Procedimiento elaboracion control de documentos y registros

INSTITUCIÓN EDUCATIVA
MARÍA DE LOS ÁNGELES CANO MÁRQUEZ
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Sinergias
FECHA: Junio 21 de 2013
CÓDIGO: P-DE-01
VERSIÓN: 03
1. OBJETIVO:
Establecer y especificar los lineamientos para la elaboración, presentación, codificación y
control de los documentos del sistema de Gestión de la Calidad, necesarios para el
funcionamiento de la Institución Educativa María de los Ángeles Cano Márquez, además
definir las actividades necesarias para el control de los registros.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la elaboración y control de todos los documentos internos,
externos, formatos y registros que son considerados en el sistema de gestión de la calidad de la
Institución Educativa María de los Ángeles Cano Márquez.
3. DEFINICIONES:
3.1 Documento: Información y su medio de soporte.
3.2 Documentos de Origen Externo: Son aquellos documentos que a juicio de la institución, se
consideran necesarios para la prestación del servicio y que son emitidos por fuentes externas.
3.3 Documentos del Sistema de Gestión Calidad: Son aquellos documentos generados por la
institución para gestionar la calidad del producto o servicio recibido por el cliente. Se incluyen:
El Manual de Calidad, los Procedimientos, las Caracterizaciones, los Instructivos, los Formatos,
los Registros y las guías
3.4 Manual de la Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una
organización.
3.5 Procedimiento: Documento que describe con alto grado de detalle el modo para consignar
datos sobre una actividad, procedimiento o proceso del sistema de gestión de la calidad.
3.6 Proceso: Conjunto de actividades que se realizan sobre unos insumos con el propósito de
agregarles valor para obtener un producto o servicio.
3.7 Instructivo: Documento que describe los pasos a seguir para desarrollar una actividad muy
específica, relacionados con la parte operativa.
3.8 Formato: Esquema adoptado que permite recolectar información.
3.9 Registro: Documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades.
3.10 Sistema de gestión de la calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad.
3.11 Documento Obsoleto: Son todos aquellos documentos que han sido corregidos y que
tienen versiones posteriores, actualizadas y editadas formalmente.
3.12 Listado Maestro de Documentos: Documento en el cual se encuentran listados todos los
documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad. Evidencia el número de
versiones que tienen los documentos del S.G.C desde su creación hasta la fecha. Se encuentra
impreso y en medio magnético, y de éste es responsable el Coordinador de Calidad.
3.13 Acceso: Se especifican los cargos de quienes tienen el acceso a la información de los
registros.
3.14 Almacenamiento y Recuperación: Es la ruta en la cual se encuentra almacenada la
información, puede ser en medio magnético o impreso; permitiendo de esta manera
recuperarla fácilmente al requerir una consulta.
3.15 Disposición: Es la acción a tomar con el registro una vez terminado el tiempo de retención
(Ej. Destruir, reciclar, conservar en un archivo inactivo, etc.).
3.16 Tiempo de Retención: Es la vigencia que establece el usuario del registro de acuerdo con
el tiempo que necesite conservar el registro para su análisis o consulta, y también de acuerdo
con disposiciones legales.
4. CONDICIONES GENERALES:
4.1CONDICIONES GENERALES
La estructura documental del S.G.C. de la Institución Educativa María de los Ángeles Cano
Márquez es la siguiente:
Manual
de
Calidad
Procedimient
Instructivos
Formatos / Registros
Fichas
Documentos de apoyo
Documentos Externos
4.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Para la elaboración de los documentos durante la implementación del S. G. C. se procede
mediante propuesta hecha por el líder o líderes de gestión al coordinador de calidad, el cual
revisa en primera instancia y lo remite a la rectora para su aprobación (los formatos aprobados
serán registrados en F-DE-32 listado maestro de documentos). De ahí en adelante, la creación
de nuevos documentos, cambios o modificaciones se rige por el numeral 5.7 Cambios y
Modificaciones, de este procedimiento.
4.3 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La presentación general de los documentos se hace mediante el seguimiento de las siguientes
pautas:
Los procedimientos llevan letra Calibri cursiva con títulos en negrilla y tablas internas con
cualquier tipo de letra legible.
