Digitaal archiveren Marianne H.M. Smits AVK Adviesgroep voor Kantooren bedrijfsinnovatie b.v. te Tilburg [email protected] 06 – 53 14 51 33 Wie is Marianne H.M. Smits? • Innovatiecoach & senior-adviseur bij AVK te Tilburg (www.avk.nl) • Haar passie: – – – – – Innovatie! Effectief en digitaal werken Het Nieuwe Werken Gebruik van social media Management(ondersteuning) • Inspirerend en enthousiaste trainer, dagvoorzitter, workshopleider. • Auteur: – – – – Effectief digitaal vergaderen Het opzetten van een secretaressepool Digitaal archiveren Etc. • Free-lance verslaggever – – 2 www.overhetnieuwewerken.nl Management Support Magazine Digitaal archiveren begint met classificeren Classificeren Het aanbrengen van samenhang tussen documenten afzonderlijk en groepen van documenten Ontsluitingsknelpunten • Plaatsbepaling • Onvolledige dossiers • Verkeerd gearchiveerd – Onduidelijke classificatie en codering • Tip: Classificeren in kleur, bijvoorbeeld personeel in groen, financien in rood klanten in blauw etcetera Rangschikking; het begin van archiveren • Methoden: – Chronologisch; jongste document boven (projectdossier) – Numeriek; uniek nummer (kenmerk aan een poststuk) – Alfabetisch; op alfabet (medische gegevens naam en geb.datum) – Thesaurus (op categorie / gestructureerd) – JBF (de! ongeschreven standaard) – Of een combinatie van de genoemde Standaarden in classificatie • SISO • (voor bibiotheken) • UDC (Wetenschappelijke bibliotheken) • Universele Decimale Classificatie, de hele wereld is beschreven in een thesaurus structuur van iedere keer (maximaal 10) (sub) categorieën • Basisarchiefcode - VNG • Bedrijfsspecifieke Classificatie • • • • • • • • • • • • • • • • • • SISO 000. ALGEMEEN 100. WIJSBEGEERTE 200. GODSDIENST 300. SOCIALE WETENSCHAPPEN 310. SOCIALE VRAAGSTUKKEN 330. POLITIEK 340. ECONOMIE 390. RECHTSWETENSCHAP 400. PSYCHOLOGIE 430. OPVOEDING EN ONDERWIJS, VORMING 490. VORMING EN ONTWIKKELING; HET MAATSCHAPPELIJK VERKEER 500. WISKUNDE; INFORMATICA; NATUURWETENSCHAPPEN 570. BIOLOGIE 600. GENEESKUNDE, GEZONDHEIDSZORG, MILIEU 616. LICHAAMSOEFENING, SPORT 620. SPELEN; HANDENARBEID; HUISHOUDKUNDE 630. LANDBOUW, TUINBOUW; VISSERIJ 640. TECHNIEK (ALGEMEEN); ENERGIE; WATER; RIOLERING • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 650. WERKTUIGBOUWKUNDE; METAALBEWERKING; METEN / REGELEN; VERVOER(MIDDELEN) 657. VERVOER EN VERVOERMIDDELEN 670. ALGEMENE EN CHEMISCHE TECHNOLOGIE 680. VERWERKENDE INDUSTRIE 690. BOUWKUNDE 700. KUNST 710. BOUWKUNST 720. BEELDHOUWKUNST 730. SCHILDER- EN TEKENKUNST 750. GRAFISCHE KUNST 760. FOTOGRAFIE; VIDEO 770. KUNSTNIJVERHEID 780. MUZIEK 790. DANS, TONEEL, FILM 800. TAAL- EN LETTERKUNDE 900. GESCHIEDENIS 920. WERELDGESCHIEDENIS; EUROPESE GESCHIEDENIS 930. GESCHIEDENIS VAN NEDERLAND 940. GESCHIEDENIS VAN OVERIGE LANDEN EN WERELDDELEN 950. LAND- EN VOLKENKUNDE 980. LAND- EN VOLKENKUNDE (NEDERLAND) Systematisch classificatie • Uitgangspunten: – Verwante begrippen staan bij elkaar – Logische opbouw biedt overzicht en maakt het uitbreidbaar – Gezochte begrippen systematisch te benaderen Voorbeeld 0 Opbouw en instandhouding van de eigen organisatie 01 Algemene aangelegenheden 010 Algemeen 011 Public Relations 02 Bestuur, algemeen beheer 020 Bestuur, Samenstelling vergaderingen 021 Financieel beheer 03 Personeelsvoorziening 030 Werving en selectie personeel 031 Opleiding personeel Beperkingen classificatie • Risico