Manual - Programa de Control de Información

Programa de Control de Información
v2015.01
Manual de Usuario
Versión 1.0 (2015-04-14)
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Contenido
1.
Objetivo del PCI ..................................................................................................... 3
2.
Descargando el PCI ................................................................................................ 3
3.
Iniciando la revisión del pedido............................................................................. 4
3.1.
Asistencia .......................................................................................................... 4
3.2.
Ingresando al PCI ............................................................................................ 5
3.3.
Ubicación del Archivo de Pedido .................................................................... 6
3.4.
Revisión de la estructura del pedido .............................................................. 6
3.5.
Ubicación de las FOTOS ................................................................................. 8
3.6.
Revisando Datos ............................................................................................... 9
3.7.
Datos del Responsable del Proceso ................................................................. 9
3.8.
Tipo de Proceso de Solicitud ......................................................................... 11
4.
Reportes que se adjuntan ..................................................................................... 12
5.
Grabación del CD con la Información................................................................ 12
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1. Objetivo del PCI
El PCI es un aplicativo PORTABLE que ayuda a las UNIVERSIDADES en la revisión
de la información que será enviada a SUNEDU para la solicitud de Carnés Universitarios.
2. Descargando el PCI
El Programa de Control de Información se encuentra disponible para la descarga desde
el portal web del SUNEDU http://www.sunedu.gob.pe.
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Se recomienda que luego de la descarga del PCI, enviar un correo electrónico a
[email protected] a fin de ser incluido en la lista de correos, al cual se enviarán
los avisos de actualizaciones del programa.
Ejemplo del Correo de Registro
Título:
Contenido:
Código Universidad:
Universidad:
Personal:
DNI:
Teléfono:
Correo:
PCI – Registro - 072
072
Universidad Señor de Sipán
Nombre de la Persona que utiliza el PCI
DNI de la persona que utiliza el PCI
Número de Celular.
Correo electrónico del usuario.
3. Iniciando la revisión del pedido
Para iniciar la revisión de la información usted debe contar con:
• Archivo ACCESS con los datos de sus alumnos, para los cuales se
solicitará carné universitario.
• CARPETA con las imágenes digitalizadas de los alumnos, debidamente
nombradas.
3.1.
Asistencia
Ante cualquier dificultad en la preparación de su información, usted cuenta con
un correo electrónico al cual puede reportar sus dudas y/o percances siendo
atendido a la brevedad posible. Para casos muy puntuales se utilizará enlace vía
asistencia remota TEAMVIEWER.
[email protected]
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3.2.
Ingresando al PCI
El Programa de Control de Información se distribuye en forma de PORTABLE,
evitando ser instalado y contar con mayores permisos de usuario.
Coloque el Portable del PCI en alguna carpeta de fácil acceso, preferentemente
en alguna unidad diferente de C:\
Una vez colocado, solo ejecute el portable.
Por el momento, no requiere usuario y contraseña, así que de click en el botón
ingresar.
Finalmente de CLICK en el botón INICIAR
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3.3.
Ubicación del Archivo de Pedido
En esta etapa usted debe ubicar su archivo ACCESS (.accdb) que contiene los
datos de sus alumnos y que cumple con los lineamientos establecidos por
SUNEDU.
3.4.
Revisión de la estructura del pedido
Ahora se revisará el cumplimiento de los lineamientos establecidos para la
estructura de los datos (nombres de campo, tamaño) así como su correcto
llenado.
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De presentarse algún problema con algún campo, usted no podrá continuar
hasta la corrección correspondiente.
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3.5.
Ubicación de las FOTOS
Habiendo revisado la estructura de datos, se procede a indicar la ubicación de
las imágenes digitalizadas de los alumnos, debidamente nombradas y con peso
adecuado.
Los lineamientos para las fotografías son los siguientes:
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3.6.
Revisando Datos
Teniendo ya ubicados los DATOS y FOTOS se procederán a realizar los controles
al contenido de los datos y su correspondencia con las imágenes.
3.7. Datos del Responsable del Proceso
Una vez que se haya cumplido con la revisión de los datos y que cada registro
cuente con su fotografía en condiciones adecuadas en peso y tamaño, se debe ingresar
los datos del RESPONSABLE de la preparación de la INFORMACION y que formará parte
del REPORTE que será adjuntado FIRMADO y con SELLO por la autoridad que solicita
los carnés.
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Para el correcto llenado se requiere un archivo UNIVERSIDADES.ACCDB que se
encuentra disponible desde el portal de SUNEDU.
Descargue dicho archivo y colóquelo en su carpeta de trabajo junto a su archivo
inicial de pedido u otra ubicación que considere pertinente.
Proceda a completar la información solicitada:
• Seleccione la Universidad de Procedencia.
• Datos Personales del responsable de la preparación de datos, a quien se
contactará ante algún problema en su información.
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3.8. Tipo de Proceso de Solicitud
Se debe indicar el TIPO de PEDIDO, que se está realizando según los siguientes
criterios:
3.8.1. Regular: Aquellos alumnos que son ingresantes o aquellos que NO han
obtenido su carné durante el 2014.
3.8.2. Duplicado: Para aquellos alumnos que han obtenido su carné durante el
2014 y que sufrieron pérdida o robo. Se debe adjuntar documentación
establecida por SUNEDU.
3.8.3. Corrección: Para aquellos alumnos que han obtenido carné durante el
2014, pero que presenta errores de imagen o datos, se debe adjuntar
información establecida por SUNEDU.
En este proceso se realiza la generación del ARCHIVO FINAL del pedido y el reporte
correspondiente.
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4. Reportes que se adjuntan
En conformidad al proceso de la información, el reporte que emite el PCI, se debe
adjuntar a la solicitud de carnés, debidamente firmado y sellado por la autoridad
universitaria.
5. Grabación del CD con la Información
La información ya procesada debe ser remitida en CD o DVD que debe contener:
• Archivo generado por el PCI.
• Carpeta con fotos
Se recomienda la grabación del CD o DVD a velocidades bajas a fin de evitar problemas
de incompatibilidad en la LECTURA DEL CD o DVD que puedan ocasionar la pérdida de
ubicación en el orden de producción.
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