Allgemeine Geschäftsanweisung (AGA) - Unfallkasse Sachsen

Allgemeine Geschäftsanweisung
(AGA)
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Inhaltsverzeichnis
Seite
I.
Allgemeines
§ 1 Geltungsbereich und Aufgabe der AGA
§ 2 Beachtung und Weiterentwicklung der AGA
II.
Verwaltungsaufbau
§ 3 Gliederung und Organisationsplan
§ 4 Leitung der UK und Verteilung der Aufgaben
§ 5 Geschäftsverteilungsplan
III.
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4
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Zusammenarbeit und Öffentlichkeitsarbeit
§ 6 Allgemeine Arbeitsgrundsätze
§ 7 Verhalten im Dienst
§ 8 Zusammenarbeit und Informationen innerhalb der Unfallkasse
§ 9 Dienstwege
§ 10 Besucherverkehr/ Zusammenarbeit mit den Medien
IV.
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5
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Geschäftsablauf
1. Behandlung der Eingänge
§ 11 Öffnen und Verteilen der Eingänge
§ 12 Eingänge mit besonderer Anschrift
§ 13 Weitergabe und Verbleib der Eingänge
§ 14 Sicht- und Geschäftsvermerke
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2. Bearbeitung der Eingänge/ Ausgänge sowie eigener Angelegenheiten
§ 15 Allgemeines
§ 16 Schriftverkehr/ Formen der Bearbeitung/ Versand
§ 17 Bearbeitung eigener Angelegenheiten
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3. Zeichnungsrecht/ Dienstsiegel
§ 18 Zeichnung durch den Geschäftsführer
§ 19 Zeichnung durch die übrigen Mitarbeiter
§ 20 Zeichnungsrecht im Rechnungswesen
§ 21 Dienstsiegel
V.
9
9
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Innerer Dienstbetrieb
1. Hausordnung
§ 22 Hausrecht
§ 23 Verkauf/ Sammlung/ Unterschriftensammlung/ Werbung/ sonstige Aushänge
§ 24 Parkplatz
§ 25 Verhalten bei Gefahr
§ 26 Küche
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Seite
2. Diensträume und Arbeitsmittel
§ 27 Dienstzimmer/ Müll
§ 28 Verlassen des Dienstzimmers
§ 29 Arbeitsmittel
§ 30 Reparaturen
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12
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3. Registratur und Bibliothek
§ 31 Generalregistratur
§ 32 Bibliothek
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4. Besondere Dienstpflichten/ Akteneinsicht
§ 33 Schutz der Sozialdaten/ Dienstverschwiegenheit und Aussagegenehmigung
§ 34 Akteneinsicht
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13
5. Arbeitszeit/ Dienstreisen/ Sonstige Abwesenheit/ Unfälle
§ 35 Arbeitszeit/ Dienstreisen
§ 36 Fernbleiben vom Dienst/ Urlaubsplan
§ 37 Erkrankung
§ 38 Unfälle/ Dienstunfälle
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14
14
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6. Hausverfügungen
§ 39 Grundsatz
§ 40 Art der Verfügungen
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15
7. Fernmeldeverkehr
§ 41 Dienstliche Telefongespräche/ Telefax/ Sonstige Kommunikationsdienste
§ 42 Private Telefongespräche/ Telefaxe
VI.
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Schlussvorschriften
§ 43 Inkrafttreten
16
4
I.
Allgemeines
§1
Geltungsbereich und Aufgabe der AGA
Die AGA regelt den Dienstbetrieb in der Unfallkasse Sachsen-Anhalt (UK). Sie wird durch
Büroverfügungen/ Dienstanweisungen ergänzt und aktualisiert.
§2
Beachtung und Weiterentwicklung der AGA
(1) Die Sachverwaltung stellt jedem Mitarbeiter ein Grundwerk der AGA zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter ist für die Kenntnis der AGA und der sie ergänzenden Büroverfügungen sowie
deren Pflege und Aktualisierung verantwortlich.
(2) Vorschläge zur Weiterentwicklung der AGA sind auf dem Dienstweg an den Geschäftsführer zu richten.
II.
Verwaltungsaufbau
§3
Gliederung und Organisationsplan
(1) Die Gliederung der UK ergibt sich aus dem Organisationsplan (Org.plan).
(2) Im Org.plan sind der Bereich der Geschäftsführung, die Geschäftsbereiche, die Stabsstellen, die Abteilung Prävention und die Teams mit Kostenstellen- und Organisationsnummern darzustellen. Der Org.plan bildet die Grundlage für den Geschäftsverteilungsplan.
§4
Leitung der UK und Verteilung der Aufgaben
(1) Der Geschäftsführer leitet den Dienstbetrieb der UK. Der Geschäftsführer ist unmittelbarer Dienstvorgesetzter des Personals und führt die allgemeine Dienstaufsicht über die Bediensteten der Unfallkasse. Er trifft alle Anordnungen von grundsätzlicher Bedeutung.
(2) Der stellvertretende Geschäftsführer vertritt den Geschäftsführer im Verhinderungsfall.
(3) Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung, die wegen ihrer Eilbedürftigkeit keinen
Aufschub gestatten, treffen bei gleichzeitiger Abwesenheit des Geschäftsführers und seines
Stellvertreters die Geschäftsbereichsleiter im Einvernehmen. Diese Entscheidungen sind
dem Geschäftsführer unverzüglich schriftlich zu melden und zu begründen.
