“DISEÑO E INTEGRACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN” SECRETARÍA DE FINANZAS INSTITUTO HACENDARIO DEL ESTADO DE MEXICO (IHAEM) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Definición El manual de organización es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información relativa al marco jurídico, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de las dependencias y Ayuntamientos. Se constituye en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas. Objetivo del manual de organización Proporcionar en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de las unidades administrativas como una referencia obligada para lograr el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros, atendiendo a criterios de innovación, eficiencia, productividad y calidad. Alineación de Facultades y Funciones FACULTAD LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MÉXICO CAPÍTULO SEGUNDO FACULTAD BANDO MUNICIPAL DE TLALNEPANTLA DE BAZ TÍTULO PRIMERO. DEL OBJETO, FINES, NOMBRE Y ESCUDO DEL MUNICIPIO. CAPITULO PRIMERO. DISPOSICIONES GENERALES. FUNCIÓN TESORERÍA MUNICIPAL ARTÍCULO 93.- La Tesorería Municipal es el órgano encargado de la recaudación de los ingresos municipales y responsable de realizar las erogaciones que haga el ayuntamiento. La Tesorería Municipal es la dependencia responsable de coordinar y concentrar la recaudación de todos los ingresos municipales, así como de realizar las erogaciones previstas en el presupuesto de egresos municipal. Dirigir la política financiera y tributaria del Municipio, mediante el diseño y establecimiento de bases, políticas y lineamientos en materia de programación-presupuestación. COORDINACIÓN DE RECAUDACIÓN Proponer el establecimiento de nuevas oficinas auxiliares de recaudación, atendiendo a las necesidades del servicio, con el fin de mejorar la calidad de atención a la ciudadanía; DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA AL CONTRIBUYENTE Establecer y difundir el Programa de Asistencia al Contribuyente, con el propósito de fomentar entre la población el cumplimiento voluntario de las Obligaciones Fiscales. Principales diferencias entre facultad y función FACULTAD FUNCIÓN Atribución fundada en una norma del derecho positivo. Posibilidad jurídica que un sujeto u órgano tiene de hacer o no hacer algo. Grupo de actividades afines coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable el titular de una unidad administrativa. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante y necesario considerar en su integración los puntos siguientes : I. Carátula o portada II. Hoja de edición III. Índice IV. Presentación V. Antecedentes VI. Base Legal VII. Objeto y Atribuciones VIII. Estructura orgánica IX. Organigrama X. Objetivo y Funciones de áreas administrativas XI. Directorio XII. Validación XIII. Hoja de actualización ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CARÁTULA O PORTADA DEL MANUAL EJEMPLO: Es la parte del documento en la cual se dan a conocer los datos más elementales del H. Ayuntamiento como son: • Escudo del H. Ayuntamiento de Toluca. TESORERÍA MUNICIPAL DE SAN MATEO ATENCO • Nombre de la dependencia a la que se refiere el manual. • Logotipo de la administración del gobierno municipal actual. MANUAL DE ORGANIZACIÓN • Titulo del documento. • Fecha de elaboración. ENERO 2014 ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN HOJA DE EDICIÓN DEL MANUAL EJEMPLO En dicha página se anotará en la parte inferior los siguientes datos: • Nombre del ayuntamiento y periodo de gobierno. • Nombre de la unidad que edita el documento. • Domicilio y teléfono de la unidad que edita el documento. • Nombre de la dependencia, unidad administrativa que elabora el manual. • Fecha de edición del manual. • Lugar de impresión. • Nota de derechos reservados. © H Ayuntamiento de __________, 2013-2015. Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación Av. Independencia Pte. No. 207. Palacio Municipal. Teléfonos: 2761900 Ext. 347. Unidad de Información, Planeación, Programación y evaluación. Enero de 2014. Impreso y hecho en San Mateo Atenco. La reproducción total o parcial de este documento se autorizara siempre y cuando se de el crédito correspondiente a la fuente. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN EJEMPLO ÍNDICE ÍNDICE Es la parte del documento que contiene de manera ordenada los capítulos, apartados, o incisos correspondientes, así como el número de página, en la cual se encuentra dicha información con el objeto de identificar rápidamente y de manera práctica, la información deseada dentro de la guía técnica. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN EJEMPLO PRESENTACIÓN PRESENTACIÓN Se refiere a la narración que el titular del H. Ayuntamiento dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. El municipio es la entidad administrativa más cercana a la sociedad y por ello se convierte en el enlace principal con la ciudadanía para que los objetivos, planes, programas y proyectos se conviertan en acciones y resultados concretos, que sirvan para satisfacer las demandas primordiales de la población y elevar así su calidad de vida. En ese sentido, el Manual de Organización de la Tesorería Municipal de San Mateo Atenco”, con la finalidad de proporcionar una visión conjunta precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas y propiciar la uniformidad en el trabajo, facilitar el reclutamiento y selección de personal, orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades administrativas, propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, así como guiar el desempeño de las actividades cotidianas de los servidores públicos en un marco de orden. El presente manual contiene la base legal que norma la actuación de la Tesorería Municipal de San Mateo Atenco así mismo tiene como objetivo ser una herramienta o instrumento de consulta permanente, que permita describir la estructura organizacional, funciones y áreas administrativas que lo conforman, describiendo las tareas específicas, responsabilidades y la autoridad asignada a cada miembro que lo integra. Nota: La información reunida en este documento describe las funciones que se realizan en cada puesto. Sin embargo no marcan una limitante de las responsabilidades para el que las desempeña en su área de trabajo. