Az.: 42-2500.0/239 Ausschreibung Staatspreis Baukultur Baden-Württemberg hier: Vorprüfung und Betreuung des Verfahrens Auftraggeber: Land Baden-Württemberg vertreten durch das Ministerium für Verkehr und Infrastruktur Baden-Württemberg Abteilung 4 – Baurecht, Städtebau, Landesplanung Hauptstätter Str. 67 70178 Stuttgart Ansprechpartner: Dr. Michael Chr. Müller Tel.: 0711 231-5876 E-Mail: [email protected] Stand: 8. Mai 2015 1 Teil A: 1 Angebots- und Bewerbungsbedingungen Auftraggeber Auftraggeber (AG) ist das Land Baden-Württemberg vertreten durch das Ministerium für Verkehr und Infrastruktur Baden-Württemberg Abteilung 4 – Baurecht, Städtebau, Landesplanung Hauptstätter Str. 67 70178 Stuttgart 2 Gegenstand und Hintergrund der Ausschreibung Das Land Baden-Württemberg wird 2015 erstmals einen Staatspreis Baukultur Baden-Württemberg ausloben, der am 2. Februar 2016 in Stuttgart verliehen werden soll. Dieser ist ein wesentlicher Baustein der Landesinitiative zur Stärkung der Baukultur, deren öffentlichkeitswirksamer Auftakt mit der ersten Konferenz des Netzwerks Baukultur Baden-Württemberg am 29. Januar 2015 erfolgt ist. Die Konzeption des Staatspreises Baukultur Baden-Württemberg hat das Ziel, Baukultur in Baden-Württemberg als Teil der Zukunftsstrategie für das Land zu verdeutlichen. Der Staatspreis soll einen besonderen Anreiz für qualitativ hochwertige Planungen, Baumaßnahmen und -produkte sowie innovative Planungs- und Beteiligungsverfahren setzen, solchen zu einer wirksamen Öffentlichkeitspräsenz verhelfen und den öffentlichen Diskurs fördern. Derzeit erfolgt die öffentlichkeitswirksame Auslobung. Die Einreichungen müssen nach dem fristgerechten Eingang vom Auftragnehmer einer Vorprüfung unterzogen werden. Dazu gehören die Prüfung der formalen Voraussetzungen zur Zulassung der Einreichungen sowie die Aufbereitung der gemeldeten Projekte für eine Vorauswahl und anschließend erneut für die Jury jeweils in Form von Kurzberichten und einer beurteilungsfähigen Darstellung. Die Vorauswahl- und Jury-Sitzungen sind organisatorisch und inhaltlich vorzubereiten (Einladungen, Ort, Raum, Technik, Catering, Vorschläge für Kriterienspiegel, Gewichtungen, erforderliche Nachfragen, Vertiefungen, 2 Bereisungen etc.). Die Vorauswahl- und Jury-Sitzungen sind zu dokumentieren und ggf. zu moderieren. Der Abschlussbericht soll parallel zur Vorbereitung der Preisverleihungsveranstaltung erstellt werden. Über diese in Abstimmung mit dem Ministerium für Verkehr und Infrastruktur (MVI) zu erbringenden Leistungen wird ein Auftrag vergeben. Die konkreten Anforderungen der zu erbringenden Leistung ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung, Teil B der Vergabeunterlagen, sowie dem Leistungsverzeichnis (Anlage 1). 3 Grundlagen der Ausschreibung 3.1 Art der Vergabe (§ 3 VOL/A) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung gemäß 3 Absatz 1 VOL/A. 3.2 Losbildung Eine Vergabe in Losen erfolgt nicht, da eine Trennung der Leistungsbestandteile nicht wirtschaftlich ist. 4 Angebotsabgabe 4.1 Form und Frist der Angebote Das Angebot muss mit dem kompletten Absender versehen im verschlossenen Umschlag in 2-facher, schriftlicher Ausfertigung abgegeben werden. Angebote, die nicht in Schriftform und gedruckt eingehen (z.B. per E-Mail oder Fax) können nicht berücksichtigt werden. Es ist zudem eine CD mit den vollständigen Angebotsunterlagen im PDF-Format beizulegen. Das Angebot ist handschriftlich zu unterzeichnen. Der verschlossene Umschlag ist mit einem gut sichtbaren Hinweis: „Ausschreibung Staatspreis Baukultur BadenWürttemberg, hier: Vorprüfung und Betreuung des Verfahrens“ zu versehen und in einem neuen