REQUISITOS Y CALENDARIO PARA RADICACIÓN DE FACTURAS AÑO 2015 Copia no controlada CÓDIGO REVISIÓN FECHA APROBACIÓN ACCESO (HOJA / HOJAS) SIN CÓDIGO 02 20 de enero de 2015 Sin restricción 1/8 Proyecto Víal Ruta del Sol Sector 2 DESCRIPCION DE LAS REVISIONES REV FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 00 06-04-2013 Revisión inicial para implementación. 01 21-01-2014 Actualización calendario año 2014. 02 20-01-2015 Cambio de imagen corporativa, aclaración de los requisitos y actualización calendario año 2015. Elaborador por: Responsable Administrativo OBSERVACIONES Revisado por: Responsable Financiero Responsables de operación y mantenimiento Aprobado Por: Gerente Operación y Mantenimiento Gerente Administrativo y Financiero DOCUMENTO PARA USO INTERNO - PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACION DE LA CONCESIONARIA REQUISITOS Y CALENDARIO PARA RADICACIÓN DE FACTURAS AÑO 2015 Copia no controlada CÓDIGO REVISIÓN FECHA APROBACIÓN ACCESO (HOJA / HOJAS) SIN CÓDIGO 02 20 de enero de 2015 Sin restricción 2/8 Proyecto Víal Ruta del Sol Sector 2 1. OBJETIVO Garantizar que las facturas emitidas por todos los proveedores y subcontratistas, cumplan con el trámite de: a) Radicación. b) Registro. c) Cumplimiento con la fecha de pago pactado en el contrato, orden de compra, solicitud de servicio o convenio de acuerdo con el calendario de facturación vigente y fecha de vencimiento de la factura radicada. 2. ALCANCE Todas las facturas o cuentas de cobro que se radiquen a nombre de la Concesionaria Ruta del Sol S.A.S identificada con NIT No 900.330.667-2, en las diferentes sedes autorizadas para radicación. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA a) Código de Comercio vigente. b) Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012, Normas en materia Tributaria. c) Decreto N. 522/2003 Art.03 (Documento Equivalente a la Factura) 4. DEFINICIONES Factura: Es un documento que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. El código de comercio define la factura como un título valor, título valor que legitima el valor derecho literal y autónomo en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho título valor [factura] no reciba a satisfacción lo allí contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mérito ejecutivo. Se debe aclarar eso sí, que la factura para que tenga la naturaleza de título valor debe cumplir con todos los requisitos que el código de comercio considera para ello. Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan valor desde el punto de vista tributario, requisitos que están contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario DOCUMENTO PARA USO INTERNO - PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACION DE LA CONCESIONARIA REQUISITOS Y CALENDARIO PARA RADICACIÓN DE FACTURAS AÑO 2015 Copia no controlada CÓDIGO REVISIÓN FECHA APROBACIÓN ACCESO (HOJA / HOJAS) SIN CÓDIGO 02 20 de enero de 2015 Sin restricción 3/8 Proyecto Víal Ruta del Sol Sector 2 5. DESCRIPCION La radicación de la Factura o cuenta de cobro consiste en entregar el original del mismo con el cumplimiento de los siguientes requisitos: 5.1 Requisitos que debe cumplir las facturas o cuentas de cobro Las facturas emitidas por los proveedores o subcontratistas inscritos en la DIAN en el régimen común, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario vigente: a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) Registrar la fecha de expedición y vencimiento de la factura. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. j) Resolución de facturación vigente (2 años). Al radicar la factura o cuenta de cobro identificar la original y la copia. Registrar el objeto y el número del subcontrato, orden de compra, solicitud de servicio o convenio. Registrar con sello en la factura o documento equivalente si es o no declarante de renta; esto para efectos de la correcta aplicación de las retenciones en la fuente a personas naturales del régimen simplificado. En las compras se aplica retención del 3.5% a los no declarantes y el 2.5% a declarantes, si no se registra esta información en la factura o documento equivalente, se aplicara la tarifa más alta. Periodo al que corresponde el servicio cobrado o facturado. Discriminar el porcentaje de amortización del anticipo recibido. Número y fecha de radicado por parte de la Concesionaria Ruta del Sol S.A.S. Documentos que se deben anexar con las facturas o cuentas de cobro en el caso que aplique: I. Contrato de servicios: Acta de inicio: al radicar la primera factura. Acta de avance: recibo parcial o final de obra. Acta de modificación de cantidades de obra, cuando se requiera. Acta de verificación de prestación de servicios. DOCUMENTO PARA USO INTERNO - PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACION DE LA CONCESIONARIA REQUISITOS Y CALENDARIO PARA RADICACIÓN DE FACTURAS AÑO 2015 Copia no controlada CÓDIGO REVISIÓN FECHA APROBACIÓN ACCESO (HOJA / HOJAS) SIN CÓDIGO 02 20 de enero de 2015 Sin restricción 4/8 II. Proyecto Víal Ruta del Sol Sector 2 Planilla de pagos de seguridad social y parafiscales, correspondientes al periodo cobrado o facturado. Planilla de pago de nómina. (en los contratos de mano de obra). Orden de compra: Orden de compra aprobada y Planilla o remisión de entrega parcial o total de materiales o activos debidamente firmada por quien recibe, de acuerdo a lo solicitado en la orden de compra. III. Solicitud de servicio o suministro Formato diligenciado de solicitud de servicio o suministro aprobado por la gerencia solicitante. IV. 5.2 Convenios (Restaurantes, hoteles, transporte terrestre y aéreo, disposición de residuos sólidos o líquidos) se debe anexar Soportes de solicitud de autorización o despacho del servicio: formato de solicitud de reservas vía correo electrónico o talonario. Sedes autorizadas para radicación de facturas o cuentas de cobro Para la confiabilidad, agilidad, facilidad y evitar pérdidas de documentos o vencimiento de las fechas de los mismos en la recepción de facturas o cuentas de cobro por parte de los proveedores o subcontratistas, estos documentos se recibirán únicamente en las sedes autorizadas que se relacionan a continuación: SEDE MUNICIPIO SITIO DIRECCIÓN 1 Bogotá Zona urbana 2 Puerto Boyacá Base de servicio operacional (BSO) Zona urbana 3 Cimitarra Base de servicio operacional Ruta Nacional 4511, PR 42+600, al lado (BSO) del restaurante El Hato Zona rural Barrancabermeja Base de servicio operacional (BSO) Ruta Nacional 4513, PR 4+150, Báscula Zona rural Camionera Lizama II Vereda la Lizama Rio de Oro Base de servicio operacional Ruta 4514, PR 40+200, área de servicio (BSO) Morrison. Zona rural Corregimiento Morrison 4 5 Avenida Carrera 15 No. 106-65, piso 4 Carrera 2 No. 11-48, Piso 2. DOCUMENTO PARA USO INTERNO - PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACION DE LA CONCESIONARIA REQUISITOS Y CALENDARIO PARA RADICACIÓN DE FACTURAS AÑO 2015 Copia no controlada CÓDIGO REVISIÓN FECHA APROBACIÓN ACCESO (HOJA / HOJAS) SIN CÓDIGO 02 20 de enero de 2015 Sin restricción 5/8 Proyecto Víal Ruta del Sol Sector 2 5.3 Horario de Atención y radicación de facturas: Todos los días hábiles De lunes a jueves: 8:00 a 11:30 y 14:00 a 17:30. Viernes: 8:00 a 11:30 y 14:00 a 16:30. 5.4 Calendario para radicación de facturas o cuentas de cobro. MES (año 2015) ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 FECHA DE RADICACIÓN DE FACTURAS PROVEEDOR O SUBCONTRATISTA Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 2 2 2 1 4 1 1 3 1 1 3 1 al al al al al al al al al al al al 20 18 19 20 20 17 21 20 21 20 19 14 FECHA MAXIMA DE RECEPCION DE FACTURAS ORIGINALES Y REGISTRADAS EN EL SISTEMA PARA CONTABILIZACIÓN. EN EL ÁREA FINANCIERA 23 23 25 23 25 22 24 25 24 23 24 17 El área de administración, compras y subcontratos requieren tres (3) días hábiles para el proceso de revisión, aprobación, registró y envió de facturas al área financiera de la CRDS. La fecha límite de entrega en el área financiera indicadas en el cronograma, deben ser cumplidas en horas del mediodía. 