Masivas - ORFEO, Módulo de validación

GUÍA DE RADICACIÓN MASIVA.
Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 3
COMO GENERAR UN LISTADO .......................................................................................................... 4
Crear Listado Nuevo ..................................................................................................................... 6
Modificar un listado ..................................................................................................................... 7
Cargue de terceros en un listado. ................................................................................................. 8
COMO GENERAR UNA RADICACIÓN MASIVA CON LISTADO ........................................................... 10
Masiva con un mismo asunto. .................................................................................................... 10
Masiva con campos diferentes. .................................................................................................. 14
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INTRODUCCIÓN
Este instructivo está orientado a los usuarios responsables de la producción de documentos
masivos a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo con previa autorización de ingreso y
permisos en el aplicativo. El documento contiene ilustraciones que permiten llevar la consecución
del procedimiento, desde la elaboración de los listados hasta la generación y modificación de los
radicados masivos con una breve explicación sobre cómo realizar una combinación de
correspondencia en Word y obtener la vista del documento a enviar.
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COMO GENERAR UN LISTADO
1. Se realizo un generador de base CSV dentro de Orfeo, para ingresar se realiza el
procedimiento de ir al menú desplegable “Radicación” seleccionar la opción “masiva”.
2. En la parte central se carga el siguiente menú:
4
3.
Se selecciona el “Generar listados para masiva”.
4. Al seleccionar la opción "Generar listados para masiva" se refresca la pantalla central del
aplicativo donde aparecen 2 secciones:

La primera de forma lateral en la parte izquierda con un recuadro inicial que dice
"Listados" y debajo una casilla de desplazamiento vertical que muestra los
nombres de los listados y en paréntesis la dependencia a la que pertenece y luego
otro recuadro que dice "Operaciones" seguido de 2 botones los cuales dicen
(nuevo, modificar).

La segunda sección tiene un recuadro que dice "Listado" en el cual se tienen los
campos básicos de búsqueda de terceros "Buscar por"(Usuario, Entidad),
"Documento", "Nombre" y los botones de acción (Buscar, ocultar, mostrar); en
seguida de esta parte se encuentra el recuadro que dice "Datos de la lista".
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Crear Listado Nuevo
En la primera sección, cuando se escoge la opción “Nuevo” aparece en la parte inferior un formato
para generar el listado como se ve en la siguiente imagen.
I.
II.
Se debe diligenciar el campo Nombre.
Se debe seleccionar el cualquiera de las 2 opciones de privacidad.
 Dependencia: Solo lo puede utilizar la dependencia.
 Público: Lo puede utilizar toda la entidad.
III.
Se debe pulsar el botón "Adicionar"
contrario debe pulsar el botón "Cancelar"
si desea crear la nueva lista, de lo
.
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Modificar un listado
Cuando se desea modificar un listado el primer paso debe ser:
a) Se debe seleccionar un listado de la parte superior, sino no se selecciona un listado y
pulsar el botón que dice "Modificar".
Cuando se selecciona el listado y se pulsa el botón "modificar" se despliega en la parte
inferior los campos necesarios para modificar el listado con los datos previos del
listado(Nombre, Privacidad sea publico o por dependencia y Acción sea modificar o
cancelar).
b) Se debe proceder a realizar los cambios pertinentes sea de privacidad o de nombre del
listado.
c) Se debe pulsar el botón "Modificar"
si el cambio es correcto o de lo
contrario no se va a realizar ningún cambio pulsar el botón "Cancelar"
.
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Cargue de terceros en un listado.
En la segunda sección, se realiza el cargue de terceros en un listado cuando previamente se haya
seleccionado el listado.
a. Se debe de seleccionar el campo "buscar por" el cual permite visualizar información sea un
ciudadano ó una entidad.
b. Se debe escoger alguno de los parámetros para realizar la búsqueda sea por el campo
"Documento" o por el campo "Nombre".
 Documento: Los datos a ingresar deben ser numéricos.

Nombre: Los datos a ingresar pueden ser alfanuméricos.
c. Se debe pulsar el botón "buscar"
búsqueda en la parte inferior.
para que se visualice el resultado de la
d. Existen 2 botones adicionales los cuales sirven para ocultar o mostrar la tabla de
resultado.
e. Cuando se encuentra el tercero que se desea agregar a el listado lo que se debe hacer es
pulsar la palabra "Adicionar" y de forma inmediata este tercero debe aparecer en la parte
inferior en datos de lista. como se muestra a continuación.
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f.
Como se puede ver en la imagen en la parte inferior se pueden visualizar los terceros que
se agregaron al listado pero también existe la opción de poder borrar el terceros que se
desee del listado, simplemente se de pulsar la palabra "Eliminar" que se encuentra subrayada de color morado.
Nota:
 Esta versión muestra un campo que informa la cantidad de terceros cargado en
el listado pero cada listado tiene una capacidad máxima de 200 terceros. Si se
intenta agregar un tercero después del límite permitido el aplicativo abrirá un
mensaje de alerta que dice "El máximo del listado de masivas es 200".