detaillering groot – Hoofdrubriek – rubriek – subrubriek – subsubrubriek, etc. • Regelmatige herziening nodig – Actualiteit bepaalt bruikbaarheid • Niet te klasseren onderwerpen – Opbergen onder algemeen/diversen – Nieuwe (sub)rubriek Workshop classificeren • Maak een overzichtelijke classificatie • Maximaal drie niveau’s • Maximaal 10 mappen per niveau – Niveau 1: • hoofdrubriek – Niveau 2: • rubrieken – Niveau 3: • subrubrieken Evaluatie • Groepsgewijs: – bundeling van kennis – Overtuigen door motivering gemaakte keuze (niet uit te leggen > niet goed) • Schakel specialisten in – Jurist/hoofd p.z./hoofd techn.dienst etc. • Classificatie: meerdere uitkomsten mogelijk – Als voor iedereen helder+duidelijk > o.k. – Denk aan voorbeeld ondernemingsraad Evaluatie (2) • Geen mappen: algemeen/diversen • Kies logische ingangsdatum • Breng daarna alleen over hetgeen je daadwerkelijk gebruikt • Classificatie overal invoeren (kantoorserver/outlook/papier) • Organogram productiebedrijf vaak handige kapstok • Google desktop Evaluatie (3) • Zorg voor beheerder van de structuur • Bibliotheek geen archief • Aantekeningen op blocnote i.p.v. op documenten • Mails opslaan op kantoorserver: – – – – Open mailbericht Kies voor: bestand opslaan als Kies directory en geef juiste naam Kies bestand opslaan als ‘outlook-berichtindeling’ (.msg) – Vervolgens ‘opslaan’. Het belang van uniform gebruik bestandsnamen Een handvat Uniform gebruik bestandsnamen • Uitgangspunt: eenmalige opslag – meervoudig gebruik! • Reduceert: – dubbelingen – Fouten • Gebruik: thesaurus! (zie handout) – ..\..\..\digitaal archiveren informatie\2011\Uniformering gebruik bestandsnamen.pdf Digitaal archiveren en de wet Een leidraad voor bewaartermijnen van uw documenten Redenen voor archivering • Wettelijk vastgelegd (archiefplicht) • Noodzakelijk voor bedrijfsvoering • Verantwoording voor beleid en uitvoering daarvan • Historisch belang Archiefplicht • Voor overheidsorganisaties en ZBO’s o.a.: – – – – – – Archiefwet 1995 Archiefbesluit 1995 Wet openbaarheid van bestuur Algemene wet bestuursrecht Algemene wet inzake rijksbelastingen Wet Bescherming Persoonsgegevens 20 Archiefplicht Voor niet overheidsorganisaties: • Verspreid en minder expliciet – – – – – Burgerlijk Wetboek Algemene Wet Rijksbelastingen Wet op de Omzetbelasting Wet Persoonsregistratie Branchespecifieke wetten zoals: • Wet op het consumentenkrediet • Wet geneeskundige behandelingsovereenkomsten 21 Noodzakelijk voor bedrijfsvoering • Archiefstukken bevatten informatie die: – Taken en activiteiten van organisatie ondersteunen – Voortkomt uit taken en activiteiten – Beslissingen worden genomen op basis van deze informatie Verantwoording voor beleid en uitvoering • Inzicht bieden in ‘reilen en zeilen’ van organisatie – Jaarrekeningen – Jaarverslagen • Rechtspositie van de organisatie • Bewijzen van rechten en verplichtingen Bewijswaarde • Aantonen van rechten en verplichtingen – – – – – Eigendomsbewijzen Contracten met afnemers Arbeidsovereenkomsten Garantiebepalingen Etc. 24 Historisch belang • Historisch onderzoek naar organisatie – – – – Jubileum Afscheid bestuurslid Publicaties Tentoonstellingen Bewaartermijnen • Permanent: – Stukken inz. historische groei en ontwikkeling: • • • • • • • • • • b.v. inz. oprichting, statuten, inschrijving KvK, beleid en beleidsplannen, de vermogenssituatie, jaarverslagen, notulen van directievergaderingen, nieuwe