5.5 Pagos 5.5.1 Facturas o cuentas de cobro a) Estar previamente registrado el proveedor o subcontratista en el sistema contable de la Concesionaria, este debe aportar los siguientes documentos: Fotocopia del RUT vigente a partir del año 2013. Fotocopia del certificado de existencia y representación legal con vigencia no mayor a 30 días a la fecha de registro del proveedor (Cámara de comercio). Certificación Bancaria vigente. Cedula del proveedor o subcontratista. DOCUMENTO PARA USO INTERNO - PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACION DE LA CONCESIONARIA REQUISITOS Y CALENDARIO PARA RADICACIÓN DE FACTURAS AÑO 2015 Copia no controlada CÓDIGO REVISIÓN FECHA APROBACIÓN ACCESO (HOJA / HOJAS) SIN CÓDIGO 02 20 de enero de 2015 Sin restricción 6/8 Proyecto Víal Ruta del Sol Sector 2 b) Factura original. c) Los pagos que realiza la Concesionaria Ruta del Sol S. A. S son efectuados mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria del proveedor o subcontratista, registrada previamente en el sistema contable; no se realizaran pagos a intermediarios autorizados por el proveedor o subcontratista. d) La fecha de pago de la factura o cuenta de cobro se hará de acuerdo con la forma de pago pactada en los subcontratos, órdenes de compra o convenios suscritos y en las fechas de vencimiento registradas en los mismos documentos. 5.5.2 Anticipos a proveedores Se debe adjuntar los siguientes soportes a la cuenta de cobro. Plan de inversión del anticipo suscrito entre el subcontratista o proveedor y el gerente del área solicitante del servicio. Póliza original del buen manejo e inversión del anticipo, revisada y aprobada por el área jurídica de la Concesionaria. Solicitud de anticipo aprobado por el área solicitante. 5.6 Plazo para devolución de facturas Según el código de comercio en el artículo No 773: durante los diez (10) días calendario siguientes a la recepción y radicación. 5.7 Importante tener en cuenta al radicar las facturas: La Concesionaria ruta del Sol S.A.S, no radicará, ni tramitará facturas o cuentas de cobro, en los siguientes casos: Entregados en lugares, fechas y horarios diferentes a los indicados en este procedimiento. La fecha de expedición de la factura sea mayor a un (1) mes calendario con la fecha de radicación. La Concesionaria ruta del Sol S.A.S no se hace responsable por facturas o cuentas de cobro, enviadas o entregadas directamente a los integrantes de la Concesionaria y que estos no tengan número y fecha de radicado. Los contratos de servicios deben estar vigentes en valor y plazo, contratos vencidos no se dará tramite de pago de facturas. DOCUMENTO PARA USO INTERNO - PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACION DE LA CONCESIONARIA REQUISITOS Y CALENDARIO PARA RADICACIÓN DE FACTURAS AÑO 2015 Copia no controlada CÓDIGO REVISIÓN FECHA APROBACIÓN ACCESO (HOJA / HOJAS) SIN CÓDIGO 02 20 de enero de 2015 Sin restricción 7/8 Proyecto Víal Ruta del Sol Sector 2 En el evento en que el proveedor y/o subcontratista radique la factura y esta no cumpla con los requisitos y no tenga la totalidad de los soportes requeridos, se realizara la devolución de la misma. 5.8 CAUSAS MÁS COMUNES DE DEVOLUCION DE FACTURAS O CUENTAS DE COBRO A continuación se enumeran las causas más comunes de devolución de facturas o cuentas de cobro, para que se tomen las medidas necesarias y no incurrir en estos errores: 5.8.1 De acuerdo al concepto de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, una vez recibida y aceptada una factura por parte de un proveedor o subcontratista, esta no puede ser cambiada o modificada bajo ningún motivo, salvo en las siguientes y únicas excepciones: a) Cuando no se haya recibido el producto o servicio descrito en la factura. b) Cuando se haya facturado un valor o concepto diferente del producto o servicio vendido. c) Cuando se haya emitida a un cliente diferente al real. d) Cuando se deba facturar sin IVA un producto sujeto al impuesto. 