und Kostencontrolling von Gemeindemassnahmen - Bau

Tiefbauamt
des Kantons Bern
Office des ponts et
chaussées
du canton de Berne
Bau-, Verkehrsund Energiedirektion
Direction des travaux
publics, des transports
et de l'énergie
Richtlinie
(Ausgabe 20.03.2015)
Finanz-, Termin- und Kostencontrolling
von Gemeindemassnahmen im Rahmen der Agglomerationsprogramme
Tiefbauamt des Kantons Bern
Richtlinie
Inhaltsverzeichnis
1
Geltungsbereich, Ziele und Grundlagen ................................................................... 3
2
Grundsätze und Zuständigkeiten .............................................................................. 4
2.1
2.2
2.3
3
Verbindlichkeit der Termine ....................................................................................... 4
Ansprechstelle der Gemeinden.................................................................................. 4
Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten ................................................................. 4
Controlling .................................................................................................................. 5
3.1
3.2
3.3
Überblick Projektkreislauf .......................................................................................... 5
Aufgaben im Jahresverlauf ........................................................................................ 5
Antrag auf Auszahlung der Beiträge .......................................................................... 6
4
Schlussabrechnung, Projektbuchhaltung und Kontrolle ........................................ 6
5
Vereinfachungen von Controlling und Schlussabrechnung ................................... 7
5.1
5.2
Ermittlung der Mehrwertsteuer (MWST) .................................................................... 7
Ermittlung von Vorvertrags- und Vertragsteuerung .................................................... 7
Anhang ................................................................................................................................... 8
A.1
A.2
A.3
A.4
Adressen ................................................................................................................... 8
Muster Kostenvoranschlag (KV) Nachweis anrechenbare Kosten ASTRA................. 8
Muster Kostenvoranschlag (KV) Nachweis anrechenbare Kosten Kanton ................. 8
Antrag zur Auszahlung im Rahmen des Jahreskredits (Anhänge C und G) ............... 8
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1
Richtlinie
Geltungsbereich, Ziele und Grundlagen
Die vorliegende Richtlinie betrifft A-Massnahmen, die im Rahmen der Agglomerationsprogramme 1.
und 2. Generation unter der Federführung der Gemeinden in den Bereichen Strassen- und Langsamverkehr realisiert werden. Ziel ist, die benötigten Angaben für das Controlling sicherzustellen,
welche zur Ausrichtung der Beiträge benötigt werden. Dazu zeigt die Richtlinie die Zuständigkeiten
und Termine des Finanz-, Termin- und Kostencontrollings sowie die Kontaktstellen beim Tiefbauamt,
siehe Adressen in Anhang A.1.
Voraussetzungen, dass die Gemeinde eine Massnahme umsetzen kann, sind der Abschluss einer
Finanzierungsvereinbarung (FV) für die jeweilige Massnahme oder das jeweilige Massnahmenpaket
zwischen der Eidgenossenschaft (vertreten durch das ASTRA) und dem Kanton Bern (vertreten
durch das Dienstleistungszentrum des Tiefbauamts TBA-DLZ) sowie eine Beitragsverfügung des
Kantons Bern, die durch den zuständigen Oberingenieurkreis TBA-OIK vorbereitet wird. Die Beitragsverfügung ist zugleich die nötige Voraussetzung, dass der Betrag in die Finanzplanung und das
Budget des Kantons aufgenommen wird.
Weitere Grundlagen, welche die Zusammenarbeit zwischen Bund, Kanton und Gemeinden regeln,
sind:

Die Leistungsvereinbarungen zwischen der Eidgenossenschaft, dem Kanton Bern und der jeweiligen Regionalkonferenz. Diese liegen derzeit für folgende Agglomerationsprogramme 1. Generation vor:
o Bern vom 4. Februar 2011
o Biel / Bienne vom 11. Mai 2011
o Burgdorf vom 4. Februar 2011
o Interlaken vom 11. Mai 2011
o Thun vom 4. Februar 2011

Die Leistungsvereinbarungen der Agglomerationsprogramme 2. Generation.

