Fact Sheet für Aussteller Travel Agent Info Abende

Fact Sheet
für Aussteller
Travel Agent Info Abende
Bitte lesen Sie diese Informationen aufmerksam durch! Sie
enthalten alle wichtigen Details für die erfolgreiche
Durchführung der Travel Agent Info Abende.
 Bundesweite Tour an mehr als 30 Standorten
 pro Standort je ein Termin im Frühjahr und ein Termin im Herbst
 Zusätzlicher Termin im Sommer in Deutschlands größten Städten
Standorte
Die von uns gewählten Standorte haben im Regelfall über 100.000 Einwohner.
Details entnehmen Sie bitte unserer Homepage.
Veranstaltungsablauf
(abhängig von der jeweiligen Location kann sich dieser geringfügig ändern)
17:00h – 18:00h
Aufbau
18:30h – 19:00h
Eintreffen der Teilnehmer
19:00h – 19:10h
Begrüßung und kurze Vorstellungsrunde der Aussteller durch vdt
19:10h – 19:40h
Abendessen
19:40h – 21:00h
Präsentation Aussteller vor dem Plenum
21:00h – 21:10h
Anmoderation Workshop durch vdt
21:10h – 22:00h
Offener Workshop in Gruppen
22:00h
Offizielles Veranstaltungsende
Die reine Präsentationszeit pro Aussteller liegt bei mindestens 20 Minuten. Zusätzlich
steht für Diskussionen und weitere Informationen der offene Workshop mit 60 Minuten
Dauer zur Verfügung.
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Leistungen:
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Newsletter-Bewerbung an 38.000 Expedienten deutschlandweit
Pressemitteilung der Veranstaltung an die deutsche Fachpresse
Locationsuche, Buchung, Abwicklung und Information der Teilnehmer
Bereitstellung Standard Veranstaltungstechnik (Beamer, Leinwand)
Koordination und Durchführung Auf- und Abbau
Ansprechpartner vor Ort während der gesamten Veranstaltung
Abendessen inkl. 2 Getränken (Alkoholfreie Getränke, Bier, Wein, Kaffee, Tee)
für jeden Teilnehmer
8. Online Buchungstool zur einfachen Anmeldung durch die Teilnehmer
9. Anmeldeorganisation inkl. Einladungsversand und Nachkontrolle
10. Follow-Up per E-Mail an alle Teilnehmer
11. Teilnehmer- und Buchungsliste als .xls oder .csv Datei
12. 1 Mitarbeiter pro Aussteller pro Termin gratis (weitere Mitarbeiter je 20,00€)
Kosten:
Pro Aussteller werden 15,00€ pro gebuchten Teilnehmer berechnet. Die geplante
Mindestteilnehmerzahl und Durchführungsgarantie pro Termin liegt bei 20
Teilnehmern. Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher MwSt.
Zahlungsmodalitäten:
Wir gehen von einer geplanten Teilnehmerzahl von 40 Personen aus. Aufgrund der
gebuchten Standorte und der geplanten Teilnehmerzahl ergibt sich ein geplantes
Auftragsvolumen. 50% dieses Volumens sind bei Buchung fällig. Die endgültige
Abrechnung auf Basis der gebuchten Teilnehmer erfolgt 14 Tage nach dem letzten
gebuchten Termin einer Tour (Frühjahr, Herbst oder Sommer). Es erfolgt eine
Nachberechnung oder Gutschrift für alle stattgefundenen Termine.
Benötigte Unterlagen/Daten/Hinweise:
Für die Bewerbung der Veranstaltungsreihe benötigen wir in der Regel innerhalb von
10 Tagen nach Buchung
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Logo im Format .jpg
Logo im Format .eps
1 Kurzbeschreibung in Form von max. 3 Sätzen oder 3 Bullet Points
Spätestens 14 Tage vor der jeweiligen Veranstaltung benötigen wir:
 Name des teilnehmenden Referenten mit Mobilnummer
 Präsentation bitte im Format .pdf oder .ppt (Bitte keine open office Dateien) an
[email protected] senden.