5.8.2 Factura mal elaborada. En la descripción registran mal el número del contrato o acta de recibo. En la descripción registran mal el periodo de ejecución del servicio. El valor del IVA mal liquidado. Los cálculos aritméticos mal realizados. La amortización del anticipo o pago anticipado no se realiza de acuerdo a lo estipulado en el contrato. La facturación no concuerda con lo estipulado contractualmente. Fecha de la factura anterior al periodo de ejecución. 5.8.3 Facturas que no cumplen con los requisitos de Ley. No actualizan la resolución de autorización de la numeración. (Cada dos años según concepto 85922 de noviembre de 1998 DIAN). Registro único tributario (RUT) del cliente mal registrado. Nombre del cliente mal registrado. Tachones o enmendaduras. Consecutivos de facturas duplicados o repetidos. 5.8.4 Actas mal elaboradas. Fecha del periodo de ejecución mal registrada en el acta. Falta de firma del ordenador del pago del acta. Los cálculos aritméticos mal realizados. Tachones o enmendaduras. DOCUMENTO PARA USO INTERNO - PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACION DE LA CONCESIONARIA REQUISITOS Y CALENDARIO PARA RADICACIÓN DE FACTURAS AÑO 2015 Copia no controlada CÓDIGO REVISIÓN FECHA APROBACIÓN ACCESO (HOJA / HOJAS) SIN CÓDIGO 02 20 de enero de 2015 Sin restricción 8/8 Proyecto Víal Ruta del Sol Sector 2 5.8.5 Falta de documentos estipulados en el contrato. No radicación de pólizas aprobadas por el área jurídica de la CRDS. No se anexan las planillas de pagos de seguridad social y parafiscales correspondientes al periodo ejecutado y cobrado. No se anexa el acta de inicio (solo para el primer pago). 5.8.6 Presentación de facturación después del cierre de vigencia contable. La fecha de expedición de la factura sea mayor a un (1) mes calendario. 5.8.7 Contratos vencidos. Plazo y/o valor. 5.9 Responsabilidades de la Recepción de facturas a. Recibir la factura que emite el proveedor o subcontratista. b. Revisar que la factura cumpla con los siguientes requisitos: 1) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 2) Resolución de facturación vigente (2 años). 3) La fecha de expedición de la factura no sea mayor a un (1) mes calendario de la fecha de radicación. 4) Fecha de vencimiento de la factura. 5) El nombre, NIT y dirección del cliente correspondan con la razón social de la Concesionaria. 6) Identificar la original y la copia. 7) Periodo al que corresponde el servicio cobrado o facturado. 8) Registro de numeración de factura o cuenta de cobro. 9) Registro del número del subcontrato, orden de compra, o convenio. 10) Valor total de la operación y discriminación del IVA. 11) Registro con sello si es o no declarante de renta. c. Efectuar el radicado de entrada de la factura al sistema de gestión documental. d. Ingresar las facturas radicadas en las diferentes sedes a la carpeta compartida en red “FACTURACION” y subcarpeta “RADICADAS” del mes correspondiente, una vez haya sido recepcionada. e. Informar al área compras, subcontrato, administración y financiera los inconvenientes que se presenten con la radicación de facturas. f. Enviar diariamente al área financiera las facturas originales de acuerdo con la fecha de radicación de la misma; en la fecha límite de recepción solo deben enviar las facturas recibidas en esa última semana. DOCUMENTO PARA USO INTERNO - PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACION DE LA CONCESIONARIA
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