Die Richtlinie des kantonalen Tiefbauamts vom 14.10.2014 "Abschluss von Finanzierungsvereinbarungen für Gemeindemassnahmen im Rahmen der Agglomerationsprogramme": Prozess
zum Abschluss der Finanzierungsvereinbarung und Bemessung des Kantonsbeitrags.

Musterdossier für das Gesuch um Abschluss einer Finanzierungsvereinbarung (von den OIK an
die Gemeinden abzugeben).

Das entsprechende Vorprojekt mit Kostenvoranschlag (KV) zuhanden Kanton (vgl. Musterbeispiel KV Nachweis anrechenbare Kosten Aggloprogramme Gemeinden) und Vorlage ASTRA für
Finanzgesuch ASTRA (vgl. Excel-Dateien Kostenvoranschlag unter
http://www.astra.admin.ch/themen/06331/06343/index.html?lang=de)

ASTRA-Weisungen für die Strassen- und Langsamverkehrsmassnahmen / Version 10.0 vom
21.10.2013 ( ASTRA-Link ).

Anleitung zum Ausfüllen der Input Dateien Kennzahlen, ASTRA, 10. Januar 2014
(http://www.astra.admin.ch/themen/06331/06345/index.html?lang=de).
Auf der ASTRA-Internetseite Infrastrukturfonds / Agglomerationsprojekte befinden sich die gültigen
Weisungen, Formulare, Mustervorlagen und Informationen zum Download:
(http://www.astra.admin.ch/themen/06331/index.html?lang=de).
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2
Grundsätze und Zuständigkeiten
2.1
Verbindlichkeit der Termine
Richtlinie
Die in diesem Dokument genannten Termine leiten sich direkt von den Bundesvorgaben des UVEK
ab. Nur die Einhaltung dieser Termine schafft die Voraussetzung zur Ausschüttung der Bundesbeiträge und damit auch der Kantonsbeiträge an die Massnahmen des Agglomerationsprogramms. Alle
hier genannten Termine sind verbindlich. Sie gelten für alle gemäss Bundesvorgaben benötigten Angaben. Nicht eingehaltene Termine oder fehlende Angaben können dazu führen, dass Beitragszahlungen des Bundes und des Kantons um ein oder mehrere Jahre verschoben zur Auszahlung gelangen, unter Berücksichtigung der jeweils durch den Grossen Rat zu bewilligenden finanziellen Mittel.
2.2
Ansprechstelle der Gemeinden
Der zuständige Oberingenieurkreis (TBA-OIK) und das Dienstleistungszentrum (TBA-DLZ) des Tiefbauamtes des Kantons Bern sind die Ansprechstellen für die Gemeinden bei der Umsetzung ihrer
Strassen- und Langsamverkehrsmassnahmen sowie Massnahmen für die kombinierte Mobilität. Die
Gemeinden wenden sich an die TBA-OIK bis zum Prozessschritt Finanzierungsvereinbarung, danach übernimmt das TBA-DLZ die Kommunikation mit den Gemeinden.
2.3
Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
Programmleitung: Die Abteilung Verkehrskoordination (Abt. VK) im Amt für öffentlichen Verkehr und Verkehrskoordination der Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion des Kantons Bern ist
gegenüber dem Bundesamt für Strassen (ASTRA) für das Finanzcontrolling und die Bestätigung des
Eingangs der Jahreszahlung des Bundesbeitrags verantwortlich. Sie informiert das TBA-DLZ zeitgerecht.