Umschlag zu kuvertieren und wie folgt zu beschriften: Poststelle bitte nicht öffnen! Ausschreibung 3 Staatspreis Baukultur Baden-Württemberg hier: Vorprüfung und Betreuung des Verfahrens Öffnungstermin: Freitag, 29. Mai 2015, 12:00 Uhr Az.: 42-2500.0/239 Das Angebot muss schriftlich bis spätestens Freitag, 29. Mai 2015, 10:00 Uhr bei folgender Adresse vorliegen: Ministerium für Verkehr und Infrastruktur Baden-Württemberg Abteilung 4 - Baurecht, Städtebau, Landesplanung Hauptstätter Str. 67 70178 Stuttgart Die Angebotsfrist läuft ab, sobald der Verhandlungsleiter im Eröffnungstermin mit der Öffnung des ersten Angebots beginnt. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich, per E-Mail oder per Telefax zurückgezogen werden. Später eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt. Die Angebotseröffnung erfolgt am Freitag, 29. Mai 2015, 12:00 Uhr. Bieter sind bei der Eröffnung nicht zugelassen, § 14 Absatz 2 Satz 2 VOL/A Der Auftraggeber behält sich die Durchführung von Bietergesprächen bzw. Präsentationsterminen im Anschluss an die Angebotseröffnung vor, sofern bei der Angebotsprüfung entsprechender Bedarf festgestellt wird. 4.2 Bindefrist Die Bindefrist läuft bis zum 30. Juni 2015. Bis zum Ablauf dieses Datums ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Es ist beabsichtigt, den Zuschlag bis spätestens zu diesem Tag zu erteilen. 4.3 Zuschlagskriterien Der Zuschlag ist auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend. Den Zu4 schlag erhält, wer im Hinblick auf die gestellte Aufgabe am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte und qualitätsvolle Leistung und eine für den Auftraggeber wirtschaftliche Aufgabenerfüllung bietet. Die Bewertung der Angebote erfolgt, sofern die Eignungskriterien erfüllt sind, anhand folgender Kriterien: Preis (40 %) Qualität der Referenzbeispiele (30 %) Qualität des Angebots (30 %) 4.4 Nebenangebote und Änderungsvorschläge Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. 4.5 Erstattung von Aufwendungen Aufwendungen, die Bietern bei der Angebotserstellung und im weiteren Verlauf des Ausschreibungsvorgangs entstehen, werden nicht erstattet. 4.6 Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Anbieters Unklarheiten, so hat er unverzüglich dem Auftraggeber vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Anbieters. 4.7 Rückfragen Für Rückfragen steht Ihnen das Ministerium für Verkehr und Infrastruktur gerne zur Verfügung. Bitte richten Sie Ihre Fragen spätestens bis zum 15. Mai 2015, 12:00 Uhr ausschließlich per E-Mail an: [email protected] Alle eingereichten Fragen werden in beantworteter und anonymisierter Form bis zum 21. Mai 2015 per E-Mail allen bis dahin beteiligten Anbietern zur Kenntnis gegeben. 5 5 Formale Anforderungen an die Angebote 5.1 Abgabe in deutscher Sprache Das Angebot ist in allen seinen Bestandteilen, inklusive aller geforderten Nachweise und Erklärungen, in deutscher Sprache abzufassen. Fremdsprachige Angebote müssen neben dem Original auch eine deutsche Übersetzung der Nachweise und Erklärungen umfassen. Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieter zu tragen. Die Bieter tragen die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklärungen. 