- corefacts GmbH

BACKOFFICE
SOFTWARE
PROJEKTE
1
Inhalt
Unsere Dienstleistungen für Ihren Erfolg
3
7 Gründe für die Zusammenarbeit mit corefacts
4
Integration
5
Outsourcing-Backoffice Leistungskatalog
6
First-Level-Support (buchhalterische Betreuung)
7
Belegeinreichung
8
Verifikation
9
Zahlungsallokation
10
Geldwäschegesetz-Prüfungen
10
Mahnwesen
10
Stammdatenpflege
11
Limit-Kontrolle
11
Inkasso
12
Software-Lösungen
13
Projekte
14
Kosten
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]
[
„Immer habe ich nach dem Grundsatz gehandelt, lieber Geld verlieren als
Vertrauen. Die Unantastbarkeit meiner Versprechungen, der Glaube an den
Wert meiner Ware und an mein Wort, standen mir höher als ein
vorübergehender Gewinn“. [Robert Bosch]
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Unsere Dienstleistungen für Ihren Erfolg
BACKOFFICE, SOFTWARE, PROJEKTE
Corefacts ist spezialisiert auf individuelle Software-Lösungen und Backoffice-Services für
Factoring-Unternehmen.
Wenn ich von Factoring-Unternehmen gefragt werde, was die corefacts GmbH von anderen
Anbietern unterscheidet, habe ich eine klare Antwort: Sie können uns zu 100% vertrauen!
Sie können darauf vertrauen, dass wir alles unternehmen werden, um Ihnen und Ihren
Kunden den bestmöglichen Service zu erbringen. Doch eine Partnerschaft im Outsourcing
setzt nicht nur Vertrauen voraus, sondern auch Expertise.
Unsere Mitarbeiter sind in den Bereichen Factoring-Prozesse, Buchhaltung, Reporting,
Ankaufslogik, Risikoprävention sowie Geldwäschegesetz geschult.
Wir übernehmen z.B. die Belegeinreichung, die Verifikation, die Zahlungsallokation, die
GwG-Prüfung, bis hin zur ganzheitlichen Betreuung Ihrer Kunden in mehreren Sprachen.
Mit spezifischen Kenntnissen, Sorgfalt und Sprachvielfalt gewährleisten wir einen optimalen
Service für Factoring-Unternehmen.
Zusätzlich werden alle Dienstleistungen im Einklang mit unserem Qualitätsmanagement
nach ISO 9001 erbracht.
Wie unsere Dienstleistungen ein Bestandteil Ihrer Strategie werden können, erfahren Sie in
einem persönlichen Gespräch mit mir.
Jan Baszczawski
Geschäftsführender Gesellschafter
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7 Gründe für die Zusammenarbeit mit corefacts
Flexibilität bei Ausfällen von Mitarbeitern und bei Schwankungen im Portfolio
Kostengünstige und kalkulierbare Alternative zum eigenen Backoffice
Anpassung unserer Strukturen an Ihre Aufbau-und Ablauforganisation
White-Label Verfahren – Korrespondenz in Ihrem Namen, Design und Wording
Branchen Kenntnisse (Logistik, Textilbranche, IT,
Personaldienstleistungen..)
Qualität durch intensive Mitarbeiterschulungen und Strukturen (ISO 9001)
Fremdsprachen Englisch, Italienisch, Spanisch,
Französisch, Türkisch, Polnisch,
Russisch, Arabisch, Litauisch
4
Integration
Outsourcing Backoffice: Bei der Auslagerung von Geschäftsprozessen in Finanzinstituten
sind die Vorschriften der MaRisk zu berücksichtigen. Wir unterstützen Sie mit unserem
Know-how und unseren Erfahrungen darin, die in „AT 9 Outsourcing“ genannten
Anforderungen zur Auslagerung von Aktivitäten und Prozessen zu gewährleisten.
Nach einer Eingliederungsphase verbinden sich unsere Receivables Manager aus dem
Backoffice über eine sichere Leitung mit Ihrer führenden Factoring-Software und
übernehmen unterschiedliche Aufgaben im operativen Geschäft. Unsere Strukturen
werden dabei an Ihre Organisation angepasst. Wenn Sie unseren Service „First-LevelSupport“ in Anspruch nehmen, dann führen wir sämtliche Korrespondenz mit Ihren
Kunden in Ihrem Namen, Design und Ihrem Wording.
Angst vor neuen Technogien kennen wir nicht. Wir verstehen die Domäne.
