Estrategias de la gestión documental en las entidades del distrito y

SEMINARIO DISTRITAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY DE
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
BOGOTÁ D.C, 2 Y 3 DE JUNIO DE 2015
ESTRATEGIAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES DEL
DISTRITO Y RETOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA
JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA
Subdirector Sistema Distrital de Archivos
Dirección Archivo de Bogotá
Secretaria General – Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
e-mail: [email protected]
Obligaciones de las entidades frente a la
Ley 1712 de 2014 en lo relativo a
instrumentos archivísticos: balance del
cumplimiento en el Distrito.
Inventarios documentales
60
56
60%
78%
19%
PARCIAL
1
1%
20
NO REPORTA
1
1%
10
100%
50%
30
14
72
70%
40
NO
TOTAL
80%
50
INVENTARIO
ACTUALIZADO SI
90%
56
40%
30%
14
20%
1
1
0
10%
0%
SI
NO
PARCIAL
NO
REPORTA
Programa Gestión
Documental
60
70%
48
50
PGD
50%
40
SI
24
33%
NO
48
67%
TOTAL
72
100%
30
60%
40%
24
30%
20
20%
10
10%
0
0%
SI
NO
Análisis por sectores - TRD
SECTOR TRD Total En.dades Presentadas Convalidadas Por convalidar 1. Ges'ón pública 2 2 1 1 2. Gobierno, seguridad y convivencia 3. Hacienda 4. Planeación 5. Desarrollo económico 6. Educación 7. Salud 8. Integración social 9. Cultura, recreación y deporte 10. Ambiente 11. Movilidad 12. Habitat 13. Mujer y género 14. Organismos de control TOTALES 6 4 1 4 3 21 2 7 2 5 8 1 4 72 6 4 1 4 2 22 2 6 2 3 5 0 3 62 2 3 1 1 0 3 1 4 0 0 4 0 1 21 4 1 0 3 3 20 1 3 2 5 4 1 3 51 Porcentajes TRD
TRD = Convalidadas = 21
62 entidades han presentado a hoy
1.  62
21
100
X
X = 33,87 % a hoy
2. 72
62
100
X
X = 86,11 % han presentado a hoy su TRD
3. 72
21
100
X
X = 29,16 % Del total de la población objetivo tienen la TRD
convalidada por el CDA
Análisis por sectores - TVD
SECTOR Total en.dades 1. Ges'ón pública 2 2. Gobierno, seguridad y convivencia 3. Hacienda 4. Planeación 5. Desarrollo económico 6. Educación 7. Salud 8. Integración social 9. Cultura, recreación y deporte 10. Ambiente 11. Movilidad 12. Habitat 13. Mujer y género 14. Organismos de control TOTALES 6 3 1 4 3 23 2 6 2 5 6 0 4 63 TVD Presentadas Convalidadas Por convalidar 1 0 2 SISE 2 3 1 0 1 10 1 3 1 1 1 0 0 25 2 1 0 0 0 1 0 3 1 0 0 0 0 8 4 2 1 0 3 22 2 3 1 4 6 0 4 54 Porcentajes TVD
TVD = Convalidadas = 8
25 entidades las han presentado
1.  25
8
100
X
X = 32 % a hoy
2. 63
25
100
X
X = 39,68 % han presentado a hoy sus TVD
3. 63
8
100
X
X = 12,69 % Del total de la población objetivo tienen la TVD
convalidada por el CDA
Lineamientos de Normativa
y Asistencia Técnica
ACTIVIDADES 1. Asistencia técnica 2. Estandares de Ges'óm Documental 3. Historias Ins'tucionales 4. Implantación SIAR 5. Fondos acumulados -‐ En proceso de intervención 6. Diagnós'cos Documentales 7. SIGA Implementado 8. Guias, manuales y metodologías 9. Revisión TRD 10. Norma'va 11. TRD y TVD Evaluadas (*) 12. TRD Convalidadas (*) 13. TRD (*) 14. Visitas de seguimiento (*) 2004-‐2008 800 60 15 22 17 21 58 0 1 0 4 0 0 0 0 (*) Funciones Consejo Distrital de Archivos
2008-‐2011 2012-‐2014 TOTALES 495 371 1666 36 3 99 3 6 24 N/A N/A 22 0 0 17 18 23 10 51 3 0 0 0 0 0 5 5 N/A 3 87 21 8 32 76 28 16 51 10 87 21 8 32 Sistema Distrital de
Archivos
GESTION DOCUMENTAL
Población
Promedio: 5,044 /10
INVERSIÓN
125.000.000.000
5 años
SIGA
PROCESOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
REPORTAN 63 ENTIDADES
15 Años - Operación
Metros Lineales = 315 Km de documentos
RETOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
VS
GESTIÓN DOCUMENTAL DISTRITAL
ü  Repensar el “Modelo Archivístico Distrital” a la luz de la potestad normativa
territorial Inversión pública – Resultados
ü  Brecha de temporalidad vs madurez de los Sistemas de Gestión Documental
Tiempo – Productos
ü  Dimensión estratégica de la gestión documental dentro de los Planes y
Programas de gobierno Planeación – Gestión
ü  Corresponsabilidad en el diseño, operación y evaluación de los programas y
proyectos de gestión documental Responsabilidad Social
ü  Cuerpo normativo estatutario territorial obre gestión documental y
administración de archivos Responsabilidad Legal
RETOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
VS
GESTIÓN DOCUMENTAL DISTRITAL
ü  Estandarización de procesos, procedimientos y técnicas para la gestión
documental institucional Normalización
ü  Armonización de la gestión documental con el medio interno y externo
Articulación(Academia, agremiaciones, grupos de investigación, comités de
trabajo)
ü  Infraestructura administrativa, tecnológica, financiera y de operación para la
sostenibilidad de los procesos propios de la gestión documental y la
administración de los archivos. Responsabilidad institucional.