5.2 Notwendiger Angebotsinhalt Das Angebot muss umfassen: Angebotsschreiben des Bieters mit einer rechtsverbindlichen Unterzeichnung des Angebots und Erklärung, dass die in der Ausschreibung festgehaltenen Konditionen und Termine für das Auftragsverhältnis bindend sind. Bestätigung der Bindefrist. Erklärung der Bereitschaft, an dem vorgesehenen Auswahlprozess teilzunehmen. Erklärung des Bieters, dass sein Angebot in allen Punkten den Forderungen der Leistungsbeschreibung entspricht und die Regelungen dieser Vergabeunterlagen von ihm uneingeschränkt akzeptiert werden. Erklärung des Bieters zur Einhaltung allgemeiner Verschwiegenheit und Vertraulichkeit hinsichtlich der durch die Leistungserbringung erworbenen Informationen. Vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis (Anlage 1). Abgabe einer Mindestentgelterklärung gemäß § 4 Absatz 1 Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg (LTMG), ggfls. von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von Subunternehmern (Anlage 5). 6 Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners für das Vergabeverfahren, sowie eines verantwortlichen Ansprechpartners und Benennung der mit der Projektleitung befassten Person bzw. der dafür in Frage kommenden Personen, (inkl. einer Übersicht über den beruflichen Werdegang sowie berufliche und fachliche Erfahrungen). Kurzprofil des Anbieters, insbesondere Rechtsform, Eigentümer, Gründungsjahr, Zahl der Mitarbeiter (feste/freie/Auszubildende). Benennung der für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter, jeweils mit Angaben zu Qualifikation, Erfahrung und Nennung von Projekten. 5.3 Vollständigkeit des Angebotes Das Angebot muss vollständig sein; unvollständige Angebote können ausgeschlossen werden. Das Angebot muss die Preise und die in den Verdingungsunterlagen geforderten Erklärungen, Nachweise und Angaben (erforderlichenfalls mit den deutschen Übersetzungen) enthalten. Fehlende oder unvollständige Nachweise und Erklärungen können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Entspricht der Gesamtbetrag nicht dem Ergebnis der Summe der Einzelposten oder des Produktes von Mengenansatz und Einheitspreis, so sind die Einheitspreise und Einzelpositionen maßgebend. Ein Angebot muss im Original von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben sein und alle geforderten Nachweise enthalten. Bei einer Bietergemeinschaft gilt dies für alle Beteiligten. 6 Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften sind zugelassen. Geben mehrere Unternehmen ein gemeinschaftliches Angebot ab, so hat die Bietergemeinschaft in ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung 7 abzugeben. In dieser Erklärung muss die Bildung einer Bietergemeinschaft im Auftragsfall organisatorisch geregelt sein. Darüber hinaus sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter zu benennen. Die entsprechende Vollmacht ist dem Angebot als Anlage beizufügen. Darüber hinaus ist mit der Angebotsabgabe zu erklären, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. 7 Subunternehmer Der Auftragnehmer ist berechtigt, Teile der Leistung durch Dritte (Subunternehmer) erbringen zu lassen. Der Auftragnehmer hat daher in seinem Angebot Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will. Die Unterauftragnehmer sind zu benennen bzw. bekannt zu geben. Der Auftragnehmer wird dazu verpflichtet, im Falle der Beauftragung von Leistungen durch Dritte, die nicht eine im Wesentlichen kreative und schöpferische Leistung beinhaltet, wie z.B. Erstellung von Druckerzeugnissen, die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) zu beachten und mindestens die Angebote von drei Anbietern einzuholen und die Einholung dieser Angebote nachzuweisen. Die Beauftragung von Subunternehmern nach Zuschlagserteilung ist nur nach schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen zu verfahren. Unternehmen, die sich mehrfach – sei es als einzelnes Unternehmen, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Nachunternehmer – an diesem Vergabeverfahren beteiligen, können wegen Verstoßes gegen das Wettbewerbsprinzip ausgeschlossen werden. 