(3) Den vom Geschäftsführer beauftragten Vorgesetzten obliegt die Leitung und Beaufsichtigung aller Verwaltungsabläufe in ihrem Bereich.
§5
Geschäftsverteilungsplan
(1) Die Verteilung der einzelnen Aufgaben auf die Geschäftsbereiche, die Abteilung Prävention, die Stabsstellen und die Teams regelt der Geschäftsverteilungsplan. Er grenzt die Arbeitsgebiete nach sachlichen Gesichtspunkten so ab, dass Zuständigkeitsüberschreitungen
vermieden, gleichartige oder verwandte Aufgaben nur von einer Stelle bearbeitet werden.
(2) Der Geschäftsverteilungsplan regelt die Vertretung.
(3) Abweichend vom Geschäftsverteilungsplan kann der Geschäftsführer bestimmte Aufgaben vorübergehend anderweitig zuteilen oder die Vertretung im Einzelfall anders regeln.
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III.
Zusammenarbeit und Öffentlichkeitsarbeit
§6
Allgemeine Arbeitsgrundsätze
(1) Die Beschäftigten sollen Rat- und Auskunftssuchenden bei der Verfolgung ihrer Anliegen
behilflich sein. Sind sie selbst nicht zuständig, geben sie die zuständige Stelle an.
(2) Die Beschäftigten erledigen ihre Aufgaben rasch, zielorientiert, zweckmäßig und wirtschaftlich. Dabei sollen sie Initiative entwickeln und selbständig handeln. Jeder Beschäftigte
ist für die erfolgreiche Erfüllung seiner Arbeitsaufgaben selbst verantwortlich.
(3) Die Beschäftigten haben sich unter besonderer Berücksichtigung ihres Aufgabenbereiches um die eigene berufliche Fort- und Weiterbildung zu bemühen.
§7
Verhalten im Dienst
(1) Die Mitarbeiter der UK haben sich so zu verhalten, wie es von Angehörigen des öffentlichen Dienstes erwartet wird. Sie haben darauf zu achten, dass der UK kein Schaden entsteht.
(2) Das Rauchen in den Diensträumen ist nur mit Rücksichtnahme auf die anwesenden Mitarbeiter und mit deren Zustimmung gestattet. In Gegenwart von Besuchern und bei Besprechungen ist das Rauchen zu unterlassen. Das Rauchen ist untersagt in Maschinenräumen
der EDV, Archiven, Bibliothek, medizinischen Bereichen und in Küchenräumen.
(3) Jede Entgegennahme von Belohnungen und Geschenken, die Mitarbeiter in Ausübung
ihrer dienstlichen Tätigkeit erhalten, ist dem Geschäftsführer anzuzeigen. Die Annahme der
Belohnung oder eines Geschenkes ist von der Genehmigung durch den Geschäftsführer
abhängig zu machen. Im Falle der Versagung hat eine unverzügliche Rückführung an den
Schenker zu erfolgen.
(4) Sachen, die auf dem Grundstück oder in den Diensträumen der UK gefunden werden,
sind unverzüglich in der Sachverwaltung abzugeben.
§8
Zusammenarbeit und Informationen innerhalb der UK
(1) Bei der Erledigung von Dienstgeschäften ist stets den Belangen der UK als einheitlichem
Ganzen Rechnung zu tragen. Die Geschäftsbereiche, die Abteilung Prävention, die Stabsstellen und die Teams haben sich gegenseitig zu unterstützen. Jeder Mitarbeiter ist dafür
verantwortlich, dass alle in Betracht kommenden Stellen bei der Bearbeitung beteiligt werden.
(2) Eine laufende und umfassende gegenseitige Unterrichtung innerhalb der Bereiche und
darüber hinaus ist zu gewährleisten. Die Information erfolgt grundsätzlich durch regelmäßige
Mitarbeiterbesprechungen.
§9
Dienstwege
(1) Im mündlichen und schriftlichen Dienstverkehr ist zum Zwecke eines geordneten Verwaltungsablaufs der vom Org.plan vorgegebene Dienstweg einzuhalten. Wurde der Dienstweg
nicht eingehalten, so ist die oder der Übergangene unverzüglich zu unterrichten. Weisungen
sind auch dann bindend, wenn der Dienstweg nicht eingehalten wurde.
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(2) In den Dienstverkehr zwischen verschiedenen Org.einheiten sind Vorgesetzte stets einzuschalten, wenn dies für die Wahrnehmung ihrer Leitungsaufgaben erforderlich ist.
(3) Für die Selbstverwaltungsorgane, Ministerien, Verbände und deren Mitglieder bestimmte
Vorgänge, Anzeigen, Mitteilungen mündlicher und schriftlicher Art sind über den Geschäftsführer zu leiten. Für den Geschäftsführer und oder seinen Vertreter bestimmte Vorgänge,
Anzeigen, Mitteilungen mündlicher und schriftlicher Art sind über die Geschäftsbereichsleiter
zu leiten. Wird Rücksprache bzw. Vortrag einer Sache vom Geschäftsführer oder seinem
Vertreter angeordnet, erstattet diese grundsätzlich der zuständige Geschäftsbereichsleiter.
(4) Vorschläge im Rahmen des Vorschlagwesens und Beschwerden über das Verhalten von
Vorgesetzten sind unmittelbar beim Geschäftsführer einzureichen.