Softwaremodul „e-PUR“ (electronic purchase): Wir erhalten Ihre Forderungen über eine
Schnittstelle, holen WKV-Limite ein, verarbeiten die Daten in einer flexiblen Ankaufslogik,
verifizieren die Forderungen (im Backoffice) und senden Ihnen eine Antwort. Zusätzlich
erhalten Sie einen Zugriff auf unser Portal, über das Sie Informationen zu Ihren
Forderungen einsehen können. Erfahren Sie mehr zum Modul „e-PUR“ im Kapitel
Software.
Ihre Vorteile:
-
Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Prozesse und Daten.
Ihre Kontrolle erleichtert eine Auslagerung hinsichtlich MaRisk.
Sie konzentrieren sich auf Kernprozesse - wir übernehmen Supportprozesse.
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OUTSOURCING-BACKOFFICE Leistungskatalog
BBELEG
ELEG
EINREICHUNG
EINREICHUNG
INKASSO
MAßNAHMEN
STAMMDATEN
PFLEGE
VERIFIKATION
FIRST
LEVEL
ZAHLUNGSALLOKATION
SUPPORT
LIMIT
KONTROLLE
GWG
PRÜFUNGEN
MAHNWESEN
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First-Level-Support (buchhalterische Betreuung)
Kundenzufriedenheit ist vor allem eine Frage des First-Level-Supports.
Sie möchten Ihren Kunden einen optimalen Service bieten und dabei Ihren Vertrieb, Ihr
Account Management und Ihre Risikoabteilung entlasten? Corefacts unterstützt Sie dabei.
Wir übernehmen die Hotline und beantworten alle Fragen rund um die Buchhaltung.
Unter First-Level-Support verstehen wir eine professionelle und freundliche Betreuung
Ihrer Kunden, deren Debitoren sowie den Steuerberatern. Unsere Receivables Manager
sind in der Lage komplexe Sachverhalte kompetent zu beantworten.
First-Level-Support beinhaltet die Services:
Kundenbetreuung / Buchhaltung
Belegeinreichung
Zahlungskontrolle
GwG-Prüfungen
Mahnwesen
Stammdatenpflege
.. in folgenden Fremdsprachen:
Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Türkisch, Russisch, Polnisch, Arabisch, Litauisch
Fortlaufende Schulungen unserer Mitarbeiter in den Bereichen Factoring-Prozesse,
Buchhaltung, Ankaufslogik, GwG etc. stellen einen exzellenten Service sicher.
Ihre Vorteile:
-
Unterstützung Ihres Teams in mehreren Fremdsprachen
-
Ständig verfügbares Personal für Ihre Factoring-Buchhaltung
-
Freundliches, kompetentes Team und zufriedene Kunden
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Belegeinreichung
Outsourcing Backoffice: Wenn Sie Ihren Kunden verschiedene Kommunikationswege
für die Belegeinreichung zur Verfügung stellen möchten, dann sichern wir Ihnen diesen
individuellen Service zu.
Ihre Kunden können Forderungen z.B. per .xls, .csv, .txt oder als Buchungsstapel
(DATEV) übermitteln. Wir transformieren die Daten in das geforderte Format Ihrer
führenden Software und übermitteln die Daten sicher an Sie.
Alternativ können Ihre Kunden alle Rechnungskopien bequem per E-Mail an uns
verschicken. Wir extrahieren die notwendigen Informationen, unterziehen Sie einer
kurzen Plausibilitätsprüfung (z.B. Abtretungsvermerk) und buchen diese anschliessend
in Ihrem System.
Für die Belegeinreichung steht Ihnen ebenfalls ein standardisiertes System zur
Verfügung. Erfahren Sie mehr über das Modul „e-PUR“ im Kapitel Software.
Ihre Vorteile:
-
Garantierte Verarbeitung Ihrer Forderungen zu einem vereinbarten Zeitpunkt.
Ein Plus für den Vertrieb: Sie sind flexibel hinsichtlich der Schnittstellen für Ihre
Kunden.
8
Verifikation
Als Factoring-Unternehmen tragen Sie das Risiko, dass
die Forderungen nicht verifiziert werden können.
Schnell
und
gewissenhaft
verifizieren
wir
Ihre
Forderungen noch am Tag der Einreichung, um Ihrer
Risikoabteilung grünes Licht für die Finanzierung zu
geben.
Den Stichprobenumfang können Sie flexibel definieren
(x-% Anteil der Debitoren, x-% von Rechnungssummen).
Im offenen Verfahren fordern wir Unterlagen bei Ihren
Kunden an und vergewissern uns über die Korrektheit
und Akzeptanz der Forderungen beim Debitor.
Im stillen Verfahren prüfen wir bei unbenannten Debitoren die Adressen und
Kontaktpersonen. Zusätzlich verifizieren wir die Forderungen und Liefernachweise
beleghaft auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Dank unserem Modul „e-PUR“ ist eine technische Anbindung möglich.
