SERVICE
EDV
Umfassende
Auswertungen
Bei der Suche noch einer neuen Warenwirtschaftssoftware entschied sich der Hinnerböcker aus Wölfersheim für
BBN von OK Software, Oie Leistungen des Softwarepokets
possen zu den Anforderungen des Unternehmens,
Mark Steinhauer ist beim Hinnerbäcker verantwortlich für den Bereich Technik. Die Einführung von BBN hat er von Anfang an mitbetreut. Durch die vielfältigen Auswer·
tungsmöglichkeiten und die Kommunikation mit anderen Systemen stehen eine Menge Daten zur Verfügung, die einen Überblick über das Unternehmen geben.
rotz der mehr als 50 rilialen ist der Hinnerbäcker immer
noch ein reines ramilienunternehmen. rast alle Positionen
in der Geschäftsführung und der mittleren Entscheidungsebene sind von Mitgliedern der ramilie Steinhauer besetzt. Technischer Leiter ist Mark Steinhauer, der nach einem Informatikstudium und einer Zeit in der EDV-Branchewieder in den heimischen
Betrieb zurückkehrte. Aufgrund seiner Ausb ildung fing er an, sich
mit den im Unternehmen eingesetzten EDV-Systemen und der
Auswertung ause inander zu setzen. "Die vorhandene Software
wa r hoffnun gslos veraltet und eine Auswertung der Daten fand
eigentlich gar nicht statt", erinnert er sich. So befand er den Informationsfluss im Unternehmen für überarbeitungswürdig. ,.Als
Informatiker bin ich klare Strukturen und direkte Kommunikationslinien gewohnt", erläutert Steinhauer. "Hier wurde mit alten
Daten gearbeitet. Wenn ich mit Retourenzahlen arbeite, die zwei
Wochen alt sind, kann ich die Auswertung auch direkt ganz sein
lassen, da eine zeitnahe Reaktion nicht mehr möglich ist."
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Vernetzung. Um an aktue ll ere Zahlen zu gelange n, sollte das
Warenwirtschaftssystem mit den Kassen und der schon vorhandenen Kommissionierungssoftware zusammen arbeiten.
So wurde die Möglichkeit, mit anderen Softwareanbietern zu
kommunizieren, zu einem Auswahlkriterium für eine neue
Software. achdem er sich 2007 verschiedene Softwarelösungen angesehen hatte, war für Steinhauer klar, dass es BBN
werden so llte. Laut seiner Aussage war diese Software einfach
am we iteste n und entsp rach den neuesten Standards bei Auswe rtun gs möglichkeiten und Schnittstellen. "Wir wollten eine
Software, die uns das Geld verdienen vereinfacht", resümiert
er. "Die Möglichkeiten, die BBN uns bot, ware n einfach genau
das, was ich gesucht habe:' Zwar konnten auch andere Programme in etwa das gleiche leisten, jedoch gefiel Mark Steinhauer die Kombination aus Bedienbarkeit, Struktur, Leistung
und Geschwindigkeit. Da auch Vectron Kassen in den Läden
eingeführt wurden und die bisher noch gebräuch li chen einfa-
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Zusammen mit: BSN wurd e beim Hinnerbäcker das Vectron Kassensystem eingeführt. Dies erlaubt nun auch Auswertungen verkaufsspezifischer Vorgä nge auf
einen Klick. Die schnelle Übersicht erlaubt ebensolche Reaktionen.
ehen Registri erka sse n ab lösten. war auch ein e sc hn ell e Kommunikation mit dem Vectron Commander vo n Interesse. Je
nach Internetverbindun g kann di ese Vectron-eigene Software
die Kasse n zügig auslesen. Das Nadelöhr ist hi erb ei die Schnittstelle zw isc hen dem Commander und der Warenwirtschaft.
Steinhauer erinn ert sich: ..Der Vorgan g. neue Kassenda ten an
unsere 50 Fi lialen zu se nd en. dau erte bei man chen Prog ram men Stunden. Mit BB N se nd e ich gegebe nenfalls ga nze Artikelstäm me in ungefähr 20 Minuten .. ' Di es erl aubt auch sc hn ell e
Reaktionen , die bei lan ge n Sendezeiten einfach ni cht mög li ch
wären. Auch das Abrufen der abend lich en Bestellungen aus den
Kasse n läuft in ein er für den Hinnerbäc ker zufriedenstelIenden Geschwindigkeit ab. Ledi gli ch eine Minute und 55 Sekun den ve rge hen, bis die Bes tellun ge n aus allen Verkaufsstellen
eingelese n und an di e Softwa re üb erge ben sind . .,Wir li ege n
hi er ziemli ch ländli ch. so dass wir Probleme hatten. ein e ausreichend sc hn ell e Datenleitung zu bekommen. Da in un se rer
Nac hbarschaft jedoch ein großes Unterne hm en der Autozulieferindustrie ansässig ist, konnten wir uns an deren Leitung
heranhängen" , erl äutert Steinhauer. So ist es dem Untern ehmen möglich, di e Kommunikati on mit den Verkaufsstellen in
eine m ze itli ch angemessenen Rahm en stattfind en zu lasse n.