§ 10
Besucherverkehr/ Zusammenarbeit mit den Medien
(1) Alle Besucher sind höflich und zuvorkommend zu behandeln. Persönliche Besuche von
Versicherten sind möglichst unverzüglich zu erledigen. Dazu sind die Besprechungszimmer
zu nutzen.
(2) Vertreter der Medien sind an den Geschäftsführer oder an den Teamleiter Öffentlichkeitsarbeit und Mitgliederservice zu verweisen. Dies gilt auch für schriftliche oder fernmündliche Anfragen.
(3) Das Team Öffentlichkeitsarbeit und Mitgliederservice wird von allen Bereichen des Hauses bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt und unterrichtet die Beschäftigten über alle
die UK betreffenden Presseveröffentlichungen sowie Vorgänge von behördeninterner Bedeutung.
IV.
Geschäftsablauf
1. Behandlung der Eingänge
§ 11
Öffnen und Verteilen der Eingänge
(1) Eingänge sind alle der UK auf direktem, postalischem oder elektronischem Weg zugeleiteten Schriftstücke/Informationen.
(2) Sämtliche an die UK adressierten Eingänge sind der Poststelle zuzuleiten. Von dieser
Stelle werden vorbehaltlich der Regelung in § 12 alle Eingänge, soweit sie nicht als „vertraulich“, „persönlich“ oder in ähnlicher Weise besonders gekennzeichnet sind, geöffnet, mit dem
Eingangsstempel/ Datum versehen und, soweit sie der Rehabilitationssachbearbeitung zugeordnet werden können, dem Scannteam zur taggleichen optischen Archivierung übergeben.
(3) Eingänge für die Bereiche Prävention, Kataster und teilweise Regress (z.B. Staatsanwaltsakten, Titel), EDV sowie Bankpost (z.B. Schecks, Kontoauszüge) für die Kasse und
Schreiben bzgl. Mitarbeiterunfällen (soweit erkennbar) werden direkt den entsprechenden
Fachbereichen zugeleitet. Sammelrechnungen (Apotheken- und Rezeptabrechnungen) sind
den zuständigen Mitarbeitern im Geschäftsbereich III zu übergeben.
(4) Beschwerden jeglicher Art, Schriftsätze in gerichtlichen Verfahren oder 3. bzw. häufiger
wiederholte Mahnungen, Schreiben der Selbstverwaltungsorgane, Ministerien, Verbände und
deren Mitglieder sowie Eingänge für den Bereich Personal- und Sachverwaltung und alle
übrigen Eingänge werden dem Geschäftsführer zur Durchsicht und Auszeichnung zugeleitet.
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(5) Eingehende elektronische Post mit Dokumentencharakter ist unverzüglich an den Leiter
des Fachbereiches weiterzuleiten. Ist eine Weiterleitung auf elektronischem Weg nicht möglich, ist ein Ausdruck zu fertigen und in den Posteingang zu geben.
(6) Enthalten Eingänge Schecks, Briefmarken o.ä., sind diese in besonderen Nachweisungen zu erfassen.
(7) Die von Selbstverwaltungsorganen und deren Mitgliedern, obersten Bundes- oder Landesbehörden (Ministerien) und Spitzenverbänden der Sozialversicherung eingehenden
Schreiben werden ungeöffnet dem Geschäftsführer überbracht. Diese Sendungen werden
dort geöffnet und in den Geschäftsgang gegeben.
§ 12
Eingänge mit besonderer Anschrift
(1) An
- Selbstverwaltungsorgane und Mitglieder der Selbstverwaltungsorgane,
- Geschäftsführer und stellv. Geschäftsführer,
- Personalvertretung und
- beratende Ärzte oder Zahnärzte
unmittelbar sowie zu deren Händen adressierte Sendungen sind nicht zu öffnen. Der Eingangsstempel wird hier auf den Briefumschlag gesetzt. Die Empfänger geben diese Briefe,
soweit sie dienstliche Angelegenheiten betreffen, in den Geschäftsgang.
(2) Für Sendungen, die als
- Vorschläge im Rahmen des betrieblichen Vorschlagswesens oder
- Bewerbungen
gekennzeichnet sind, gilt Abs. 1 sinngemäß.
(3) Als persönlich gelten alle Sendungen, die nur mit dem Namen eines Mitarbeiters und der
Anschrift der UK adressiert sind und keine Zusätze oder den Zusatz „persönlich“ enthalten.
Diese Sendungen sind dem Mitarbeiter ungeöffnet und direkt zuzuleiten. Als nicht persönlich
gelten solche Sendungen, die an die UK zu Händen eines Mitarbeiters gerichtet sind.
§ 13
Weitergabe und Verbleib der Eingänge
(1) Sämtliche Eingänge sind unverzüglich an die zuständigen Fachbereiche weiterzuleiten.
(2) Die Zuteilung der elektronisch erfassten Eingänge erfolgt durch den entsprechenden
Fachbereich in die Postkörbe der Sachbearbeiter.
(3) Die in § 23 Abs. 3 bezeichneten Eingänge sind mit dem betreffenden DOK-Zeichen zu
versehen und vom Empfänger unter Angabe des Datums abzuzeichnen. Nach abgeschlossener Bearbeitung sind die Vorgänge grundsätzlich der DOK-Ablage zuzuleiten.
(4) Personalangelegenheiten sind vertraulich zu behandeln.