Ihre Vorteile:
-
Sie reduzieren das Risiko und können flexibel Verifikationen in Auftrag geben
Schnelle Verifikation vor der Finanzierung / oder nachgelagert
Bessere Verifikation dank unserer Sprachvielfalt
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Zahlungsallokation
Im Full Service Factoring überwachen unsere Mitarbeiter Zahlungseingänge auf den
Konten Ihrer Kunden. Wenn ein gewisser Teil der Zahlungen durch Ihre Software nicht
automatisch allokiert werden kann (z.B. auf Grund von umfangreichen
Zahlungsavisen, unberechtigten Skonti etc.), dann übernehmen unsere Receivables
Manager taggleich die manuelle Verbuchung der Zahlungen, damit neue Forderungen
so schnell wie möglich finanziert werden können.
Dieser Service wird stets in Rücksprache mit Factoringnehmern, Debitoren und
natürlich mit Ihnen erfüllt.
Zusätzlich können Sie unser Know-How im Zahlungsverkehr (SEPA, MT940) jederzeit
abrufen, und wir werden mit unseren Erfahrungen gezielt manuelle Aufwände und
Kosten reduzieren.
Geldwäschegesetz-Prüfungen
Sämtliche Zahlungsweiterleitungen oder Rücküberweisungen von nicht factoringrelevanten Zahlungen werden konform zum Geldwäschegesetzt geprüft. Wir fordern
Unterlagen bei Ihren Kunden an und prüfen die Debitoren vor jeder Überweisung
gegen die von Ihnen definierten „Schwarze-Listen“.
Mahnwesen
Unsere Mitarbeiter im Front-Office übernehmen den Druck und Versand Ihrer
Mahnungen. Darüber hinaus bearbeiten wir Ihre Mahnrückläufer, versorgen Sie mit
Auskünften und veranlassen weitere Schritte, wie z.B. die Erfassung von Direktzahlungen
oder Warenstreitigkeiten.
.
10
Limit-Kontrolle
Die laufende Pflege und Überwachung der WKV-Limite ist unerlässlich, um Ihre Risiken
zu minimieren.
Im Full Service Factoring beantragen, pflegen und überwachen unsere Receivables
Manager täglich alle WKV-Limite Ihrer Kunden.
Im Inhouse Verfahren setzen unsere Mitarbeiter Anwendungen ein, die einen
automatisierten Abgleich zwischen Ihrer Software und Ihrem Kreditversicherer (Coface,
Atradius, Euler Hermes u.a.) durchführen.
Das Softwaremodul „e-PUR“ ist in der Lage Forderungen in real-time einer Ankaufslogik
(inkl. Score und Limitermittlung) zu unterziehen. Nach einer Prüfung erhalten Sie
umgehend eine Antwort, ob die Forderung für eine Finanzierung geeignet ist.
Ihre Vorteile:
-
Risikominimierung durch permanente Pflege und Kontrolle der WKV-Limite
Erfüllung von Obliegenheiten gegenüber dem Kreditversicherer
Abwicklung von Schäden
Stammdatenpflege
Unsere schnelle und permanente Pflege von Stammdaten (Factoringnehmer, Debitoren,
Kreditversicherung) gibt Ihnen Sicherheit und entlastet Ihre Ressourcen. Unsere
Mitarbeiter im Front-Office sind vertraut mit der Brisanz von wichtigen Parametern wie
Ankaufslogik, Sperrsätze etc. und führen deshalb die Pflege Ihrer Daten im 4-AugenPrinzip durch.
Ihre Vorteile:
-
Permanente Pflege der Stammdaten im 4-Augen-Prinzip
Benachrichtigungen Ihres Personals bei anstehenden Prolongationen
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Inkasso
Ein starkes TEAM!
Unser Partner, die CMS Collection GmbH, wurde 2010 als Inkassogesellschaft innerhalb der
CMS Credit Management Service GmbH als konzernunabhängiger Dienstleister im Bereich
Forderungsmanagement gegründet.
Das Team besteht aus erfahrenen Mitarbeitern aus der Inkassobranche. Neben einem
starken Team mit großem Fachwissen, kann CMS ebenfalls auf ein breites Spektrum an
Sprachen innerhalb der Sachbearbeitung zurückgreifen.
Das ist für die tägliche Arbeit als Inkassounternehmen mit dem Schwerpunkt
internationales Inkasso unerlässlich.
Mit modernster Technologie sorgen wir für optimale Abläufe und Transparenz bei all dem,
was wir für Sie tun. Sie erhalten Informationen, um Ihre Kunden angemessen zu begleiten,
Ihre Liquidität zu steuern und sich gegen Risiken abzusichern.
