Referenzbericht als PDF

Legal & Compliance im Finanzsektor
Effiziente und sichere Rechtsdienstprozesse
Die Raiffeisen Gruppe ist die führende
Schweizer Retailbank. Sie verwaltete per
Ende 2013 Vermögen in der Höhe von
187 Milliarden und zählte 3,7 Millionen
Kundinnen und Kunden. Von diesen
sind 1,8 Millionen Genossenschafter
und somit Mitbesitzer der insgesamt
305 Raiffeisenbanken. Die rechtlich autonomen lokalen Banken sind in der
Raiffeisen Schweiz Genossenschaft zusammengeschlossen, welche die Aktivitäten der Gruppe koordiniert. Sie
unterstützt die örtlichen Banken insbesondere in den Bereichen IT, Infrastruktur, Refinanzierung, Risikomanagement,
Kontrolle sowie Legal & Compliance.
Steigende Anforderungen
Im Bereich Legal & Compliance von
Raiffeisen Schweiz beraten rund 30
Mitarbeitende die einzelnen Banken und
die zentrale Organisation bei der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien
sowie in allen rechtlichen Fragen.
Sie müssen dabei der ständigen Zunahme von nationalen und internationalen
Regulierungen gerecht werden.
Zuverlässige Software-Basis
Um ihre immer anspruchsvolleren Aufgaben effizient und zuverlässig zu erfüllen, verlässt sich Raiffeisen Legal &
Compliance auf WinJur. Die spezialisierte Business-Software unterstützt die
Mitarbeitenden in ihren spezifischen
Arbeitsprozessen mit einer umfassenden
Dossier- und Projektverwaltung sowie
mit einer mandatsbezogenen Leistungserfassung inklusive Reporting.
Dokumente, Mail und Suche integrieren
Mit dem Ziel, die Abläufe weiter zu
straffen und die Produktivität der einzelnen Mitarbeitenden zu steigern, sollten
neu auch die Dokumentenverwaltung
sowie E-Mail in WinJur eingebunden
und mit einer intelligenten Suchfunktion
ausgestattet werden. «Bisher wurde für
die Dateiablage ein eigenständiges Filesystem verwendet, das nicht mit WinJur
verknüpft war und auch den E-Mail-Verkehr nicht erfasste. Die Mitarbeitenden
mussten deshalb dauernd zwischen
mehreren Applikationen wechseln», wie
Roger Schlegel erklärt, der bei Raiffeisen
die Applikationsverantwortung für
WinJur trägt.
«Nexpert arbeitet ausgesprochen lösungsorientiert und ist immer
bestens vorbereitet.»
Roger Schlegel, Applikationsverantwortlicher
WinJur, Raiffeisen Schweiz
Standard liefert die Grundfunktionen
Abklärungen zeigten, dass WinJur
die Anforderungen zu einem grossen
Teil erfüllen kann. Sowohl eine Volltextsuche als auch die nahtlose Integration
mit dem E-Mail-System Microsoft Exchange sind in der neuesten Version im
Standard enthalten. Schlegel nahm
deshalb Kontakt mit Nexpert auf. Der
unter anderem auf grosse Kanzleien und
Rechtsabteilungen spezialisierte Infor-
Die Eckpfeiler der Lösung:
• Aktualisierung WinJur-BusinessSoftware
• Nexpert-Erweiterungsmodul
zur Volltextsuche
• Spezifisches Nexpert-Modul
für Zugriffskontrolle
• Migration externes Filesystem
in das WinJur-DMS
• Nahtlose Integration mit
Microsoft Exchange
• Integration in SAP-System
• Integration in bankweite
Aufgabenverwaltung
Die wichtigsten Vorteile:
• Optimale Produktivität durch
Integration von DMS, Mail,
Dossierverwaltung, Leistungserfassung, Verrechnung und
Reporting
• Anwenderfreundliche Suche
durch übersichtliche Bedienungsmaske
• Hohe Trefferrelevanz durch
intelligente Nutzung von
Metadaten
• Grosse Sicherheit durch
zentrale Kontrolle der Berechtigungen
• Automatisierte interne Verrechnung dank SAP-Integration
• Automatischer LeistungsAbgleich mit bankweiter
Aufgabenverwaltung
• Schnelle, lösungsorientierte
Projektumsetzung
• Kosteneffiziente Self-ServiceMigration
• Hohe Anwenderzufriedenheit
«Die Such- und Sicherheitsfunktionen
der erweiterten WinJur-Applikation
passen genau auf unsere Bedürfnisse.»