§ 14
Sicht- und Geschäftsvermerke
(1) Die Eingänge sind bevorzugt regelmäßig vor Erledigung anderer Dienstgeschäfte durchzusehen.
(2) Auf Eingängen und Verfügungen können Geschäftsvermerke gemacht werden. Dabei
bedeuten:
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b. R.
b. V.
b .t. R.
Wv.
St. z. U.
z. d. A.
= bitte Rücksprache
= bitte Vortrag
= bitte telefonische Rücksprache
= Wiedervorlage
= Stellungnahme zur Unterschrift
= zu den Akten
(3) Rücksprachen sind unverzüglich zu erledigen, die Erledigung wird mit Namenszeichen
und Datum auf dem Vorgang vermerkt.
2. Bearbeitung der Eingänge/ Ausgänge sowie eigener Angelegenheiten
§ 15
Allgemeines
(1) Jeder Eingang ist so schnell und einfach wie möglich zu bearbeiten. Spätestens nach
Ablauf von vier Wochen muss der Antragsteller/Briefschreiber eine erste Nachricht erhalten.
(2) „Sofort“-Sachen sind so zu bearbeiten, dass ihre Erledigung noch am selben Tag möglich
ist. „Eilt“-Sachen sind vor den übrigen Eingängen, ggf. unter Beachtung von vorgegebenen
Fristen, zu bearbeiten.
(3) Auf Eingaben/ Anträgen ist eine Zwischennachricht zu erteilen, sobald sich übersehen
lässt, dass die abschließende Bearbeitung nicht unverzüglich vorgenommen werden kann.
Zwischennachrichten müssen einen Hinweis auf die voraussichtliche Dauer der Bearbeitung
und den Grund der Verzögerung enthalten und vom Vorgesetzten abgezeichnet werden.
Nach Ablauf von drei Monaten ist jeweils eine weitere Zwischennachricht zu erteilen.
(4) Fristen und Termine sind so zu bemessen, dass ihre Einhaltung möglich ist und unnötige
Wiedervorlagen, Erinnerungen und Anträge auf Fristenverlängerung vermieden werden.
(5) Wiedervorlagen dürfen nur verfügt werden, wenn eine abschließende Bearbeitung noch
nicht möglich ist. Sie sind auf einen bestimmten Tag festzusetzen. Die Wiedervorlage zum
festgesetzten Termin ist durch geeignete Maßnahmen zu überwachen.
(6) Ohne Genehmigung des zuständigen Geschäftsbereichsleiters dürfen Akten oder sonstige dienstliche Vorgänge, mit Ausnahme der im Rahmen von Dienstgängen bzw. -reisen benötigten Unterlagen, nicht aus der Dienststelle mitgenommen werden.
(7) Jeder Mitarbeiter hat den Vorgesetzten zu unterrichten, wenn größere Bearbeitungsrückstände in seinem Arbeitsbereich zu entstehen drohen. Die Vorgesetzten haben sich in ihrem
Verantwortungsbereich regelmäßig über den Stand der Arbeiten zu unterrichten und über die
Geschäftsbereichsleiter den Geschäftsführer laufend zu informieren.
§ 16
Schriftverkehr/ Formen der Bearbeitung/ Versand
(1) Unnötiger Schriftverkehr unterbleibt.
(2) Vor allem im inneren Geschäftsverkehr ist die mündliche oder fernmündliche Erledigung
der schriftlichen vorzuziehen, sofern sie sachlich vertretbar ist und schneller zum Ziel führt.
Soweit erforderlich, wird der Inhalt des Gespräches in einem Vermerk festgehalten.
(3) Der Schriftwechsel ist kurz, klar, einfach und zweckmäßig zu halten und auf das Notwendige zu beschränken. Der Sachverhalt soll in leicht verständlicher, einwandfreier Sprache in
einem individuellen Schreiben dargelegt werden. Dafür ist grundsätzlich auf Textbausteine
und Vordrucke zurückzugreifen. Im Schriftverkehr mit Privatpersonen werden nur solche
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Kurzbezeichnungen und Abkürzungen verwendet, die in der Bevölkerung allgemein bekannt
sind. In jedem Schreiben ist der Bearbeiter, dessen Telefonnummer, das Geschäftszeichen
sowie der Bezug anzugeben.
(4) Schriftverkehr soll vereinfacht werden durch Übersendung von Schriftstücken auf elektronischem Weg oder durch Fax, wobei grundsätzlich auf einem Zweitversand auf dem Postweg zu verzichten ist.
(5) Die Absendung des externen Schriftgutes ist grundsätzlich über die Poststelle vorzunehmen. Schriftgut mit vertraulichem Inhalt ist bereits kuvertiert der Poststelle zuzuleiten. Die bis
14:00 Uhr (freitags 11:00 Uhr) in der Poststelle eingehende Ausgangspost ist am gleichen
Tag versandfertig zu machen, später eingehende Ausgangspost am darauffolgenden Werktag.
(6) Der Versand von Einschreiben ist mit Geschäftszeichen nachzuweisen.