Aufsicht über die Gemeindeprojekte: Das TBA-DLZ ist gegenüber dem ASTRA für das Erstellen
der Finanzierungsvereinbarungen, das Termin- und Kostencontrolling inkl. Schlussabrechnung und
den Schlussbericht der Massnahmen verantwortlich. Es stellt dem ASTRA den Antrag auf Auszahlung der Bundesbeiträge an den Kanton und die TBA-OIK lösen die Auszahlung der Kantonsbeiträge
aus. Zudem prüft das TBA-DLZ die Angaben der Gemeinden und informiert die Abteilung Verkehrskoordination (Abt. VK) und die TBA-OIK aktiv. Das TBA-DLZ kann Dritte mit diesen Aufgaben
beauftragen und orientiert diesfalls die Gemeinden über geänderte Abläufe und Kontaktstellen.
Der zuständige TBA-OIK prüft insbesondere, ob die gemeldeten Beträge Bestandteil der entsprechenden Massnahme sind und ob es sich um anrechenbare oder nicht anrechenbare Kosten handelt
und ob die Beiträge Dritter korrekt ausgewiesen sind.
Den TBA-OIK obliegen zudem die Budgetierung und die Finanzplanung der Bundes- und Kantonsbeiträge an die Gemeindemassnahmen. Die TBA-OIK verfügen zudem den Kantonsbeitrag mittels
Ausführungsbeschluss zum Rahmenkredit.
Realisierung der Gemeindeprojekte: Die Gemeinden sind als Bauherrschaft für die ordnungsgemässe Umsetzung der Massnahmen verantwortlich. Sie erstellen die Gesuche zum Abschluss einer
Finanzierungsvereinbarung und liefern dem TBA-DLZ die nötigen Angaben für das Finanz-, Terminund Kostencontrolling, stellen die Anträge auf Auszahlung der Bundes- und Kantonsbeiträge und erstellen die Schlussabrechnung und den Schlussbericht. Sie stellen sicher, dass ausschliesslich zur
entsprechenden Massnahme zählende Beträge abgerechnet werden und trennen anrechenbare
Kosten klar von nicht anrechenbaren und legen die Beiträge Dritter offen.
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3
Controlling
3.1
Überblick Projektkreislauf
Richtlinie
Die nebenstehende Graphik verdeutlicht die verschiedenen Phasen der Beitragsadministration des Bundes, welches ein Projekt aus dem Agglomerationsprogramm durchlebt. Wichtig zu beachten ist, dass sich die beiden Schritte
„Kennzahlen“ und ggf. „Auszahlung“ bei mehrjährigen Projekten alljährlich wiederholen.
3.2
Aufgaben im Jahresverlauf
Die folgende Tabelle zeigt die Aufgaben im Jahresverlauf.
Dabei bedeutet ein Datumseintrag in der Terminspalte
„Gemeinde an TBA-DLZ“, dass die Gemeinde dafür verantwortlich ist, dass die entsprechenden Controlling-Angaben mit den vorgesehenen Formularen und
zum festgehaltenen Zeitpunkt vollständig beim TBA-DLZ eintreffen.
Die Gemeinden stellen dem TBA-DLZ die Formulare sowohl im Original mit Unterschrift als auch per
eMail mit beigefügten Excel-Dateien zu.
Das TBA-DLZ bereitet das Controlling auf und sendet die Angaben rechtzeitig an die in der Spalte
„TBA-DLZ an“ festgehaltenen Stellen weiter.
Schritt /
Stichtag /
Periode
Formular /
-> Benötigte Angaben
Termine,
eintreffend beim Empfänger!
Bestätigung
Jahreszahlung
Bundesbeitrag
-> Mit Unterschrift Leiter Abt. VK und KrOI
Termincontrolling
per 31.12.
Erhebung einmalige Kennzahlen Termincontrolling (Teil A)
-> Nachführung des Baufortschritts (T9) in 5%-Schritten
31.01.
ASTRA
15.02.
Cc: Abt. VK,
TBA-OIK
Kostencontrolling
per 31.12.
1.1. bis 31.12.
