S-P-12 Identificación y Seguimiento de

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE
CÓDIGO: S-P-12
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
CÓDIGO: S-P-12
FECHA: 31/03/2015
VERSIÓN: 04
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PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO
DE REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE
1. OBJETO
Establecer la metodología para identificar, mantener actualizado, tener acceso
y garantizar el conocimiento y cumplimiento de los requisitos legales de
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, aplicable a
Servicer Ltda.
2. ALCANCE
Este procedimiento comprende desde la Identificación de Requisitos legales
de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente hasta el
seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los servicios
que Servicer Ltda. Presta.
3. RESPONSABLE
Los
responsables de garantizar la aplicación y ejecución de este
procedimiento son las áreas de calidad en relación a los requisitos definidos
en el ámbito de calidad y Salud ocupacional en relación a los requisitos
definidos en los ámbitos de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente
de Servicer Ltda.
4. RECURSOS
Tecnología, informática y comunicaciones, papelería, económicos.
5. VOCABULARIO
 Requisito legal de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio
Ambiente: Es el marco legal aplicable a la empresa de obligatorio
cumplimiento.
 Parte interesada: Individuos o grupos interesados o afectados por el
desempeño en seguridad y salud ocupacional de una organización.
 Empresa: Compañía, firma, empresa, institución, asociación o combinación
de ellas, pública o privada, que tiene sus propias funciones y
administración.
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PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO
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OTRA INDOLE
 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
 SSTA: Seguridad Y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.
 SGI: Sistema de Gestión Integrado.
6. ACTIVIDADES
N°
ACTIVIDADES
1
Identificación de los requisitos del SGI tanto legales
como de otra índole aplicable a la empresa: Se realiza la
identificación de requisitos legales y de aquellos que
guarden relación con la empresa en materia de Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, por
medio de la consulta a diferentes medios de comunicación y
la información recibida por cada uno de los diferentes
procesos.
Se tendra como referencia la siguiente:
RESPONSABLE
Coordinador De Calidad
Coordinador Siso
- Matriz de identificación de peligros y priorización.
- Matriz de aspectos e impactos ambientales.
- Mapa de proceso y caracterización de los mismos.
- Requisitos contractuales del cliente.
- Procesos nuevos, insumos, y servicios nuevos.
Consultar los requisitos legales y de otra índole que
aplican a la empresa en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo, Calidad y Medio Ambiente: Para lo cual se
debe consultar las paginas siguientes con una frecuencia
mensual:
2
-
www.imprenta.gov.co
www.mintrabajo.gov.co
www.relacioneslaborales.gob.ec
www.minsalud.gov.co
www.alcaldiadebogota.gov.co
www.icbf.gov.co
www.fondoderiesgoslaborales.gov.co
www.miniambiente.gov.co
www.corteconstitucional.gov.co
www.ramajudicial.gov.co
www.belisario.com.co
Coordinador De Calidad
Coordinador Siso
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OTRA INDOLE
www.colpatria.com
www.minminas.gov.co
www.rds.org.co
www.minambiente.gov.co
www.laseguridad.ws
www.suratep.com/legislación
Información suministrada por los entes territoriales,
corporaciones regionales donde se desarrollen los
proyectos.
Requisitos contractuales adquiridos por la empresa.
Adicionalmente se tiene en cuenta la legislación enviada por
la suscripción al Consejo Colombiano De Seguridad.
Consolidación de la Información en formato: las areas
de calidad y SST consolida en el S-F-59 “MATRIZ DE
IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTRA
INDOLE”, en este formato se incluye lo siguiente:
1. Fecha de actualización: Es la fecha en que se incluye
un requisito o se incluye algun cambio al mismo.
2. Ambito o gestion: Se debe contemplar si es un requisito
Administrativo, Técnico, Seguridad y Salud en el
Trabajo y Medio Ambiente.
3. Norma: Norma, Ley y otros requisitos que según la
actividad desempeñada por la empresa sea objeto de
cumplimiento.
3
4. Entidad que lo emite: Organización, Empresa que
emite el requisito a cumplir.
