プラスワン(＋１) ～踏みだそう！あなたがつなげる未来への一歩～Ｄグループ平成24年1月20日平成23年度国立大学法人等若手職員勉強会分科会Ⅱ 役割分担    司会高橋宏暢（国立大学協会）書記・ＰＰＴ鵜飼大輔（名古屋工業大学）発表者・メンバー中大路悠（人間文化研究機構）狩集広行（山梨大学）蓜島高村山西福本中川  企画員良和（東京工業大学）、村上健一郎（横浜国立大学）敏満（京都大学）、沼田紘治（神戸大学）洋輔（山口大学）、大林洋之（鳴門教育大学）高司（九州工業大学）、横松良介（九州大学）明子（人間文化研究機構）三好史恵（東京農工大学）はじめに・・・企画にあたって、私たちが大切にしたい想い ●「実現性」「継続性」自分がその気になれば今日からすぐに始められること・続けられることを企画し、それを実際にやることで小さくても確実に一歩ずつ「理想の職員」に向かって進み続けたい。 ●「まずは自分から」「目に見える結果を出す」仲間や組織に呼びかけても、自分ができていなければ説得力がない。まずは自分ひとりでもできることをやろう。そしてみんなの目に見える「結果」を出そう。 ●「自分が変われば仲間も変わる。」自分が理想の職員に近づくだけでは終わりたくない。理想の職員に多くの人が近づけば近づくほど、職場自体も理想の職場に近づいていけるのではないか。少しずつ周りの人を巻き込みながら、ボトムアップで職場を変えていきたい。 Dグループ理想と現実のギャップ理想＝前向きで信頼される職員 ●信頼される・・・責任感、コミュニケーション力、モラル、知識、判断力、向上心、主体性、高いモチベーション、まとめる力、問題意識、広い視野、提案できる力ギャップ＝周りの状況がみえてきているが、自分のことで手一杯で余裕がない。発展途上。現実＝前向きで問題意識はあるが、力不足な職員 ●力不足・・・低い業務効率、周囲との連携不足、迅速に的確に判断を下し、具体的な提案をするための知識不足。理想の実現に向けて～３つのステップ～ステップ１＜自分へ＞自分が大前提!! 現実の自分を理想の自分へ近づけるステップ２＜仲間へ＞理想に近づいた自分のやり方を仲間にも広げる仲間とともに相談、試行、反省、改善（ＰＤＣＡ）していくステップ３＜組織へ＞仲間が増えれば自然と組織全体へと広がっていく・・・！！ステップ１＜自分へ＞ ①業務の効率化自分の業務のやり方を見直し、理想の非効率的な現状を変える職員への ②必要な知識の収集第一歩！知識不足な自分から知識を持った自分へ ③ステップ２への準備自分の成功例を仲間に広げる準備ステップ１＜自分へ＞① 業務の効率化 ●整理ルールを作成・・・机、書類の整理、フォルダ、ファイル整理無駄・必要な書類やデータを探す時間は・ただ片付けるだけでなく、整理ルールがあると持続可能に ●業務マニュアル及びスケジュール表を作成・・・マニュアル等の作成により業務手順の無駄を見つけ、効率化につなげる→残業の減少ステップ１＜自分へ＞② 必要な知識の収集 ●業務に関連する法令集、規程集を作成何のための業務かを理解し、問題解決の糸口にできる ●中期目標・計画を把握自分の大学が目指す方向を意識した仕事ができるようになる→提案力もアップ ●学内の意思決定の流れを把握スケジュール管理がしやすくなる ○月○日の会議にかかるから×日までに決めようステップ１＜自分へ＞③ ステップ２への準備 ●企画自体のマニュアルを作成仲間に企画の魅力を説明できるようにするマニュアル例 Part1 この企画を実行した際のメリット Part2 業務の効率化のためのコツ Part3 知識を増やすために必要なコンテンツ ●他部署に知り合いを増やす他部署にも仲間ができれば多様な意見を取り入れられ、最終的に組織へ広がりやすくなるメリット・デメリットさらに「理想」へ情報共有による周囲との連携向上。業務の整理をすることによる効率化。時間的、精神的余裕ができる。知識修得・自己研鑽・趣味の時間ができる。最初に時間がかかる。ワークライフ自分の負担が大きい。バランス仲間を増やし、組織にまで広げていくのが難しい。必要となるもの・必要となる人・目に見える結果（例：机がきれいになる、残業が減る等） →仲間にアピールできる・面白がる工夫（例：プチご褒美） →モチベーションの持続につながる・毎日の積み重ね（例：毎朝３０分だけ等） →負担軽減につながる・同志 →仲間が増えれば負担は減少。参加したくなる雰囲気を醸成する。ステップ２＜仲間へ＞ ①メリットをアピールして仲間を増やす目に見える成果で興味を引き、参加したい気にさせる→マニュアルで説明 ②ステップ１の成果を共有メーリングリストや掲示板で情報共有する ③ステップ３への準備仲間とマニュアルを改善し、組織にも応用できるようにしていくステップ２＜仲間へ＞① メリットをアピールして仲間を増やす ●目に見える成果で周りの興味をひく Point ：強制は反発を生むので × ・机がきれいで仕事がしやすそうだなぁ・・・・なんだか楽しそう・どうして残業が少ないんだろう？？ ●企画のマニュアルを使ってメリットを説明興味を持ってくれた人に参加してもらえるよう企画のマニュアルで説明するステップ２＜仲間へ＞② ステップ１の成果を共有 ●マニュアルやスケジュールを共有するお互いの業務状況を把握することにより、お互いの業務の補完も可能になる →周りを活かせていない現状から脱出！！ ●メーリングリストの作成希望者のMLを作成し、日頃から意見交換できるようにする →ちょっとした疑問も聞きやすくなるステップ２＜仲間へ＞③ ステップ３への準備 ●仲間と共にマニュアルの改善・試行を行う ●上司やより多くの人に知ってもらえるようプレゼンの準備もするステップ３＜組織へ＞ ①上司に企画のメリットをアピール組織に広げるには上司の賛同も必要 ②ステップ２までで得た仲間との協力仲間が増えれば自然と組織全体へと広がっていく・・・！！（こ前れ向まきででの信活頼動さのれ積てみい重れねば）可能ステップ３＜組織へ＞① 上司に企画のメリットをアピール ●ステップ２までの成果・ステップ３のメリットを上司にアピールする効率化、協力体制の強化、知識の習得等 ●係長→課長の賛同を得て事務連絡会等で他の部署の賛同も得るステップ３＜組織へ＞② ステップ２までで得た仲間との協力 ●相互に働き掛けをしあうことでさらに企画を盛り上げる各部署の仲間がそれぞれ①の取組を行えば、部署間の合意も得られやすい「前向きで信頼される」理想の自分から「前向きで信頼される」理想の組織へ。