Definition „Projekt“ Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben, die durch ihre Größe, Komplexität, Bedeutung und Einmaligkeit bzw. Erstmaligkeit weder im Rahmen von Routinen noch intuitiv durch das Management zufriedenstellend gelöst werden können. Projekte zeichnen sich durch thematische, zeitliche und aufwandsmäßige Begrenzungen ab. Sie haben einen definierten Anfang, Umfang und Abschluss. Sie erfordern eine Zielplanung (Vorwegnahme der gewünschten Ergebnisse), entsprechende Zielkriterien, eine Entscheidungsfindung aus übergeordneter Sicht sowie eine entsprechende Realisierung durch das Projektmanagement. Aufgabe des Projektmanagements ist es, die Projekte zu definieren, Lösungen zu entwickeln und die Durchführung zu organisieren und zu kontrollieren. Dazu müssen die Projekte ganzheitlich betrachtet werden (Ableitung aus dem übergeordneten System, Einbeziehung externer Rahmenbedingungen) und ergebnisorientiert geführt werden. Jahrzehntelange Erfahrungen mit der Bearbeitung von Projekten sind in der DIN 69901 festgehalten. www.inventool.de 1 Projektmanagement - Überblick (105) Seite 1 von 7 Aufgaben Projektmanagement (A) Problemerfassung und Zielsetzung       Situationsanalyse und Problemdefinition Abgrenzen des Systems (Projektgegenstand) Abstimmen des Systems mit dem Systemumfeld Formulieren und Koordinieren der politischen, strategischen, taktischen und operativen Projektziele Festlegen der Prioritäten im Sinne des Auftraggebers oder Entscheidungsträgers Abstimmung mit dem übergeordneten strategischen Konzept (B) Aufbauorganisation        Gliederung des Projektes, Erstellen des Projektstrukturplanes Personelle Besetzung des Projektteams Zuordnen der Aufgaben und Zuständigkeiten in Form von Pflichtenheften Ermittlung der erforderlichen Ressourcen z. B. hinsichtlich Know-how, Personal, Fremdleistungen, Finanzmittel Fragen der Projektlogistik Bildung und Betreuung von Subprojekten Anforderung und Verfolgung flankierender Maßnahmen (C) Ablauforganisation        Festlegen und Abgrenzen der Projektphasen, der aufeinanderfolgenden und parallelen Teilaufgaben und Planungsschritte Terminieren der Planungsschritte und Überwachung der Termine Kapazitätssicherung und -steuerung für die Projektarbeiten Budgetierung Gestalten der Arbeitsorganisation und des Informationssystems Vorbereiten der Entscheidungsprozesse und Genehmigungen Prüfen und Präsentation der Ergebnisse www.inventool.de 2 Projektmanagement - Überblick (105) Seite 2 von 7 Projektgestaltu ng - Schema P ro je ktide e Zie lp la n u n g n ein Z ie le n tsch e idu n g Ko n zep tp la n u n g n e in P ro je kte n ts ch e id u n g P NR Au sfü h ru ng sp la n u n g R e a lisie run g www.inventool.de 3 C on tro llin g Ab s ch lu s sp räse nta tio n Projektmanagement - Überblick (105) Seite 3 von 7 10 Grundarbeitsschritte bei der Projektgestaltung Nr. 1 Arbeitsschritt (Ihre Notiz) Projektdefinition (Hauptziele, Ressourcen, Zeit, Risiken) 2 Einteilung des Projektes in Phasen 3 Einteilung der Phasen in Vorgänge 4 Ressourcenbindung in den Vorgängen - Personal - Finanzmittel - Sachmittel 5 Dauer der Vorgänge 6 Abfolge der Vorgänge - Kritischer Weg 7 Risikoabschätzung 8 Dokumentation 9 Controlling 10 Erfolgsbewertung www.inventool.de 4 Projektmanagement - Überblick (105) Seite 4 von 7 Referenzablauf eines Projektes Nr. 1 1.1 1.2 1.3 Arbeitsschritte Angebotserstellung Freigabe zu Angebotserstellung Beauftragung des Verantwortlichen für die Angebotserstellung Erstellung des Angebots  Technischer Teil (Pflichtenheft/Leistungsverzeichnis)  Kundenorientierter Terminplan (ist dieser nicht Bestandteil des Vertrags, ist in den Auftragbedingungen zu vereinbaren, dass dieser unmittelbar nach Vertragsabschluss zu erarbeiten ist.)  