DIRECTIVA 5 DE 2012 (Febrero 27) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA Bogotá D.C., Para: De: Asunto: Subdirectores Misionales - Directores Regionales - Coordinadores Grupos de Control Migratorio, Extranjeria y Verificación Migratoria Centros Facilitadores de Servicios Migratorios - Puestos de Control Migratorio. Director Migracion Colombia Requisitos para la entrega de información sometida a reserva según las normas vigentes. 1. VIGENCIA. A partir de la fecha de su expedición, no obstante la normatividad que se recoge en el presente documento debe ser prexistente y por tanto de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios. 2. FINALIDAD. Establecer directrices para la entrega de información sometida a reserva según las normas vigentes, evitando la vulneración de derechos fundamentales. 3. ALCANCE. Dirigido a los funcionarios que hacen parte del proceso para el control migratorio a nivel nacional. 4. MARCO LEGAL. - Constitución Política de 1991, Artículos 15 y 29. - Ley 57 de 1985. - Ley 600 de 2000, Código de Procedimiento Penal - Ley 906 de 2004, Código de Procedimiento Penal. - Ley 971 de 2005. - Ley 1142 de 2007. - Sentencia Corte Constitucional C-336 de 2007. - Sentencia Corte Constitucional C-186 de 2008. - Decreto 01 de 1984, Código Contencioso Administrativo. - Decreto 4000 del 30 de noviembre de 2004, artículo 76. - Decreto 4062 de 2011, parágrafo del artículo 4. - Concepto No. 1279 de 2000, Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. - Demás normas aplicables al asunto. 5. INSTRUCCIONES GENERALES. La información y archivos migratorios que se relaciona a continuación, gozan de RESERVA de conformidad con los términos de los artículos 12 y 20 de la Ley 57 de 1985, y con el artículo 76 del Decreto 4000 de 2004(1) en concordancia con el Concepto No. 1279 de 2000(2) emitido por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. De igual forma, es importante tener en cuenta el parágrafo del artículo 4 del Decreto 4062 de 2011,(3)donde se establece que Migración Colombia debe brindar la información que requieran las demás entidades públicas para el ejercicio de sus funciones, dentro de los términos establecidos en la ley, a saber: 1. La relacionada con el registro de extranjeros y nacionales. 2. Los documentos que contienen información judicial y de investigaciones migratorias. 3. El movimiento migratorio de nacionales y extranjeros. 4. Las hojas de vida de los extranjeros. 5. La información a la que se le otorgue el carácter de reserva mediante la Ley. 6. La información que guarde relación con la defensa y la seguridad nacional. Por lo anterior es necesario que las Direcciones Regionales tengan en cuenta los REQUISITOS que deben cumplir las autoridades que requieren información sobre el registro migratorio y demás archivos reservados de extranjería, los cuales no constituyen en sí nuevas exigencias o criterios adoptados, sino que obedecen a la aplicación de las normas constitucionales, legales vigentes que los reglamentan y sustentan. No obstante, se atenderán los presupuestos del artículo 76 del Decreto 4000 a los demás solicitantes de la información, teniendo en cuenta precisamente los preceptos señalados en dicho artículo. Obligación general: En todo caso que se suministre la información reservada a la autoridad solicitante, se le indicará el deber de asegurar la reserva de la misma, de conformidad con lo consagrado en el artículo 20 de la Ley 57 de 1985. 6. INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS. 6.1. INVESTIGACIONES ADELANTADAS CON BASE EN EL PROCEDIMIENTO DE LA LEY 600 DE 2000. (4) REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS REQUERIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACION 1. Oficio solicitando la información requerida, que debe estar en papel membreteado de la respectiva entidad y dirigido a la Subdirección de Extranjería o al señor Director de la Unidad Administrativa Migración Colombia. Además, dicha solicitud debe tener el nombre de la dependencia solicitante y número de radicado del proceso de la misión, mencionando el delito investigado, el objeto de la petición y propósito de uso de la información, así como las normas en las cuales se sustenta el requerimiento. Por último, debe estar la firma y nombres completos del funcionario autorizado para realizar el requerimiento, indicando el cargo que ocupa y su dependencia junto con la dirección, teléfono o correo electrónico de la entidad a donde puede hacerse llegar la información solicitada. 