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN ESTRATEGIAS PARA LA APLICACIÓN DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA INFORMACIÓN
Política Pública de
Gestión Documental
Rediseño Administrativo/
Funcional del Archivo de
Bogotá
Adopción y difusión del
Estatuto Archivístico
Especial para el D.C
Encuentros y Jornadas
de Socialización
Lineamientos Técnicos
de la Normalización
Asistencia Técnica
CONSEJO DISTRITAL DE
ARCHIVOS
- Revisión
- Evaluación
- Convalidación
- Documentos BIC
Instrumentos
Archivísticos
RETOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA DE COLOMBIA EN EL DISTRITO
CAPITAL FRENTE AL MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE LA RTA
La RTA (Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública) es una red
de intercambios entre organismos y/o entidades públicas que desarrollan
supervisión de funciones en transparencia y el derecho de acceso a la información
pública
Misión: Generar un espacio permanente de diálogo, cooperación e intercambio de
conocimientos y experiencias entre autoridades de América Latina en materia de
transparencia y derecho de acceso a la información pública.
Miembros adherentes: Secretaria de Transparencia de la República de Colombia
Miembros: 23 representando a 14 países
MODELO DE GESTIÓN DE ARCHIVOS DE LA RTA
OBJETO:
Crear un modelo común que sirva de referencia para aquellos países que requieran la
creación de un sistema eficaz de gestión documental, respetando la diversidad de
políticas archivísticas, nacionales y regionales.
OPERATIVIDAD:
Guías de Implementación Gerenciales
Guías de implementación Operacionales
Ø Política de Gestión de documentos y
archivos
Ø Gobierno abierto y transparencia
Ø Administración electrónica
Ø Control intelectual y representación
Ø Valoración
Ø Control de acceso
Ø Control físico y conservación
Ø Servicios de archivo
Abril 14 de 2015
Acciones del Consejo Distrital de Archivos -CDAfrente al Decreto 106 de 2015 «inspección,
vigilancia y control»:
alcance y metodología.
ü  Aspectos normativos
ü  Metodología y alcance del seguimiento a la Gestión Documental
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL 1. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS Y NORMAS ARCHIVÍSTICAS Subdirección del Sistema Distrital de
Archivos Dirección Archivo de Bogotá
Total En.dades En.dades en.dades * Visitadas por visitar 72 33 39 Acciones, estrategias y alcance de la asistencia
técnica que brinda el Archivo de Bogotá.
Asistencia Técnica
Inicio Actividades dirigidas a la asesoría de
las entidades, con el fin de prestar
orientación y apoyo en la toma de
decisiones, solución de problemas,
identificación de oportunidades de
mejora o líneas de acción.
La asistencia técnica contempla la
realización de conceptos técnicos,
mesas de trabajo, visitas técnicas e
informes técnicos.
Solicitud asistencia
técnica
Confirmación
asistencia técnica
Concepto
Ejecución
Asistencia técnica
Visita técnica
Mesa de trabajo
Remisión de
productos
Fin Concepto
Informe técnico
de visita
Asistencia Técnica
Mesas de trabajo
con entidades y
conceptos técnicos
ü  Solicitadas por la entidad
ü  Temas específicos de la entidad
ü  Disponibilidad de agenda del asesor
designado.
ü  Requiere asistencia de responsable
GD de la entidad
Mesas de trabajo por
sector o temática
afín.
ü  Programadas por el Archivo de Bogotá.
ü  Resultado del seguimiento a la gestión
documental en D.C.
Reuniones plenarias
ü Programadas por el Archivo de Bogotá.
ü Información de interés general de las
entidades en aplicación de normativa
archivística reciente.
Apropiaciones
pedagógicas
ü Programadas por el Archivo de Bogotá.
ü Resultado del seguimiento a la gestión
documental en D.C. y obligaciones
normativas recientes.
Asistencia Técnica
Lineamientos
Tablas de retención
Documental -TRD-
Procedimientos de la
gestión documental
ü  Guía para la elaboración de TRD (2011)
ü  Cuadro de Caracterización documental
(2014)
ü  Cartilla de Clasificación Documental. (2015)
ü  Cartilla de Valoración Documental (2015)
ü  Guía para la implementación de TRD (2015)
ü  Actualización de guías procesos
transversales (2015)
ü  Propuesta de clasificación y valoración para
los hospitales distritales
ü  En marco de cumplimiento de lo definido en el
Decreto 2609 de 2012 y requisitos del SIG.
Lineamientos
Inventario de Activos
de Información - tipo
datos-
Requisitos funcionales
SGDEA-DC
Otros
ü  Lineamiento Inventario de Activos de
Información –tipo datos-. (2015)
ü  Políticas distritales sobre seguridad de
información
ü Documentos de requisitos funcionales
SGDEA-DC.
ü Evaluación de software funcionando en
D.C.
ü  Indicadores de gestión de gestión
documental.
Muchas gracias
Archivo de Bogotá Calle 6B No. 5-75. Teléfono (571) 3813000 ext. 4114
www.archivobogota.gov.co

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