QM – Verfahrensanweisung VA 4.05 Geheimhaltung, Diskretion und Diebstahlschutz Zielsetzung Die vorliegende Verfahrensanweisung beschreibt die Maßnahmen, die erforderlich sind, um die in der Sicherheitsbranche erforderliche Diskretion und Zurückhaltung sicherzustellen. Dadurch rechtfertigen wir nicht zuletzt das Vertrauen, das unsere Kunden in uns setzen. Die Missachtung dieser Verfahrensanweisung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Zuständigkeiten Die Bereichsleiter überwachen die genannten Maßnahmen im Rahmen ihrer Personalverantwortung. Beschreibung der Maßnahmen Auskünfte Betriebsfremden Personen gegenüber, ausgenommen gegenüber Steuerberatern und Rechtsanwälten, die für Unternehmen der Sievers Gruppe tätig sind, sind Auskünfte über folgende Informationen zu unterlassen:  Private Telefonnummern oder Adressen von Vorgesetzten oder Mitarbeitern  Aufenthaltsorte von Vorgesetzten oder Mitarbeitern sowie die Gründe für die Abwesenheit und die Dauer der Abwesenheit  Objekt- oder personenbezogene Angaben über laufende oder abgeschlossene Projekte  Bezugsquellen für Material sowie Vertriebs- und Einkaufsstrategien  Kalkulation und betriebswirtschaftliche Fragen  Betriebsdaten und -zahlen Bestehen Zweifel über die Identität eines Anrufers, ist diese durch einen Rückruf zu überprüfen. Bei einer Unterbrechung von Telefongesprächen sollte die Stummtaste des Telefonapparates betätigt werden. Betriebsfremde Besucher Betriebsfremde Personen dürfen sich nur unter Aufsicht in den Geschäftsräumen bewegen. Sie haben sich im Empfangsbereich zu melden und sind dort vom jeweiligen Ansprechpartner abzuholen. Revisionsstand: 01 Reg.-Nummer: VA 4.05 Seite 1/3 QM – Verfahrensanweisung VA 4.05 Aufbewahrung von objektbezogenen Dokumenten Objekt- bzw. auftragsbezogene Dokumente dürfen nur in der festgelegten Anzahl( i.d.R. 2 Exemplare) angefertigt und verteilt werden. Sie sind Eigentum der Sievers Gruppe und entsprechend gekennzeichnet. Allen Mitarbeiter ist es untersagt, die ihnen zur Verfügung gestellten Dokumente direkt oder indirekt Dritten zugänglich zu machen oder zur Verfügung zu stellen. Sie haften für alle Schäden, die aus der Nichtbeachtung dieses Verbots entstehen. Den Mitarbeitern ist es untersagt, von Dokumenten Duplikate zurückzuhalten, Dokumente auf elektronischen Medien zu vervielfältigen oder als Software zu überspielen. Störungszettel und andere Unterlagen dürfen keinesfalls offen im Fahrzeug abgelegt werden. Kundenakten dürfen in keinem Fall aus dem Betrieb mitgenommen werden! Personenbezogene Daten Informationen über Kunden, die einem Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit zur Kenntnis gelangen, sind streng vertraulich zu behandeln. Besonders über bestimmte Gewohnheiten der Kunden ist Stillschweigen zu wahren. Verschwiegenheit der Mitarbeiter in der Freizeit In ihrer Freizeit haben die Mitarbeiter der Sievers Gruppe Stillschweigen über dienstliche Angelegenheiten zu wahren. Dies betrifft sowohl innerbetriebliche Vorgänge als auch kundenspezifische Angaben. Entsprechende Äußerungen sind auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen zu unterlassen. Die Ausführungen dieses Abschnittes sind sinngemäß Bestandteil der Arbeitsverträge. Verlustmeldungen Der Verlust von Dokumenten oder Schlüsseln ist unverzüglich der Geschäftsleitung zu melden. Diebstahlschutz Jeder Mitarbeiter hat darauf zu achten, dass das anvertraute Firmeneigentum und vor allem Dokumente nicht unbeaufsichtigt bleiben, sofern keine verschließbaren Räumlichkeiten vorhanden sind. Die Scharfschaltzeiten von EMA müssen stets nachvollziehbar sein. Besondere Geheimhaltung Mitarbeiter, die Zugang zu sicherheitsempfindlichen Verschlusssachen oder Informationen haben, erhalten eine gezielte Belehrung durch die Geschäftsleitung. Dokumente, die der besonderen Geheimhaltung unterliegen, z.B. Personalakten, dürfen nur in verschließbaren Schränken aufbewahrt werden. Revisionsstand: 01 Reg.-Nummer: VA 4.05 Seite 2/3 QM – Verfahrensanweisung VA 4.05 Aktenvernichtung Ungültige Unterlagen der folgenden Kategorien sind mittels Reißwolf zu vernichten:  Angebote  Rechnungen  Kalkulationen  Personalunterlagen Revisionsstand: 01 Reg.-Nummer: VA 4.05 Seite 3/3