RFC Floricode Bedrijfscodes op organisatie niveau.

RFC Floricode Bedrijfscodes op organisatie niveau.
Wens:
Vanuit HubWays is de nadrukkelijke wens geuit om binnen de Floricode bedrijfscodelijst alle bij
elkaar horende bedrijven en daaraan gekoppelde locatiecodes te kunnen vinden/selecteren op basis
van het opgeven van 1 enkele bedrijfscode. Het moet dus mogelijk worden gemaakt dat meerdere
bedrijfscodes als groep aan elkaar worden gekoppeld waarmee alle relaties inzichtelijk worden.
Voor HubWays is dit een MUST HAVE RFC, zonder deze koppeling kan Hubways niet Live.
IST:
Floricode beheert een drietal tabellen in samenwerking met de CRM implementaties bij FloraHolland
en Plantion:



Bedrijfscodetabel op basis van commerciële relatie gegevens
Locatiecodetabel op basis van locatiebeheer / gele bordjes.
Bewoningentabel op basis van relatie tussen Bedrijfscode en Locatiecode.
De bedrijfscodetabel kent 2 niveaus (Organisatie en Commercial) waarvan nu enkel het commercial
niveau wordt gevuld en gedistribueerd.
SOLL:
De bedrijfscodetabel kent al een organisatieniveau waarmee meerdere commerciële bedrijfscodes
aan elkaar gerelateerd kunnen worden middels een verwijzing naar de GLN code van de
bovenliggende organisatie.
Het is gewenst dat de commerciële records gevuld gaan worden met deze verwijzing zodat ze op
basis van deze GLN code aan elkaar gerelateerd kunnen worden, en daarmee ook alle onderliggende
locatiecodes tot deze organisatie gerelateerd kunnen worden.
Het is ongewenst dat de bedrijfscodes op organisatieniveau als record in zijn geheel worden
gedistribueerd omdat dit onbedoeld gebruik in de sector kan bewerkstelligen, terwijl systemen daar
nu niet op ingericht zijn.
Oplossing:
De Floricode GLN coderingsystematiek heeft dus al rekening gehouden met een hiërarchische
structuur van bedrijven en heeft hiertoe een recordtype Organisatie voorzien waar onderliggende
Commercial records naar kunnen verwijzen.
0-1 Floricode Bedrijfscode / Locatiecode
De bedrijfscodelijst kan gevuld gaan worden met het organisatieniveau. Zodanig dat bij elkaar
horende bedrijfscodes onder 1 holding inzichtelijk worden en daarmee binnen Hubways de
bedrijfscodes van alle afzonderlijke leden gegroepeerd kunnen worden met de daaronder
gekoppelde locatiecodes.
Zie als praktisch voorbeeld het bedrijf Waterdrinker, waar nu alle bijbehorende locatiecodes onder 1
van de 25 GLN Bedrijfscodes vallen van Waterdrinker, en waarbij deze bovenliggende bedrijfscode
van Waterdrinker Facilitair management niet wordt toegepast voor het handelsverkeer. Daarmee
kan er op basis van salesorder informatie nooit een bijbehorende locatiecode worden
gevonden/geselecteerd omdat er geen relatie is tussen de overige 24 bedrijfscodes waarop wel
wordt gehandeld en de ene waaronder alle locaties staan geregistreerd.
Technisch:
Een organisatie kan op level type 1 worden opgevoerd met een eigen unieke GLN code, ofwel
handmatig op aangeven van een organisatie, ofwel automatisch op aanlevering van FH en Plantion.
De import formats zijn hiervoor al geschikt alsmede het codebeheer en distributiesysteem van
Floricode. De door het beheersysteem uitgereikte GLN codes moeten worden teruggekoppeld met
FH en Plantion zodat zij in staat zijn om deze in de administratie te verwerken en toekomstige
relaties te kunnen doorgeven bij de Commercial records.
Op dit organisatieniveau kunnen eventueel de velden FH en Plantion gevuld worden met het concern
relatie nummer. (en niet met het concern klant nummer welke nu op commercieel niveau al wordt
gebruikt)
Alle onderliggende bedrijfscodes op level type 2 (Commercial, welke de concern klant nummers
bevatten) die onder een organisatie vallen krijgen in het veld GLN_Organisation een verwijzing naar
de GLN bedrijfscode van de bovenliggende organisatie op level type 1 (Organisation).
Beperking:
Er zijn maar twee niveau’s, bedrijfscodes op organisatie niveau zijn het hoogste level.
Het is bekend dat er grote organisaties zijn in de sector die door fusie/overnames nog in het bezit zijn
meerdere relatiecodes op organisatie niveau. Dit betekent ofwel dat deze organisatie meerdere
abonnementen moeten nemen op HubWays, danwel dat de veilingadministraties deze onder 1
hoofdnummer moeten doorgeven aan Floricode zodat daar de gewenste koppeling ontstaat.
Impact:
Er is geen structuurwijziging noodzakelijk. De structuur is al ontworpen en wacht enkel op vulling.
Vanuit het testsysteem van Floricode zouden een aantal testorganisaties kunnen worden ingevuld als
Proof of Concept, denk aan Waterdrinker, Lemkes, Noviflora, Ter Laak, KP Holland en Rijnplant. Dit
zou aan de belangrijkste softwareleveranciers aan handels en kwekerskant kunnen worden
voorgelegd.
Implementatie (GAP):
Vanuit FH en Plantion zullen in eerste aanleg alle Organisaties moeten worden doorgegeven
waaronder één of meerdere klantnummers zijn geregistreerd.
Vervolgens wordt een update gedaan op de commerciële records die een bovenliggende organisatie
kennen.
Om deze tweetrapsraket te voorkomen zou ook in de importroutine van FH/Plantion
relatiemanagement naar FloCoDis een wijziging kunnen worden doorgevoerd, waardoor als de
aanleverende partij een CRN nummer meegeeft in de oude niet meer gebruikte VBA kolom dat deze
automatisch wordt gekoppeld aan de Organisatie met ditzelfde CRN nummer.
Het is niet gewenst om de concern relatie nummers en de dan bijbehorende GLN organisatiecodes te
verspreiden in de sector, er zijn geen systemen en processen die deze identificaties kunnen
verwerken als ze worden gebruik in het handelsverkeer. Het is daarom gewenst dat dit
Organisatierecord niet wordt gedistribueerd en dat enkel de GLN_Organisation gebruikt wordt om bij
elkaar horende bedrijfscodes te groeperen.
Planning:
De niveau aanduiding en organisaties moeten oktober 2014 in de distributielijsten aanwezig zijn om
te kunnen testen en uitrollen.
Q2: RFC bespreken met keten / PoC uitvoeren
Q3: Implementeren / Testen
Q4: Productie

Download Report