5. Numeral, articulo aplicable: El número y el año de
vigencia del requisito a cumplir.
6. Descripción requisito legal: especificar los aspectos
más relevantes que apliquen al requisito.
7. Ubicación: Donde se encuentra enmarcado este
requisito.
8. Partes interesadas: Son aquellas personas, procesos o
áreas de trabajo que les interesa el cumplimiento de
este requisito.
9. Cumplimiento: Es el medio por el cual se hace cumplir
el requisito dentro de la empresa.
Coordinador De Calidad
Coordinador Siso
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OTRA INDOLE
10. Responsable: Son aquellas personas, áreas o
procesos que hace que se cumpla el requisito definido.
11. Seguimiento:
a. Cumple/ No cumple: Cumplimiento en la empresa
de la norma.
b. Observación: Espacio para relacionar apartes
importantes sobre la revisión del requisito.
12. Plan de acción: se define actividades a realizar para
darle cumplimiento a la legislación.
La información contenida en este formato debe ser revisada
y comprendida por la Gerencia, con el fin de asegurar el
cumplimiento.
Disponibilidad, consulta y comunicación: Este registro se
encuentra disponible en el portal para consulta del personal
que lo requiera.
4
5
6
La divulgación de los requisitos legales se realiza a las
partes interesadas.
Las áreas de calidad y SST son las responsable de dar a
conocer al personal de la empresa ya sea empleados
directos, temporales, contratistas o visitantes los requisitos
legales que aplican a la organización de acuerdo a la
actividad realizada.
Actualización de Requisitos Legales: Mensualmente
mediante consulta a las fuentes mencionadas en la
actividad 4.2, el área de Calidad y SST actualizan la matriz
de requisitos legales.
Además siempre que se detecte una modificación en algún
requisito debe actualizarse inmediatamente la matriz.
Seguimiento al Cumplimiento de los Requisitos Legales:
Al menos con una periodicidad mensual el área de calidad y
SST en la Matriz De Identificación De Requisitos Legales
Y Otra Índole S-F-59. Se dará el cumplimiento de los
requisitos legales aplicables a la empresa.
7. GENERALIDADES
No aplica
Coordinador De Calidad
Coordinador Siso
Coordinador De Calidad
Coordinador Siso
Coordinador De Calidad
Coordinador Siso
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OTRA INDOLE
8. FORMATOS RELACIONADOS
S-F- 59 “Matriz de identificacion de Requisitos Legales y de otra indole”
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Nombre del documento
NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad, FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO.
NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
NTC-OHSAS 18001:2007, Sistemas de Gestión de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. Requisitos.
NTC ISO 14001:2004, Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso.
Legislación Colombiana aplicable a la empresa en Calidad y SST.
Guía del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas (Consejo Colombiano de
Seguridad), 2010.
S-F-59 Matriz De Identificación De Requisitos Legales Y Otra Índole
10. CONTROL DE DOCUMENTOS
VERSIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
00
26/12/2012
01
02
26/05/2013
28/01/2015
CAMBIO REALIZADO
Se cambió imagen corporativa.
Se cambió la estructura de la definición de las
actividades, y se modificó la actividad 6 donde
describimos el seguimiento que se realizara a la
Matriz De Identificación De Requisitos Legales Y Otra
Índole; Así mismo se anexa la periodicidad de revisión del
cumplimiento legal.
Se modifica la Actividad N° 6 con el fin de ejercer
mayor control sobre los requisitos establecidos por la
legislación, se procede a cambiar la periodicidad de
revisión de la matriz de requisitos legales de
semestral a mensual; teniendo en cuenta las
diferentes fuentes con las cuales nos apoyamos en el
proceso de actualización y seguimiento.
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DE REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE
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REVISÓ:
Hugo Monterroza
Coordinadora SISO
Adicional se cambia la convención SISO por SST
teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la
reciente actualización del decreto 1562 de 2012,
Articulo 1.
Se modifican los términos de Salud Ocupacional y
Seguridad Industrial por la nueva terminología
Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el
Trabajo como lo establece el decreto 1443/2014.
APROBÓ:
Soffi Santis Martínez
Gerente Comercial y Administrativo

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