HR-Planung und - Controlling Thomas Santinelli, Universität Basel / Thomas Bula, NOVO Business Consultants AG 20.04.2015 Agenda Begrüssung / Einleitung Aktuelle Herausforderungen im HCM HCM-Prozess – effektiv & effizient SAP HCM bei der Universität Basel Personalcontrolling & Personalplanung Fazit Ausblick Fragen © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 2 NOVO Business Consultants AG © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 3 SIE, SAP & NOVO – Eine ideales Team Ihre Anforderungen Personal, Finanzen, Logistik, Reporting, Planungslösungen, MIS, Echtzeit, User Experience, usw. Lösungen von SAP Unsere Kompetenz SAP bietet eine integrative Plattform mit standardisierten Lösungen NOVO kennt die Herausforderungen und implementiert passende Lösungen © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 4 NOVO - Referenzen © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 5 Herausforderungen im HCM Herausforderung: Personalrekrutierung Demografische Entwicklung Wissensbasierter Wettbewerb Fachkräftespezialisierung Globalisierung Effektives & effizientes Personalmanagement © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 7 Herausforderung: Mitarbeiterbindung oder… Aussenwirkung PersonalMarketing Innenwirkung Zufriedenheit Begeisterung Motivation Engagement Effektives & effizientes Personalmanagement © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 8 Herausforderung: Fehlende Kennzahlen / Strategie-Entkoppelung © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 9 Die Lösung: Ein effektiver und effizienter HCM-Prozess Die Lösung: Effizienter HCM-Prozess Gestaltungsebenen Efficiency • Fokus: HR Kernprozesse • Ziel: Save money Effectivity • Fokus: Talent Management • Ziel: Earn money Service Delivery • HR Rollen & Organisation • HR Portale (ESS / MSS…) • User Interface © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 12 Die Lösung: SAP Tool Unterstützung für den HCM-Prozess © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 13 SAP HCM bei der Universität Basel Universität Basel – Ein Überblick © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. • > 6'200 Personalstammsätze • HCM-Einführung im Jahr 2000 • Übernahme der Drittmittel- und Nationalfondsanstellung • Aufnahme der Lehraufträge ins SAP HCM • Pflege von nichtabrechnungsrelevanten Personendaten • Doppelspurigkeiten, Qualitätsprobleme und Medienbrüche • HR-Redesign im 2013 15 Universität Basel – HR-Redesign 2010 Q1 Q2 Q3 2011 Q4 Q1 Q2 © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. Q3 2012 Q4 Q1 Q2 Q3 2013 Q4 Q1 Q2 Q3 2014 Q4 Q1 Q2 Q3 2015 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 16 Universität Basel – Prozesse © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 17 Universität Basel – Elektronisches Personaldossier © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 18 Universität Basel – Personalcontrolling Ziele: - Stärkung der Personalführung - Aufbau einer zielorientierten Personalentwicklung - Optimierung der Personalarbeit - Stärkung der Marktpositionierung - Gleichstellung von Mann und Frau © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 20 Personalstammsätze auf Payroll Personalstammsätze nicht auf Payroll Alle Personalstammsätze Aktive Personalstammsätze Universität Basel – Personalcontrolling – Kennzahlen-Definition ausgetreten emeritiert © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 21 Universität Basel – Personalcontrolling – Personalkategorien © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 22 Universität Basel – Personalcontrolling – Ein- und Austritte © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 23 Universität Basel – Personalkostenplanung - Prozessablauf BPC Zentrale Vorgaben - Beschlüsse - Vorgabe-Excel 3 Zentrale Vorgaben - AG-Beiträge - Stellen - etc. Dezentrale Planung & Freigabe - Vakanzen - Zuordnung MA zu Vakanz - FTE`s planen 5 4 Genehmigung 6 BW ERP (HCM/CO) IST-Werte Sollstellenplan ZZ_Sollstellen 2 1 © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. Aktualisierte Stammdaten Akt. Sollstellenplan 7 Controlling, Details? 24 Universität Basel – Personalkostenplanung – Proof of Concept 2014 J F M A M J J 2015 A S O N D J F M A M J J A S O N D Operational Headcount- Erkenntnisse aus PoC: - RDS bildet eine gute Grundlage => ca. 90% Abdeckung Planning with SAP BPC - Jedoch Fokus auf den amerikanischen Markt © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. Das RDS baut auf der Core-PKP auf KIeinere Mängel: z.B. Harte Codierung von sprachabhäng. Texten/Tabellenstrukturen/Dimensionen Mit geringem Aufwand wurde der PoC zum Erfolg 25 Universität Basel – Personalkostenplanung – Erfassungslayout © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 26 Universität Basel – Personalkostenplanung - Architektur © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. • Installation BW 7.4 • BPC 10.1 Classic • Nutzung RDS «Operational Headcount Planning» • EPM-Add-In für Planung • Reporting mit Design Studio und Analysis for Office 27 AUSBLICK Ausblick – HCM Architektur © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 29 Ausblick – Vorausschauendes Reporting Gestern Verständnis Wie und warum ist es passiert? Heute Was ist die beste Massnahme? Morgen Was passiert besten-, was schlimmstenfalls? Einsicht Modeling Recommending Simulation Was ist geschehen? Was geschieht jetzt? Was wird geschehen? Information Reporting Monitoring Zeitraum Extrapolishing reaktiv aktiv proaktiv © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 30 Konvergenz zwischen SAP ERP, SAP BPC und Predictive Analysis Business Planning Predictive Analysis Accounting Pre-built starter content SAP HANA Platform © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 31 Ausblick – Simplifizierung mit S4/HANA © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 32 FAZIT FAZIT / Take aways: • HCM-Herausforderungen sind gross und vielseitig • Ein eingespielter HCM-Prozess ist wichtig • SAP bietet prozessunterstützende Lösungen • RDS beschleunigen die Implementierung • Simplification und vorausschauendes Reporting sind die nahe Zukunft • Zünden wir die SAP-HCM-Rakete!!! © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. 34 Thank you Contact information: Thomas Santinelli Projektleiter Universität Basel © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. Thomas Bula Geschäftsfeldleiter BI NOVO Business Consultants AG Reporting Uni Basel Benutzergruppen: Uni Rat, Rektorat WEB WEB Führung, Fakultäten, Departemente, Marketing & Kommunikation WEB Fachbereiche Crystal Excel FICO © 2015 SAP (Schweiz) AG. All rights reserved. Projekte Immobilien Logistik HR Campus Diverse 36
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