Auswertungen. Eine der Kerna ufgaben einer Branch ensoft ware ist in Bäckereien di e Möglichkeit, ve rschi ede nste Auswertungen zu erhalten. Auch hi er ist Steinhauer vo ll und ga nz mit
BBN zufri ede n. "Uns steh en fast sc hon zu viele Zahlen zur Verfügung aus denen wir un s über fr ei definierbare Liste n ge nau
die hera uspick en. di e uns interessie ren .. ' So ist es mög li ch, für
jeden Anwender eine Liste mit von ihm benötigten passe nd en
Zahlen zur Verfügung zu stell en. Eine einfache Aufgabe. wie di e
Feststellung des Umsatzes vo n Li eferkunden, war früher mit
einem ni cht un erh eblichen Aufwand verbunden. Mittlerweile
geht di es binnen Sekund en und erlaubt dem Untern ehm en,
sich auf Kund enges präc he spontan einste llen zu könn en. Weiterhin könn en Bez irksve rkaufsleiter auch mobi l auf di e Daten
zugreifen und haben so jederze it aktuelle Zahlen und Auswertungen zur Hand . .. Man mu ss allerdings ga nz klar se hen, dass
di e Softwar e und die Auswertungen nur ei n Werk ze ug sind. Di e
Arbeit müsse n di e Verkaufs- und di e Filiall ei ter vor Ort leisten" ,
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Der Export neuer Kassendaten in das Vedron System läuft dank der Schnittstelle
zügig und problemlos ab. In lediglich 20 Minuten sind alle Kassendaten auf alle
50 Kassen gespielt.
Filialrezepturen legen fest, welche Zutaten für einen Snack benötigt werden. So
erläutert Steinhauer. So stehen dem Verkaufsteam bei der Beste ll eingabe di e Daten der Vorwoch e direkt am Bildschirm der
Kasse zur Verfügun g, diese müssen aber auch ge nutzt we rd en.
Di e in BBN integri erte Kalkul ati on nutzt das Untern ehm en
nur zum Tei l, da der Markt den Preis mitbestimmt. Allerdings
werden dennoch all e neuen Produkte berechn et, um zu sehen, ob Wareneinsa tz, Arbeitskosten und zu erzielend er Preis
zusamm en passen. Ist di es nicht der Fall, komm en die Artikel
auf den Prüfstand und es wird festgeste llt, ob sich durch eine
Rezep turänderun g etwas ve rbesse rn li eße.
erlaubt in die Kasse gegriffen wird. Mit einer ordentlichen
Filialauswe rtung, die ei ne schnelle Rea ktion auf Fehlb eträge
und Unstimm igkeiten er laubt, kann di es jedoc h redu ziert werden", ist Steinhauer überzeugt. "AlJ eine wenn man anfängt zu
kontrolli ere n, schreckt man diejenigen ab, di e ste hl en, weil sie
Schnelle Amortisation. All eine durch die Auswertungen
und die konseq uente utzu ng derse lben zur Entscheidungsfin dung hat sich di e Anschaffung vo n BB lau t Steinhauer schnell
bezah lt ge macht. Die Reduzi erun g von Di ebstähl en, das Reto urenmanagement und der daraus res ulti erende beda rfsgerec hte
Verkaufha lfen dabei Kosten zu redu zie ren und Ge ld zu sparen .
Bei den Roh stoffen für Snacks wird erfahrungsgemäß gerne
etwas mit na ch Hause ge nommen, da di ese jeder auch gebrauchen kann. Durch di e Einführung der Snackkontroll e, welche
ein e Artikelgenaue Verbrauchskontro ll e erlaubt, konnte der
Rohstoffeinsatz beim Hinnerbäcker um fünf bis ze hn Proze nt
redu ziert we rd en. "Es ist nie ganz auszuschließen, dass un Anzeige _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
können die Warenbestände der Snackzutaten automatisiert a ktualisiert werden.
Dies vereinfacht Inventuren.
(. .. Dos Problem
Die alte Software beim Hinnerbäcker entsprach nicht mehr den
üblichen Standards und die vorhandenen Kommunikationsstrukturen waren, zum Teil aufgrund mangelnder Daten, überarbeitungswürdig.
Oie Lösung
BBN aus dem Hause OK Software ist nun seit 2007 im Einsatz
beim Hinnerbäcker. Die Software überzeugte mit ihrem Leistungsumfang, der Struktur und der schnellen Kommunikation
mit anderen Systemen.