4.3.1 ENCABEZADOS
·
Procedimientos, Instructivos y Documento de apoyo
Llevan encabezado en primera página diferente y a partir de la segunda lleva un encabezado
con el nombre completo del documento y la paginación (Página __ de ___) en la parte derecha
sobre el mismo renglón. Dicho encabezado diferente, lleva el siguiente formato:
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
LOGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
FECHA:
·
CODIGO:
VERSIÓN:
Ficha Técnica y Formatos
Tienen el siguiente encabezado:
LOGO
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
4.3.2 Las fichas y formatos se deben diligenciar con lapicero negro que no sea de tinta mojada,
en forma clara, breve y precisa, evitando el uso de abreviaturas, tachones o enmendaduras y
en hoja carta preferiblemente. Cuando el formato es elaborado en medio digital no se debe
modificar, sólo se pueden aumentar la cantidad de filas o renglones.
4.3.3 Un documento se convierte en obsoleto cuando cambia de versión, se conservará la
última versión obsoleta de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, con su respectivo
sello de obsoleto en el fólder que para tal fin reposa en el archivador de la oficina de calidad.
4.3.4 Todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad estarán
relacionados en Listado Maestro F-DE-32.
4.4 Codificación:
La codificación de los documentos del S.G.C. se establece en tres niveles con símbolos
alfanuméricos, así: ABCXX
· XX: Número consecutivo (caracteres numéricos).
· BC: Gestión (dos caracteres alfabéticos).
· A: Tipo de documento (un carácter alfabético).
Dichos caracteres separados con un guión.
4.4.1 Tipos de Documentos
P: Procedimiento
I: Instructivo
F:
T:
A:
M:
Formato / Registro
Ficha técnica
Documento de Apoyo
Manual de Calidad
4.4.2 Códigos de las Gestiones
Direccionamiento Estratégico: DE
Gestión Administrativa: G.A
Gestión Integral: GI
Bienestar Comunitario: BC
4.4.3 Consecutivos
Cada combinación de tipo de documento con uno de estos procesos da origen a una
numeración consecutiva a partir de 01. Ejemplo: F-DE-07
Donde F es el tipo de documento, DE es la Gestión (en este caso Direccionamiento Estratégico)
y 07 es el número consecutivo.
5 Contenido
5.1 Objetivo: Definir cual es el propósito que se busca con el procedimiento.
5.2 Alcance: Expresa el área de aplicabilidad de los documentos, es decir, establece los límites
de aplicación de la norma.
5.3 Definiciones: Explica términos y/o abreviaturas utilizadas en el texto.
5.4 Contenido: Describe actividades a realizar.
5.5 Apéndice (Documentos de Referencia): Relaciona los documentos que sirven como
elementos de consulta para la correcta interpretación y aplicación del documento.
5.6 Pie de página:
Al final de cada documento se registra la responsabilidad de elaboración, revisión y aprobación,
de la siguiente manera:
Elaboró
Cargo
Revisó
Aprobó
Fecha aprobación
Nombre
Firma
5.7 ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
5.7.1 Cualquier funcionario de la Institución Educativa María de los Ángeles Cano Márquez
podrá solicitar a través del líder de gestión la elaboración, modificación o anulación de un
documento según formato F-DE-31 perteneciente a su respectiva área o gestión, la cual será
presentada al Coordinador de Calidad por el líder de gestión.
5.7.2 Después de ser revisada, el Coordinador de Calidad procede a aprobar la solicitud del
documento, para incorporarlo en el Sistema de Gestión de Calidad. Si es rechazada, se debe
justificar la decisión y comunicarla al solicitante.
5.7.3 Toda modificación a los documentos debe quedar registrada en el formato F-DE-31
Solicitud para Elaboración, Modificación o Anulación de Documentos. Cuando se haga
modificación general de la documentación del S.G.C, su aprobación se hará por medio de acta
firmada por todos los integrantes del Comité de Calidad.
5.8 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos que forman parte del SGC de la Institución Educativa María de los Ángeles
Cano Márquez son revisados por el coordinador de calidad y aprobados por el rector(a), tanto
en su versión inicial como en sus actualizaciones. El Coordinador de Calidad ingresa el
documento en el formato F-DE-32 Listado Maestro de Documentos.
