藤沢市特別研修講座エクセルでデータ処理をしよう

知っていると便利編
１．操作について
２．メニュー
３．ショートカットキー
４．操作対象
５．セルの番地
６．Excelの設定
7.1 ｳｨﾝﾄﾞｳよりも大きい表
･･･ｳｨﾝﾄﾞｳ枠の固定
7.2 ２つのExcelのｼｰﾄを同時
に見る
7.3 ２つの文書(ﾌｧｲﾙ）を同時
に見る
８．印刷
Tips
９．入力中に，英字の先頭が大文
字になって困るなど。
･･･オートコレクト機能
10．セルの行と列を入れ替える
･･･ｺﾋﾟｰ＆ペースト
11．「（名）」の形式で表示する
･･･表示形式
12.1 PHONETIC関数で取り出した
ふりがなを「ひらがな」にする
12.2 漢字にルビ（ふりがな）をふる
13．と14．合計点・平均点を，評価
の表に検索して，評価値を表示
する
15．バージョン
1
１．操作について
•
操作法はいくつか提供されています：
– メニュー
– ショートカットキー
– マウスの右クリックによるメニュー
コピーなどするときは，番地の参照方法を意識して．
（セルの相対参照か，絶対参照かを確認）
•
•
•
処理を行ったら，幾つかのデータをピックアップして，検証を
必ずしましょう．
分からなくなったら，まず「ﾍﾙﾌﾟ」を利用しましょう．
（メニュー－「ヘルプ」－「MicroSoft Exel ヘルプ」）
＊ WWWへ検索してみるのも１つの方法です
Tips
2
２．メニュー～良く使われる機能，省略されている機能
• ここに
a)マウスポインタを合わせる
b)しばらくマウスポインタを置い
ておくと，
隠れていた機能が表示されます．
［参考：使用できない機能は
Tips
薄い色で表示されます］
3
３．ショートカットキーの例①
■選択
• Ctrl + A
ワークシート全体を選択する。
• Shift + 方向キー選択範囲を上、下、左、または右に拡張する。
■データの入力
• Enter
セルの入力を確定し、下のセルを選択する。
• Alt + Enter セル内で改行する。
• Ctrl + Enter 選択したセル範囲に、アクティブセルと同じ値を入力する。
• Esc
セルの入力を取り消す
• 方向キー
セル内で、1 文字、上、下、左、または右に移動する。
• Home
セル内で行頭に移動する。
• F4 または Ctrl + Y 直前の操作を繰り返す。
• Ctrl + D
選択範囲内で下方向のセルにコピーする。
• Ctrl + R
選択範囲内で右方向のセルにコピーする。
• Ctrl + ; (セミコロン)
現在の日付を入力する。
• Ctrl + Shift + : (コロン)
現在の時刻を入力する。
• Ctrl + Z
直前の操作の実行結果を元に戻す。
Tips
4
３．ショートカットキーの例②
■データの編集
• F2
アクティブなセルの内容の最後にカーソルを配置する。
• BackSpace アクティブなセルの内容を消去する。または内容を編集
しているアクティブセルで前の文字を削除する。
• Del
セル内で、カーソルの右の文字または選択範囲を削除
する。
• Ctrl + Del セル内で、行末までの文字を削除する。
■セルの挿入、削除、およびコピー
• Ctrl + C
選択されたセルをコピーする。
• Ctrl + X
選択されたセルを切り取る。
• Ctrl + V
セルを貼り付ける。
• Del
選択したセル範囲の内容をクリアする。
• Ctrl + - (ハイフン) 選択されたセルを削除する。
• Ctrl + Shift + + (プラス) 空白セルを挿入する。
Tips
5
４．操作対象(1)
☆ 操作対象には，次があることを意識しましょう．
（どこを対象にしているかは，使用前にご確認することを
お勧めします．）
操作しているシート内
■ セル内の数式バー内
■ セル（ｱｸﾃｨﾌﾞｾﾙ）
■ セルの範囲
■ 行，列
■ 操作しているシートのみ
操作しているファイル内のシート全部
･･･セルの書式（ユーザー定義）
Excel文書全体
Tips
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４．操作対象(2) ：指定方法～セルの場合
■ １つのセル
… 当該のセルをクリック
■ 複数のセル
■隣り合った（連続した）セル … ドラッグする
■とびとびのセル
… Ctrlキーを押しながら，当該セルをクリック
■ 行
■ 列
… 行番号をクリック
… 列番号を〃
■ シート内の全てのセル
Tips
…
をクリック
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５．セルの番地①
■２つ参照形式：
(a) A1 形式（規定）
・列にアルファベット文字 (A ～ IV の計 256 列)、