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN EJEMPLO ANTECEDENTES Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes acerca de la existencia del H. Ayuntamiento o de las Unidades Administrativas; en la que se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad es de creación reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien si lo citado lleva a imprecisiones. ANTECEDENTES En el Estado de México la asistencia social ha sido considerada como una forma de contribuir a la protección familiar en diferentes aspectos. Los primeros antecedentes registrados en la entidad en materia de asistencia social fueron durante la gestión del Gobernador José Vicente Villada, a través de la creación del Centro Asistencial llamado “La Gota de Leche”, mismo que representó un beneficio familiar para la población, debido a que funcionaba como estancia infantil pública; posteriormente, durante el gobierno del Ing. Salvador Sánchez Colín se formaliza la atención al menor, a la mujer y a la familia, al expedirse el Decreto No. 114, que estableció el Código de Protección a la Infancia para el Estado de México, que entre otras disposiciones ordenaba la creación de la Institución Protectora de la Infancia; sin embargo, fue hasta la administración del Dr. Gustavo Baz Prada cuando se incorporaron nuevas acciones en pro de la infancia y la mujer. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN BASE LEGAL Se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento del H. Ayuntamiento o las unidades administrativas en donde se encuentran comprendidas. Se deben ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México Leyes Códigos Decretos Convenios Reglamentos Acuerdos Actas Constitutivas Circulares Otros ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial, en forma cronológica en cuanto a su aparición. Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores, se integrará cronológicamente según su última fecha de reforma. EJEMPLO MARCO JURÍDICO Base Legal: A continuación se describe la base legal que establece la normatividad vigente, a nivel Federal, Estatal y Municipal, respecto de los funcionarios de la “Tesorería Municipal”. • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero de 1917, y sus reformas y adiciones. • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 10 de noviembre de 1917, y sus reformas y adiciones. • Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 2 de marzo de 1993, y sus reformas y adiciones. • Ley de Ingresos de los Municipios del Estado de México, para el Ejercicio Fiscal del año 2009. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 18 de diciembre de 2008, No. 119, Sección Quinta Decreto Número 231. • Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México, para el Ejercicio Fiscal del año 2009. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 18 de diciembre de 2008, No. 119, Sección Quinta Decreto Número 234. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN EJEMPLO REGLAMENTO ORGÁNICO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE :______________________, ESTADO DE MÉXICO Objeto y Atribuciones ARTICULO 47 I. Proponer y dirigir la política financiera y tributaria del Municipio. II. Diseñar y establecer conjuntamente con la Coordinación de Planeación, Información y evaluación, las bases, políticas y lineamientos para el proceso interno de programación– presupuestación. III. Integrar, revisar y validar conjuntamente con la Coordinación de Planeación Información y Evaluación los anteproyectos de presupuestos por programas de las dependencias municipales. IV. Consolidar los proyectos de presupuestos de ingresos y egresos de las diferentes Dependencias del Gobierno Municipal y someterlos al Ayuntamiento para su aprobación. V. Llevar los registros presupuéstales y contables requeridos , consolidando el informe mensual que debe de ser enviado a la Contaduría General de Glosa y, conjuntamente con la Coordinación de Planeación , Información y Evaluación dar seguimiento al avance del ejercicio presupuestal y al cumplimiento de metas. VI. Diseñar conjuntamente con la Dirección General de Administración, la Contraloría Municipal y la Coordinación de Planeación, Información y Evaluación, las políticas y lineamientos de racionalidad, disciplina y transparencia en el ejercicio de sus recursos financieros, estableciendo los mecanismos que garanticen el adecuado y estricto control del presupuesto de egresos municipal. VII. Proponer las políticas y lineamientos para el otorgamiento de avales a las entidades municipales. VIII. Proponer las políticas, criterios y lineamientos en materia de información e investigación catastral en el municipio. IX. Representar al gobierno municipal en los Foros del Sistema de Coordinación Fiscal. X. Concertar para aprobación del Ayuntamiento, los convenios fiscales y financieros que celebre el Municipio. XI. Expedir copias certificadas de documentos que obren en los archivos de la Tesorería. Si se trata del manual de organización del H. Ayuntamiento, se considerarán las atribuciones conferidas en la ley o decreto de creación. En cada uno de los casos anteriores debe señalarse el título completo del ordenamiento, artículo y las fracciones correspondientes. Es así, que en este apartado se señalan el objeto y las atribuciones del Ayuntamiento de acuerdo con lo que al respecto establezca su ordenamiento jurídico de creación. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICA ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Tesorería Municipal 1.1 Dirección de Ingresos 1.1.1 Departamento de Fiscalización y Notificación 1.1.2 Departamento de Caja General 1.2 Dirección de Egresos 1.2.1. Departamento de Contabilidad 1.2.2. Departamento de Presupuesto 1.3 Dirección de Catastro 1.3.1 Departamento de Información Geográfica Se refiere a la descripción ordenada codificación estructural por jerarquía del H. Ayuntamiento. La estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en nominación de las unidades administrativas como en su nivel jerárquico. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN EJEMPLO ORGANIGRAMA TESORERÍA MUNICIPAL Consiste en la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática, la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad y sus respectivas relaciones. DIRECCIÓN DE INGRESOS DEPTO. DE FISCALIZACIÓN Y NOTIFICACIÓN DEPTO. DE CAJA GENERAL DIRECCIÓN DE EGRESOS DEPTO. DE CONTABILIDAD DEPTO. DE PRESUPUESTO DIRECCIÓN DE CATASTRO DEPTO. DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN OBJETIVO Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS OBJETIVO. • Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo. • Se evitará el uso de adjetivos calificativos. EJEMPLO Objetivo: Dirigir la política financiera y tributaria del Municipio de _________, mediante el diseño y establecimiento de bases, políticas y lineamientos en materia de programaciónpresupuestación. FUNCIONES. Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate. En el caso del manual de organización del H. Ayuntamiento se contemplarán las funciones hasta el nivel de la estructura orgánica considerada en el organigrama. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN EJEMPLO 1.0 TESORERÍA MUNICIPAL OBJETIVO: Obtener, administrar y erogar los recursos públicos de una manera eficiente y eficaz, con la finalidad de mantener unas finanzas públicas sanas. FUNCIONES: ― Conducir la hacienda pública municipal de conformidad con las disposiciones legales; ― Ordenar y vigilar el procedimiento administrativo de ejecución en términos de las disposiciones aplicables; ― Imponer las sanciones que procedan por infracciones a las disposiciones fiscales; ― Proporcionar oportunamente a las dependencias municipales, los datos o informes que sean necesarios para la formulación del Presupuesto de Egresos Municipal, de acuerdo a la normatividad aplicable; ― Aprobar las formas oficiales de manifestaciones, avisos, declaraciones y demás documentos fiscales requeridos; ― Participar en la formulación de convenios fiscales y ejercer las atribuciones que le correspondan en el ámbito de su competencia, así como los acuerdos que se celebren en el marco del Sistema Estatal de Coordinación Hacendaria; ― Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Verbos que pueden emplearse según el nivel jerárquico FUNCION DIRECTIVA DIRECCION GENERAL Planear Dirigir Organizar Instruir Establecer Dictar Promover Autorizar Evaluar FUNCION DE COORDINACIÓN Y OPERACIÓN DIRECCION DE AREA SUBDIRECCION DEPARTAMENTO Promover Supervisar Regular Articular Avalar Vigilar Impulsar Supervisar Orientar Investigar Participar Proponer Reportar Tramitar Ajustar Coordinar Controlar Aprobar Analizar Auxiliar Actualizar Registrar Clasificar Ejecutar Difundir Elaborar Integrar Proponer Reportar Informar Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva, es solamente una referencia de uso. Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo con la naturaleza del órgano; por ejemplo. • Organizar, evaluar y controlar • Organizar y dirigir • Integrar y supervisar • Integrar y dirigir ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECTORIO Es el apartado se enlistan los nombres de los servidores públicos con niveles de mandos medios y superiores, lo cual nos permite observar el cargo en orden jerárquico contemplado y representado en la estructura del organigrama del Ayuntamiento. VALIDACIÓN Es la parte donde se recaban en orden jerárquico las firmas de autorización del manual de organización del Ayuntamiento empezando con la firma de la Presidenta Municipal, el secretario del Ayuntamiento, el Director de la Dependencia. La validación es la parte más importante dentro de este análisis, ya que determina si un documento creado se ciñe a las características descritas en el esquema utilizado para su construcción. Controlar el diseño de documentos a través de esquemas aumenta su grado de fiabilidad, consistencia y precisión, facilitando su intercambio entre aplicaciones y usuarios, se incrementa su funcionalidad y utilidad. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN HOJA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN 22 ABRIL 2015 Cambia de nivel del Departamento de Catastro por Subdirección de Catastro
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