Presentación Modelo Req SGDEA CR Abril 2015

CONTENIDO
1. Justificación del Modelo.
2. Metodología empleada para la definición del Modelo.
3. Generalidades del Modelo.
4. Requisitos Archivísticos para un SGDEA.
5. Proyecto para el diseño y desarrollo de un SGDEA.
JUSTIFICACIÓN DEL MODELO
JUSTIFICACIÓN
Compromisos
de Gobernanza
y Gobernalidad
Rol de los
Archivistas y
Archivos
Tecnologías de
Información y
Comunicación
Interoperabilidad
Líderes de la
gestión
documental
organizacional
Figura de Documento
Electrónico existente
conforme a una ley
desde hace 10 años
Facilitadores de
un gobierno
electrónico
eficiente y eficaz
Oferta de
Sistemas que no
son SGDEA
Servicio eficiente al
ciudadano
Gobierno electrónico
Transparencia
administrativa
Acceso a la
información
METODOLOGÍA PARA LA
DEFINICIÓN DEL MODELO
Propuesta
Normas y Modelos
Incorporación y
Registro
Modelo de
Requisitos MoReq
2001-2010
e-ARQ Modelo
Brasileño
Norma ISO-15489 I
y II
UNE-ISO-30301
Análisis
Alcance de la
Norma o
Modelo
Identificación de
Requisitos
Funcionales y
no Funcionales
Captura
Clasificación
Funcional
Clasificación
por Procesos
Descripción (No
contemplado en los
modelos y normas)
Descripción
Acceso y Seguridad
Acceso y
Seguridad
Disposición
Evaluación
Almacenamiento
Conservación
Uso y Trazabilidad
Trazabilidad
Funciones
Administrativas
Administración
del Sistema
Requisitos
PROPUESTA DE MODELO DE
REQUISITOS ARCHIVÍSTICOS PARA UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO EN COSTA RICA
Definiciones
Modelo
• Aquello que se toma como referencia
para tratar de producir algo igual.
Requisito
• Aquello que resulta ineludible o
imprescindible para el desarrollo de algo.
Modelo de Requisitos
para un SGDEA
• Referencia indispensable para el diseño y
desarrollo estandarizado de un SGDEA.
Definiciones
Sistema de Gestión (SG)
• Conjunto de elementos relacionados en una
organización que establecen políticas y objetivos, y los
procesos para alcanzarlos.
Sistema de Gestión para los
Documentos (SGD)
• Sistema de gestión de una organización para dirigir y
controlar lo respectivo a documentos.
Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de
Archivo (SGDEA).
• Sistema de gestión de una organización para dirigir y
controlar lo respectivo a documentos electrónicos de
archivo.
Gestión de documentos
• Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de
la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los
documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en
forma de documentos la información y prueba de las actividades
de la organización.
Generalidades del Modelo
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABILIDADES
Jerarcas
Definir los
requisitos
archivísticos para
el diseño y
desarrollo de un
SGDEA en Costa
Rica.
Archivistas
Sistema Nacional
de Archivos de
Costa Rica.
Administradores de
sistemas de información.
Gestores de tecnologías
de información.
Personal involucrado con
la gestión de
documentos.
Generalidades del Modelo
LIMITACIONES
POLÍTICAS
Requisitos para únicamente un
sistema y a nivel de sistema.
Requisitos para un Sistema que
gestiona únicamente documentos
electrónicos de archivo.
Los requisitos de sistema deberán
ser complementados con los
requisitos documentales (según
contexto organizacional).
Es indispensable que las
organizaciones cuenten con
los insumos archivísticos
requeridos a la hora de
diseñar del SGDEA.
Alcance del Modelo
Integra sistemas de
flujos de trabajo.
Integra sistemas de
mensajería y registro
de documentos.
Integra sistemas de
repositorio de objetos
digitales.
Integra sistemas de
acceso documental.
Integra sistemas de
descripción de
documentos.
Integra los demás
sistemas de gestión
organizacionales que
producen documentos
de archivo.
Beneficios del Modelo
Integra y cumple con
normas
internacionales.
Modelo de alcance
nacional.
Ahorro masivo de
recursos.
Permite la definición
de un cartel de
requerimientos para la
adquisición de un
sistema informático.
Representa una lista
de requisitos que un
archivista le presenta
a un informático para
el desarrollo de un
sistema.
Parámetro para la revisión
de otros sistemas con el
fin de verificar el
cumplimiento de
requisitos archivísticos de
un SGDEA.
Modelo de Requisitos Archivísticos
Captura
Clasificación
Descripción
Evaluación
Trazabilidad
Acceso y
Seguridad
Conservación
Administración
del Sistema
Metadatos
CAPTURA
Incorporación
cumplimiento de
requisitos
documentales.
Registro
formalización y
asignación de
datos.
Captura
documento
parte del
SGDEA y con su
contexto
relacionado.
Requisitos
Definición de
los requisitos
documentales
producto de una
identificación
del contexto
documental.
Incorporación
Requisitos
Verifica el
cumplimiento
de requisitos
documentales
= documentos
de archivo.