WICHTIG: Die Bereitstellung dieser Unterlagen ist extrem wichtig für eine
ordnungsgemäße Durchführung des Abends und einen professionellen
Auftritt aller Aussteller. Daher bitten wir um Einhaltung der Deadlines.
Bei der Buchung muss uns ein verantwortlicher Ansprechpartner für evtl. Rückfragen
genannt werden.
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Gewinn:
Zur weiteren Motivation und Honorierung der Teilnahme sowie zur Sicherstellung das
alle Teilnehmer bis zum Ende eines jeweiligen Abends verbleiben schreiben wir pro
Tour ein Gewinnspiel aus. Wir bitten Sie daher als Aussteller um die Bereitstellung
entsprechender Preise. Die Auswahl bleibt Ihnen überlassen, allerdings sollte der Wert
des Gewinns, der Tour entsprechend, angemessen sein (Bitte keine Give-Aways oder
einfache Werbematerialien).
WICHTIG: Bewerbung über Aussteller Verteiler:
Um eine möglichst breite Basis an Agenturen anzusprechen, bewerben wir die
Veranstaltungsreihe über verschiedene Kanäle. Eine der Erfolgsfaktoren dabei ist die
Bewerbung über die verfügbaren Verteiler der beteiligten Aussteller. Daher haben wir
eine mindestens zweifache Bewerbung an diese Verteiler in unseren AGBs festgelegt.
Wir bitten Sie, das bei Ihrer Kommunikationsplanung zu berücksichtigen und uns die
jeweiligen Bewerbungstermine mindestens 14 Tage vor der Bewerbung zu nennen. So
vermeiden wir evtl. Doppelbewerbungen.
Zum Aufbau (Roll Up aufstellen, Verteilung Info Material):
Für die Reiseplanung ist es zwingend erforderlich, die angegebenen Aufbauzeiten zu
beachten. Nach 18:00h kann normalerweise kein Aufbau mehr erfolgen. Pro
Veranstaltung haben wir bis zu 4 Aussteller und im Regelfall finden die Events in
gastronomischen Betrieben statt. Deshalb sind die individuellen Werbemittel pro
Aussteller auf 1 Roll-Up beschränkt.
Bewerbung:
Die Veranstaltungsreihe wird in Form eines wöchentlichen Newsletters beworben.
Der Gastgeber:
Jede Veranstaltung wird vor Ort durch einen Gastgeber von vdt betreut und begleitet.
Der jeweilige Gastgeber steht den Referenten am Veranstaltungstag gern für
telefonische Absprachen und Rückfragen zur Verfügung.
Die Kontaktdaten des Gastgebers werden mit der Teilnehmerliste für den jeweiligen
Termin bekanntgegeben.
Der jeweilige Standort:
Der genaue Standort für die Veranstaltung wird den Ausstellern 14 Tage vorher
bekannt gegeben.
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Durchführung/Absage /Verschiebung von Terminen:
Die Aussteller erhalten 14 Tage vor dem jeweiligen Termin eine Teilnehmerliste. Sollte
die gebuchte Teilnehmeranzahl unter 20 liegen, sind wir berechtigt, den Termin
abzusagen oder zu verschieben. Ab 20 gebuchten Teilnehmern garantieren wir die
Durchführung der Veranstaltung. Im Einzelfall behalten wir uns vor, auch bei einer
geringeren Teilnehmerzahl den Termin durchzuführen.
Ansprechpartner für Buchung, Fragen und Durchführung:
vdt – Vertrieb der Touristik
Peter Draeger
Projekt Manager Events
Tel.: +49 171 7494269
Email: [email protected]
Es gelten unsere AGBs in ihrer jeweils gültigen Fassung. Irrtum und Änderungen
vorbehalten.
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