§ 17
Bearbeitung eigener Angelegenheiten
(1) Ein Mitarbeiter darf Vorgänge, die ihn selbst oder seine Angehörigen betreffen, nicht bearbeiten. Näheres hierzu wird durch eine besondere Büroverfügung geregelt
(2) Ist ein Mitarbeiter in einem bei der UK anhängigen Verwaltungsverfahren eine nach § 16
SGB X auszuschließende Person oder besteht nach § 17 SGB X die Besorgnis der Befangenheit, hat er dies dem Geschäftsführer unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Vorgesetzten des Mitarbeiters sind von dem Sachverhalt zu unterrichten.
3. Zeichnungsrecht/ Dienstsiegel
§ 18
Zeichnung durch den Geschäftsführer
(1) Der Geschäftsführer unterzeichnet nach Maßgabe der Satzung alle Willenserklärungen
von grundsätzlicher Bedeutung, durch die die Rechte der UK begründet, geändert und aufgehoben werden oder durch welche die Körperschaft verpflichtet oder belastet wird. Ferner
unterschreibt er oder sein Stellvertreter alle an die obersten Bundes- oder Landesbehörden,
den Bundesverband der Unfallkassen e.V. (BUK), die Selbstverwaltungsorgane oder einzelne Mitglieder der Selbstverwaltungsorgane gerichteten Schreiben, soweit er nicht andere
Mitarbeiter mit der Erledigung beauftragt hat.
(2) Der Geschäftsführer kann sich darüber hinaus in allen Fällen der laufenden Geschäftsführung das Zeichnungsrecht vorbehalten.
(3) Der stellvertretende Geschäftsführer zeichnet „In Vertretung“ = „I. V.“.
§ 19
Zeichnung durch die übrigen Mitarbeiter
(1) Der Geschäftsführer kann den übrigen Mitarbeitern Unterschriftsvollmachten im Rahmen
der zugewiesenen Aufgaben erteilen. Diese zeichnen „Im Auftrag“ = „I. A.“. Jeder Beschäftigte übernimmt mit der Zeichnung die Verantwortung für seine Zuständigkeit und für den Inhalt
des Schriftstückes.
(2) Schriftstücke, die aufgrund von Dienstanweisungen von Vorgesetzten zu zeichnen sind,
werden im Entwurf nach der Schlussverfügung unten rechts vom Bearbeitenden mit Namenszeichen und Datum versehen und auf dem Dienstweg vorgelegt. Vorgesetzte, die nicht
selbst zeichnen, verfahren ebenso.
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§ 20
Zeichnungsrecht im Rechnungswesen
(1) Der Geschäftsführer erteilt die Anordnungs- und Feststellungsbefugnis im Sinne der allgemeinen Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung
(SRVwV).
(2) Im Bereich Finanzen/Kasse/Statistik ist ein Verzeichnis der Anordnungs- und Feststellungsbefugten unter Angabe der Art und des Umfanges der Befugnis zu führen. Erlischt oder
ändert sich dieser Umfang, ist dieses Verzeichnis unverzüglich zu aktualisieren. Unterschriftsproben sind gemäß § 11 Abs. 4 und § 19 Abs. 1 SRVwV zu hinterlegen.
§ 21
Dienstsiegel
(1) Die Ermächtigung zur Führung von Dienstsiegeln wird schriftlich erteilt.
(2) Die Zahl der Dienstsiegel sowie der Personenkreis, der zur Führung des Dienstsiegels
berechtigt ist, ist auf das notwendige Maß zu beschränken.
(3) Dienstsiegel werden fortlaufend nummeriert und gegen Empfangsbekenntnis ausgehändigt. Sie sind verschlossen aufzubewahren.
V.
Innerer Dienstbetrieb
1. Hausordnung
§ 22
Hausrecht
(1) Das Hausrecht wird vom Geschäftsführer ausgeübt.
(2) Bei gleichzeitiger Abwesenheit des Geschäftsführers und seines Stellvertreters üben die
Geschäftsbereichsleiter das Hausrecht aus.
§ 23
Verkauf/ Sammlung/ Unterschriftensammlung/ Werbung/ sonstige Aushänge
(1) Im Dienstgebäude oder Außenbereich Waren/ Dienstleistungen für private Zwecke anzubieten/ zu vertreiben ist ohne die Genehmigung des Geschäftsführers untersagt. Öffentliche
Sammlungen für außerdienstliche und kommerzielle Zwecke sowie öffentliche Unterschriftensammlungen jeder Art sind grundsätzlich verboten. Im Außen- und Innenbereich der
Dienststelle ist jegliche Werbung nur mit schriftlicher Genehmigung des Geschäftsführers
erlaubt. Die Genehmigung wird für vier Wochen erteilt. Nach Ablauf dieser Frist hat die
Sachverwaltung das Werbematerial zu entfernen.
(2) Bekanntmachungen und sonstige Aushänge dürfen nur an den dafür vorgesehenen Bekanntmachungstafeln mit Genehmigung des Geschäftsführers ausgehängt werden.
(3) Der Geschäftsführer zeichnet jeden Aushang mit Datumsangabe ab. Alle nicht abgezeichneten Aushänge hat die Sachverwaltung sofort zu entfernen.
§ 24
Parkplatz
(1) Auf den Grundstücken der UK gilt die Straßenverkehrsordnung. Beim Parken von Kraftfahrzeugen von Mitarbeitern ist die Parkordnung zu beachten.
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(2) Beschädigt ein Mitarbeiter mit seinem Kraftfahrzeug auf dem Gelände der UK andere
Kraftfahrzeuge oder sonstige Sachen, ist er verpflichtet, den Geschädigten und die Sachverwaltung unverzüglich zu benachrichtigen.