Registra
únicamente
documentos
archivo.
Asigna
automáticamente
datos a los
documentos sobre
su contexto,
estructura y
contenido. (Ej.:
identificador único a
cada documento)
Registra
documentos
de diferentes
sistemas y
entradas.
Requisitos
Documento
al ser
registrado
Metadatos
Serie
documental
Estrategia y
mecanismo de
conservación.
Plazo de
conservación.
Condición de
acceso y perfil
de usuario
autorizado.
Resultado
SGDEA
Captura
Documento
de Archivo
CLASIFICACIÓN
Clasificación por procesos
ISO 9000
Cuadro de clasificación:
estable, flexible, simple y único.
Requisitos
Configuración
y
administración
del Cuadro de
Clasificación
Administración
de
Expedientes
Foliación
Electrónica
DESCRIPCIÓN
Normalización
Descripción
Indización y
Vocabularios
controlados
TRAZABILIDAD
¿Qué?
¿Quién?
¿Cuándo?
Trazabilidad del sistema
Inclusión del
cuadro de
clasificación.
Inclusión de
la tabla de
plazos.
Cambios en
la interfaz del
usuarios.
Modificación
de la
visualización
de los
resultados de
búsqueda de
documentos.
Trazabilidad del documento
Crea
Aprueba
Captura
Despacha
Fecha/Hora
Acción realizada
Responsable
2014/01/24 11:30
Creación
Alonso Cedeño
2014/01/25 13:46
Aprobación
Gabriela Guevara
2014/01/25 09:13
Captura
Nancy Granados
2014/01/26 16:44
Despacho
Carlos Montero
EVALUACIÓN
Transferencia
Evaluación
Valoración
Selección
Disposición
final
Eliminación
ACCESO Y SEGURIDAD
Normativa
internacional
, nacional e
interna
Perfiles y
roles de
usuario
Acceso
Mecanismos
de seguridad
Condiciones y
categorías de
acceso al
sistema y los
documentos
Requisitos
Acceso
Proteger la
información personal
y la intimidad;
secretos de estado,
los derechos de
propiedad
intelectual, el secreto
comercial, el secreto
bancario y la
seguridad pública.
Garantizar el
acceso durante la
permanencia de
los documentos
en el sistema.
Requisitos
Seguridad
Implementar
mecanismos
de seguridad.
Implementar
un Plan de
Continuidad
del Negocio.
CONSERVACIÓN
Estrategias y
mecanismos que
garantizarán la
permanencia de los
atributos del
documentos a lo
largo del tiempo.
Conservación
Requisitos
• Monitorea la capacidad de
almacenamiento.
Repositorio
de
Documentos
Electrónicos
de Archivo
• Transfiere los documentos
en masa junto con sus
metadatos y pistas de
auditoría.
• Implementa mecanismos
de seguridad para la
integridad y autenticad de
los documentos.
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
Conjunto de
elementos no
abarcados en otros
requisitos
archivísticos que
permiten la
funcionalidad del
SGDEA.
Administración
del sistema
Requisitos
Generalidades
(interfaz,
interoperabilidad,
actualizaciones)
Rendimiento y
escalabilidad
Requisitos
normativos
Gestión de
informes
METADATOS
Captura
Conservación
Evaluación
Clasificación
Metadatos
Trazabilidad
Descripción
Acceso
Seguridad
Requisitos
Metadatos
Implementación
de un esquema
de metadatos
para la gestión
de documentos
Ejemplo de metadatos
Registro
Entidad
Documentos
Título
Responsable de recepción
Agentes
Responsable de despacho
Responsable de registro
Código de registro
Estado del trámite
Acción
Fecha de recepción
Fecha de registro
Hora de registro
GESTIÓN DE UN PROYECTO
INSTITUCIONAL PARA UN SISTEMA DE
GESTIÓN PARA DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Enfoques del proyecto
• Guía de los
fundamentos para
la Dirección de
Proyectos (Guía
del PMBOK)
ADMINISTRATIVO
• Norma ISO 15489
• Metodologías
informáticas
• Norma ISO 30300
ARCHIVÍSTICO
INFORMÁTICO
Fases del proyecto
Iniciación
Control y
Seguimiento
Medición de
Resultados
Planificación
Implementación
RECOMENDACIONES
• Las instituciones que deseen implementar un SGDEA deben tener
elaborados los instrumentos archivísticos y las políticas sobre gestión
documental requeridas.
• A partir de la propuesta se puede normalizar los requisitos mínimos
que se deben contemplar al implementar un SGDEA.
• El SGDEA debe incluir de manera integrada todos los procesos
archivísticos.
• Es posible desarrollar un SGDEA integrando normas como la ISO15489, ISO-30300 y modelos como MoReq u otros utilizados en otros
países.
¡Gracias!
R. Alonso Cedeño Molina: [email protected]
Nancy Granados Peraza: [email protected]
Gabriela Guevara Acón: [email protected]
C. Eduardo Montero Paniagua: [email protected]

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