コンベンション関連企業 サポート会運営に関する説明会 2009年7月22日実施 CONTENTS １． コンベンション関連企業サポート制度とは (参考） ２． コンベンション関連企業サポート制度PR（営業）活動について ３． 業務内容及び紹介内容について ４． 受注事例について ５． 商談中の案件について ６． 今後予想される案件について ７． 事務経費徴収について 2 １．コンベンション関連企業サポート制度とは 1. 福岡のコンベンション受入態勢の拡充、コンベンション都市福岡のイメージ向 上等を図るため、福岡で開催されるコンベンションについて、財団法人福岡観光コ ンベンションビューローが積極的に主催者や事務局の地元での業務に対するニー ズ等を細かく把握し、登録会員の中から最も適当と思われる企業の紹介、情報提 供等を行なうシステムを構築する。 2. 全国でも珍しい制度を創設することにより、おもてなし都市福岡を関係者に強く PRし、コンベンション（特に、中小のコンベンション、理工系・文系等の資金的余裕 の少ない案件）の福岡開催促進を図る。 3. 登録会員に対する営業の機会創出を図る。 3 ２．制度のPR(営業）活動について （1） １．地元大学への説明・個別訪問の実 施 ① 九州大学・福岡大学・西南学院大学・九州産業大学・中村学園大学等を 訪問し、 コンベンション担当部署に制度を説明。活用をPR。 ② コンベンションスケジュール調査活動をもとに、2009年以降福岡開催予 定の地 元大学の主催事務局に制度をＰＲ。 ２．主催者等へのダイレクトメールによる広 報活動 コンベンションスケジュール調査活動をもとに、2009年以降福岡開催予定の 主催事務局にＤＭを送付。 ３．当ビューローのホームページに 掲載 2009年４月 当ビューローのホームページをリニューアル。 コンベンション開催サポート制度の紹介ページを新設。 4 ２．制度のPR(営業）活動について （2） ４．当ビューロー機関誌「Ｏcean’s Fukuoka」で 紹介 2009年新年号に制度の概要を特集で掲載。 全国の学会事務局・コンベンション開催団体等に 8,000部を送付。 ５．首都圏における誘致活動での紹 介 昨年12月に東京で開催された「第18回国際ミーティングエキスポＩＭＥ2008 」会場における福岡ブース来訪者、及び本年5～6月に実施した首都圏セール スおいて、サポート制度をPR、チラシを配布。 ６．福岡での開催が決定したコンベンション主催者等への 案内 福岡での開催が決定した国際大会・会議、国内団体、国内学会の情報を収集 し、 積極的に主催者事務局を訪問。 5 ３．業務内容および紹介実績 （1） １．業務内容 （１） 登録企業の情報提供 （現在67社を登録） ① ② ③ （２） 登録企業一覧で情報提供 紹介案件について登録企業パンフレット提供 登録企業のホームページを活用した情報提供 パンフレット ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ コンベンションの総合相談及び業務の紹介 各種｢見積書｣の提出依頼や取りまとめ 宿泊・懇親会・アフターコンベンションの紹介、手配 弁当・土産品紹介手配・出店紹介 会場の紹介・手配 イベント関連業務の紹介・手配 コンベンション誘致提案書作成に関する資料提供 コンベンションスケジュール調整 コンベンションバック 伝統芸能（一例） 6 ３．業務内容および紹介実績 （2） ２．紹介実績 7 ４．受注事例について （１） 国際大会・会議等 ① 音響関係業務 ※ 九州大学構内で開催の国際会議 ② 宿泊手配業務 ※ ③ アジア諸国から参加の国際会議 弁当手配業務 ※ 電力技術関連の国際会議、テクニカルツアー中の弁当手配 ④ 懇親会手配業務 ※ 情報デザイン関連の国際会議 8 ４．受注事例について （２） 国内団体・大会等 ① 弁当手配業務 ※ 国内団体 会議開催中の昼食用 ② 弁当手配業務 ※ 国内団体 大会開催中の昼食用 ③ 印刷業紹介業務 ※ 年度大会 大会誌、ポスター制作業務 現時点における概算受注金額 約 \ 2,100,000 9 ５．