§ 25
Verhalten bei Gefahr
(1) Bei drohender Gefahr für Mitarbeiter, Gebäude und Sachen der UK ist jeder Mitarbeiter
verpflichtet, alle Maßnahmen zu ergreifen, um Schaden abzuwenden bzw. einzugrenzen.
Dazu gehört die sofortige Information des Geschäftsführers und der Vorgesetzten.
(2) Im Katastrophenfall haben alle Mitarbeiter den Anweisungen von Mitarbeitern, die im Behördenselbstschutz eingesetzt sind, Folge zu leisten.
§ 26
Küche
(1) Die Mitarbeiter können die Etagenküchen zur eigenen Versorgung benutzen.
(2) Mit der Ausstattung ist sorgsam umzugehen. Die Reinigung ist von den Nutzern selbst
auszuführen. Entsprechende Hinweise durch die Sachverwaltung sind einzuhalten.
2. Diensträume und Arbeitsmittel
§ 27
Dienstzimmer/ Müll
(1) Die Zuweisung der Diensträume obliegt den zuständigen Geschäftsbereichsleitern im
Einvernehmen mit der Sachverwaltung.
(2) An den Zimmertüren sind Schilder anzubringen, aus denen der Name des Mitarbeiters,
seine organisatorische Zuordnung sowie ggf. die Funktionsbezeichnung ersichtlich sind.
(3) Umzüge, die mit dem Transport von Möbelstücken verbunden sind, müssen rechtzeitig
von den betroffenen Bereichen der Sachverwaltung angezeigt werden.
(4) Während der Heizperiode sind die Fenster geschlossen zu halten und nur für kurze Belüftungen zu öffnen. Um die Luftfeuchtigkeit der Dienstzimmer entsprechend der
Arbeitsstättenverordnung zu gewährleisten, sind die Luftbefeuchter ständig gefüllt zu halten
und mindestens drei Stoßlüftungen durch Öffnen der Fenster pro Tag durchzuführen.
(5) In den Dienstzimmern anfallendes und nicht mehr benötigtes Schriftgut ist vom normalen
Abfall (Hausmüll) zu trennen und über besonders gekennzeichnete Sammelbehälter der datenschutzgerechten Entsorgung zuzuführen.
(6) Hausabfälle sind generell zu trennen, so dass wiederverwertbare Materialien separat
entsorgt werden können. Näheres regelt eine Büroverfügung zur Abfallentsorgung.
§ 28
Verlassen des Dienstzimmers
(1) Wer sich während der dienstlichen Anwesenheit für einen voraussichtlichen Zeitraum von
mehr als 30 Minuten aus seinem Dienstzimmer entfernt, hat sich entweder mündlich bei seinem Vorgesetzten abzumelden oder hat schriftlich auf seinem Arbeitsplatz zu hinterlassen,
wo er zu erreichen ist und Anrufe zu seinem Aufenthaltsort umzuleiten.
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(2) Die Aufbewahrung von Arbeitsunterlagen und das Verschließen der Diensträume ist in
einer besonderen Büroverfügung geregelt.
(3) Bei Beendigung des Dienstes sind Fenster, Türen, Schränke und Wasserhähne zu
schließen, das Licht, elektrische Geräte und der PC auszuschalten. Sonderregeln gelten in
den Räumen der EDV. Verantwortlich ist der Mitarbeiter, der zuletzt das Zimmer verlässt.
§ 29
Arbeitsmittel
(1) Für die Beschaffung der beweglichen Einrichtungen, des Geschäftsbedarfs und der technischen Ausstattungen - mit Ausnahme solcher zur elektronischen Datenverarbeitung - ist
die Sachverwaltung zuständig. Einrichtungsgegenstände sind in einem Inventarverzeichnis
zu erfassen. In jedem Raum ist ein entsprechender Auszug aus diesem Inventarverzeichnis
anzubringen.
(2) Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, mit Einrichtungsgegenständen, Büromaschinen usw.
sorgsam umzugehen und auf eine sparsame Verwendung des Geschäftsbedarfs zu achten.
(3) Die private Nutzung technischer Hilfsmittel der UK bedarf der Genehmigung durch den
Geschäftsführer. Durch die Benutzung entstehende Kosten sind zu erstatten.
(4) Gegenstände der beweglichen Einrichtung dürfen grundsätzlich nur mit Genehmigung
des Geschäftsführers aus den Diensträumen zur privaten Nutzung entnommen werden.
(5) Eingetretene Schäden oder Verluste sind unverzüglich schriftlich der Sachverwaltung, bei
technischen Ausrüstungsgegenständen zur elektronischen Datenverarbeitung gleichzeitig
der hierfür zuständigen Stelle, zu melden. Für schuldhaft verursachte Schäden und Verluste
haftet der Mitarbeiter.
(6) Die Nutzung privater Geräte und technischer Hilfsmittel in den Diensträumen der UK geschieht auf eigene Gefahr. Der Anschluss solcher Geräte an technische Systeme der UK ist
verboten. Der Anschluss elektrischer Geräte an die Stromversorgung der UK bedarf der Genehmigung des zuständigen Geschäftsbereichsleiters.
(7) Die Verwendung privater Speichermedien auf Datenverarbeitungsgeräten der UK ist verboten. Auf schriftlichen Antrag hin kann der Geschäftsführer in begründeten Einzelfällen eine
Ausnahmegenehmigung erteilen.
