ビジネスメール ルールとマナー 1、絵文字、顔文字、記号はNO • 「今日までにお送りする予定の資料が、間に合わな くって。明日でもいいですか?ごめんなさいm(_ 今 _)m」 ど まだ学生気分が抜けていないんだなあ き の • 「山田さんの企画書、けっこうイケテルと思います 若 (拍手)」 者 は ・ ちょっとふざけている? ・ ・ 2、正しい敬語、ビジネス言葉を使う • 「大変申し訳ございません。本日までにお送りする 予定の資料が私どもの手違いでまだ揃っておりませ ん。本日の夕方までには揃う予定ですので、ご連絡 の上、すぐにお届けにまいります。」 • 「山田さんからいただいた企画書、大好評です。」 まだ若いのにしっかりした人! 3、メールは24時間以内にチェックする • 一日に一回は必ずメールボックスを開くようにしま しょう。 • そうしないと、仕事の連絡が遅れてしまい、信用をな くしてしまいます。 • 出張や休暇などでしばらくメールが確認できない場 合は、事前にその旨を伝えておくといいでしょう。 暫くメールチェックできない時のお知らせメール 件名:夏季休暇のご連絡 株式会社×○ 営業部 山田次郎様 ○×商事広報部の山下です。 いつも大変お世話になっております。 さて、大変恐縮ではございますが、 8月13日から17日まで、 夏季休暇を取っております。 その間に□□のことで何かございましたら、 弊社営業部の中村宛に ご連絡いただければと思います。 また、緊急の場合は 私の携帯<090-××××ー××××> までご連絡ください。 ご迷惑をおかけしまして大変恐縮ではございますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。 相事 手前 もに 安連 心絡 すが るあ よれ ねば 4、メールの返信は必ず、すぐ行う • すぐに返信するのは大事なマナーです。 • 要件によっては、すぐには回答できない場合もあり ます。 • そのような場合は「メールを確認いたしました。この 件につきましては、○日までに回答させていただき ます。」などと書いて、とりあえずメールを確認したこ とだけでも伝えると、相手も安心します。 とりあえず確認したことを知らせるメール 件名:メール確認いたしました 株式会社×○ 営業部 山田次郎様 ○×商事広報部の山下です。 いつも大変お世話になっております。 先程は××のお見積りをメールにてお送りいただき、 ありがとうございました。 上司に相談の上、遅くとも13日(木)までには お返事させていただきます。 取り急ぎ、まずはご連絡まで。 5、基本は1通につき1テーマで • 昨日の打ち合わせのお礼を述べて、商品展示会の お礼をし、来週の打ち合わせの予定を聞き、先日の 見積もりについて尋ね・・・こんなメールでは、相手 は混乱してしまいますし、大切な要件を見落とされ てしまう可能性もある。 悪い例 ダメポイント • 情報を盛りすぎの上、優先順位も付けていないため、 何が言いたいのかわかりません。 • 山口さんの話はここでは必要ない。第三者の噂話 はトラブルのもとと心得よう。 良い例 ポイント • タイトルや最後の締めでも「次回打ち合わせ日時」 について念押ししているため、このメールで一番伝 えたいのが「次回打ち合わせ日時」であることがわ かる
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