Erhebung Kennzahlen Kostencontrolling (Teil C)
-> Rechnungen inkl. MWST
-> In Rechnung gestellte nicht rückforderbare MWST (KC6)
-> Total Kosten inkl. MWST (KC7)
-> Tatsächlich realisierte Erlöse exkl. MWST (KC8)
(z.B. Weiterverkauf von Maschinen, welche für das Projekt
angeschafft wurden)
-> Total Beiträge Dritter
31.01.
ASTRA
15.02.
Cc: Abt. VK
Finanzcontrolling 1
Erhebung Kennzahlen Finanzcontrolling (Teil B1)
-> Budget aktuelles Rechnungsjahr
-> neuer Voranschlag Folgejahr
-> neuer Finanzplan weitere Jahre bis Projektende
31.03.
Abt. VK
08.04.
15.04.
Finanzcontrolling 2
Erhebung Kennzahlen Finanzcontrolling (Teil B3)
-> Aktualisierter Voranschlag Folgejahr
30.09.
Abt. VK
08.10.
15.10.
15.11.
ASTRA
30.11.
Gemeinde TBA-DLZ an Abt. VK an
an TBA-DLZ
ASTRA
Abt. VK
22.01.
Cc: TBA-OIK
Antrag zur AuszahAntrag zur Auszahlung im Rahmen des Jahreskredits
lung (laufendes Jahr) (Anhang C + evtl. Anhang G)
31.01.
Die jeweils aktuellsten Werte zu Baufortschritt, Kosten, Beitragszahlungen, Budget, Voranschlag und
Finanzplanung der Projekte werden per Stichtag durch das TBA-DLZ, Planung+Verkehr zudem an
die Abt. VK sowie an das TBA-DLZ, Finanzen+Controlling gemeldet.
In das Budget für das kommende Jahr werden nur die Beträge bis zum Maximum der auf den Rahmenkredit für Kantonsbeiträge abgestützten Ausgabenbewilligung an ein konkretes Projekt des
Agglomerationsprogramms S+V aufgenommen. Liegt bis zum 31. März noch keine Ausgabenbewilligung vor, so wird für das entsprechende Projekt kein Betrag im Budget berücksichtigt.
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3.3
Richtlinie
Antrag auf Auszahlung der Beiträge
Die Bauherrschaft stellt beim TBA-DLZ Antrag auf Teilauszahlung der Beiträge. Für Massnahmen,
deren Bau voraussichtlich innerhalb von zwei Kalenderjahren abgeschlossen ist, erfolgen in der Regel keine Teilauszahlungen, Ausnahmen sind in gegenseitiger Absprache mit dem TBA-DLZ möglich. Die Angaben zum Controlling sind in jedem Fall jährlich zu liefern.
Für Massnahmen, deren Bauzeit mehr als zwei Kalenderjahre umfasst, können die Gemeinden Anträge auf Teilauszahlung der Bundes- und Kantonsbeiträge entsprechend dem Baufortschritt stellen.
Dies erfolgt mit den ASTRA-Formularen Anhang C „Antrag zur Auszahlung im Rahmen des Jahreskredits“ und nötigenfalls Anhang G „Liste zum Antrag zur Auszahlung im Rahmen des Jahreskredits“
(http://www.astra.admin.ch/themen/06331/06344/index.html?lang=de).
Falls
 alle Termine eingehalten und
 die Angaben vollständig, korrekt und entsprechend belegt sind und
 die nötigen Mittel bei Bund und Kanton bewilligt sind und
 das ASTRA die Angaben im Termin- und Kostencontrolling akzeptiert hat,
erfolgt die Freigabe der Bundesbeiträge an die Gemeinden auf Antrag des TBA-DLZ nach Freigabe
der Controllingperiode durch das ASTRA (jeweils im Folgejahr).
Die Auszahlung der Kantonsbeiträge erfolgt auf den gleichen Grundlagen wie die Bundesbeiträge.
Sie werden zeitgleich durch die TBA-OIK berechnet und dann zusammen mit den Bundesbeiträgen
ausbezahlt.