§ 30
Reparaturen
(1) Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, erkennbare, insbesondere unfallauslösende Schäden an
Gebäuden oder Inventar unverzüglich der Sachverwaltung zu melden.
(2) Reparaturen dürfen nur auf Veranlassung der Sachverwaltung durchgeführt werden. Satz
1 gilt nicht für Reparaturen von Geräten zur elektronischen Datenverarbeitung; hier entscheidet die für die Beschaffung zuständige Stelle über die Instandsetzung.
3. Registratur und Bibliothek
§ 31
Generalregistratur
(1) Alle Vorgänge allgemeiner und grundsätzlicher Bedeutung, soweit es sich nicht um
Rundschreiben vom BUK handelt, sind in der Generalregistratur (DOK-Ablage) der Sachverwaltung im Original aufzubewahren.
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(2) Die Ablage in der Generalregistratur ist nach dem geltenden DOK-Plan vorzunehmen.
(3) Wenn o.g. Unterlagen durch Bedienstete entliehen werden, tragen sie dies in dafür vorgesehene Entleihungslisten ein. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Rückgabe trägt
der Entleiher.
(4) Die BUK- und LVBG-Rundschreiben sowie BUK-Aktuell werden durch die Sachverwaltung allgemein zugänglich im hausinternen EDV-Netz elektronisch zur Verfügung gestellt.
§ 32
Bibliothek
(1) Die bei der UK vorhandenen Bücher, Zeitschriften, Gesetzessammlungen, Druckschriften, Landkarten und ähnliche Unterlagen werden von der Sachverwaltung verwaltet. Dies gilt
auch dann, wenn die genannten Unterlagen in anderen Geschäftsbereichen oder sonstigen
Sachbereichen aufbewahrt werden.
(2) Es sind Übersichten über die Aufbewahrungsorte zu führen.
(3) Wenn o.g. Unterlagen durch Bedienstete entliehen werden, tragen sie dies in dafür vorgesehene Entleihungslisten ein. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Rückgabe trägt
der Entleiher.
4. Besondere Dienstpflichten/ Akteneinsicht
§ 33
Schutz der Sozialdaten/ Dienstverschwiegenheit und Aussagegenehmigung
(1) Jeder Mitarbeiter hat die gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen über die Amtsverschwiegenheit/ Schweigepflicht und die Wahrung des Datengeheimnisses sowie die Dienstanweisung Datenschutz sowie die Dienstanweisung Mitarbeiterunfälle zu beachten.
(2) Ein Mitarbeiter darf nur mit Genehmigung des Geschäftsführers über dienstliche Angelegenheiten vor Gericht oder außergerichtlich aussagen oder Erklärungen abgeben.
§ 34
Akteneinsicht
(1) Akteneinsicht darf grundsätzlich nur den mit der Bearbeitung eines aktenbezogenen Vorganges beauftragten Mitarbeitern gewährt werden.
(2) Die Akteneinsicht anderer Mitarbeiter als der in Absatz 1 Genannten bedarf der Genehmigung des Geschäftsführers.
(3) Die Akteneinsicht durch Beteiligte bestimmt sich nach § 25 SGB X. Soweit die Akteneinsicht zu gestatten ist, können die Beteiligten sich Ablichtungen erteilen lassen. Die Fertigung
von Drucken oder Kopien aus der Akte ist kostenpflichtig und beträgt für die ersten 50 Seiten
0,30 Euro je Seite, für jede weitere Seite 0,12 Euro. Die Abgabe digitaler Daten als CD-ROM
kostet je CD-ROM 7,50 Euro.
(4) Die Einsicht in Personalakten ist unbeschadet des Absatzes 5 nur dem Geschäftsführer
als dem Dienstvorgesetzten, den mit der Bearbeitung dieser Akten beauftragten Personalsachbearbeitern und – im Rahmen der Dienstaufsicht – deren Vorgesetzten gestattet.
(5) Jeder Mitarbeiter hat das Recht, seine eigene Personalakte innerhalb der Dienststunden
in Anwesenheit eines Mitarbeiters der Personalverwaltung einzusehen. Soweit die Akteneinsicht zu gestatten ist, können die Bediensteten sich Ablichtungen durch die Personalsachbe-
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arbeiter fertigen lassen. Die Fertigung von Kopien aus der Personalakte ist kostenpflichtig
und beträgt für die ersten 50 Seiten 0,30 Euro je Seite, für jede weitere Seite 0,12 Euro.
(6) Das Recht des Prüf- und Beratungsdienstes des BUK bzw. des Prüfdienstes der Aufsichtsbehörde auf Akteneinsicht in prüfungsrelevante Unterlagen bleibt unberührt.
5. Arbeitszeit/ Dienstreisen/ sonstige Abwesenheit/ Unfälle
§ 35
Arbeitszeit/ Dienstreisen
(1) Die Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters der UK richtet sich nach den gesetzlichen, tariflichen und einzelvertraglichen Bestimmungen sowie nach der Dienstvereinbarung zur Flexibilisierung der Arbeitszeit bei der Unfallkasse Sachsen-Anhalt (DV Arbeitszeit).
(2) Die Genehmigung einer Dienstreise ist vor Antritt schriftlich zu beantragen (Vordruck).
Näheres regelt die DV Arbeitszeit.