Cuando un formato sale de circulación, el código de éste no podrá ser utilizado por otro
formato.
5.8 CONTROL DOCUMENTOS
5.8.1 Los originales de los formatos del SGC sin la firma de aprobación permanecerán en el
archivador que para tal fin se encuentra en la oficina de calidad. Cualquier empleado podrá
solicitar copias de los formatos cuando la situación lo requiera. Si el documento no lleva sello
de copia controlada, se entiende que es una copia no controlada. Sólo llevan sello de copia
controlada el Manual de Calidad, Los Procedimientos, las Caracterizaciones y los instructivos, y
de su custodia será encargado el Coordinador de Calidad.
5.8.2 Los documentos que salen por obsoletos se identificarán con sello de obsoleto y se
conserva el último en el fólder que para tal fin se encuentra en el archivador en la oficina de
calidad, para evitar posibles confusiones en su uso y garantizar el cumplimiento de los
requisitos adecuados.
5.8.3 La divulgación de un nuevo formato se hará en reunión de profesores o por el correo
electrónico.
La distribución de los formatos la hará el Coordinador de calidad cada vez que el docente lo
solicite.
5.9 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Los documentos de origen externo que son importantes para la prestación del servicio, se
identifican con el código DE y se registran en el Listado Maestro F-DE-32. Los originales
reposan en el archivador que para tal fin se encuentra disponible en la oficina de calidad.
5.10 CONTROL REGISTROS
5.10.1 Se mantendrán actualizados los datos de identificación, almacenamiento, recuperación,
acceso, tiempo de retención, disposición y responsable en el formato F-DE-34 Control de
Registros.
5.10.2 Identificación
Los registros se identifican con el código (según numeral 4.2 de este procedimiento) y con el
nombre; si no están codificados, se identifican únicamente con el nombre.
5.10.3 Almacenamiento
5.10.3.1 Los registros son conservados en medio físico o algunos en magnético en el lugar de
almacenamiento indicado en el formato F-DE-34 Control de Registros.
5.10.3.2 El líder de gestión es el encargado de su recuperación, almacenamiento y custodia
según lo dispuesto por las características propias del registro y según se haya definido al
momento de su creación por parte de los responsables de la generación de los registros.
5.10.3.3 El líder de la gestión asume con responsabilidad la protección y el almacenamiento de
los registros en lugares adecuados que impidan su daño, deterioro o pérdida. Para el caso de
los registros de origen externo se realiza el mismo procedimiento.
5.10.4 Tiempo de Retención
5.10.4.1 El tiempo de retención o archivo de los registros puede ser anual, permanente o de
acuerdo con el tiempo que defina los responsables de dichos registros, salvo cuando existan
requisitos reglamentarios, estatutarios, del cliente o financieros al respecto. El tiempo de
conservación definido a cada registro se especifica en el formato F-DE-34 Control de registros.
5.10.4.2 El responsable de archivar los documentos cuando requiera espacio, puede guardarlos
en cajas claramente identificadas que describan el tipo de registro, el consecutivo, el tiempo de
archivo y su disposición.
5.10.4.3 Cumplido el tiempo de archivo de los registros, el responsable de su protección
procede a realizar su disposición según lo registrado en el formato F-DE-34 Control de
registros.
5.10.5 Acceso a los registros
5.10.5.1 El acceso a la información de los registros está definida en el formato F-DE-34 Control
de registros.
5.10.5.2 Previa consulta y autorización por parte del Rector(a) de la institución o el
Coordinador(a) de Calidad, se puede obtener acceso al archivo de registros, así:
Consultas internas: Cualquier docente puede consultar los registros y documentos existentes
en archivo, sin realizar modificaciones a los mismos.
Consultas externas: Se permite consulta externa de los registros básicamente a entidades
estatales de control; a clientes y proveedores, previa solicitud, cuya respuesta quedará a
discreción del Coordinador(a) de Calidad o el Rector(a) de la institución.
6. APÉNDICE
Procedimiento elaboración control de documentos y registros P-DE-01
Solicitud para elaboración , modificación o
F-DE-31
anulación de documentos
Listado Maestro de Documentos Internos
F-DE-32
Control de Registros
F-DE-34
Norma NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos
Norma NTC-ISO 9000:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Vocabulario

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