Für die Bauherrschaft relevant ist, dass die Auszahlungssumme bis zur Festsetzung der endgültigen
Bundes- und Kantonsbeiträge in der Regel höchstens 80% der in Aussicht gestellten Beiträge plus
die Vorvertragsteuerung umfassen kann (Subventionsgesetz, SuG, SR 616.1).
4
Schlussabrechnung, Projektbuchhaltung und Kontrolle
Die Gemeinden liefern die Schlussabrechnung und den Schlussbericht inkl. Beilagen spätestens
zwei Jahre nach Inbetriebnahme der Massnahme an das TBA-DLZ. Die Schlussabrechnung umfasst folgende Elemente (siehe
http://www.astra.admin.ch/themen/06331/06438/index.html?lang=de):



Differenzierung von anrechenbaren und nichtanrechenbaren Kosten respektive den Beiträgen
Dritter (ohne Bundes- und Kantonsbeiträge).
Ausweisen und Belegen der tatsächlich realisierten Erlöse (z.B. aus dem Weiterverkauf von Maschinen, welche für das Projekt angeschafft wurden).
Schlussbericht inkl. Dokumentation des Zustandes vor und nach der Realisierung.
Das Schlussdossier für den Bund ist schriftlich (2 Exemplare in Papierform) und elektronisch (PDFFormat) einzureichen.
Für den Kanton ist zusätzlich folgendes einzureichen:




Kostenzusammenstellung mit Zuteilung der einzelnen Positionen zu den Kostenarten Projektierung, Bau, Bauleitung und Landerwerb sowie Auflistung der zugehörigen Rechnungen unter
Ausweisung der MWST.
Kopie der Originalrechnungen mit Zahlungsbelegen als Nachweis der Kostenzusammenstellung
(nur einfach für Kanton).
Aktennotiz oder Protokoll der Bauabnahme. Der zuständige TBA-OIK ist zur Bauabnahme einzuladen. Die von ihm beanstandeten Mängel sind vor der Abrechnung zu beheben.
Einzahlungsschein.
Das Kantonsdossier ist schriftlich (2 Exemplare) und elektronisch (PDF-Format) einzureichen.
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Es wird empfohlen, das Schlussdossier vor der definitiven Einreichung vom TBA-DLZ bezüglich der
Vollständigkeit prüfen zu lassen und erst danach in der benötigten Anzahl mit den nötigen Unterschriften zu versehen.
Die Gemeinden führen über die Umsetzung der Gemeindemassnahmen eine revisionstaugliche Projektbuchhaltung. Sie weisen darin auch die in Rechnung gestellte, nicht rückforderbare Mehrwertsteuer (MWST) vollständig aus.
Sowohl das ASTRA wie auch der zuständige TBA-OIK sind berechtigt, die Umsetzung der Massnahme gemäss Finanzierungsvereinbarung (FV) und Beitragsverfügung, die Projektbuchhaltung, deren Schlussabrechnung und den Schlussbericht vor Ort zu prüfen.
Die Auszahlung der Restbeiträge der Bundes- und Kantonbeiträge erfolgt auf Antrag des TBA-DLZ,
nachdem das ASTRA die Schlussabrechnung und den Schlussbericht akzeptiert hat.
5
Vereinfachungen von Controlling und Schlussabrechnung
Die Kennzahlen zum Termin- und Kosten-Controlling sind gemäss den ASTRA-Weisungen für die
Strassen- und Langsamverkehrsmassnahmen vom 21.10.2013 einmal pro Jahr per Stichtag
31.12. zu erheben. Die vereinfachte Teuerungsberechnung (Vorvertrags- und Vertragsteuerung) wird
durch das Fachamt / die Fondsadministration Infrastrukturfonds berechnet. Die Mehrwertsteuer
(MWST) wird mit der Schlussabrechnung ermittelt.