§ 36
Fernbleiben vom Dienst/ Urlaubsplan
(1) Genehmigungen für das erlaubte Fernbleiben vom Dienst sind im Voraus beim zuständigen Vorgesetzten rechtzeitig zu beantragen. Näheres regelt die DV Arbeitszeit. Eine sachgemäße Vertretung ist durch den Vorgesetzten sicherzustellen.
(2) Jeder Mitarbeiter hat sich vor bzw. nach einem Fernbleiben vom Dienst bei seinem unmittelbaren Vorgesetzten ab- bzw. anzumelden.
(3) Alle Anträge und Meldungen, die sich auf das Fernbleiben vom Dienst beziehen, sind
unverzüglich auf dem Dienstweg an die Personalverwaltung weiterzuleiten.
(4) Der Erholungsurlaub der Mitarbeiter ist durch den Vorgesetzten bis zum 15.02. des jeweiligen Urlaubsjahres in einem den geordneten Dienstbetrieb sichernden Urlaubsplan einzuteilen.
§ 37
Erkrankung
(1) Wer dem Dienst wegen Krankheit, Kinderpflege oder Unfall fernbleiben muss, hat dies
und die voraussichtliche Dauer unverzüglich seinem Vorgesetzten und der Personalverwaltung anzuzeigen.
(2) Dauert die Arbeits- oder Dienstunfähigkeit länger als drei Tage, hat der Mitarbeiter eine
ärztliche Bescheinigung über die Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit und deren voraussichtliche
Dauer der Dienststelle vorzulegen bzw. zu übersenden. Der Geschäftsführer kann im Einzelfall die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung auch für eine kürzere Dauer der Arbeits- oder
Dienstunfähigkeit verlangen.
§ 38
Unfälle/ Dienstunfälle
(1) Ist die Arbeits- oder Dienstunfähigkeit durch einen Dritten herbeigeführt worden, so hat
der Mitarbeiter
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der Dienststelle unverzüglich die Umstände mitzuteilen, unter denen die Arbeits- oder
Dienstunfähigkeit herbeigeführt worden ist,
sich jeder Verfügung über die Ansprüche auf Schadenersatz wegen der Arbeits- oder
Dienstunfähigkeit zu enthalten und
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-
die Ansprüche auf Schadenersatz wegen der Arbeitsunfähigkeit an die UK abzutreten
und zu erklären, dass er über sie noch nicht verfügt hat.
(2) Dienst- und Arbeitsunfälle oder sonstige Unfälle, die im Zusammenhang mit dem Dienst
stehen, sind innerhalb von 24 Stunden dem zuständigen Geschäftsbereichsleiter zu melden,
auch wenn der Verletzte dem Dienst nicht fernzubleiben braucht.
6. Hausverfügungen
§ 39
Grundsatz
(1) Zur Durchführung der Aufgaben der UK und zur Unterrichtung der Mitarbeiter werden
Verfügungen erlassen.
(2) Verfügungen sind in allen Fachbereichen einheitlich zu bezeichnen und dürfen in der im
§ 40 festgelegten Art erlassen werden. Sie müssen den herausgebenden Fachbereich, die
fortlaufende Nummer, den Verteiler und das Datum enthalten.
§ 40
Art der Verfügungen
(1) Richtlinien sind generelle Regelungen von Rechts- und Verfahrensfragen, die vom Vorstand bzw. der Vertreterversammlung der UK erlassen werden.
(2) Büroverfügungen sind generelle Weisungen für einzelne oder mehrere Sachbereiche.
Sie werden vom Geschäftsführer erlassen.
(3) Rundschreiben enthalten Mitteilungen dienst- oder arbeitsrechtlicher, kassen- oder
haushaltsrechtlicher Art, die einige oder alle Sachbereiche betreffen. Rundschreiben werden
vom Geschäftsbereichsleiter unterzeichnet.
(4) Geschäftsbereichsverfügungen betreffen die Behandlung von Geschäftsvorgängen
und die Art ihrer Bearbeitung innerhalb eines Geschäftsbereiches. Die Unterzeichnung erfolgt durch den jeweiligen Leiter.
(5) Geschäftsbereichsvereinbarungen regeln die einheitliche Behandlung und Bearbeitung
von laufenden geschäftsbereichsübergreifenden Geschäftsvorgängen. Sie werden durch die
jeweiligen Leiter gemeinsam unterzeichnet.
(6) Schnellinformationen dienen der sofortigen Bekanntgabe arbeitsrelevanter Sachverhalte. Sie werden vom zuständigen Bereichsleiter unterzeichnet.
7. Fernmeldeverkehr
§ 41
Dienstliche Telefongespräche/ Telefax/ Sonstige Kommunikationsdienste
(1) Zur beschleunigten Erledigung der Dienstgeschäfte ist weitgehend die hausinterne Telefonanlage zu benutzen. Bei Gesprächen im Fernverkehr ist auf größte Wirtschaftlichkeit zu
achten. Telefongespräche sind so vorzubereiten, dass sie möglichst schnell abgewickelt
werden können. Es ist, soweit wie möglich, von der Durchwahl ohne Einschaltung der Telefonzentrale Gebrauch zu machen. Hierzu ist insbesondere das Kurzwahlverzeichnis und das
Auskunftssystem im EDV-Netz zu nutzen. Die Telefongespräche sollen nach Möglichkeit
während tarifgünstiger Zeiten geführt werden.

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