8 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen Angebote von Anbietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. 8 Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Anbieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Anbieter wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden ist. 9 Vertraulichkeit Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes verwendet werden; jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung des Auftraggebers nicht gestattet. Der Bieter hat auch nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu wahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung und Vorbereitung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. Ebenso verpflichtet sich der Auftraggeber, alle Angebotsunterlagen vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. 10 Eigentum Sämtliche Materialien einschließlich der Aufbereitung durch den Auftragnehmer sind Eigentum des Ministeriums für Verkehr und Infrastruktur und diesem nach Abschluss der Arbeiten zu übergeben. Der Auftragnehmer soll dem Ministerium für Verkehr und Infrastruktur die zu erstellenden abschließenden Bewertungen/Übersichten/Dokumentationen je 1-fach gedruckt sowie als pdf-Dokument zur Verfügung stellen. Hard- und Software werden seitens des Ministeriums für Verkehr und Infrastruktur nicht zur Verfügung gestellt. 11 Kostenkalkulation/Leistungsverzeichnis Um die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten, sind die Kalkulationen zu den einzelnen Positionen der Leistungsbeschreibung (Teil B) detailliert (mit anfallendem Zeitaufwand und Stundensatz) darzustellen. Das Leistungsverzeichnis (Anlage 1) ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben dem Angebot beizulegen. Mit dem Angebot sind alle eigenen Sachkosten und alle durch Subunternehmen / Drittdienstleister entstehenden Fremdkosten (z.B. Grafik, Druck, etc.) getrennt auszuweisen und zu erläutern. 9 Für die Abrechnung der Fremdkosten muss jeweils das wirtschaftlichste von drei Angeboten ausgewählt werden. Vor der Auftragsvergabe soll eine Abstimmung mit dem Ministerium für Verkehr und Infrastruktur erfolgen. Die Angebote sind dem Auftraggeber auf Anfrage als Nachweis vorzulegen. Alle Preise sind in Euro, Bruchteile in vollen Cent anzugeben. Die Preise sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebots hinzuzufügen. Vom Auftragnehmer können nur Preisnachlässe gewährt werden, die ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden. Es ist eine Vergütung in Form eines Basisfestbetrags zzgl. eines Betrags je ausgewerteter Einreichung wie folgt vorgesehen: a) Vorprüfung: Basissatz und Satz je Einreichung b) Vor- und Nachbereitung Vorauswahl: Basissatz und Satz je Einreichung c) Vor- und Nachbereitung der Sitzung der Jury: Basissatz und Satz je Einreichung d) Vorbereitung der Ausstellung der nominierten Projekte: Basissatz und Satz je Einreichung Alle Festpreisangebote und Tagessätze müssen die Vorbereitung und Durchführung erforderlicher Besprechungen, Präsentationen, Auslagen und Nebenkosten (z.B. Fahrtkosten, Reise- und Aufenthaltskosten, Post- und Fernmeldegebühren, Bürokosten, Versicherungsprämien, Druck- und Versandkosten) enthalten. 12 Generell sind notwendige Abstimmungstermine mit dem Auftraggeber inkl. Anreise über den Basissatz abgegolten. Für den Fall nicht vorhersehbaren zusätzlichen Aufwands ist ein Stundensatz inkl. Anfahrtskosten zu nennen. Eignungsnachweise/Eigenerklärungen Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung) haben die Bewerber folgende Unterlagen mit der Abgabe eines Angebots vorzulegen: 10 Eigenerklärung, dass kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, § 6 Absatz 5 lit. a) VOL/A. Eigenerklärung, dass keine Liquidation vorliegt, § 6 Absatz 5 lit. b) VOL/A. Eigenerklärung, dass nachweislich keine schwere Verfehlung vorliegt, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt, § 6 Absatz 5 lit. c) VOL/A. Im Zweifel kann die Vergabestelle die Vorlage eines Auszugs aus dem Bundes-/ Gewerbezentralregisters vom Bewerber fordern. Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt (Original oder amtlich beglaubigte Kopie), dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben erfüllt ist, § 6 Absatz 5 lit. d) VOL/A. Eigenerklärung über Kompetenzen in der Betreuung von landes-/bundesweiten Preis- bzw. Auszeichnungsverfahren mit Angabe von möglichst zwei Referenzprojekten mit Nennung des Realisierungszeitraums und der Ansprechpartner und Telefondurchwahl auf Auftraggeberseite. Eigenerklärung über Kompetenzen in den Bereichen Städtebau bzw. Stadtentwicklung, Gestaltung, Grün-/Freiraumplanung, Layout und Grafik sowie Textsicherheit mittels geeigneter Referenzen (Projekte) bzw. Personalqualifikationen. Eigenerklärung über die eigene Teilnahme an Wettbewerbsverfahren in BadenWürttemberg und die Beauftragung mit Planungsleistungen während der letzten zehn Jahre. Sämtliche geforderten Nachweise müssen aktuell sein. Werden diese Unterlagen zum vorgeschriebenen Zeitpunkt nicht vollständig vorgelegt, können sie nach gesonderter Aufforderung durch die Vergabestelle nachgereicht werden. Werden diese Erklärungen und Bescheinigungen nicht fristgerecht vorgelegt, wird das Angebot nicht weiter verfolgt und vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Folgende Nachweise können vom Auftraggeber nachgefordert werden: 11 Gültige Bescheinigung (Original oder amtlich beglaubigte Kopie) derjenigen Krankenkasse, bei der die meisten Beschäftigten versichert sind, dass die Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung entrichtet wurden, § 6 Absatz 5 lit. d) VOL/A. Gültige Bescheinigung (Original bzw. Kopie, wenn laut Aussteller Originalunterschrift keine Gültigkeitsvoraussetzung) der Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft. Bescheinigung (Kopie) der Gewerbean- bzw. -ummeldung, Gewerbeerlaubnis. Handelsregisterauszug (Original oder amtlich beglaubigte Kopie oder elektronischer Auszug) über die Eintragung im Berufs- und Handelsregister (o. ä., wie z.B. Partnerschafts-, Vereinsregister) soweit vorhanden, § 7 Absatz 8 VOL/A-EG. Eigenerklärung über die Angaben zum Gesamtumsatz und zur Anzahl der Beschäftigten in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, § 7 Absatz 2 lit. d) VOL/A-EG. Bescheinigung (Kopie) der Versicherung oder des Versicherungsvermittlers einschließlich der Angabe der versicherten Risiken und der Deckungssumme über die Haftpflichtversicherung (Betriebshaftpflicht und/oder Berufshaftpflicht), § 7 Absatz 2 lit. b) VOL/A-EG. Die Anbieter sichern zu, diese Auskünfte zu erteilen bzw. dabei mitzuwirken, dass diese Nachweise bei Bedarf durch Dritte erbracht werden. Falls für einzelne Teilleistungen Unterauftragnehmer herangezogen werden, sind die Angaben jeweils auch für den oder die Unterauftragnehmer zu machen. 12 Teil B: Leistungsbeschreibung Die konkrete Projektanzahl ist derzeit nicht bekannt. Ausgegangen wird von rund 300 Einreichungen. Die Einreichungen werden zunächst beim Auftraggeber eingehen. Der Auftragnehmer hat jeweils den Transport der Einreichungen vom Auftraggeber zum Auftragnehmer und ggf. zurück zu übernehmen. Im Rahmen der Vorauswahl sollen ca. 40 Projekte ausgewählt und nominiert werden, die von der Jury beraten werden. 