Principios y requisitos funcionales de las aplicaciones de ges4ón documental. Como montar el SGDEA •  •  •  •  •  Didier Mauricio Hurtado Collazos Archivista y Bibliotecólogo. Director de Innovación, Ges4ón Documental y Procesos Alpopular TwiIer: @Didier_hurtado Didier Mauricio Hurtado Collazos Es Archivista y Bibliotecólogo. Con conocimientos en Gerencia de Proyectos Gestión Documental SGDE – SGDEA Y otras cositas… Rolo – o Regional - País Miembro de R.I.M.P Y Catador de… Ajiaco… Mondongo…. Bandeja Paisa… ETC Paradigma: Beneﬁcios de los sistemas de Ges4ón electrónica. Primeros Pasos para la Implementación de un SGDEA – RMS. Agenda ISO 16175 – Principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (SW) de ges4ón de documentos. 10 Pasos para implementar un EDMS Beneﬁcios de los sistemas de ges4ón electrónicos. Paradigma La eﬁciencia haciendo que la información esté fácilmente disponible cuando se necesita para las ac4vidades opera4vas y de toma de decisiones El uso sensato de los recursos ﬁnancieros permi4endo la disposición ﬁnal oportuna de los registros no vigentes; La rendición de cuentas al permi4r la creación de un registro completo y con autoridad de las ac4vidades; La conformidad al demostrar que se han cumplido los requisitos legales; y La mi4gación de riesgos al ges4onar los riesgos asociados con la pérdida ilegal o la destrucción de los registros, y con el acceso inapropiado o no autorizado a ellos. La implementación de sistemas de ges4ón documental: el ideal Frontal externo único S.I. normalizado S.I. normalizado ISO 14721 Sistema de archivo digital a largo plazo ISO 16175-‐2 Sistema y aplicación de ges4ón documental S.I. normalizado ISO 16175-‐3 S.I. normalizado Frontal interno único La implantación de sistemas de ges4ón documental: la realidad Múl4ples frontales externos S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. Aplicación de ges4ón documental con alcance parcial, y sin integración con los sistemas productores Ausencia de un sistema de archivo digital a largo plazo Múl4ples frontales internos S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. Sistema de ges4ón documental para los soportes `sicos no integrado con el electrónico Cultura de silos Control del entorno Mayor capacidad • De proceso • De almacenaje La consecuencia: Externalización • Cloud services Big Data • Creación de nueva información …o caos? Desarrollo modular • Economia de escala Interoperabilidad • Datos normalizados y enlazados/bles ReuDlización Mundo en red • Mul4plicación de contextos • Dilución del concepto de productor Ideas revisables • El sistema de ges4ón documental 4ene como principal obje4vo cumplir la legalidad. • U n sistema de ges4ón de documentos electrónicos es una aplicación informá4ca. • Para los documentos electrónicos nos sirve el modelo u4lizado para el papel. • El sistema de ges4ón documental es competencia exclusivamente archivís4ca. Y como lo debo realizar? Que debo tener en cuenta? papelCERO Control crecimiento Matriz Documental Documentos 5.000.000 4.500.000 4.000.000 3.500.000 3.000.000 2.500.000 2.000.000 1.500.000 1.000.000 500.000 0 Sin control SGDEA SGDE Siglo XX 2014 HASH Futuro Primeras Ac4vidades: Revisión de Causas papelCERO + ProducDvidad 80% del Total de Documentos 70% del Gasto ESTA EN EL PUESTO DE TRABAJO Más Fácil de IdenDﬁcar 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Costos Más Di[cil de IdenDﬁcar 30% 32% 35% 38% 45% 20% Controlado Centralizadamente Manejados Departamentalmente Manejados en los Puestos de Trabajo Primeras Ac4vidades: Revisión de Causas Primeras Ac4vidades: Diferencias Generales. WFAF / P C Fuente: ABDALA , Adalgisa. Ges4ón de Información y tecnología. Primeras Ac4vidades: Diferencias Generales. Document Management System (DMS or EDMS): • Nombre que se da a los productos que puedan ges4onar los documentos electrónicos como documentos de Oﬃce, PDF e imágenes con las funciones básicas como añadir / editar / borrar documento , check-‐in / check-‐out , control de versiones , pistas de auditoría , etc. Records Management System (or RMS): •  Nombre aunque a menudo dado a la versión mejorada de productos DMS o EDMS . Los productos que están en condiciones de declarar , administrar y preservar "registros formales " de la empresa . Content Management System (or CMS): • Por deﬁnición, el nombre debe ser usado para describir productos capaces de ges4onar cualquier 4po de contenido ; incluyendo documentos de oﬁcina , correos electrónicos y fax , etc ... Sin embargo , el nombre se u4liza comúnmente para describir los productos especializados en pequeña ges4ón de contenidos web u4lizado para desarrollar contenidos ricos portales web . Enterprise Content Management (or ECM): Web Content Management (or WCM): • El nombre se u4liza a menudo para describir un conjunto de productos que proporcionan capacidades de extremo a extremo de ges4ón de contenidos que incluyen la captura de contenido, ges4ón del contenido de cualquier 4po incluyendo documentos de oﬁcina , dibujos, mensajes de correo electrónico , fax, contenidos de las aplicaciones , ﬂujos de trabajo , ges4ón de registros, archivos y cumplimiento. • Teniendo en cuenta que los productos que se pueden construir y ges4onar gran si4o web complejo al tener controles de creación y publicación . Sistema de Control de Documentos (o DCS ) : Este término se u4liza principalmente en la industria de la construcción y se les da a los productos que brindan la capacidad de publicar y compar4r documentos a través de los procesos de revisión y aprobación de una manera controlada . Primeras Ac4vidades: Contexto Norma4vo Internacional Caracterís4cas de los documentos electrónicos y de los sistemas de ges4ón de los mismos Auten4cidad Ac4vidades de Negocio. Disponibilidad CREADOS LOS DOCUMENTOS Integridad Fiabilidad EVIDENCIAS DOCUMENTALES Caracterís4cas de los documentos electrónicos y de los sistemas de ges4ón de los mismos Creación de documentos en el contexto. Ges4ón y mantenimiento de documentos Importación, Interoperabilidad, Exportacion Mantenimiento de los documentos por el 4empo que sean requeridos. Auten4cación, encriptación y medidas de protección tecnológicas Los metadatos de la ges4ón documental pueden ser conﬁgurados. Los documentos pueden ser reasignados o reclasiﬁcados, cerrados y si se requiere duplicados y extraídos Niveles de acceso Principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (SW) de ges4ón de documentos • Son requisitos que indican lo que una aplicación (SW) debe hacer. ESTRUCTURA DE LA NORMA • La norma se enfoca en la producción de principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (Soqware) que son usados para crear y administrar documentos electrónicos de archivo. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Enfoque ISO 16175 – Principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (SW) de ges4ón de documentos • Módulo 1: Visión general y declaración de principios • Módulo 2: Guía y requerimientos funcionales para aplicaciones de ges4ón de documentos electrónicos de archivo. • Módulo 3: Guía y requerimientos funcionales para la ges4ón de documentos en aplicaciones de negocio ISO 16175: Visión general de los requisitos funcionales. Agrupación de Requisitos Creación Mantenimiento Difundir Administrar MODULOS COMPLEMENTARIOS (SEGURIDAD – PRESENTACION – INTEGRACIONES) ISO 16175: Visión general de los requisitos funcionales. No incluidos en esta norma Modelo de requisitos funcionales de alto nivel para los sistemas de gestión de los documentos electrónicos No incluidos en esta norma Cúal es la visión de cada actor en la organización? ISO 16175 – Principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (SW) de ges4ón de documentos: USOS DE LA NORMA USO ISO 16175-‐1 ISO 16175-‐2 ISO 16175-‐3 Revisar las funcionalidades del sistema de gestión de documentos actual Integrar la gestión de documentos electrónicos de archivo en sistemas de negocio existentes U4lizar la norma como una especiﬁcación para desarrollar una aplicación inhouse Proveer un esquema para comparar y evaluar aplicaciones de gestión de documentos consideradas en un proceso de compra Para adquirir, implementar y conﬁgurar una aplicación de gestión de documentos electrónicos de archivo -‐ RFP X Diseñar o re-‐diseñar productos de soqware Contribuir al desarrollo de estándares en otras jurisdicciones X X X X X X X X X CASO: Proyecto: Software de Gestión de Documentos. Expecta4vas. Problemá4ca Marco Conceptual Obje4vo MIL GRACIAS POR SU PACIENCIA