Roland Schaub, Leiter Legal & Compliance Raiffeisen Schweiz
matikdienstleister unterstützt Raiffeisen
seit über zehn Jahren in allen Belangen
der Business-Software WinJur.
Intelligentes Suchmodul
Für das schnelle und treffsichere Auffinden von Dokumenten hat Nexpert ein
Suchmodul entwickelt, das weit über
die Möglichkeiten der Standard-Volltextsuche hinausgeht. Es beruht auf einer
intelligenten Nutzung der in den Dokumenten und Ablagestrukturen enthaltenen Metadaten, um die Suche gezielt – beispielsweise anhand des Speicherorts, des Dokumententyps, der
Fallnummer, des Erstellungszeitraums
oder des Mitarbeitenden – einzuschränken. Praktisch ist auch eine Vorschaufunktion, die schnell zeigt, ob der
Suchtreffer relevant ist. Die benutzerfreundliche Bedienungsmaske des
Moduls erleichtert die Arbeit zusätzlich.
Zugriffssicherheit bis auf Systemebene
Die Erfahrung und das technische Knowhow von Nexpert kamen auch bei
der Umsetzung der Sicherheitsvorgaben
zum Tragen. So stellt das Nexpert-
NEXPERT AG
Die Zürcher NEXPERT AG bietet umfassende Informatiklösungen; von der
Analyse über die Implementierung bis
zur nachhaltigen Betreuung. Zu den
Know-how-Schwerpunkten gehören
Netzwerk- und Client-Management, Security, Mobile Computing, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung, Management Information
System (MIS) und Reporting, Mail- und
Datenbanklösungen sowie betriebswirtschaftliche Gesamtlösungen für Dienstleistungsanbieter und -abteilungen.
Sicherheitsmodul beispielsweise durch
zentral verwaltete Regeln sicher, dass
in der Suche nur Treffer dargestellt werden, zu denen der jeweilige Anwender
die Zugriffsberechtigung hat. Dabei
ist die Sicherheit bis auf die Systemebene der Server-Cluster definiert. Und
dies bewährt sich in der Praxis. «Die
Such- und Sicherheitsfunktionen der
erweiterten WinJur-Applikation passen
genau auf unsere Bedürfnisse. Sie sind
äusserst effizient und zuverlässig»,
bestätigt Roland Schaub, Leiter Legal &
Compliance von Raiffeisen Schweiz.
Technologiepartner mit Finanz- und
Rechts-Know-how
In der effizienten Umsetzung zeigte sich
laut Schlegel einmal mehr, dass Nexpert
nicht nur technisch kompetent ist, sondern auch die fachliche Seite eines
Rechtsdienstes im Finanzumfeld ausserordentlich gut versteht: «Dazu kommt
eine sehr gute Methodenkompetenz.
Nexpert arbeitet ausgesprochen lösungsorientiert und ist immer bestens vorbereitet.»
Effiziente Self-Service-Migration
Für die Migration der Daten aus dem
externen Filesystem in das integrierte
Dokumentenmanagement von WinJur
verfolgten Raiffeisen und Nexpert einen
pragmatischen Weg. Statt der kompletten Migration aller Daten, die mit
einem erheblichen Aufwand und auch
mit einem gewissen Risiko verbunden
gewesen wäre, wurde ein Self-ServiceModell gewählt. Dabei migrieren die
Mitarbeitenden selber laufend ihre
aktiven Dossiers. «Dies spart erheblich
Kosten, die Mitarbeitenden können
nahtlos weiterarbeiten, und wir füllen
das System nicht unnötig mit Altlasten»,
zieht Schlegel Bilanz.
Integration in SAP und bankweite Aufgabenverwaltung
Den Legal & Compliance-Mitarbeitenden von Raiffeisen
steht heute mit der erweiterten WinJur-Installation eine
Business-Software zur Verfügung, die sie über die ganzen
Arbeitsprozesse effizient unterstützt. Dazu gehört auch
die Integration in übergeordnete Bankensysteme wie SAP
und die gruppenweit eingesetzte AufgabenverwaltungsApplikation, mit der alle Anfragen verwaltet werden. Für
die interne Verrechnung werden die WinJur-Leistungen
jeden Monat automatisiert
in das SAP-System überspielt.
Die Synchronisation mit der
bankweiten Aufgabenverwaltung erfolgt täglich.
NEXPERT AG
Räffelstrasse 10
CH-8045 Zürich
t +41 44 220 11 00
f +41 44 220 11 09
[email protected]
www.nexpert.ch

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