Den Stand der Inkassofälle können Sie zusätzlich und jederzeit in unserem Portal 24/7
einsehen.
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SOFTWARE-LÖSUNGEN
Wir arbeiten non-stop an neuen Software-Lösungen für Factoring.
Aktuell steht Ihnen das neue Modul „e-PUR“ (electronic purchase) zur Verfügung. Das
Modul versetzt Ihre Factoringnehmer in die Lage, Belege über ein standardisiertes System
(Portal) einzureichen.
Bei einer neuen Einreichung nimmt „e-PUR“ automatisierte Plausibilitätsprüfungen vor
und startet Ihre individuelle Ankaufslogik. Innerhalb von Sekunden werden Ihre
Forderungen im Anschluss zur Verifikation weitergeleitet. WKV-Limite werden entweder
automatisch bei Kreditversicherern (z.B. Atradius) angefragt oder manuell gepflegt.
Ebenso steht eine Schnittstelle für Score und Limitempfehlungen der Schufa zur
Verfügung, die zur Risikosteuerung im „unbenannten“ Teil dienen kann.
Nach der Ankaufslogik und der taggleichen Verifikation erfolgt ein automatischer Import
in Ihr System.
Ihre Vorteile:
-
Darstellung in Ihrem Design
Plattformunabhängigkeit (flexible Schnittstellen) zu Ihrem System
Standardisierter Prozess der Belegeinreichung
Risikominimierung durch Verifikation
Elektronische Ablage
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PROJEKTE
Unsere Erfahrung in Projekten für Factoring-Unternehmen ermöglicht uns eine schnelle
Aufnahme und Umsetzung Ihrer Anforderungen.
Bei der Anforderungsspezifikation Ihrer Bedürfnisse setzen wir auf agile Methoden.
Unsere Vorgehensweise ist zertifiziert nach IREB Standard.
Während und nach der Implementierung werden Ihre Anforderungen strukturiert und
gewissenhaft einem Testmanagement nach dem ISTQB-Standard unterzogen.
Insgesamt besitzen wir sowohl technische - als auch tiefgreifende, fachliche
Erfahrungen in den Bereichen :
-
Factoring-Buchhaltung
Abrechnungen Gebühren/Zinsen
Ankaufslogik (Full Service, Inhouse, Reverse Factoring, Debitoren-Konzentration,
maximale Ankäufe, Recourse/Non-Recourse...)
SEPA (Credit Transfer und Direct Debit)
-
MT940 und Zuordnungsalgorithmen
DATEV-Schnittstellen
Workflows (Verifikation, Auszahlungen, Saldenbestätigungen ..)
Schnittstellen OP und Debitoren
uvm.
-
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KOSTEN
Die Abrechnung unserer Dienstleistungen ist flexibel gestaltet und wird individuell
an Ihre Anforderungen angepasst.
Ein Modell, das von unseren Kunden überwiegend bevorzugt wird, ist die
pauschale Abrechnung.
Wenn Sie den vollen Umfang (First-Level-Support) unserer Dienstleistungen
beziehen, zahlen Sie einen festen Betrag pro aktivem Factoringnehmer. Die Quote
der automatischen Zahlungsallokation Ihrer Software spielt bei der Ermittlung der
Pauschale eine zentrale Rolle.
Sobald der Factoringvertrag beendet ist und Sie dem Kunden keine Factoringgebühren mehr belasten, entstehen Ihnen keine weiteren Kosten.
Die Rückführung der Inanspruchnahme kostet Sie hinsichtlich der Debitorenbuchhaltung keinen Cent mehr.
Dieses Modell hat für Sie zwei entscheidende Vorteile:
1. Ihre Debitorenbuchhaltung ist jederzeit kalkulierbar
2. Wenn Ihre Einnahmen sinken, dann reduzieren sich Ihre Kosten
Beispiel: First-Level-Support (Mischkalkulation für SME )
Automatische Zahlungsallokation = ca. 60 %
Anzahl Belege (ca. 50 - 300 Stück pro Monat über e-PUR)
Preis pro aktivem Factoringnehmer (monatlich)
250 EUR
Beispiel Verifikation (Mischkalkulation beleghaft & telefonisch )
Anzahl Belege (ca. 50-300 Stück pro Monat)
Verifikation (Umfang: 25% der Forderungen)
Preis pro aktivem Factoringnehmer (monatlich)
15
120 EUR
BACKOFFICE
S O F TW A R E
PROJEKTE
Alles aus einer Hand.
Maßgeschneiderte Lösungen für Factoring.
Kontakt
corefacts GmbH
Isaac-Fulda-Allee 5
55124 Mainz
Geschäftsführung
Jan Baszczawski
16
E-Mail: [email protected]
Tel.: (06131) 8928-330

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