Factura Electrónica Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas Madrid, 24 de Marzo de 2015 Índice 1. 2. 3. 4. 5. © 2015 Objetivos Alcance Algunos datos Gestión del cambio y soporte Conclusiones y claves del proyecto Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 2 1. Objetivos El Ente Público Osakidetza ha finalizado con éxito el proyecto de facturación electrónica que contempla las modificaciones necesarias en sus procesos y en sus herramientas de gestión para poder adaptarse a la ley. El proyecto de Factura Electrónica se ha basado en los siguientes objetivos: Garantizar el alineamiento de todos los procedimientos en la gestión de la facturación para el cumplimiento de la nueva normativa. Disponer de un único punto de entrada de facturas en formato electrónico propio de Osakidetza. Disponer un registro administrativo de facturas entregadas por los proveedores por vía telemática a través de un portal del proveedor que facilite la interacción. Disponer un registro contable de facturas que permita un seguimiento en tiempo real de su estado. Realizar la adaptación de los procesos de gestión logísticos vía EDI a la nueva ley. Aprovechar la ocasión para la revisión global y optimización de los procesos de facturación incorporando nuevas herramientas informáticas que faciliten la gestión. © 2015 Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 3 3 2. Alcance: esquema lógico general Se muestra el esquema lógico de sistemas que dan soporte al servicio de factura electrónica de Osakidetza. Proveedores Osakidetza Sistemas del proveedor Portal del proveedor Acceso vía Web Services Plataforma de integración corporativa ERP Plataforma de integración ERP Módulo integral de gestión de facturas electrónicas © 2015 Módulo de contabilización de facturas y gestión de pagos Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 4 2. Alcance: punto de entrada de facturas portal del proveedor Osakidetza ha puesto a disposición de los proveedores un portal en el que poder realizar registro y seguimiento de las facturas emitidas en horario 24x7. Se ha diseñado de manera intuitiva y con la funcionalidad precisa con el fin de evitar complejidad innecesaria. El acceso al portal se realiza únicamente mediante certificado digital válido, por lo que no se requiere un registro previo del proveedor. Desde el portal del proveedor se permite: » » » » Subida de facturas en formato XML y XSIG. » » Descarga del acuse de recibo. Consulta de facturas emitidas. Solicitar la anulación de facturas. Revisión de los estados de las facturas en tiempo real, tanto del estado de tratamiento de la factura como los diferentes estados del proceso de anulación. Consulta del fichero enviado. © 2015 Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 5 2. Alcance: punto de entrada de facturas servicio web Tal y como se establece en la normativa (Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas), se ha habilitado un servicio web para el envío automático de facturas desde los sistemas de gestión económica de los proveedores. Métodos disponibles: » » » » » » » » enviarFactura anularFactura consultarEstadoFactura consultarListadoFacturas consultarAdministraciones consultarEstados consultarUnidades consultarUnidadesPorAdmin Este servicio está securizado mediante WS-Security y validación de certificado de la aplicación emisora de la factura por parte de los sistemas de Osakidetza. © 2015 Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 6 2. Alcance: integración ERP La Plataforma de integración cubre la funcionalidad de la transformación y automatización de la integración de las facturas con los Sistemas de Gestión de Osakidetza. La funcionalidades principales son las siguientes: » » » » » Recepción de facturas desde el portal. » Trasladar los mensajes para los proveedores al portal y a las llamadas de los servicios web. Verificación del formato y la validez del mismo. Verificación de la firma y validez del certificado. Envío de las facturas a los sistemas destino. Almacenamiento de las facturas originales según marque la ley. » Monitorización de todo el proceso manteniendo una trazabilidad completa de todos los procesos internos. © 2015 Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 7 2. Alcance: sistemas de gestión ERP Los Sistemas de Gestion de Osakidetza han adaptado sus funcionalidades para la integración con la nueva plataforma. Se disponen de nuevos elementos que faciliten la tramitación y verificación de la facturas incorporadas automáticamente al sistema mediante un módulo nuevo en el ERP, el cual ofrece características interesantes para la agilización y optimización de los procesos de facturación. La funcionalidades principales son las siguientes: » » » » » » » © 2015 Recepción de facturas y verificación de facturas Cambio de tipo de factura Aplicación de reglas para la verificación de factura Flujos de aprobación de facturas Proceso de registro en la contabilidad de las facturas Envío de notificaciones sobre el estado de las facturas Visualización de facturas en formato amigable Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 8 3. Algunos datos Desde la puesta en funcionamiento del sistema el 15/01/2015.... Más de 25.000 facturas recibidas Más de 400 proveedores enviado facturas electrónicas Cerca de 85MM€ gestionados en facturas electrónicas © 2015 Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 9 4. Gestión del cambio y soporte Uno de los aspectos más importantes en un proyecto que cambia los procesos y la manera de interactuar entre compañías es la Gestión del Cambio. Desde Osakidetza se ha hecho un esfuerzo muy importante en el proyecto en este aspecto desarrollando tareas de: » Comunicación en la web. » Elaboración de material para el uso de las herramientas por parte de los proveedores. » » » » » Sesiones con grupos de trabajo internas. Formación a formadores. Elaboración de material didáctico. Comunicaciones internas. Comunicaciones a proveedores. © 2015 Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 10 4. Gestión del cambio y soporte En previsión de una demanda importante de consultas funcionales, consultas técnicas, incidencias y peticiones de acceso al servicio por parte de los proveedores Osakidetza ha habilitado un Servicio de Soporte a Proveedores mediante dos canales: Servicio de atención telefónica Buzón de soporte técnico especializado Desde la puesta en marcha del servicio de facturación electrónica se han atendido más de 1.100 interacciones en el CAU distribuidas en las siguientes categorías: Interacciones por categoría © 2015 Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 11 5. Conclusiones y claves del proyecto Dada la complejidad del proyecto se detallan las claves y conclusiones que han supuesto los riesgos y el éxito final del proyecto. » » Plazos ajustados. Fecha objetivo improrrogable 15/1/2015. » » Proyecto multidisciplinar. Normativa, tecnología, procesos de gestión económica, comunicación. » Complejidad funcional. Múltiples tipologías de facturas. Casos de uso complejos. Flujos de aprobación. Anulación de facturas. » Diseño de arquitectura técnica. Previsión de almacenamiento. Rendimiento. Complejidad por la involucración de varias plataformas, tecnologías y productos. » Autenticación y autorización. Implementación de acceso mediante certificado. Verificación de certificados de aplicación. Extracción y comprobación de firma digital de facturas. Federación de servicios web. Escala. Volúmenes elevados: 1.400 proveedores, 400.000 facturas anuales en papel, 2 oficinas contables, 23 oficinas tramitadoras, 31 órganos gestores. Interlocución con múltiples actores. Internos y externos (proveedores, plataformas integradoras, servicios de autenticación, otras Administraciones Públicas). » Seguridad de las comunicaciones. Implementación WS-Security. » Gestión del cambio. Comunicación a proveedores. Formación. Elaboración de documentación. » Soporte a proveedores. Servicio de atención a los proveedores, clave debido a los volúmenes de consultas. © 2015 Seminario Factura electrónica (VIII): Solución de problemas 12