1 Die Leistungsbeschreibung umfasst folgende Positionen: a) Vorprüfung - Transport und Entgegennahme der (postalischen und ggf. übergebenen) Einreichungen vom Auftraggeber zum Auftragnehmer - Kontrolle der Einreichungen auf Vollständigkeit/Lesbarkeit entsprechend den Erfordernissen der Auslobung Rückfragen bei Einreichern in begründeten Sonderfällen Statistische Übersicht über die Einreichungen nach Kategorien wie Projekttyp, Einreichungstyp, regionale Streuung u. dgl. Kurze Ersteinschätzung der Einreichungen für das Ministerium für Verkehr und Infrastruktur auf Basis der eingereichten Projekterläuterungen Besprechung mit dem Auftraggeber in Stuttgart vor Beginn und zum Abschluss der Vorprüfung b) Vor-/Nachbereitung der Vorauswahl: - Erstellung einer Tischvorlage (Text/Bild) mit Kurzkommentar für ein Auswahlgremium (Kuratorium) - Organisatorische Vorbereitung der Sitzung der Vorauswahl (Einladungen, Räumlichkeiten, Catering etc.) in Absprache mit Ministerium für Verkehr und Infrastruktur - Transport der erforderlichen Unterlagen der Einreichungen vom Auftragnehmer zum Auftraggeber für die Vorauswahl-Sitzung und wieder zurück - Moderation der Vorauswahl-Sitzung Erstellung und Abstimmung des Vorauswahl-Protokolls 13 c) Vor- und Nachbereitung der Sitzung der Jury: - - - - Bereisung von etwa 40 nominierten Projekte in Baden-Württemberg zur Überprüfung der Vorauswahl, Fotodokumentation (organisatorische Vorbereitung, Unterlagen für Teilnehmer/Innen, Vor-Ort-Termine etc.) Erstellung einer Kurzfassung der Ergebnisse der Vorauswahl und Bereisungen (Text/Bilder; A4 oder A3) als Handout für das Auswahlgremium mit Bewertungsmatrix Erstellung einer PowerPoint-Präsentation Organisatorische Vorbereitung der Jury-Sitzung (Entwurf und Versand der Einladungen, Vorbereitung der Räumlichkeiten, Catering etc.) in Absprache mit Ministerium für Verkehr und Infrastruktur Aufbau, Präsentation und ggf. inhaltliche Erläuterung der nominierten Projekte vor der Jury Transport der erforderlichen Unterlagen der Einreichungen vom Auftragnehmer zum Auftraggeber für die Jury-Sitzung und wieder zurück Erstellung des Jury-Protokolls Dokumentation der Entscheidung Transport der Einreichungen vom Auftragnehmer zum Auftraggeber nach Abschluss des Verfahrens d) Vorbereitung der Ausstellung der nominierten Projekte (ca. 40 Projekte): - Erstellung eines inhaltlichen und technischen Konzepts für die Ausstellung - 2 (Vorschlag eines geeigneten Ausstellungssystems etc.) Erstellung der Text- und Bildvorlagen (Prüfung und Einholung der Bildrechte, Nachforderung von geeignetem Bildmaterial) in Abstimmung mit dem Ministerium für Verkehr und Infrastruktur und in Kooperation mit einer Kommunikationsagentur, die mit Layout, Satz, Korrektur, Abwicklung der Produktion der Ausstellung beauftragt werden soll Leistungszeitraum Der Leistungszeitraum beginnt mit Erteilung des Zuschlags. Ein erster Abstimmungstermin zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer soll zeitnah nach Zuschlagserteilung in Stuttgart stattfinden. Folgende Ablauftermine sind für das Projekt derzeit vorgesehen: Auslobung: 15. Mai 2015 Bewerbungsfrist: 3. August 2015 14 3 Vorprüfung: September 2015 Oktober 2015 12. November 2015 bis 26. Januar 2016 2. Februar 2016 Vorauswahl: Jury: Fertigstellung der Ausstellung: Preisverleihung: Benennung eines Ansprechpartners/Abstimmung mit dem Auftraggeber Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftrag in ständigem Kontakt und in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber durchzuführen. Hierzu ist seitens des Auftragnehmers ein zentraler Ansprechpartner (Projektkoordinator/Projektleiter) zu benennen. Es sind drei bis vier Abstimmungsbesprechungen beim Auftraggeber einzuplanen. 