・行に番号 (1 ～ 65536 まで)
・形式：列を表す文字に続けて行番号を指定する
(b) R1C1形式
・形式："R" に続けて行番号を指定し、その後 "C" に続
けて列番号を指定
Tips
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５．セルの番地②
■２つの形式：
(a)相対番地 → コピーしたときに、
コピー元のセルとセルの
位置関係を保持します。
(b)絶対番地 → コピーしたときに、
絶対的な番地を保持します
（同じ番地を常に示します：固定）。
■ 「$」を前につけて表します。
（F4ｷｰを使うと便利です）
■例えば、 D4 （固定の列・行番号は無し）
$A$３(列番号Aと行番号3は固定）、
B$５（行番号５は固定）
Tips
9
６．Excelの設定：｢ﾂｰﾙ｣ｰ｢ｵﾌﾟｼｮﾝ｣
■ このﾒﾆｭｰを表示して，どの様な設定ができるかを
Tips
確認してみて下さい10
7.1 ｳｨﾝﾄﾞｳよりも大きい表･･･ｳｨﾝﾄﾞｳ枠の固定
①固定したいｾﾙを
ｸﾘｯｸします．
②｢ｳｨﾝﾄﾞｳ｣ｰ
｢ｳｨﾝﾄﾞｳ枠の固定」の
順にｸﾘｯｸ．
③ここをｸﾘｯｸ
してみて
下さい
Tips
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7.2 ２つのExcelのｼｰﾄを同時に見る
(a)別のｼｰﾄを並べる
①｢ｳｨﾝﾄﾞｳ｣-｢新しいｳｨﾝﾄﾞｳを開く｣を
ｸﾘｯｸ．
② ｢ｳｨﾝﾄﾞｳ｣-｢整列」をｸﾘｯｸ
③ 表示方法をｸﾘｯｸして，
[OK］をｸﾘｯｸ．
Tips
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7.3 ２つの文書(ﾌｧｲﾙ）を同時に見る
(b)別の文書（ﾌｧｲﾙ）
①それぞれ，ﾌｧｲﾙを開いておく
② ｢ｳｨﾝﾄﾞｳ｣-｢整列」をｸﾘｯｸ
③ 表示方法をｸﾘｯｸして，
[OK］をｸﾘｯｸ．
Tips
13
８．印刷①
印刷するには，
(a) 印刷のボタンをクリック
又は，
(a) メニューから
｢ﾌｧｲﾙ｣-｢印刷｣
Tips
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印刷② ：細かい設定
• ｢ｳｨﾝﾄﾞｳ｣-｢ﾍﾟｰｼﾞ設定｣をｸﾘｯｸ．
印刷用紙のｻｲｽﾞ
拡大/縮小
印刷用紙
１枚に収め
たいとき
Tips
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９．入力中に，英字の先頭が大文字になって
困るなど。･･･オートコレクト機能
①「ﾂｰﾙ」－「ｵｰﾄｺﾚｸﾄ」
② ﾁｪｯｸをはずす．
左側の文字列が，右側の文
字列に置き換わります．
ここには，「ｉ」も登録
されているので，「Ｉ」に
置き換わってしまいます．
Tips
③ [OK]をクリック
16
10．セルの行と列を入れ替える･･･ｺﾋﾟｰ＆ペースト
① コピー元を選択
② コピー先のセルをクリック
③ 「編集－形式を選択して貼
り付け」をクリック．
④ 「行列を
入れ替える」
をﾁｪｯｸ．
Tips
⑤ [OK]をクリック
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11．「（
名）」の形式で表示する･･･表示形式
①変更したいセルをクリック
②「書式－セル」をクリック
③「ユーザー定義」をク
リックし，
④種類の欄に，形式を
入力する．
Tips
⑤ [OK]をクリック
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12.1 PHONETIC関数で取り出した
ふりがなを「ひらがな」にする
①氏名を入力したセル
の範囲を指定する。
ここでは、B2:B42
Tips
19
②「書式」－「ふりがな」ー「設定」で、
③［ひらがな］を指定し、［OK］をクリック。
（「カタカナ」が規定値）
Tips
20
12.2 漢字にルビ（ふりがな）をふる
①氏名を入力した
セルの範囲を指
定する。
ここでは、B2
②「書式」－「ふり
がな」ー「設定」
で、
③［表示／非表示］
をクリック。
（トグルになってい
ます）
Tips
21
■ルビを，ひらがなにしたり，配置を変えたりす
るのは，
①（ルビをふる）セルを指定する
② 「書式－ふりがな－設定」で，設定します．
Tips
22
13．と14．合計点・平均点を，評価の表に検索して，
評価値を表示する．
－ VLOOKUP関数（垂直方向に検索）：成績 (VLOOKUP)シートの（表B1～B3）ｰ
①成績の表を準備します．
●小数点以下の数値が必要な場合には，そのデータも作ります．
②評価表を作ります．
