電子契約サービスご紹介資料 - 文書管理

電子契約サービス
ご紹介資料
‐ Nsxpres Ⅱ ‐
新日鉄ソリューションズ（株）
ＩＴサービス事業部
プロフェッショナルサービス部
課題
会社法などにより
契約を確実に
管理する必要性
契約書/関連文書
の取引先間で
整合性確保
印紙税/人件費/
郵送料などの
コストの肥大化
監査対応時の
迅速な対応と
コスト
安全かつ信頼の
おける場所での
7年間保存義務
システム導入時
の影響範囲の
最小化
政策
法制度の整備
・e-Japan戦略（2001年1月）
・電子商取引ルールと新たな環境整備
・e-Japan重点計画（2001年3月）
・電子商取引等の促進
・電子署名法 2001年4月施行
⇒電子署名の法的効力
・IT書面一括法 2001年4月施行
⇒電子化阻害規制の撤廃
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以下、記事要約
IT書面一括法が今年（2001年）4月より施行されたことより、問題となる
のが印紙税の取扱である。
（中略） 本誌では、このIT書面一括法施行後も従来通り電子データによるやり
取りを、印紙税の課税文書とみなさない旨当局に確認した。 すなわち、ネット上を行き交う電子データは、 印紙税法上の文書として認識されない、印紙税課税そのものが及ば
ないことになる。
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電子契約サービスの導入においては、主に保存義務のある印紙課税文書が対象となる事が多いですが、
コンプライアンス強化の観点からは、印紙課税文書のみを対象とするのではなく、
今後は、関連する付随文書も含めた統合管理が重要になってきます。
（例）
–  金銭消費貸借契約書
–  不動産売買契約書
–  基本契約書
–  工事請負契約書
–  業務委託契約書（弊社事例をご紹介します）
–  製造委託契約書
契約関連付随文書としては以下のような文書が挙げられます。
–  見積り仕様書、提案書、体制図、作業報告書等。
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電子契約
コスト削減
契約業務に関するコストを削減
・印紙税の削減
・事務コストの削減
管理業務、郵送費、
保管コスト コンプライアンス強化
グリーン対応
コンプライアンス,内部統制強化
地球環境にやさしいシステム
・内部統制強化
契約書,関連文書の紐付け
業務プロセス改善
・ペーパーレス
・監査対応強化
非改ざん証明
検索スピード向上 ・遠隔地による作業削減
・ ISO14000促進
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弊社がご提供する電子契約サービスの導入による効果を、具体的に、以下の6点についてご説明します。
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貴社にて既に構築済みの購買システムと、電子契約サービスを連携することで、
様々な手作業を省力化できます。
 
既存の購買システムで管理されている情報に基づき、見積り依頼∼発注作業までの自動化ができます。
 
システム連携することにより、貴社においては、既存の購買システムをユーザインタフェースとすることによ
り、操作面での変更を極小化することで、スムーズに電子契約サービスの導入を図ることができます。
 
メールでの自動通知（督促メール含む）により、連絡漏れなどの「うっかり」を防ぐことができます。
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6
仕様書・見積書など重要なファイルのメール添付をやめて、NsxpresⅡへの
アップロードに変更することで誤送信を防止できます。
２．URL付メール送信
https://xxx.nsxpres.com/...
文書管理
システム
取引フォルダ
１．各種情報・ファイルアップロード
見積依頼書
３．ファイルダウンロード
見積書
仕様書
注文書
請求請書
請求書
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手間のかかる証明書管理をサーバ側に一元化することにより、貴社、及び
各取引先ご担当者様の手間を大幅に軽減することができます。
1. 
署名ソフト、証明書をクライアントPCにインストールする必要はありません。
2. 
証明書は、NsxpresⅡで厳重に管理します。（ISO2000, 27001認証取得済み）
3. 
タイムスタンプは日本データ通信協会認定済みの、信頼性の高い外部サービスを利用しています。
【署名処理の流れ】
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8
注文書・注文請書に貼付していた印紙が不要になり、毎年、大幅な経費節減を
実現できます。
1. 
発注者側／受注者側ともに印紙代の削減ができます。
2. 
連結決算グループ全体として経費節減ができます。
3. 
印紙の貼付、印紙管理（台帳管理）の手間を削減できます。
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9
見積依頼・見積・発注・請求など紙で行っていた業務をシステム化し、
紙の発送費用を節減できます。
1. 
発注者側／受注者側ともに郵送費の削減ができます。
2. 
連結決算グループ全体として経費節減ができます。
3. 
各種郵送作業の手間を削減できます。
契約書の印刷・製本、封入、発送の手間が削減できます。
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膨大な契約関連の文書を発注者・受注者で共有管理できます。
保管中は簡単にドキュメントの検索・閲覧・ダウンロードが可能です。
1.  電子帳票原本の管理強化による内部統制強化を実現します。
2.  監査対応のためのドキュメント検索が正確・スピーディになります。
注文書、注文請け書、請求書などの関連文書の突合せ確認の手間が削減できます。
3.  購買担当、プロジェクト管理者、組織別管理者が同一の文書を管理することで情報管理が徹底できます。
見積もり、注文、請求、支払いなどの一覧の業務管理、進捗管理の手間が削減
4.  作業の進捗、プロジェクトコスト管理や代金請求の管理作業において管理漏れを低減できます。
5.  特定の取引先に対する契約状況の管理が容易になります。
6.  文書保管スペースの大幅削減が可能です。
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 
幅広い業界の請負契約を対象に、電子認証や電子署名を組み合わせ、確実な契約業務の電子化
を、NsxpresIIのASPサービスで実現します。
 
