PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
CONTABILIZAR RECAUDOS
FTC – I54 V00
REVISADO
APROBADO
Alexander Alonso
Auxiliar Contable
Jorge Iván Prieto
Líder Contable
FECHA DE APROBACIÓN
20 de marzo de 2015
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INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
CONTABILIZAR RECAUDOS
Código
Vigencia
Versión
Página
FTC – I54
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1 OBJETIVO
Reconocer y registrar de forma veraz y oportuna los ingresos por todo concepto que se da en la
organización, contribuyendo al principio contable de suministrar cuando sea requerido información
razonada en los libros de contabilidad.
2 DESARROLLO
ACTIVIDAD
1. REVISAR
CONSIGNACIONES
DESCRIPCIÓN
Para la revisión de consignaciones se deben realizar las
siguientes actividades:
 Separar las consignaciones por almacén y las de fábrica,
es decir, las que pertenecen a la legalización de los
recibos de caja.
 Revisar que las consignaciones tengan el sello del banco
legible y que tengan relacionada la siguiente información
en la parte de atrás:
- Numero de factura, pedido o recibo de caja que se va a
cancelar o abonar
- Valor
- Datos del cliente: número de cédula y nombre
- Almacén al que se le va a incluir la consignación.
 Organizar las consignaciones ya sea por el informe del
Almacen, por carpeta de fábrica y planillas de ruta.
 Todos los ingresos tanto de almacenes como de fabrica
deben tener un recibo de caja (DZ)y automáticamente lo
registra a la cuenta de caja de fábrica o almacén
dependiendo de donde sea el recaudo, para luego realizar
la compensación de las cajas vs el banco según la
transacción F-03, así:


2. COMPENSACION



-Se digita la cuenta de la caja general, y la fecha en que
se hizo el ingreso
-se selecciona los recibos de caja DZ, para completar el
monto de la consignación.
Si es consignación se debita la Cuenta del banco, si es
tarjeta codensa, bono sodexo o big pas se debe registrar
a la cuenta del anticipo por cobrar, con el indicador CME
”Y”.
Se digita el importe o valor, fecha y texto el cual tiene que
describir la razón de la caja que está registrando.
Se simula la contabilización y se procede a grabar.
Cada compensación debe ser por el valor exacto que se haya
recaudado y se anota el numero de compensación en el
soporte físico, para su archivo.
RESPONSABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
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Con la fotocopia de los cheques posfechados los cuales
deben tener relacionado la factura o pedido, cedula del
cliente, se debe realizar la transacción F-02, así :
3. REGISTRO
CHEQUE
POSFECHADO
 Se registra la fecha, referencia o número de factura y
texto explicativo.
 Se digita con la clase de documento DJ (cheque
posfechado) con la clave de contabilización 09.
 Se cancela la cuenta del cliente registrando con el
indicador CME “N”, registrando el valor del cheque y la
fecha de vencimiento.
 Se acredita la cuenta de la caja, posteriormente se debe
cruzar con el recibo de caja generado por el Almacen o
por fábrica para realizar la respectiva compensación.
 Cuando el cheque sea consignado se debe elaborar un
recibo de caja para cancelar la cuenta por cobrar del
cliente.
 Inmediatamente se compensa con la cuenta del banco.
AUXILIAR CONTABLE
Teniendo como soporte la devolución se debe diligenciar la
transacción F-02:
4. DEVOLUCION Y
RECONSIGACION DE
CHEQUE
 Se registra fecha, referencia o número de factura y texto
explicativo.
 Se registra con la clave de contabilización “09”, “NIT”
indicador CME “O”.
 Se registra importe o valor, fecha, texto explicativo.
 Se acredita con la clave de contabilización “50” la cuenta
contable ND del banco que hizo la devolución.
 Se digita de nuevo el importe o valor, fecha, texto
explicativo.
 Simular para revisar la imputación contable y grabar.
La reconsignación se registrara por la transacción F-28
con el indicador CME “O”, generando un recibo de caja
que se deberá compensar de inmediato con la cuenta del
banco en que se reconsignó el dinero.
AUXILIAR CONTABLE
Todos los recaudos
que ingresen
por medio de los
conductores, se tendrá que elaborar un recibo de caja DZ, el
cual tiene que tener como soporte la consignación, Boucher o
transferencia, la consignaciones o transferencias realizadas
por el cliente deben venir confirmada por el líder contable
para comprobar su veracidad.
5. ELABORACIÓN DE
RECIBOS DE CAJA
Para el registro de los recibos de caja en el sistema SAP se
pueden utilizar 5 transacciones:
-ZRECAUDO_POS: cuando se recauda un anticipo de un
pedido.
-ZRECAUDO_FCA: cuando se cancela o abona una factura
del sistema SAP.
-ZRECAUDO_SALDO: cuando se cancela o abona a un saldo
del cargue inicial.
-ZRECAUDO_CLIENTE: cuando se cancela o abona una o
varias facturas del mismo cliente.
F-28: cuando se abona o cancela varias facturas pero que
tiene anticipos, legalizaciones de anticipos y cheques
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posfechados.
Todos los recibos de caja DZ, deben quedar con la fecha y el
monto exacto en que se recibió el dinero.
6. ARCHIVO DE
DOCUMENTOS DE
INGRESO.
Los documentos que generan ingreso enunciados
anteriormente, se deben archivar en orden consecutivo y por
fuentes separadas mensualmente.
AUXILIAR CONTABLE
3 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
CF – I04 V01
27/06/06
CF – I04 V 02
01/10/07
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Cambios en especificaciones para codificación de voucher,
digitación y codificación de cheques y archivo de las
consignaciones.
Cambios en la actividad 2 Codificar Voucher
CF – I04 V 03
28/11/08
Modificación actividad 4.
CF – I04 V 04
30/03/2011
Modificación actividad por nuevo sistema SAP
CF – I04 V05
10-05-2013
FTC – I54 V00
20-03-2015
Se incluyó el objetivo y responsable de las actividades
Se cambió la codificación del proceso, código del documento y
la versión inicia de cero

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