2. Copia resolución de la Fiscalía General de la Nación que ordena la solicitud del movimiento migratorio o demás archivos reservados de extranjería de Migración Colombia. Lo anterior, teniendo como base el artículo 316 de la Ley 600 de 2000, que dice: “iniciada la investigación la policía judicial solo actuará por orden del fiscal quien podrá comisionar a cualquier servidor público que ejerza funciones de policía judicial para la práctica de pruebas técnicas o diligencias tendientes al esclarecimiento de los hechos, lo cual podrá ser ordenado y comunicado por cualquier medio idóneo, dejando constancia de ello. Los miembros de policía judicial pueden extender su actuación a la práctica de otras pruebas técnicas o diligencias que surjan del cumplimiento de la comisión, excepto capturas, allanamientos, interceptación de comunicaciones, las que atenten contra el derecho a la intimidad o cualquier actividad que represente la vinculación de los implicados a la actuación procesal”. Igualmente pueden realizar inspección, pero en el acta debe quedar constancia de que la información se suministra a solicitud de la Fiscalía para que obre dentro de algún radicado. La reglamentación anterior aplica para los procesos penales adelantados en vigencia del procedimiento de la Ley 600 de 2000 en lo que se refiere a búsqueda selectiva en bases de datos. 5.2 INVESTIGACIONES ADELANTADAS CON BASE EN EL PROCEDIMIENTO DE LA LEY 906 DE 2004. (5). REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS REQUERIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN 1. Oficio solicitando la información requerida que debe estar en papel membreteado de la respectiva entidad, dirigido a la Subdirección de Extranjería o al señor Director de la Unidad Administrativa Migración Colombia. Además, dicha solicitud debe tener el nombre de la dependencia solicitante, número de radicado del proceso de la misión, mencionando el delito investigado, el objeto de la petición y propósito de uso de la información, así como las normas en las cuales se sustenta el requerimiento. Por último, debe estar la firma y nombres completos del funcionario autorizado para realizar el requerimiento, indicando el cargo que ocupa y su dependencia junto con la dirección, teléfono o correo electrónico de la entidad a donde puede hacerse llegar la información solicitada. 2. Copia de la autorización previa del juez de control de garantías, (acta o grabación). 3. Acta de búsqueda selectiva en base de datos conforme a lo establecido en los artículos 225, 227 y 244 del Código de Procedimiento Penal. Lo anterior de conformidad con la Sentencia C-336/07(6) de la Corte Constitucional que declaró exequible la expresión: “cuando resulte necesaria la búsqueda selectiva en las bases de datos computarizadas, mecánicas o de cualquier otra índole, que no sean de libre acceso”, artículo 14 de la Ley 906 de 2004, en el entendido que se requiere de orden judicial previa cuando se trata de los datos personales organizados con fines legales y recogidos por instituciones o entidades públicas o privadas debidamente autorizadas para ello. Igualmente la misma sentencia declaró exequible el inciso segundo del artículo 244 de la Ley 906 de 2004, en el entendido que se requiere de orden judicial(7)previa cuando se trata de los datos personales organizados con fines legales y recogidos por instituciones o entidades públicas o privadas debidamente autorizadas para ello. 5.3. SOLICITUDES POR PARTE DE LA DEFENSA. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS REQUERIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN. 1. Oficio solicitando la información requerida, el cual puede ser suscrito por el imputado o por el abogado del mismo, señalando número de radicado del proceso mencionando el delito y el nombre del investigado, el objeto de la petición y propósito de uso de la información, así como las normas en las cuales se sustenta el requerimiento dirigida a la Subdirección de Extranjería o al señor Director de la Unidad de Migración Colombia. Por último, la solicitud debe tener la dirección, teléfono o correo electrónico del abogado o de la oficina donde puede hacerse llegar la información solicitada. 2. Copia de la autorización previa del juez de control de garantías, donde faculta al defensor o al imputado para la obtención de la información (acta ó grabación). Lo anterior de conformidad con la Sentencia C-186/08(8) de la Corte Constitucional que declara exequible, por el cargo atinente al quebrantamiento del artículo 15 de la Constitución Política, la expresión “sin que puedan oponer reserva” del numeral 9 del artículo 47 de la Ley 1142 de 2007,(9) en el entendido que las entidades públicas y privadas así como los particulares, no pueden oponer reserva al defensor que ha obtenido la autorización del juez de control de garantías, el cual ponderará si se justifica la afectación de derechos fundamentales. 