ASPサービスなので、初期負担を少なく、スピーディな導入ができます。また利用者によるシステム保守や
データバックアップなど運用に関わる作業、費用は不要になります。
 
さらに自社の購買管理システムや受発注システムなどの基幹システムとの連携により、インターネット上で
の自社と関連会社、取引先企業との電子契約ネットワークを構築することが可能になります。
 
この電子契約サービスとNsxpresII ODA（原本管理サービス）を組み合わせると、既存の紙ベース契約書
の原本管理および電子契約含めた検索、スピーディな契約書入手などが実現され、さらに強力な管理
が実現できます。 ※ODAとはオンデマンドアーカイブの略です。
NEWS!!
弊社自身が本システムを2010年2月よりユーザとして利用し、
弊社と関連企業で外注購買における電子契約業務を運用開始しました。
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以下、NSSOLがご提供する電子契約サービスの機能をご紹介します。
 
電子署名・タイムスタンプ
発注書・発注請書の真正性の保証します。
サーバサイドでの署名管理を行います。（クライアントでの証明書管理が不要となり、業務負荷を大幅に低減します）
 
7年間の帳票保存
電子帳簿保存法対応として、長期の帳票保存を行います。（但し契約期間に拠ります）
 
関連帳票の管理
契約締結の管理だけでなく、関連文書（見積り、付随資料など）を一元管理することで、契約業務支援を実現します。
 
発注関連情報の自動登録（カスタマイズ）
手動による業務負荷・ミスの低減の為、既存社内システム（購買システム）と連携します。
 
通知機能による業務遂行支援
業務遅延の発生を防ぐ為、帳票登録時の自動通知メールや、督促メールを送信可能です。
 
契約状態の管理
契約締結・未締結の状態を一覧表示することで、各契約状態の把握が容易になります。
 
セキュリティ・トレーサビリティ
署名・検証操作に関する操作履歴を出力することで、操作履歴をトレースできます。
パスワード漏洩時に他社からの帳票閲覧を防止するため、取引先単位でのIPアドレス認証が可能です。
 
社員情報同期（カスタマイズ）
社員情報（ログインアカウント、所属組織）と連携します。
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新日鉄ソリューションズ（株）における導入事例をご紹介します。
新日鉄ソリューションズと、関連子会社間の外注購買（業務委託契約）を
2010年2月に電子契約に移行しました。
外注購買業務において、発注側の見積り依頼から始まり、受注側による見積書の提示、
それに対しての発注書・注文請書の交換による契約締結、さらに請負業務完了後の請求処理までを、
以下のフローに分けてご紹介します。
【発注側】【受注側】
フロー１（見積り）
見積り依頼
見積り書提示
フロー２（発注）
発注書送付
注文請書提示
フロー３（請求・契約文書管理）請求書確認
請求書提示 Copyright © 2010 NS Solutions Corporation, All rights reserved
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発注側
受注側
電子契約ASP
インターネット
（SSL）
インターネット
（SSL）
1.見積依頼
（既存購買システム）
2.見積依頼書/
仕様書のバッチ登録
購入元・購買
見積依頼書
購買
システム
3.見積依頼
自動通知メール
4. メール受取り/ログイン
5. 依頼内容確認
仕様書
見積書
 