15 Teil C: 1 Vertragsbedingungen Vertragsbedingungen Der Vertrag kommt mit dem Zuschlag zustande. Vertragsbestandteile sind: diese Ausschreibung, die Leistungsbeschreibung aus dem Angebot des Bieters, das Leistungsverzeichnis (Anlage 1), die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) (siehe Anlage 2), die Besonderen Vertragsbedingungen des Ministeriums zur Erfüllung der Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG) für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert von mindestens 20.000 € (netto) (siehe Anlage 3). Es wird darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber verpflichtet ist, dem Auftrag die „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)“ zu Grunde zu legen. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter werden nicht akzeptiert und können zum Ausschluss führen. Es gelten die Besondere Vertragsbedingungen zur Erfüllung der Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG) (siehe Anlagen 3 bis 5). Die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen (§ 6 Absatz 1 Satz 1 LTMG) haben die erforderlichen Verpflichtungserklärungen gemäß § 3 Absatz 1 bis 3 (Tariftreueerklärung) oder § 4 Absatz 1 (Mindestentgelterklärung) abzugeben. Fehlt eine Verpflichtungserklärung bei Angebotsabgabe und wird sie auch nach Aufforderung nicht vorgelegt, so wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen, § 5 Absatz 4 LTMG. 16 2 Leistungen des Auftragnehmers Der Auftragnehmer erbringt die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungen unter Umsetzung der Vorgaben des Auftraggebers innerhalb eines gemeinsam mit dem Auftraggeber zu Beginn der Vertragslaufzeit entsprechend den Erfordernissen der Projektphasen zu erstellenden Zeitplans. Er stellt sicher, dass eine durchgängige Bearbeitung der Leistungen auch im Urlaubs- bzw. Krankheitsfall gewährleistet ist, so dass dem Auftraggeber keine Nachteile entstehen. Der Auftragnehmer stimmt seine Arbeit regelmäßig und in geeigneter Form mit dem Auftraggeber ab. Alle Nutzungs- und Verwertungsrechte an dem erstellten Werk werden von dem Auftragnehmer an den Auftraggeber abgetreten, der diese Abtretung hiermit annimmt. 3 Laufzeit Die Vertragslaufzeit beginnt mit der Auftragserteilung. Sie endet mit Erfüllung sämtlicher vertraglicher Leistungen. 4 Vergütung Die Vergütung soll zu den vereinbarten Preisen nach Rechnungsstellung erfolgen. Die Rechnungsstellung kann nur auf Nachweis erfolgen. Die Zahlungen erfolgen jeweils zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit solche anfällt. Hierin sind alle von dem Auftragnehmer eventuell zu entrichtenden Steuern, Abgaben usw. enthalten. Ebenso sind mit dieser Vergütung alle Auslagen und Nebenkosten (Reisekosten, Spesen, Materialkosten u.a.) abgegolten. Auf die Vergütung werden Abschlagszahlungen geleistet. Die Abschlagszahlung wird bei vertragsgemäßer Leistungserbringung jeweils nach Abschluss der in den Buchstaben a) bis c) genannten Leistungen der Leistungsbeschreibung fällig. Der Auftragnehmer führt die mit der selbstständigen Tätigkeit zusammenhängenden Reisen in eigener Verantwortung sowie auf eigene Kosten durch. 17 5 Zeit und Ort der Leistungserbringung Der Auftragnehmer bestimmt seine Arbeitszeit eigenverantwortlich. Ort der Leistungserbringung ist Stuttgart. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Leistungserbringung in den Räumlichkeiten bzw. mit den Arbeitsgeräten des Auftraggebers. 6 Berichtspflicht Der Auftragnehmer erstattet dem Auftraggeber Bericht über seine laufende Arbeit und deren Ergebnisse. Der Auftraggeber ist unverzüglich über auftretende Probleme oder mögliche Verzögerungen zu informieren. 