商談中の案件について （１） 国際大会・会議等 （１） 国際大会 2009年８月開催 ※ 開催間近の展示ブース製作依頼 1，000名 （見積中） （２） 国際会議 2009年10月開催 ※ PCOの紹介依頼 （見積中） 400名 （３） 150名 国際会議 2009年12月開催 懇親会手配、看板製作等の見積取りまとめの依頼。（既に先方に対し 提出済） 今後、主催事務局が実施する会場視察等に同行、サポートの予定。 （４） 国際会議 2010年３月開催 200名 懇親会手配、テクニカルツアーの企画依頼。 懇親会については、見積書を提出済。会場下見を主催者側で計画中。 テクニカルツアーについては、企画書提出後、協議のうえ手配の予定 10 ５．商談中の案件について （２） 国内学会・大会等 （１） 国内大会 2009年11月開催 400名 ※ 大会誌、大会報告書作成業務 印刷関係企業の紹介依頼があり、見積書を提出。 （２） 国内大会 ※ 土産品 2010年８月開催 1，500名 （博多織） 紹介を受ける。 博多織関係企業の見積書ならびに見本品を取りまとめ、提出 。 （３） 国内学会 2010年９月開催 600名 ※ 宿泊、ケータリングサービス、展示パネル、看板製作、 託児スタッフ派遣等、総合的なサポートの依頼。 宿泊手配、託児スタッフ派遣等の見積書提出。 その他の項目についても、見積書取りまとめの予定。 受注見込金額 ※ 約 \ 8,200,000 - 但し、商談中の全案件が成約した場合 11 ６．今後予想される案件について （1） 国際大会・会議等 （１） 開催決定済み案件（2009年10月） 200名 開催会場は主催者側で手配済み。主催事務局が福岡県外の為、 当ビューローに対し、関連企業の紹介・斡旋依頼の意向。 （２） 開催決定済み案件（2010年４月） 200名 懇親会手配、テクニカルツアー企画、記念品作成等の紹介依頼を受ける。 ポスター製作のため、資料提供中であり、印刷物の受注も期待できる。 （３） 誘致中の案件（2010年7月予定） 120名 会場・懇親会・宿泊等、見積書の取りまとめ、資料提供等を行う。 誘致が決定次第、その他業務に関する関連企業の紹介を予定。 国内団体・大会等 （１） 開催費用に関する相談を受けている案件 （2010年6月） 350名 観光・宿泊等について、資料提供依頼。 サポート制度の紹介、サポート会員紹介、作業準備チェックリストを提出。 今後、収支予算内容の精査を行ない、受注を促進。 12 ６．今後予想される案件について （２） 国内大会等 （１） 開催決定済案件 （2009年11月） 650名 収入見通しが立っていない。 収支計画の見直し、及び費用の削減が必要。 （2） 開催決定済案件 （2010年12月） 500名 会場決定にあたり、希望日程での調整が難航していたが、 当ビューローと 会場側との話し合いで決着。 今後、具体的運営について相談を受ける予定。 （3） 開催決定済案件 （2011年４月） 300名 大会長からの連絡 （初めて大会長を引き受けた為、相談したい） 会場選定ならびに決定（福岡国際会議場）までサポート。 今後、事務局運営についても相談したいとの申し出あり。 「サポート会」会員企業名簿を提出。会員企業利用促進についてPR中。 13 ７．事務経費徴収について （１） ご負担のお願い 本制度創設以来約８ヶ月が経過し、本制度の運営は順調に推移しています。 つきましては、創設説明会の折ご案内差し上げておりますように、 当ビューローの紹介により業務受注された案件について、 登録会員様に、事務費、通信費、人件費等経費の一部を、 「事務経費」としてご負担いただきますようお願いいたします。 （２） 覚書の締結 今後、各登録企業様と当ビューロ間で個別に協議のうえ、事務経費のご負 担に関する覚書を締結させていただきます。 ※ （案）は別紙1のとおり。 （３） ご負担 業務終了時に、業務完了届 （※定型フォームあり） をご提出いただきます。 実際の受注金額に応じた事務経費をご負担いただきます。 14
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