 
発注側ユーザが、既存の購買システムで
見積り依頼書を作成すると、自動的に
NsxpresⅡに連携されて、受注側ユーザ
に通知メールが送付されます。（１∼３）
仕様書
7. 見積書アップロード
8. 電子署名
見積書
受注側ユーザが、見積り書を作成して
NsxpresⅡにファイルをアップロードして
署名を行うと、発注側の購買システムに
連携されます。（４∼８）
6.見積書作成
（社内システム）
仕様書
文書管理
システム
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シナリオ
発注側ユーザが見積依頼書を、購買システムに登録すると見積依頼書が
自動的にNsxpresⅡにアップロードされて、同時に受注側ユーザに通知メールが送信されます。
受注側ユーザは通知メールに記載されているURLをクリックしてログインします。
2．ログイン
１．URLをクリック
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シナリオ
ログインした受注側ユーザは、見積依頼フォルダで、依頼内容（見積依頼書、仕様書等）を確認します。
3．一覧からファイル表示
１．案件名、契約時期など見積依頼内容を表示
２．見積依頼書・仕様書などファイル一覧を表示
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シナリオ
受注側ユーザは、見積書フォルダに見積書／仕様書等を登録します。
登録した見積書に、電子署名を行います。（この時、自動的にタイムスタンプが付与されます）
2．証明書の選択
1．アップロードする
ファイルの選択
3. 署名実行
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シナリオ
電子署名を行うことにより、PDFファイルに署名情報とタイムスタンプが書き込まれます。
PDFファイルの特定の箇所に、署名者の印影、タイムスタンプ情報が表示されます。
電子署名
タイムスタンプ
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発注側
インターネット
（SSL）
インターネット
（SSL）
1. 発注先決定
（社内システム）
購入元・購買
受注側
電子契約ASP
2. 請求書アップロード.
3. 電子署名（自動）
 
発注側ユーザが、既存の購買システムで見積り依頼書を
作成すると、自動的にNsxpresⅡに連携されて、受注側
ユーザに通知メールが送付されます。（１∼３）
 
受注側ユーザが、見積り書を作成してNsxpresⅡにファイ
ルをアップロードして署名を行うと、発注側の購買システ
ムに連携されます。（４∼８）
注文書
4. 通知メール受取
（注文請書）
.5. 発注書確認
購買
システム
注文請書
仕様書
6. 請求書
アップロード.
7. 電子署名
注文請書
仕様書
購入元・購買
8. 確認
契約締結
文書管理
システム
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シナリオ
発注側ユーザが既存の購買システムで発注を決定すると自動的にNsxpresⅡへ発注書・注文請書が
アップロードされます。この時、発注側決裁者の署名が自動的に付与されます。
受注側ユーザは発注書通知メールに記載されているURLからログインします。
2．ログイン
2．ログイン
１．URLをクリック
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シナリオ
受注側ユーザは発注書フォルダの発注書兼注文請書を確認します。
3．一覧からファイルを表示
１．発注情報を表示
２．発注書、その他添付文書など
一覧を表示
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シナリオ
受注側署名者は、発注書フォルダに発注書兼注文請書をアップロードして、
発注書への追加署名を行います。これにより同一のPDFファイルに複数署名された状態となります。
１．発注側電子署名／
タイムスタンプ
２．受注側電子署名／
タイムスタンプ
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発注側
受注側
電子契約ASP
インターネット
（SSL）
インターネット
（SSL）
1. 請求書作成
（社内システム）請求書
4. 確認
支払処理
請求書
2. 請求書アップロード.
3. 電子署名
貴社会計系
システム
支払い
 
 
受注側ユーザが、業務完了後に請求書をNsxpresⅡアップ
ロードして署名すると、自動的に発注側の購買システム
に連携されます。（１∼３）
発注側ユーザが、請求書を確認し、既存会計系システムで
支払い処理を行います。（４）
文書管理
システム
取引フォルダ
見積依頼書
 
NsxpresⅡで二社間の契約文書・付随文書が一
元管理されますので、監査対応時など必要な
際には迅速に文書の検索・取得が可能になり
ます。
見積書
仕様書
検索・閲覧
ダウンロード
注文書
請求請書
検索・閲覧
ダウンロード
請求書
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シナリオ
受注側ユーザは、請求書フォルダに請求書、添付書類等を登録して、電子署名を行います。
1．アップロードする
ファイルの選択
2. 署名画面へ
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本提案をご高覧の上、当社へご用命下さいますよう、よろしくお願い申し上げます。
ITインフラソリューション事業本部
ITサービス事業部プロフェッショナルサービス部
TEL
03-5117-6011
E-Mail [email protected]
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