UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS (Universidad del Perú, DECANA DE AMÉRICA) TALLER PRÁCTICO DIRECTIVA Nº 001-OGPL-2015 “Directiva para la formulación, aplicación y actualización del Manual de Procedimientos (MAPRO) de las Facultades y Dependencias de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.” OFICINA DE RACIONALIZACIÓN CONCEPTOS FUNDAMENTALES PROCEDIMIENTO : Actividad desarrollada para la consecución de un fin que involucra tiempo, métodos, pasos y control. • Artículo 29. Ley 27444: Es el conjunto de actos y diligencias tramitadas en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. ¿QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Documento de gestión que describe la forma como se hace o se desarrolla una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad, tiempos, movimientos, flujos de operación, controles y normatividad aplicable a cada caso en particular. Directiva para la formulación, aplicación y actualización del Manual de Procedimientos (MAPRO) de las Facultades y Dependencias de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos APROBADA CON RR Nº 01167-R-15 FINALIDAD DE LA DIRECTIVA • Establecer normas y lineamientos que orienten el proceso de formulación, actualización y aplicación de los Manuales de Procedimientos de las Unidades Orgánicas (Facultades y Dependencias) de la UNMSM, permitiendo que los procedimientos se realicen en forma clara, ordenada, secuencial y detallada. • Dejar sin efecto la Directiva Nº 006-OGPL-OR-2002 “Lineamientos técnicos para la Formulación del Manual de Procedimientos de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos” (R.R. Nº 00186-R-03). GENERALIDADES • El Manual de Procedimientos (MAPRO) es un documento instrumental de información, detallado e integral, que describe en forma ordenada y secuencial, las acciones a seguir en la ejecución de los procedimientos que se generan en el cumplimiento de las funciones de las Unidades Orgánicas de la Universidad, incluyendo el tiempo en que se ejecutan. • Los procedimientos registrados en el MAPRO de cada Unidad Orgánica se detallarán sólo a nivel interno en dicha Unidad. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE RESPONSABILIDAD OFICINA GENERAL DE PLANIFICACIÓN Oficina de Racionalización • Dirigir el proceso de formulación, aplicación y actualización de los MAPRO. DEPENDENCIA Jefatura/Dirección/Gerencia General • Aprobar y remitir el Manual de Procedimientos (MAPRO) de su respectiva Dependencia a la OGPL para su revisión y posterior aprobación con Resolución Rectoral. • Determinar los responsables del monitoreo de sus procedimientos TUPA. DEPENDENCIA Responsable del MAPRO • Llevar a cabo el proceso de formulación y actualización del Manual de Procedimientos (MAPRO) de sus respectivas Unidades Orgánicas. DEPENDENCIA Responsable del módulo de Planificación • Consolidar y remitir trimestralmente a OGPL el Reporte de monitoreo de procedimientos TUPA (Anexo Nº 1).* Responsabilidades establecidas en el Art. 5º de la Directiva Nº 01-OGPL-2015. * APLICA SÓLO PARA DEPENDENCIAS CON PROCEDIMIENTOS TUPA. Aspectos sobre la formulación y actualización del MAPRO FORMULACIÓN DEL MAPRO ASPECTOS GENERALES • La actualización del MAPRO se realizará las veces que la Unidad Orgánica lo considere necesario. • En caso contrario, se efectuará cada dos (2) años, contados a partir de su aprobación mediante Resolución Rectoral, con la finalidad de registrar los cambios que operan en los requisitos y/o flujo del procedimiento. • La formulación del MAPRO es obligatoria para todas las Unidades Orgánicas de la UNMSM, con el fin de tener registrados todos sus procedimientos. CARACTERÍSTICAS • Información completa, concisa y clara. • Fácil manejo e identificación de cada procedimiento. • Dimensiones: Tipo de letra: Fuente Arial 12 Espaciado sencillo Márgenes superior e inferior de 2cm., márgenes izquierdo y derecho de 3 cm. Tamaño de hoja A4 ESTRUCTURA DEL MAPRO 1. Introducción 2. Índice 3. Datos del Procedimiento Descripción del Procedimiento Diagrama de Bloques Diagrama de Flujo PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL MAPRO DEPENDENCIA OFICINA GENERAL DE PLANIFICACIÓN (OGPL) DEPENDENCIA OGPL RECTORADO ENVÍO REVISIÓN APROBACIÓN ENVÍO ENVÍO ENVÍO APROBACIÓN Proyecto MAPRO Proyecto MAPRO Proyecto MAPRO Proyecto MAPRO con aprobación técnica de OGPL MAPRO foliado y visado MAPRO + Proyección R.R. MAPRO Vía correo Imp. borrador En caso de encontrar observaciones, se devolverá para ser corregida por el encargado del MAPRO. Envío del Oficio + MAPRO visado y foliado • Proceso para presentación y aprobación del MAPRO, según Directiva N° 01OGPL-2015 Innovaciones en la Directiva N° 01-OGPL-2015 MONITOREO DEPENDENCIAS CON PROCEDIMIENTOS TUPA El monitoreo de procedimiento TUPA sólo corresponde a las dependencias que sean responsables de los mismos. Oficina Central de Admisión Secretaría General Escuela de Posgrado Dirección General de Administración Oficina General de Recursos Humanos Oficina General del Sistema de Bibliotecas y Biblioteca Central Oficina General de Cooperación y Relaciones Interinstitucionales Oficina de Transparencia y Acceso a la Información Pública Red Telemática MONITOREO DE PROCEDIMIENTOS TUPA • Inclusión del Monitoreo de procedimientos TUPA como Tarea en los Planes Operativos: DEPENDENCIAS CATEGORÍA: Acciones centrales SUB-CATEGORÍA: Acciones centrales OBJ. GENERAL Y ESPECÍFICO: Acorde a la Actividad MEF y la Tarea. ACTIVIDAD MEF: Gestión administrativa TAREA: Monitorear los procedimientos administrativos del TUPA. UNIDAD DE MEDIDA: Reporte PROGRAMACIÓN: Mensual RESPONSABLE: Encargado del módulo de Planificación • La programación de esta Tarea en el P.O. se registrará a partir del segundo trimestre. PERIODO DE REFORMULACIÓN DEL P.O. 16 de abril - 30 de abril MONITOREO DE PROCEDIMIENTOS TUPA REGISTRO DE CRITERIOS DE PROCEDIMIENTOS EN REPORTE MENSUAL ENCARGADO DEL MÓDULO DE PLANIFICACIÓN Cantidad demandada FIN DEL TRIMESTRE PROCEDIMIENTO Población usuaria Atención fuera del plazo REVISIÓN CONSOLIDACIÓN ELABORACIÓN OFICINA GENERAL DE PLANIFICACIÓN (*) Referencia: Plazos de TUPA 2008. Para aquellos Procedimientos sin plazo en TUPA 2008, se tomará como Referencia Plazos de TUPA 2013. REPORTE DE MONITOREO DE PROCEDIMIENTOS TUPA ¿? PREGUNTAS REFLEXIONES: Mediante el Enfoque por Procesos se llega a reconocer que la mayor causa de los problemas de gestión residen en procesos no controlados. ¡Gracias! Oficina de Racionalización OFICINA GENERAL DE PLANIFICACIÓN
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