TÍTULO: CURSO BÁSICO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

TÍTULO: CURSO BÁSICO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Disponibilidad
Prefacio
Contenido
Capítulo 1
Conceptos generales
Objetivos generales
Introducción
Conceptos generales
Definición de archivo
Génesis de los archivos
Objetivos que debe perseguir el archivo
Finalidad del archivo
Clases de archivo
Archivo centralizado con control centralizado (Figura)
Archivo descentralizado con control descentralizado (Figura)
Archivo descentralizado con control Centralizado (Figura)
Actividad extra clase
Autoevaluación
Capítulo 2
Recursos Básicos del archivo
Objetivos generales
Introducción
Muebles y equipos para archivo
Ficheros y tarjeteros
Gabinete lateral (Imagen)
Portacarpetas (Imagen)
Para archivos tamaño carta (Imagen)
Para archivos legales tarjetas (Imagen)
Cheques (Imagen)
Tarjetas (Imagen)
Documentos doblados o tarjetas (Imagen)
Clasificadores
Clasificadores (Imagen)
Materiales y elementos para archivo
Carpeta para transportar documentos (Imagen)
Las Carpetas
Carpetas con diferentes tipos de pestañas (Imágenes)
Otros Tipos de carpetas y Bolsas
Métodos Correcto e incorrecto en el uso de aberturas en carpetas (Imágenes)
Carpeta de doble bolsa (Imagen)
Carpeta combinada con bolsa para tarjetas perforadas (Imagen)
Carpeta combinada con bolsa para tarjetas perforadas (Imagen)
Bolsas
Bolsas de archivo (Imágenes)
Legajos
Rótulos o marbetes ( Imágenes)
Marbetes engomados para pestañas de Carpetas (Imagen)
Índice
Porta índice (Imagen)
Pestaña
Guías
Fichas Y Tarjetas
Guía con Rótulo removible (Imagen)
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 3
I
III
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12
12
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12
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Principios de ordenamiento
Objetivos generales
Introducción
Principios de ordenamiento
Alfabético
Usos del sistema Alfabético
Numérico
Usos del sistema numérico
Los cuatro elementos de un sistema de archivo numérico (Imagen)
Archivo decimal o numérico de Dewey (Imagen)
Sección de gavetas por el sistema de dígitos terminales (Imagen)
Expansión de la sección de gaveta por el sistema de dígitos terminales (Imagen)
Sistema de dígitos centrales (imagen)
Modelo de gaveta del sistema alfanumérico (Imagen)
Cronológico
Clasificación (Imagen)
Cronología rígida
Cronología circunstancial
Procedimiento general para archivar
Inspeccionar
Clasificar
Marcar
Distribuir
Diversos Tipos Distribuidores (Imágenes)
Archivar
Procedimiento general para consultar
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 4
Sistema alfabético nominativo
Objetivos generales
Introducción
Sistema alfabético nominativo
Nombres de personas naturales
Nombres de razones o firmas sociales
Reglas para ordenar nombres de personas naturales
Primera regla
segunda regla
Tercera regla
Cuarta regla
Quinta regla
Sexta Regla
Séptima regla
Ejercicio Practico N° 1
Reglas para ordenar nombres de razones o firmas sociales
Primera regla
segunda regla
Tercera regla
Cuarta regla
Quinta regla
Ejercicio Practico N° 2
Pasos para el archivo de documentos
Inspeccionar
Clasificar
Marcar
Distribuir
Archivar
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36
36
36
36
36
Normas para consultar el archivo
Referencias cruzadas
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 5
Sistema alfabético Geográfico
Objetivos generales
Introducción
Sistema alfabético geográfico
Concepto
Usos
Organización de los archivos geográficos
Índice de tarjetas (Imagen)
Aplicaciones del archivo geográfico
Ejercicio Practico N° 3
Ejercicio Practico N° 4
Ejercicio Practico N° 5
Ejercicio Practico N° 6
Pasos para el archivo de documentos
Inspeccionar
Clasificar
Marcar
Distribuir
Archivar
Normas para consultar el archivo
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 6
Sistema alfabético por asuntos
Objetivos generales
Introducción
Sistema alfabético por asuntos
Conceptos
Usos
Clases
Guía Telefónica clasificada de Bogotá D.E. (Figura)
Ejercicio Practico N° 7
Estilo enciclopedia
Ejercicio practico N° 8
Revista Expectativas
Formatos
Control cruzado
El Formato de control cruzado
Ejercicio Practico N° 9
Pasos para el archivo de documentos
Inspeccionar
Clasificar
Marcar
Distribuir
Archivar
Normas para consultar el archivo
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Formatos
Capítulo 7
Sistema numérico
Objetivos generales
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40
40
40
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59
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60
60
60
60
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64
64
Introducción
Sistema numérico
Conceptos
Usos
Ventajas
Desventajas
Componentes
Aplicaciones
Ejercicio Practico N° 9
Ejercicio Practico N° 10
Fondo de inversiones
Títulos de capitalización
Pasos para el archivo de documentos
Inspeccionar
Clasificar y codificar
Distribuir
Archivar
Normas para consultar el archivo
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 8
Principio Cronológico
Objetivos generales
Introducción
Principio Cronológico
Conceptos
Métodos
Cronología rígida
Cronología para el dominio de la memoria
Agenda - memorando
Cronología circunstancial
Ejercicio Practico N° 11
Procedimientos par archivar documentos
Normas para consultar el archivo
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 9
Administración del archivo
Objetivos generales
Introducción
Administración del archivo
Control y seguimiento
Atiende las solicitudes de consulta
Registra la Salida de documentos
Hace el seguimiento de Documentos prestados
Conservación y restauración
Iluminación, Temperatura y humedad, Ventilación, Polución atmosferica, Polvo, ubicación
Retención de documentos
Transferencia
Eliminación
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 10
El Kárdex y los archivos especiales
Objetivos generales
Introducción
El Kárdex
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65
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86
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Aplicaciones
Sistemas de inventarios
Métodos para valorar existencias
Ejercicios Practico N° 12
Inventario (tabla)
Los Archivos especiales
Aspidoteca
Biblioteca
Clisoteca
Discoteca
Fototeca
Hemeroteca
Mapoteca
Matrices
Recortes de periódicos y revistas
Archivos para procedimiento de datos
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 11
La Microfilmación
Objetivos generales
Introducción
La Microfilmación
Origen
Concepto
Las Cuatro operaciones básicas de un sistema de microfilme
Microfilmación de documentos
Procesado de la película
Archivo de los diferentes microformatos
Busqueda de la Información
Ventajas
Criterios en relación con la microfilmación
Actividades Extra clase
Autoevaluación
Capítulo 12
Plan de Archivo
Objetivos generales
Introducción
Plan de Archivo
Guía para elaborar un plan de archivo
Disposiciones generales
Organización
Procedimientos
Sistemas de clasificación
Responsabilidades
El comité de archivo
Retención y descarte
Destrucción o incineración de archivos
Recursos (bienes y medios )
Reproducción de documentos y servicios
Confidencialidad
Control
transferencia
Políticas
Restauración
Actividades Extraclase
Autoevaluación
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