ROLES AND ORDERING INFORMATION

DEPARTMENT OF HEALTH AND HUMAN SERVICES
VITAL RECORDS
155 North First Avenue, MS 5, Suite 160
Hillsboro, OR 97124
Telephone: 503-846-3538
www.co.washington.or.us/HHS/birthdeathcertificates
BIRTH RECORD ORDERING INFORMATION
HOSPITAL:
 Enters birth information given by parents into electronic database
 Provides families with county order form and instructions to order certificate
 Provides families with Acknowledgement of Paternity applications and submits applications to the State
o Hospitals do NOT order certificates for families
OREGON STATE VITAL RECORDS OFFICE:
 Approves final access to information entered by hospital
 Provides access to local county offices
 Issues records of all ages born in the state of Oregon
 Approves, makes corrections or changes (including Acknowledgement of Paternities) and rescinds records
 Issues records to adoptive families
WASHINGTON COUNTY VITAL RECORDS OFFICE:
 Issues birth records for births that occurred within Washington County ONLY
 Issues records from birth to the last day of the FIFTH MONTH
 Processing times vary from 5-10 minutes in person and 3-4 business days by mail-(depending on
seasonal and workload changes)
 Provides information and applications only regarding Acknowledgement of Paternities and Correction
Affidavits (we do not process these in our office)
*
*
PLEASE INCLUDE SIGNATURE, PHOTOCOPY OF IDENTIFICATION AND PAYMENT WITH
EACH ORDER FORM-(If any of these items are missing expect delays)
Fees are not refundable after orders are submitted
CONTACT INFORMATION:
HOSPITALS:

St. Vincent’s:

Kaiser Westside:

Tuality:
503-216-1234/ birth clerk
971-310-1000/inpatient medical records
503-681-1111/birth clerk
STATE OF OREGON VITAL RECORDS:

800 NE Oregon Street, Room 205
Portland, Oregon 97232
971-673-1190
Hours: Mon-Fri 8 a.m.-4:30 p.m.
Orders must be submitted by 4 p.m.
WASHINGTON COUNTY VITAL RECORDS:

155 N First Avenue, Suite 160
Hillsboro, Oregon 97124
503-846-3538
Hours: Mon-Fri 8:30 a.m.-4:30 p.m.
DEPARTMENT OF HEALTH AND HUMAN SERVICES
VITAL RECORDS
155 North First Avenue, MS 5, Suite 160
Hillsboro, OR 97124
Telephone: 503-846-3538
www.co.washington.or.us/HHS/birthdeathcertificates
INFORMACION PARA SOLICITAR ACTA DE NACIMIENTO
HOSPITALES:
 Entran la información de nacimiento dada por los padres en la base de datos electrónicos
 Proveen la solicitud de acta de nacimiento del condado y las instrucciones para ordenar
 Ofrece familias con Declaración Jurada de Reconocimiento Voluntario de Paternidad y presenta solicitudes
al Estado
o Los hospitales no ordenan certificados para las familias
OFICINA DE INFORMES Y REGISTROS VITALES DEL ESTADO DE OREGÓN:
 Aprueba el acceso final a la información sometida por el hospital
 Proporciona acceso a las oficinas locales de los condados
 Proporciona registros de todas las edades nacidos en el estado de Oregón
 Proporciona correcciones o cambios (incluyendo registros de declaraciones juradas de reconocimiento
voluntario de paternidad) y revocar nombres del padre
 Proporciona registros a las familias adoptivas
OFICINA DE REGISTROS VITALES DEL CONDADO DE WASHINGTON:
 Proporciona registros de nacimiento de los nacimientos que ocurrieron en el condado de Washington
SOLAMENTE
 Proporciona registros de nacimiento hasta el último día del QUINTO MES
 Tiempo de procesamiento varían de 5-10 minutos en persona y 3-4 días laborales por el correo (en función
de los cambios estacionales y de carga de trabajo)
 Proporciona información y las aplicaciones sólo con respecto a reconocimiento de paternidades y
declaraciones juradas de corrección (no procesamos estos en nuestra oficina)
*
*
NO SE OLVIDE INCLUIR LA FIRMA, PHOTOCOPIA DE INDENTIFICACION Y PAGO CON
TODAS LAS APLICACIONES (si alguno de estos artículos falta esperar retrasos)
Los pagos no son reembolsados después que la solicitud ha sido procesada
CONTACTOS:
HOSPITALES:
• St. Vincent’s:
• Kaiser Westside:
• Tuality:
503-216-1234 / recepcionista de nacimiento
971-310-1000 / registros médicos de pacientes hospitalizados
503-681-1111 / recepcionista de nacimiento
OFICINA DE INFORMES Y REGISTROS VITALES DEL ESTADO DE OREGÓN:

800 NE Oregon Street, Room 205
Portland, Oregón 97232
971-673-1190
De lunes a viernes de 8 a.m. a 4:45 p.m., servicio de quiosco hasta las 4:30 p.m.
OFICINA DE REGISTROS VITALES DEL CONDADO DE WASHINGTON:

155 N First Avenue, Suite 160
Hillsboro, Oregón 97124
503-846-3538
De lunes a viernes, se aceptan órdenes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.

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