個人番号取扱い担当のみなさまへ利用目的の通知通知相手の特定～Ｈ27.12 対従業員通知目的従業員源泉徴収票作成事務株主社会保険届出事務地主・大家雇用保険届出事務等税理士・社会保険労務士等個人番号の取得従業員（年末調整）対その他通知目的法定調書作成事務＜Ｐｏｉｎｔ＞個人番号の提供を受ける場合には、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければなりません。そして、たとえ本人の同意があったとしても、その利用目的を超えた利用をすることはできません。 ※乙欄の方からも、個人番号を取得する必要があります。 ※控除対象配偶者等の身元確認・番号確認は、従業員が行う必要があります。身元確認書類番号確認書類平成２８年分扶養控除等（異動）申告書（甲欄）個人番号カード個人番号カード身元確認書類運転免許証通知カード番号確認書類パスポート等等個人番号が記載された住民票の写し等＜Ｐｏｉｎｔ１＞マイナンバーを取得する際は、他人の成りすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。＜Ｐｏｉｎｔ２＞Ｈ27.12～個人番号及び特定個人情報については、漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません（番号法１２条、３３条、３４条）。そのため、これらの情報を取扱うときは、個人番号を取扱う担当者以外にこれらの情報が漏れないよう、背後からの視線を受けない場所で行う、席を離れる場合には書類を裏返す等の細心の注意をしてください。取得した個人番号及び特定個人情報を、税理士・社会保険労務士等に提供する方法についても、情報漏えいを避けるため、メール添付ファイルへのパスワード設定等の措置を徹底してください。＜Ｐｏｉｎｔ３＞取得した個人番号及び特定個人情報は、会社において保管することとなります。例えば、扶養控除等（異動）申告書には個人番号が記載され、その法定保存期間は７年です。これらの書類の保管も、取得と同様に安全に管理し、法定保存期間を過ぎたときには速やかに廃棄するようにしてください。＜Ｐｏｉｎｔ４＞株主・地主等、直接対面してマイナンバーを取得できない場合には、「書面による取得」「メールによる取得」「代理人を経由する取得」などの方法が考えられます。「書面による取得」の場合には、「個人番号の提供を依頼する書面（注：あらかじめマイナンバー提供依頼先の住所・氏名を表示）」を送付し、番号確認書類のコピーを添付して返送（注：ＦＡＸ・メール不可）してもらう必要があります。源泉徴収票等の提出・交付個人番号記載Ｈ28.1～個人番号マスキング税務署提出銀行（住宅ローン等）市町村提出大家・仲介業者（マンション入居時）本人交付源泉徴収票等本人交付支払調書等＜Ｐｏｉｎｔ＞従業員に交付する源泉徴収票には個人番号が記載されています。源泉徴収票は所得証明のためにも利用されます。その場合には個人番号をマスキングするなどの措置が必要です。 ※マイナンバー制度施行に伴い、所得税・社会保険共に、所得確認（複数給与等）、扶養確認（扶養範囲内か否か）が厳密になり、公官庁からの問い合わせが増加することが予想されます。 © 2015 SAKAI-KAIKEI