Technik
In einem Zuge wurden alle 50 Filialen mit Kassen von Vectron
ausgestattet und im Büro kam BBN zum Einsatz. Schnittstellen sowohl zum Vectron Commander als auch zum bereits vorhandenen
Kommissionierungssystem wurden installiert. Durch eine schnelle
Intemetanbindung können Kassendaten zügig ausgelesen und geschrieben werden.
Alternativen
Warenwirtschaftssysteme bieten auch Hersteller wie Optimo, Ulmer
Kemo, Turboback oder Cribs an. Auch hier ist eine Kommunikation
mit gängigen Kassensystemen und anderer Software in der Regel
möglich. Bei Software gilt, wie bei fast allen anderen Entscheidungen zu Investitionen auch, dass sehr genau definiert werden sollte,
welche Komponenten wichtig sind. Dann bekommt der Bäcker auch
das, was er braucht.
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Die Snackzutatenliste gestattet einen Überblick über die Gesamtmenge der ver·
brauchten Snackzutaten. Durch die Angabe des Ist· und des SoIl·Umsatzes kann
der Snackverkauf pro Filiale bewertet werden.
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Die Filialabrechnung erlaubl eine benulzerdefinierte Übersichi über eine Reihe
wichliger Kennzahlen aus den läden. Sowohl eine Schnell· als auch eine Delail·
übersichi sind möglich.
sicher sind, dass keiner ko ntro ll iert." Ein weiterer wic htiger
Punkt war di e I~ inbindung der Personaleinsatzplanung und die
Verknüpfung der daraus generierten Daten mit den Umsatz·
zahlen in der Warenwirtschaft. Bei individuellen Wünschen,
Problemen oder Fragen war der Support von OK Software
schnell und unkompliziert erreichbar.
ihrem Leistungsumfang und der Vielzahl
an Schnittstellen beworben. Bei den mittlerweile auftretenden Datenmengen sollte bei
der Entscheidung für ein System der Faktor
Geschwindigkeit mit berücksichtigt werden.
Natürlich spielt hierbei die zur Verfügung ste- Kommentar von
hende Bandbreite eine entscheidende Rolle, Mar1<us NiIz,
Redakteur
doch gibt es auch andere Faktoren, die zu
berücksichtigen sind. Auch die Geschwlildigkeit, mit der die vorhandenen Schnillstellen arbeiten, ist wichtig. Beim Hinnerbäcker
war die Geschwindigkeit, mit der Daten in die Kassen geschrieben
werden konnten, einer der Gründe, um sich für BBN zu entscheiden. Hierwaren die Unterschiedeenorm. Achten Sie beim nächsten
Softwarewechsel aufsolche Details, die rhnen sonst im Nachlllilein
die Freude über ein neues Softwaresystem verhageln können.
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Produktionssteuerung. Auch in der Produktion sind die
Ausw irkungen der Kontrolle zu spüren . Wenn sich heraus·
stellte, dass sich ein Produkt gar nicht gut verkauft, wurde dies
eingestellt. Wo früher dann Stimmen aus den Filialen aufka·
men , die von eigentlich guten Verkaufszahlen und Kunden, die
nur wegen des einen Produkts in den Laden kämen berichteten,
kann nun mit harten Fakten gegenargumentiert werden. Bei
anderen Artike ln wurden die Produktionszeiten angepasst. Artikel , die sich erst ab vormittags gut verkaufen lassen, mü sen
nicht mit der ersten Tour in die Läden kommen. Hingegen
müssen Produkte. die direkt morgens abgefragt werden, auch
dementsprechend früher in die Läden gelangen. "Hier mussten
wir zwar ein wen ig ausprobieren, auf lange Sicht hat es sich
aber beza hl t gemacht. da wir unsere Fi lialen nun bedarfsgerecht be li efern und uns nicht mehr nur auf Aussagen der Verkaufsteams stützen müssen : ' Auch durch den Vergleich von
Einkaufspreisen entlastet das Unternehmen die Kostenstruktur. Um zukünftig einen
besseren Überblick über
die Rohstoffverbräuche
und die Bestände bei
Handelswaren zu haben, wird in Kürze das
in BBN integrierte Lagerve rwal tu ngssystem
IN KÜRZE
angewendet. Vor all em
Hinnerbäcker GmbH& Co. KG
bei Handelswaren wie
Industriestraße 13
Kaltgetränken erhofft
61200 Wölfersheim·Berstadt
Tel.: 06036 97900
sich Mark teinhauer
Internet: www.hinnerbaecker.com
hierdurch, den Schwund
Inhaber:
Armin und Siegfried Steinhauer
deutlich reduzieren zu
Gegründet:
1854
können.
Filialen:
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