Esta versión permite escoger a un mismo tercero cuantas veces sea necesario.
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COMO GENERAR UNA RADICACIÓN MASIVA CON LISTADO
Luego de haber creado un listado en el aplicativo se procede a realizar la radicación masiva. Para
lo cual se debe repetir el paso 1 que se encuentra al inicio de esta guía y se devuelve al menú
inicial de masivas donde se escoge la opción.
Existen 2 opciones en este momento para realizar una radicación masiva la primera es
cuando los radicados que se van a generar tienen el mismo asunto y la segunda es cuando
algunos datos como el asunto, cuenta interna o dignatario son diferentes para cada
radicado.
Masiva con un mismo asunto.
Al hacer clic en la opción "Generar Radicación Masiva Con listado" aparecen tres
secciones: Aplicación de la TRD, un menú de Selección del Tipo de Radicación y la sección
de Listado a radicar y asunto.
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1) En la primera parte se encuentra el cuadro de tipificación al cual va pertenecer los
radicados generados la aplicación de la Tipificación debe hacerse en orden debido a que si
no se escoge serie o sub-serie no se podrá escoger tipo documental.
 Se debe escoger la serie de la lista desplegable según las diferentes serie activas
para la dependencia.
 Se debe escoger la sub-serie de la lista desplegable según las diferentes sub-serie
activas para la serie seleccionada con anterioridad.
 Se debe escoger el tipo documental de la lista desplegable según los diferentes
tipos documentales activos para la sub-serie seleccionada con anterioridad.
2) En la segunda parte se encuentra el cuadro de Tipo de radicación el cual va permitir al
usuario seleccionar el tipo de comunicación que se desea radicar según sus permisos
(Salidas, Memorandos, Entradas, Resoluciones, etc.).
3) En la tercera parte se encuentra el cuadro en el cual se va a seleccionar el listado que
contiene la información de terceros a los cuales se desea dirigir la comunicación, seguido
del asunto que deben llevar todas las comunicaciones. Este cuadro se titula "Listado a
radicar y asunto".
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4) Como se puede ver en la imagen al final se encuentra el botón de Radicar el cual se debe
pulsar cuando se complete la información básica solicitada para realizar la acción.
Nota: Existe la posibilidad que se pulse el botón "Radicar" con información faltante para
estos casos el mismo aplicativo mostrará:

Cuando se pulsa el botón "Radicar" y no se realizo aplicación de TRD el aplicativo
debe mostrar un mensaje que dice "Debe seleccionar el tipo de documento" y
un botón aceptar para regresar al formato de Generar Radicación Masiva Con
Listado para completar la información faltante.

Cuando se pulsa el botón "Radicar" y no se tiene ningún permiso de radicación el
aplicativo no realiza ninguna acción.

Cuando se pulsa el botón "Radicar" y no se ha seleccionado ningún listado el
aplicativo no realiza ninguna acción.

Para esta versión especifica el campo Asunto no es un campo obligatorio.
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5) Luego de pulsar el botón “Radicar” se muestra el resumen de la acción de radicación
masiva como se muestra en la siguiente imagen.
6) Como se puede ver existe un vinculo que dice “Archivo CSV para combinar” el cual debe
pulsarse.
7) Se descargará un archivo CSV con el listado y el número de radicado como columna
adicional para que el usuario lo utilice y haga la combinación por medio de combinación
de correspondencia de office en la plantilla.
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NOTA: Este nuevo módulo obliga al usuario a generar una copia física del
documento para su digitalización debido a que se genera el radicado sin imagen
principal y en envíos no puede ser enviado hasta no tener todo el grupo de la
masiva completo.
Masiva con campos diferentes.
Existen casos de masivas especiales donde el destinatario es el mismo pero el asunto tiene una
variación por cada radicado generado o la cuenta interna de cada uno es diferente, etc. Por este
motivo se adicionó una opción en el modulo de masivas llamada "Modificar masiva" esta opción
permite al usuario realizar el proceso hasta la generación de radicación sin necesidad de
diligenciar el asunto ya que este campo no es obligatorio en la radicación masiva, luego de
descargar el archivo y agregar los datos que se van a modificar se debe realizar el siguiente
procedimiento.
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Luego de haber Generado la radiación en el aplicativo se procede a realizar la modificación masiva.
Para lo cual se debe repetir el paso 1 que se encuentra al inicio de esta guía y se devuelve al menú
inicial de masivas donde se escoge la opción "Modificar Masiva".
A. Cuando se ingresa a la sección "Modificar masiva" aparece una barra con el titulo Masiva
especial; Un botón que dice "Enviar"; y una tabla que contiene listadas todas las
radicaciones masivas realizadas por la dependencia.
B. Se debe escoger la masiva que se desea modificar marcando el circulo que se tiene al lado
derecho
y luego se debe pulsar el botón "Enviar".
C. Luego de haber realizado la acción de seleccionar el listado a modificar, aparecen 3
secciones en la pantalla.
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I.
Los datos de la primera sección muestran los "Campos de combinación" esta
sección consta de un vínculo(ver listado).
Esta sección sirve para recordar los campos que se pueden utilizar para subir
información en Orfeo por medio masivo.
II.
La segunda sección es un recuadro en el cual dice donde se encuentra ubicado y
muestra la opción que permite cargar el archivo CSV que modifica la masiva junto
con el botón "cargar cambio".
En esta sección se debe escoger el archivo que ya se tiene modificado y luego
pulsar el botón cargar.
III.
La última muestra una tabla que lista los datos de la masiva que se va modificar.
D. En la sección 2 es donde se realizara el procedimiento de cargue del archivo modificado
como se explica a continuación.

Se debe pulsar el botón que dice "seleccionar archivo"
el cual
abre una ventana para escoger el archivo como se muestra a continuación.
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
Luego de escoger el archivo al lado del botón se muestra el nombre del archivo.

Se debe pulsar el botón "Cargar cambio".
E. Luego que se carga el archivo correctamente y se pulsa el botón de "Cargar cambio", el
aplicativo realiza una validación de los datos del archivo y como resultado muestra una
tabla donde relaciona (Número de radicado, Estado radicado, Actualizando Información).
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