5.1
Ermittlung der Mehrwertsteuer (MWST)
Die Verpflichtungskredite und die festgelegten Bundesbeiträge in den einzelnen Finanzierungsvereinbarungen basieren auf Kostenkalkulationen (Preisstand Oktober 2005) ohne MWST. Die Kredite
und Beiträge können um die ausgewiesene MWST erhöht werden.
Für die bezahlten Ausgaben wird die MWST mit der Schlussabrechnung/-bericht pro Position (Eigenleistung, Landerwerb, übrige nicht MWST-pflichtige Kosten, Pflanzenlieferung, Bau- und Nebenarbeiten, Honorare [Projektierung + Bauleitung]) ausgewiesen und berechnet.
5.2
Ermittlung von Vorvertrags- und Vertragsteuerung
Die Vorvertrags- und Vertragsteuerung für neue und laufende A-Projekte wird vom ASTRA ermittelt.
Dabei gilt die „Vereinfachte Teuerungsermittlung für Agglomerationsprojekte“, gemäss ASTRADokument vom 21. Oktober 2013.
Demzufolge entspricht die Vorvertragsteuerung der seit 1. Oktober 2005 bis zur Finanzierungsvereinbarung aufgelaufenen Teuerung. Die Vertragsteuerung wird nach einer vom ASTRA festgelegten,
vereinfachenden Formel ermittelt.
Kommt eine Massnahme am Ende des Projekts günstiger zu stehen als der vereinbarte maximale
Bundesbeitrag, wird die Berechnung der Vorvertrags- und Vertragsteuerung zum Zeitpunkt der
Schlussabrechnung entsprechend nach unten angepasst.
Die Gemeinden und kantonalen Stellen sind von der Teuerungsermittlung entlastet. Die Angaben zur
Teuerung werden vom TBA-DLZ bei Projektabschluss beim ASTRA angefordert und der Bauherrschaft mitgeteilt.
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Richtlinie
Anhang
A.1
Adressen
Projekte aus den Agglomerationsprogrammen Thun und Interlaken  Oberingenieurkreis I
Tiefbauamt des Kantons Bern
Oberingenieurkreis I, Markus Wyss
Schlossberg 20, Postfach
3601 Thun
Telefon: 033 225 10 60
Projekte aus dem Agglomerationsprogramm Bern  Oberingenieurkreis II
Tiefbauamt des Kantons Bern
Oberingenieurkreis II, Ueli Weber
Schermenweg 11, Postfach
3001 Bern
Telefon: 031 634 23 40
Projekte aus dem Agglomerationsprogramm Biel  Oberingenieurkreis III
Tiefbauamt des Kantons Bern
Oberingenieurkreis III, Kurt Schürch
Kontrollstrasse 20
Postfach 941
2501 Biel/Bienne
Telefon: 031 635 96 00
Projekte aus dem Agglomerationsprogramm Burgdorf  Oberingenieurkreis IV
Tiefbauamt des Kantons Bern
Oberingenieurkreis IV, Roger Schibler
Dunantstrasse 13
3400 Burgdorf
Telefon: 031 635 53 00
Finanzierungsvereinbarungen, Termin- und Kosten-Controlling, Beitragszahlung
Tiefbauamt des Kantons Bern
Dienstleistungszentrum, Bereich Planung+Verkehr, Stephanie Stotz Simons
Reiterstrasse 11
3011 Bern
Telefon: 031 633 35 65
A.2
Muster Kostenvoranschlag (KV) Nachweis anrechenbare Kosten ASTRA
Muster Kostenvoranschlag ASTRA – eine Massnahme
Muster Kostenvoranschlag ASTRA – zwei Massnahmen
A.3
Muster Kostenvoranschlag (KV) Nachweis anrechenbare Kosten Kanton
MU KV Nachweis anrechenbare Kosten Aggloprogramme Gemeindemassnahmen
A.4
Antrag zur Auszahlung im Rahmen des Jahreskredits (Anhänge C und G)
Die Anhänge C und G sind zu finden unter:
http://www.astra.admin.ch/themen/06331/06344/index.html?lang=de
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