producten, bedrijfspanden, organisatorische opbouw, belangrijke gebeurtenissen of activiteiten, belangrijke samenwerkingsverbanden, etc. Bewaartermijnen (2) • 1 jaar: – Documenten, die gedurende een korte periode belangrijk zijn. • • • • • • vakantieschema's, vacaturelijsten, verzoeken van medewerkers om vrije dagen, uitnodigingen voor openingen en recepties, jaarverslagen van andere instellingen, vergaderstukken van externe instanties waaraan medewerkers van het bedrijf deelnemen, • bestelbonnen, • week-, maand-, kwartaal- en halfjaarlijkse overzichten, voor zover die ook opgenomen zijn in jaaroverzichten, etc. Bewaartermijnen (3) • 5 jaar: – Niet van belang voor historisch archief – én – wettelijk geen langere bewaartermijn • Bij twijfel: bewaartermijn verlengen! Bewaartermijnen (4) • 7 jaar: – alle documenten betreffende de rechtspositie van het bedrijf en de heffing van de belastingen • Volledigheid van administratie vereist • 9 jaar: – Documenten inz. de BTW-heffing op rechten en verplichtingen voortvloeiende uit onroerende goederen • Volledigheid van administratie vereist Bewaartermijnen vlgs Wet Bescherming Persoonsgegevens Na einde dienstverband: • 7 jaar: – Fiscaal relevante gegevens: • Naw; burgerlijke staat; datum indiensttreding; salarisadministratie • 5 jaar: – Loonbelastingverklaringen (ook eerdere) – Kopie identiteitsbewijs Bewaartermijnen WBP (2) • 2 jaar: – Verslagen functionerings- en beoordelingsgesprekken – Administratieve verzuimgegevens – Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin – Correspondentie over: • Benoeming; promotie; degradatie; ontslag – Getuigschriften – Afspraken inz. werkzaamheden tbv OR Bewaartermijnen WBP (3) • Sollicitatiegegevens: – 4 wkn na beëindiging procedure • Arbeidsconflict of rechtzaak – 2 jaar na beëindiging conflict • Met toestemming werknemer – Zolang als overeengekomen – Passief bestand De archiefwet en uw organisatie • Substitutie – Overbrengen van informatie op papier of andere gegevensdrager • Proces goed vastleggen om authenticiteit aan te kunnen tonen • Wettelijke bewaartermijnen – Zie hand-out voor wettelijke en geadviseerde bewaartermijnen 33 De archiefwet en uw organisatie • Stel vernietigings-/bewaartermijnenlijsten op! – Voorkomt vernietiging van documenten die niet verloren mogen gaan – Ontslaat je van verantwoordelijkheid 34 Regelingen op het gebied van informatievoorziening • Voor overheidsorganen: zie bijlage • Voor private sector: zie bijlage 35 Suggesties voor bewaartermijnen • Zie handout • Raadpleeg: http://www.nvba-info.nl/ ; Selectiecriteria voor Bewaartermijnen 36 E-mail tips en trucs Gebruik sneltoetsen • Sneltoetsen: 2x zo efficiënt Aantal emailhandeling en Winst per dag Winst per week 30 30 minuten 2,5 uur 60 1 uur 5 uur 80 1,2 uur 6 uur 100 1,4 uur 7 uur Snel, sneller, snelst • Gebruik sneltoetsen: – – – – Ctrl+x = knippen Ctrl+c = kopieren Ctrl+v = vastplakken ctrl+a = alles selecteren Snel, sneller, snelst (2) • • • • • Ctrl+shift+i = ga naar postvak in Ctrl+shift+a = nieuwe afspraak maken Ctrl+shift+m = nieuwe e-mail Ctrl+shift+c = nieuwe contactpersoon Ctrl+shift+k = nieuwe taak • Ctrl+n = nieuwe afspraak/mailbericht/taak (in huidige map) • Ctrl+g = ga naar datum (in agenda) • ctrl+r = Beantwoorden email • ctrl+enter = Verzenden email Snel, sneller, snelst (3) • • • • Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl + + + + 1 2 3 4 = = = = direct