Mengen und Preise (Angebotskalkulation)  Vertragsrechtlicher Teil (Auftragsbedingungen) 1.4 Freigabe zur Angebotsabgabe Verhandlungen zur Auftragsvergabe 2 2.1 Beauftragung des Verantwortlichen für die Auftragsvergabeverhandlungen 2.2 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Erarbeitung und Festlegung der Verhandlungsstrategie Auftragseingang Auftragseingangsbesprechung Auftragseingangsbestätigung Auftragsbestätigung Einrichtung der Projektorganisation Festlegung der projektführenden Stelle Auswahl des Projektleiters Abgrenzung und Festlegung von Aufgaben und Verantwortung des Projektmanagements Zusammenstellung des Projektteams Beauftragung des Projektleiters (Projektauftrag) Schaffung der notwendigen Infrastruktur  Räumlichkeiten  Kommunikationsmittel  Arbeitsmittel www.inventool.de 5 Projektmanagement - Überblick (105) Seite 5 von 7 Nr. 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 6 6.1 6.2 6.3 7 7.1 7.2 7.3 7.4 8 8.1 8.2 8.3 8.4 Arbeitsschritte  Ablageordnung, Archivierung  Informations-/Kommunikationswege  Administration Erstplanung (Basisplanung) Übergabe aller Unterlagen und Einweisung des Projektmanagements Erarbeitung einer Auftragsstruktur Erarbeitung eines Projektstruktur Erarbeitung eines internen Abwicklungsterminsplans Auftragskalkulation und Festlegungen Erarbeitung des kundenorientierten Terminplans optional: Kurzbeschreibungen zu  Inhalt  Ergebnis  Zuständigkeit der einzelnen Vorgänge des kundenorientierten Terminplans Festschreibung des kundenorientierten Terminplans als Vertragsbestandteil mit dem Kunden Erarbeitung und Vergabe der Arbeitspaketaufträge Überwachung, Berichtswesen, Fortschrittsanalyse Arbeitspaketberichte Projektberichte und Projekt-Status-Gespräche Kundenberichte Steuerung, Planaktualisierung Projektbesprechungen und Maßnahmenprotokolle Wiedervorlagen/Aktionslisten/“To-Do-Listen“ Planaktualisierung und Nachträge zu Arbeitspaketaufträgen Durchführung des Claimmanagements Projektabschluss Übergabe/Abnahme Abschlussanalyse und Abschlussbericht Nachkalkulation Erfahrungsbericht mit Tipps und Empfehlungen www.inventool.de 6 Projektmanagement - Überblick (105) Seite 6 von 7 Toolname Projektmanagement – Überblick Hinweis siehe auch: DIN 69901: Definition von Begriffen des Projektmanagements (Anwendungsbereich und Zweck, Grundbegriffe, Projektgliederung, personale Führungsorganisation, Führungsinformation) Risikomanagement in Projekten - Die häufigsten Fallen und Gefahren - die besten Sofortmaßnahmen Uwe Rohrschneider 206 Seiten, ISBN/ASIN: 3448068195, Haufe 2006, inkl. CD-ROM, Preis: EUR 29,80 Die GPM-Schriftenreihe legt besonderen Wert auf Praxisnähe und Praxisnutzen. Sämtliche Titel sind mit CD-ROM ausgestattet. Die darauf befindlichen umfangreichen Textbausteine, Muster, Excel-Tabellen, Balanced Scorecards u.ä. bieten hohen Zusatznutzen zu den Buchinhalten. Beispiel www.inventool.de 7 Projektmanagement - Überblick (105) Seite 7 von 7