7 Abnahme Sind die Leistungen vertragsgemäß erbracht, so erfolgt die Abnahme durch den Auftraggeber. Wenn einer der Vertragspartner dies wünscht, kann eine förmliche Abnahme erfolgen. Die Abnahmeerklärung bedarf der Schriftform (Abnahmeprotokoll). Das Abnahmeprotokoll ist vom Auftragnehmer zu erstellen und vom Auftraggeber gegenzuzeichnen. 8 Mitwirkungspflicht des Auftraggebers Der Auftraggeber hat dafür Sorge zu tragen, dass dem Auftragnehmer alle für die Ausführung seiner Tätigkeit notwendigen Unterlagen und Informationen rechtzeitig zugehen. 9 Schweigepflicht/Datenschutz Der Auftragnehmer ist verpflichtet, über alle Informationen, die ihm im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren, es sei denn, dass der Auftraggeber ihn von dieser Schweigepflicht entbindet. Dies gilt für den Auftragnehmer selbst und dessen Geschäftsverbindungen. Diese Pflicht bleibt auch nach Beendigung des Auftrags bestehen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ihm anvertraute personenbezogenen Daten nur im Rahmen seiner Tätigkeit im Zusammenhang mit dem Auftrag zu verarbeiten oder verarbeiten zu lassen. Die Daten sind nach Beendigung des Auftrags unverzüglich und unwiderruflich zu löschen. 18 Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass sämtliche Daten ausreichend gegen Verlust gesichert werden (digital und analog). 10 Aufbewahrung und Rückgabe von Unterlagen Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle ihm zur Verfügung gestellten Geschäfts- und Betriebsunterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren, insbesondere dafür zu sorgen, dass Dritte nicht Einsicht nehmen können. Die zur Verfügung gestellten Unterlagen sind während der Dauer des Vertragsverhältnisses auf Anforderung, nach Beendigung des Auftrags unaufgefordert dem Auftraggeber zurückzugeben. 11 Sonstige Ansprüche Mit der vereinbarten Vergütung sind alle Ansprüche des Auftragnehmers gegen den Auftraggeber erfüllt. Für die Versteuerung der Vergütung ist der Auftragnehmer selbst zuständig und verantwortlich. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er gemäß § 2 Mitteilungsverordnung verpflichtet ist, werkvertragliche Zahlungen dem für den Zahlungsempfänger zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Der Auftragnehmer ist für sämtliche ihn als Unternehmer treffende sonstige Pflichten selbst verantwortlich. 12 Schlussbestimmungen Alle Änderungen und Ergänzungen der Ausschreibung oder sonstige vertragsgestaltende Erklärungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung oder Aufhebung dieser Klausel. Sind oder werden einzelne Bestimmungen dieser Ausschreibung unwirksam, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Vertragspartner werden in diesem Fall die ungültige Bestimmung durch eine andere ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der weggefallenen Regelung in zulässiger Weise am nächsten kommt. 19 13 Gerichtsstand Erfüllungsort sowie ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Auftrag ist Stuttgart. Anlagen Anlage 1: Anlage 2: Leistungsverzeichnis Bitte ausgefüllt zurück an den Auftraggeber! Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) Anlage 3: Besondere Vertragsbedingungen des Ministeriums zur Erfüllung der Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg Anlage 4: Anlage 5: (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG) für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert von mindestens 20.000 € (netto) Merkblatt; Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden- Württemberg (LTMG) Mustererklärung (LTMG) Bitte ausgefüllt zurück an den Auftraggeber! 20
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