus 10/6 15/8 EV KK EV OA EV 25/6 15/6 25/6 15/6 25/8 7