・「○点以上△点未満は，□ 」，
・最後は，「○点以上は，□ 」の形式で作ります．
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③VLOOKUP関数で，評価値を表示させます．
①成績の表を準備します．［14．四捨五入］
●小数点以下の数値が必要な場合には，そのデータも作ります．
• 少数点第1位で四捨五入されて，表示されています．
内部の値は，13.333･･･3です．
•「=ROUND( I10 , 1 )」で，
Tips
セルI10を，少数点第1位に，四捨五入します
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②評価表を作ります．
・「○点以上△点未満は，□ 」，
・最後は，「○点以上は，□ 」の形式で作ります．
•ここでは２つ用意しました．
– 表B2は，整数値を扱う場合，
– 表B3は，小数点以下がある場
合です．
•どちらの表も，
・「○点以上△点未満は，□ 」，
・最後は，「○点以上は，□ 」
の形式です．（Ｏ列はＭ列を参照す
る式を入力してあるので，Ｍ列を入
力すると自動で表示されます）
・昇順に並べる．
• 必要なのは，色塗りのセルです．
Tips
25
③VLOOKUP関数で，評価値を表示させます．
<a> 合計点を，表B2のM3～M7に探し，評価点を返す
• VLOOKUP関数：指定された範囲の左端の列で特定の値
を検索し、範囲内の対応するセルの値を返します。
• 形式： VLOOKUP(検索値，範囲，列番号，検索の型)
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検索値：範囲の左端の列で検索する値を指定します。
■ 値、セル参照、または文字列を指定。
☆検索の型に TRUE を指定した場合、
範囲に格納されているデータは，
左端の列のデータで、昇順に並べ替えておく必要があります。
• 列番号：範囲内で目的のデータが入力されている列を、
左端からの列数で指定します。
• 検索の型
(a)省略かTRUE ･･･検索値が見つからない場合に、
検索値未満の最大値を返す。
（「区間で検索」と考えると良いです）
(b)FALSE ･･･
完全に一致する値だけを検索。
見つからない場合はエラー値 #N/A。
Tips
27
1) 1番目の生徒の合計点について，表示させます．
合計点(G3の値)を，M3～Q7に探しに行き，評価点(5
列目の値)を返す
• セルH3に，次を入力
「=VLOOKUP(G3, $M$3:$Q$7, 5, TRUE)」
●「 M3～Q7」は，この式をコピーすることを考えて，
「＄」を付けて，絶対番地にしましょう．
（番地を入力した後，F4キーを押しましょう）
2) 他の生徒の評価点を表示させる．
他の生徒のセルに，この式をコピーしてください．
Tips
28
③VLOOKUP関数で，評価値を表示させます．
<b> 平均点を，表B3のM13～M17に探し，評価点(5列目の値）を
返す
1) 1番目の生徒について
平均点（J3の値）を，表B3のM13～M17に探し，評価点(5列目の値）
を返す
=VLOOKUP(J12, $M$13:$Q$17, 5, TRUE)
２）他の生徒について
1)の式をコピーしてください．
Tips
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15．バージョン
☆ Excel2007以降と，旧バージョン（例えば，Excel2003）とでは，文
書の内部的な構造が異なるようです．
– ファイル名の拡張子が異なります．
– 旧バージョンのExcelでは， Excel2007の文書を開くことはできません．
• マイクロソフトのWebページから，開けるようにするﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑをﾀﾞｳﾝﾛｰﾄﾞ
して旧ﾊﾞｰｼﾞｮﾝに組み込めば開けます．（操作法もWebページにありま
す）
• 「Word/Excel/PowerPointファイル形式用 Microsoft Office 互換機能
パック」：
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470
-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displayLang=ja
• 「2010」の紹介は，
http://office.microsoft.com/ja-jp/products/?CTT=97
Tips
30

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