naar inbox agenda contactpersonen taken Snel, sneller, snelst (4) • Meerdere bijlagen uit mail in één keer opslaan: – – – – – – Open mailbericht met bijlagen Kies: bestand Daarna: bijlagen opslaan Vervolgens: alle bijlagen opslaan En: o.k. Alle bijlagen in één map! Snel, sneller, snelst (5) • Bijlagen bekijken: – Klik met rechtermuisknop op email – Kies: bijlagen weergeven – Klik op gewenste bijlage • Mail mét bijlage verplaatsen – – – – Op mail gaan staan Rechter muisknop – kies ‘naar map verplaatsen’ Kies voor agenda/takenlijst Bericht is gewist uit inbox Snel, sneller, snelst (6) • E-mail opslaan als … – Ga op mailbericht staan, kies bestand, opslaan als … Kies bij opslaan als: voor de optie Outlookbericht indeling (*.MSG) – Bericht mét de bijlagen, headers etc. als één bestand in je eigen mappenstructuur • Je kunt de mail ook oppakken / slepen vanuit je postvak in en slepen naar de map in verkenner, dan maakt windows er automatisch een MSG bestand van. Innovatie in Kantoorwerk Documenten Communiceren Samenwerken Het papierloze kantoor Agendabeheer Relatiebeheer Documenten • Creëren zonder typen: http://www.frankwatching.com/archive/2010/12/06/de-alchemie-vanlivescribe/ – spraakherkenning b.v. Dragon Naturally Speaking; http://www.youtube.com/watch?v=u4H9B5vu_eY – Intelligente pennen b.v. Intellipens of Livescribe • Scannen • Vinden in 3-4 muisklikken en beheren in één perfecte structuur met adequate autorisatie • Onontbeerlijk versiebeheer (gebruik versiebeheer in Word) • i-Pad als digitaal vergaderdossier I-pad als digitaal vergaderdossier Voorbereiding anders: • Bijlagen toevoegen aan Outlookafspraak – Geen toegang! • Niet zomaar verbinding met server! • Alternatief: – – – – – Mailen Sharepoint (i.c.m. SharePlusPro-/Lite-app) FileBrowser (buiten kantoor is VPN vereist) Dropbox Apps: Jeff Meetings, Notubox, iBabs of Mett Papierloos vergaderen • Voorbereiden, lezen + aantekeningen maken: – Papierloos – niet meer printen – Stukken openen/aantekeningen op iPad: • Documenten in PDF • iAnnotatePDF of Goodreader – voor kortere stukken tekst/aantekeningen – Office-documenten maken: • DocumentsToGo (goedkoopst); QuickOffice, Pro HD of Pages i.c.m. Numbers en KeyNote Tijdens vergadering • Projecteren vergaderstukken – Beamer + (laptop of) – iPad2 met Apple VGA-adapter Notuleren op iPad • Notuleren met iPad: – Extern toetsenbord? – Trefwoorden aanmaken: • Instellingen – Algemeen – Toetsenbord – Onderaan: ‘nieuw trefwoord invoegen’ – Bij ‘zin’ tekst invoeren; bij ‘trefwoord’ afkorting – App Notesplus: typen, tekenen, schrijven, audio opnemen – Mindmap als alternatief Na de vergadering • Aantekeningen lokaal opgeslagen op iPad – Naar server verplaatsen voor archivering Communiceren: • • • • • • Chatten (intern); b.v. Communicator; Yammer Video-vergaderen b.v. Livemeeting; Skype Online vergaderen b.v. Skype; DimDim Email Smartphone Twitter Samenwerken • • • • • • Elektronische agenda Unified Communication/Communicator Portals/wiki’s Email Delen van documenten (Sharepoint) Online samenwerken – Projectplace; Google docs • Bijdrage van sociale media Agendabeheer • Nut van standaardisatie voor optimaal gebruik van de elektronische agenda, • Rol van Communicator • Openheid over afwezigheid Relatiebeheer • Online netwerken • Contactpersonen efficiënt beheren Dank voor uw aandacht Marianne H.M. Smits [email protected] @mhmsmits
© Copyright 2024 ExpyDoc