5.3 LEY 971 DE 2005. (10). REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS REQUERIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACION Por medio de esta Ley se reglamenta el mecanismo de búsqueda urgente, la cual hace referencia al delito de desaparición forzada y donde se establece que cualquier servidor público que por cualquier medio se entere de que una persona ha sido probablemente desaparecida deberá de oficio, activar el mecanismo de búsqueda urgente, si fueren competentes, o dar aviso del hecho a cualquier autoridad judicial para que proceda a activarlo. Las entidades facultadas a solicitar la información sometida a reserva son los Jueces de la República y la Fiscalía General de la Nación que hayan activado el mecanismo de búsqueda urgente, indicando esta situación en los requerimientos respectivos. 5.4 SOLICITUDES EMBAJADAS. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS REQUERIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACION Las solicitudes que al respecto de lo reglamentado, formulen las embajadas o consulados de países, serán atendidas entre las respectivas autoridades diplomáticas de los respectivos países. Sin perjuicio de lo anterior, también se adelantarán los trámites sustentados en virtud del artículo 506 de la Ley 600 de 2000: Solicitudes de Asistencia Judicial provenientes del Exterior: Las autoridades colombianas a través de la Fiscalía General de La Nación, prestarán asistencia judicial a las autoridades extranjeras que lo soliciten, las cuales podrán comisionar a funcionarios judiciales colombianos para práctica de diligencias. Podrán conformarse unidades especiales de Asistencia Judicial al Exterior, bajo la coordinación del Ministerio de Relaciones Exteriores y la Fiscalía General de la Nación. Es de anotar, que con respecto a la Ley 906 del 2004 se debe tener en cuenta los Artículos 484, 488 y 489 establecen que las autoridades investigativas y judiciales dispondrán lo pertinente para cumplir con los requisitos de cooperación internacional que le sean solicitados de conformidad con la Constitución Política. Por lo tanto, se le sugiere respetuosamente a la representación Diplomática o Consular que sean tramitados dichos requerimientos a través de Asistencia Judicial por intermedio del Ministerio de Relaciones Exteriores y la Fiscalía General de la Nación, para que sean ellos los que soliciten el control previo ante el Juez de Control de Garantías a fin de que imparta legalidad sobre la consulta selectiva en base de datos. 5.6. ENTREGA INFORMACION BASE DE DATOS A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN. Corresponderá a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales asegurar el mantenimiento de la reserva de la información suministrada por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia que llegue a conocer en virtud de lo dispuesto en el presente Decreto, la cual solamente podrá ser utilizada en los términos previstos por los artículos 12 y 20 de la Ley 57 de 1985 y demás disposiciones vigentes que la complementen en el desarrollo del trámite de la solicitud de la devolución del IVA a los turistas extranjeros que visitan a Colombia SERGIO BUENO AGUIRRE Director NOTAS AL FINAL: 1. Decreto 4000 de 2004 (Noviembre 30), por el cual se dictan disposiciones sobre la expedición de visas, control de extranjeros y se dictan otras disposiciones en materia de migración. 2. Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto No. 758 de 13 de diciembre de 1995. Consejero Ponente: Cesar Hoyos Salazar. 3. Decreto 4062 de (octubre 31) Por el cual se crea la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se establece su objetivo y estructura. 4. Ley 600 de 2000 (Julio 24), Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal. 5. Ley 906 de 2004 (Agosto 31), Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal. (Corregida de conformidad con el Decreto 2770 de 2004). 6. Sentencia C-336/07, Demanda de inconstitucionalidad contra los artículos 14 (parcial), 244 (parcial) y 246 (parcial) de la Ley 906 de 2004 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal". Actor: Alejandro De Castro González. Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Triviño. 7. Autorización previa del Juez de Control de Garantías. 8. Sentencia C-186/08, Demanda de inconstitucionalidad contra el numeral 9o (parcial) del artículo 47 de la Ley 1142 de 2007, "Por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004, 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas para la prevención y represión de la actividad delictiva de especial impacto para la convivencia y seguridad ciudadana". Demandante: Mauricio Pava Lugo. Magistrado Ponente Dr. NILSON PINILLA PINILLA. 9. Ley 1142 de 2007 (junio 28), por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004, 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas para la prevención y represión de la actividad delictiva de especial impacto para la convivencia y seguridad ciudadana". 10. Ley 971 de 2005 (julio 14), Por medio de la cual se reglamenta el mecanismo de búsqueda urgente y se dictan otras disposiciones. Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma de Migracion Colombia ISSN 2344-7729 Última actualización: 27 de Julio de 2015